招标采购合同管理中存在问题分析及措施

2023-02-22武汉曹恺祺

现代企业 2023年1期

□ 武汉曹恺祺

新时期，企业在招标采购合同管理工作中需要对其中所涉及到的各项元素进行分析、评估，结合全过程、动态化的招标合同管理机制，对其中所存在的各种问题进行有效管控，同时企业在招标采购合同管理工作期间也需要规范管理行为，明确管理制度，构建良好的市场竞争环境，及时应对招标采购合同管理工作中所存在的各种隐患问题。

一、招投标采购合同管理工作的重要性分析

1.规范行为。在招标采购合同管理工作中，项目部门需要与承包商达成某种协议，通过招标方式来完成对目标物资的合理采购以及选用保障，在此过程中所涉及到的管控工作相对较多，而为了更加规范高效地明确双方的职责义务，实施招标采购合同管理工作，借助法律手段能够确保采购活动正常稳定地进行，保证合同签订双方履行相应的合同条款直至合同结束。在物资采购管理过程中实施合同管理是整个采购工作的核心，从某种层面上讲，通过合同管理来实施物资招投标采购管控能够进一步规范各项工作的开展程序。物资招标采购合同贯穿到整个招标采购管理工作中，在此期间相关部门、机构需要对承包单位的资质进行审核分析，同时在完成合同签订之后还需要对承包商的生产过程、销售管理过程进行监督管控，最后在物资交付前还需要实施高质量、高效率的验收管理，严格参照合同约定，对各项合同内容进行审核分析，明确合同款项，确保将合同款项在物资采购环节落实到位。

2.有利于提高采购效益。在项目招标采购合同管理工作中，实施高质量、高效率的合同条款管理工作能够明确合同主体之间所存在的关系，随着当前我国市场经济体制得到进一步优化完善，在物资采购合同管理过程中，采购方与供应商之间所存在的关系也发生了相应的转变，企业应当根据自身经营发展的情况，选取合理的承包商，通过招标采购合同，将各项工作落实到位，通过招标工作减少在采购管理环节所投入的各项成本，同时通过招标活动以及合同管理，帮助采购部门以最合理的价格来获取物资。在招标采购合同管理工作中需要明确双方的利益关系，承包商需要严格参照合同条款向采购方交付满足使用标准、使用需求的产品，而相应的标准需求则需要体现在合同款项上，同时采购方也需要及时派遣专项人员进入到承包方进行实时监督，确保将采购合同落实到位，保障企业合法权益。

二、招标采购合同管理存在的问题

1.招标采购合同管理缺乏外部环境约束。相比较于西方发达国家，我国市场经济发展起步时间相对较晚，还未构建完善的市场竞争环境，现阶段我国缺乏良性的市场竞争环境导致招标合同管理工作受到外部市场不良竞争的影响。长时间以来，我国在计划经济体制上所开展的采购活动具备指定性，久而久之，大部分企业在经营运作过程中对招标活动所具备的公信力逐渐产生了认知偏见，由于当前缺乏良性有序的外部市场竞争环境，在招标活动中大部分企业单位还保有计划经济思想，以至于在招标合同管理期间不具备竞争意识。

在招标采购合同管理工作中由于缺乏良好的外部竞争环境，部分企业在招标管理过程中不按照相应的规范条例来开展相关工作，以至于招标合同管控流于表面形式。在招标管理工作中，各方需要严格依托市场经济的运作机制，参照《招投标法》《中华人民共和国民法典》完成相应的合同管理工作，但是在采购环节，由于各主体单位对营造公平公正的市场竞争氛围未引起足够的重视，以至于在招标阶段无法筛选出优质的供应商，最终提高了采购成本。

2.招标采购过程中存在价格风险。在项目招标管理过程中，由于现有的监督管理机制不完善，投标人在该环节可通过围标、串标等多种方式来获取项目承包权，最终获得高额利润。在此期间，部分投标人还可能借用各种恶劣手段来获取相对较为低廉的中标价格，在该过程中由于部分投标人存在恶意投标的行为，导致成本价格极度不均衡，为后续相关项目的开展埋下隐患。比如在当前工程项目施工建设活动中，部分投标商未对工程量清单进行合理制定，通过拆东墙补西墙的方式，将关键信息要素的价格压得很低，从而使得项目总价减少，但是在后续履行合同项目的过程中若出现相应的风险隐患问题，则会导致相关工程项目无法稳定有效地实施。此类恶性投标的事件在建筑工程领域时有发生，因此在招投标管理工作中，各主体单位应当对投标文件、招标文件进行细致分析、审核，招标方也不能够一味选取最低的合同价，而应当开展高质量、高效率的审标工作，审核相应的资质文件，以此来选取优质的承包方。

