水利工程中关于声像档案的收集与归档工作探究

2023-02-14福州市水利工程技术中心李盼妮

办公室业务 2023年22期

文/福州市水利工程技术中心李盼妮

水利事业是我国社会运行中的基础性事业，为社会经济发展提供保障，与社会民生问题密切相关[1]。而在水利事业发展中，声像档案是重要信息，其主要记录了水利事业不同发展阶段的特征、工作内容等，这些信息能够帮助相关人员了解水利事业的发展情况，并做出完善的发展规划。新时代下，随着互联网新技术的快速发展，水利工程中声像档案的类型变得更为多样，档案内容更为丰富，所以更需要对其进行收集和归档，研究这方面的内容对于水利事业发展具有较大的现实意义。

一、水利工程中声像档案的概念

水利工程建设流程较为复杂，建设项目具有多项施工工序，从水利工程勘查、规划、设计与施工阶段均形成了大量的图文声像信息，如何对大量图文声像信息进行归类与管理是水利工程声像档案管理工作需要解决的重点和核心任务。水利工程声像档案是相对于纸质档案而言的，与纸质档案相比具有更加显著的优势，能够从声音、图像等多个角度记录与分析水利工程建设中的实际情况与实施细节，对水利工程建设起到“照相机”般的记录作用，利用大量的录音、真实照片、视频、音频等资料精准记录每一项水利工程的设计、施工活动。声像档案的建设与管理对水利工程管理与维护具有重要的现实意义。随着当前我国针对水利工程建设要求的不断提升，对声像档案信息管理的要求也相应提升，要求利用信息技术不断优化声像档案的收集与归档工作。

二、水利工程中声像档案的类别

（一）工程资料。工程资料指的是水利工程建设过程中各项信息汇集所形成的各类数据资料，涉及工程建设的各项信息内容，包括基建资料、施工资料、监理资料、竣工验收资料等。（二）基建资料。基建资料是指水利工程建设活动中的各项信息内容，包括工程立项、工程地质勘察、拆迁、工程设计、工程招投标、工程验收等。（三）监理资料。监理资料则指的是工程监理过程中所形成的各项数据资料，包括工程监理规划、监理实施细则、监理日志、工程竣工资料以及工程施工活动中所形成的其他信息资料等。（四）施工资料。施工资料指的是水利工程施工过程中所形成的施工技术文件、施工物资资料、施工记录、施工验收资料、施工质量评定等相关数据资料等。（五）验收资料。验收资料是指在工程验收环节所形成的各类数据信息资料，包括工程验收的申请与批复、竣工验收会议及相关文件材料、竣工验收鉴定书的制定与出具等。

三、水利工程中声像档案收集与归档的重要意义

信息时代背景下，水利工程中声像档案的收集与归档主要具备两个方面的现实意义：一方面，能够促进水利事业的规范化、可持续发展。在水利工程发展中会形成多种不同的档案信息，包括水利工程的建设信息、运行信息以及维修管理信息等，这些信息是水利事业发展的见证。而声像档案是这些档案资源中以声像方式呈现出来的档案信息，包括与水利工程有关的图片、视频或者音频等，也是水利事业发展情况的直接体现[2]。通过对这些声像档案信息进行科学保存与管理，能够宏观掌握水利工程的整体概况与历史演变，相关的管理者通过对这些信息的观看和了解，可以及时对水利事业发展情况进行分析，并做出正确的决策，从而能够促进水利事业的长远发展。另一方面，能够为国家其他关联行业的发展提供推动力。水利事业是国家发展中的一项重要支撑，但其并非独立存在，而是与社会经济中其他多个领域紧密关联，存在系统的关联性，如与农业、航运业、渔业、气象业、建筑业、矿产业等都息息相关。通过对水利工程中声像档案资源进行收集与归档，不仅能推动水利事业的强劲发展，还能够为相关关联领域的发展提供强大的配套支撑，从而促进各个事业的协同发展。