3.招标采购合同管理体制需要得到改善。当前由于招标合同管理体制不完善，导致现有的招标采购管理工作无法稳定有效地实施，由于缺乏明确的合同管理机制，在采购管理工作中企业内部各机构、各部门存在信息交流沟通方面的障碍，在招标采购合同管理期间，管理部门、执行部门未实现完全分离，在合同签订以及后续审核管理工作中由单一机构来落实相关工作，导致采购机构在整个合同管理过程中相对较为独立，而缺乏相应的监督管控。

由于部分企业对招标合同管理以及采购管理认知不充分，在工作管理期间存在多头管理的现象，相关管理人员以及合同管控工作者只关注各自的工作管理重心，比如当前签订合同的部门与实施采购管理的部门存在交流沟通缺陷，从而使得招投标管理流于表面形式，在此过程中，合同管理人员只负责签订合同，明确合同款项，而采购人员则根据所签订的内容来完成采购，两者之间缺乏稳定高效的交流沟通，使得采购工作的开展不具备高效性、完整性。

4.招标采购合同管理思想方法过于陈旧落后。新时期，在落实项目招标采购合同管理过程中需要结合全过程、全生命周期、动态化的管控思想，但是在实际的工作管理过程中，相关单位、机构还未结合电算化、信息化、高效化的管理作业，各部门之间信息交流不到位，同时各部门在招标采购合同管理工作中所承接的工作项目也存在相应的差异，但是整个合同各个要素环环相扣，彼此影响，如果在工作管理过程中企业内部各机构采取分段管控，则会出现顾此失彼的现象。

由于当前企业在招标采购合同管理期间未构建体系化、高效化的交流沟通机制，导致各部门之间的交流沟通还存在相应的限制，信息资料无法快速流通，使得相关工作的开展流于表面形式，并且在当前招标采购合同管理工作中所应对的信息相对较多且复杂，实现网络化、数字化的合同管控在当前迫在眉睫，但是企业对招标采购合同信息化管理工作认识不充分，未结合现代管理理论将信息管理思想融入到招标采购合同管理作业中。除此之外，在当前采购合同管理信息化建设工作中，由于缺乏统一领导、统一调度，缺乏稳定高效的管控平台来实现各部门之间有效的交流沟通，以至于各主体单位工作衔接配合不到位，导致各部门在招标采购合同管理期间各自为阵，各系统缺乏兼容性、互联性，导致企业资源浪费严重。

三、加强招标采购合同管理的对策

新时期，加强招标采购合同管理工作需要构建良好的内外部环境，在此过程中，企业以及政府单位应当对现有的招标管理工作流程进行合理制定完善。企业还需要构建科学合理的招标采购合同管理体制，对现有的管理方法进行革新、完善，融入数字化、信息化的管理要素，提高工作管理效率。具体来说，加强招标采购合同管理的对策涉及以下几个方面的内容。

1.构建良好的外部环境。通过对上文的分析可以看出，当前我国市场经济发展建设水平会影响招标采购管理工作中的最终成效，随着市场经济发展水平的不断提升，招投标管理工作更加具备公平性、公正性。在此过程中，招标方需要向社会发布项目采购信息，广泛吸引具备实力的优质单位参与到招投标竞争过程中，同时招标方还需要对各个单位的资质进行严格审核，在完成审核之后则需要开展稳定高效的招投标活动，在招投标活动期间，企业应当明确各项管理标准、管理指标，将工程项目或采购项目的具体需求向广大的投标商进行展示，在公开、公正、透明的环境下稳定高效地开展招标采购活动。在选取最终承包单位的工作进程中，企业需要开展质量、高效率的审标作业，构建完善的审标委员会，选取优质的承包商，企业不仅需要考虑价格因素，还需要对产品质量以及整个采购活动所具备的企业效益、社会效益进行分析评估，因此在招投标工作中构建良性竞争的市场环境具有较大的现实意义。

在招标采购合同管理过程中还需要依托完善的法律法规，严格参照《中华人民共和国民法典》来开展相关工作，当前企业应当全方位认知到招投标管理工作中所涉及到的法制元素、法制事项，顺应新时代、新环境的发展变化，对现有的招标采购合同管理工作进行优化完善，政府部门也需要加大对相关法制文件的整合力度，明确法治事项，并且进一步完善《中华人民共和国民法典》，企业应当从初期合同签订到后续合同履行实施严格监督、管控，及时处理合同纠纷，在合同定价以及资金支付管理方面加大监督管控力度，严格参照专项招投标工作管理程序、监督管理流程以及纠纷处理的法制法规，明确各项管理工作事项。

2.建立科学招标采购合同管理体制。通过组建科学完善的招标采购合同管理制度，明确合同管理分工，构建完善的合同管理体系，对于提高招标采购合同管理工作的效率具备较大的促进作用，在此过程中，企业应当构建完善的合同管理责任机制，采取三级责任管控制度，第一级由相应的合同管理机构、管理部门来负责对相关合同的签订，并且在后续严格参照合同款项履行相应的合同事项，同时在该过程中指导采购部门以及其他部门完成各项工作；第二级合同管理机制则是由具体物资需求部门负责，与承包单位签订子合同，而子合同则应当囊括到上一级合同文件中，明确甲乙双方所需要履行的职责、义务；第三级合同责任管理制度中，主要是由执行单位以及相应的监督管理部门完成对采购项目质量监督以及后续的检验、验收等各项管理工作。

除此之外，在整个管理体系中还需要将其中所涉及到的关键要素，如决策管理、执行管理、监督管理等敏感性职能进行分开设立，将其划分给不同的管理机构来行使，避免权力过于集中而出现徇私舞弊的现象，在此过程中，企业需要及时借鉴先进的管理经验，在整个合同签订到后续的履行管理、审计以及资金支付方面建立分权管理制度，实现各部门之间相互制衡。例如在合同签订期间，相应的签订部门需要由专项办公室负责，而履行合同的管理机构则不需要参与到前期的合同签订作业中，并且严格参照合同签订事项，履行相应的条款义务。而在后续的审计以及经费支出管理方面，审计部门以及支付部门所开展的工作也需要分开行使，但是彼此之间也需要实现高效沟通，确保将相关工作落实到位。

而在后续合同履行以及项目验收、质量检测工作中，企业也需要及时派遣专业人士进入到承包商企业，监督指导项目的开展，对相关物资的生产制造实施严格的质量把关，对物资的生产流程、生产制程进行分析评估，比如在部分招标采购合同中可能涉及到工艺文件、工艺需求方面的内容，企业应当及时派遣专项监管人士进入到承包商，对承包商在生产以及施工建设活动中所使用到的技术、文件、材料进行评估、评判，以此来将质量问题遏制在源头，而在监督管理过程中，企业也需要细化规章，规范管理制度，制定完善的监督检查机制，采取公正、公开的监管机制，尽可能引入社会监督元素，规范承包商不正当的工作行为。

3.采用高效的招标采购合同管理方法。在当前招标采购合同管理工作中，企业需要做到统筹兼顾，结合全过程、全生命周期、动态化的招标采购合同管控措施，落实相应的管理工作，履行管理事项。企业应当制定完善的物资项目采购最佳效益总体管控目标，结合全系统、全生命周期的管理方式，在工作管理期间落实贯彻各项管理工作。其次，企业还需要对现有的物资采购经费进行科学合理地分配使用，将相应的采购经费实施集约化集中管控，改变过往在物资采购管理过程中分模块、分板块的资金管控策略，尽可能提高物资采购经费的实际使用管控效率。

除此之外，企业还需要实施全生命一体化的管控策略，将单项物资采购以及在各个阶段所开展的采购管理事项设置为一个整体，在此过程中实施维修、保障、订货一体化循环化的管控制度，对不同阶段实施不同的管控内容。例如对于部分涉及到研发管理的项目，在采购管理工作中，企业需要对科研阶段设置专项管控合同，在生产制造阶段设置完善的订货合同，而在后续设备使用或者技术保障管理阶段也需要签订相应的技术保障合同，将各类合同在各个时期所具备的作用最大限度地释放出来，同时还需要实现各个合同之间的有效连接。使得整个招标采购合同管理工作环环相扣，为下一个阶段工作的开展提供强有力的数据支撑。而在全要素一体化的工作管理进程中，企业除了需要落实对合同文件中所包含的质量、进度以及价格等相关款项进行约束管控之外，还需要对总系统与分系统之间所存在的各个要素进行评估考量，比如对可靠性、保障性问题进行确认，突出整个采购活动所具备的平衡性，以此来获取采购项目的最高效能。

此外，在当前招标采购合同管理工作中，可以结合CALS采购管理方式，即持续采办以及寿命周期保障政策，结合数字化、信息化技术，在当前招标采购管理工作中融入数字化元素。当前大部分企业在招标采购合同管理工作中结合CALS工作管理模式相对较为常见，在此期间，企业需要建立健全采办合同信息化管理平台，构建信息管控机构，参照在合同管理过程中所设置的三级合同管理机制，在不同等级设立不同的管理机构，实现数字信息有效流通，而总部总机构需要实施宏观管控，不同子合同则需要对各自项目实施集约化、集成化的管控。企业内部各部门应当实现信息资料有效流通，并且及时向项目负责人推送当前的项目开展状况以及采购活动的实际进程，在遵循采购合同管理本质规律的大前提下，对其中存在的各种信息进行有效组织以及集约管控。而在对招标采购合同信息管理网络进行构建打造的工作进程中，也需要注重安全性、保密性，实施对网络体系定向化的构建、打造，实现内部规范化、整体化运作，以保密为原则，实现对数据信息收集、整合、发布、共享，确保招投标采购合同管理工作在数字化、信息化管理体制的支撑下能够稳定、高效地进行。