四、水利工程中声像档案收集与归档面临的问题分析

（一）声像档案未能得到重视，资源不完整。虽然在水利工程发展中声像档案是较为重要的内容，但是依然有很多档案管理人员对声像档案不重视，在搜集档案资源信息的过程中，通常较为注重对纸质档案信息的搜集，忽视对声像档案信息的搜集。一些档案管理人员认为声像档案可有可无，只要注重纸质档案信息的收集与保存即可，导致声像档案残缺不完整，影响了水利档案事业的长远发展[3]。从某种程度上来看，声像档案要比纸质档案更能够清晰反映水利工程的发展情况，因为其可以通过视频或者画面的方式对建设情景进行记录，对工程施工的原貌进行还原，所以在对水利工程中档案资源进行收集与归档的过程中，要重视声像档案信息的保存。工程管理者及档案管理者忽视声像档案收集与归档的思想观念应当转变。

（二）声像档案质量参差不齐，影响使用。声像档案的质量是否较高，也会对后期档案资源的运用产生影响。很多水利工程档案管理者在对水利事业声像档案进行收集的过程中，都没有做好把关，导致质量不高的档案资源流入档案库。例如，在水利工程建设中，拍摄者缺乏专业技能，在拍摄或者录像的过程中机器不稳定，导致画面受影响，拍摄出来的声像档案信息无法得到有效运用，而档案管理者在筛查的过程中，没有进行详细分析，导致这些质量不高的档案被收集到档案库中。还有一些档案管理者思想观念和专业技能欠缺，认为只要是声像档案资源都需要收集，而不加以区分和筛选，导致那些没有利用价值的档案信息也被搜集了进来，对工程信息后期运用带来了较大的困扰。加之部分档案管理者专业化技能欠缺，在对声像档案资源进行保存的过程中，不注重备份、共享和优化，不能对其精准化命名，也不利于档案信息质量及运用效果的提升。

（三）声像档案收集与归档缺乏专业的流程。水利事业声像档案收集与归档离不开专业的流程，只有在专业流程的引导和辅助下，才能够促进水利工程中声像档案的科学化保存与运用[4]。当前，我国很多水利事业单位并没有就声像档案收集与归档制定完善的流程，在收集声像档案资源的过程中，档案管理者往往存在较大的盲目性和随意性，临时性选择档案搜集的范围和内容，开展档案搜集工作缺乏相应的规划和系统性。在归档过程中也缺乏规范的指导体系，不能严格依据对应的顺序和要求对声像档案进行归档，导致各类档案信息存放混乱，影响了使用效果。

五、水利工程中声像档案收集与归档的策略

针对当前水利工程声像档案管理过程中存在的问题，要求不断制定完善改进策略，增强声像档案收集与归档的科学性、完整性。

（一）提升重视度，促进声像档案信息的完整。为了促进国家水利事业发展，带动其他更多关联事业的发展，要提升对水利声像档案信息的重视度，促进档案信息的完整与准确。一方面水利事业有关的负责人要充分认识到水利工程中声像档案信息的重要性，明白其对于水利事业后续发展的关键作用，另一方面档案管理者也要认识到水利工程中声像档案的关键作用，在收集和整理档案信息的过程中，注重对各类信息的分析、筛选，尽量提升水利档案信息的完整性。同时还要对水利工程中声像档案收集归档的内容进行明确，一般情况下水利工程中声像档案主要包括在工程开工前地址的原貌、周边状况、基础工程、主体工程等，还包括一些重大事件，如施工中的领导视察、开工仪式、施工前的准备活动等。

（二）重视质量管理，提升水利工程声像档案收集与归档的质量。水利工程声像档案管理者在收集水利声像档案信息资源的过程中，要重视质量管理，尽量提升各类档案信息的准确性和完整性，促进其利用价值的发挥。这就需要在收集与归档之前做好详细分析，对每一分档案资源的价值进行思考，只保存那些有运用价值的、质量较高的档案信息，对那些没有利用价值，且内部不清晰完整的档案信息进行舍弃，避免占用空间，对档案信息使用者造成困扰。同时，档案信息管理者还要提升自身的档案管理技能，学会利用云计算、大数据等技术对声像档案信息进行筛选、搜集、分析等，并对每一个搜集好的声像档案信息进行准确命名，便于后期检索和运用[5]。水利事业单位有关的管理者也要注重对档案“生产者”的选择，尽量选择那些专业技能较高的人员，由他们负责对场景进行拍摄、记录等，以提供更高质量的水利声像档案资源。

（三）构建专业流程，规范化水利工程声像档案收集与归档的过程。水利单位要就声像档案收集与归档构建一套系统专业的流程，要求档案管理者严格依据流程开展档案收集与归档工作，避免出现档案收集与归档过程的混乱。第一，要构建规范化的档案收集流程。一方面要对档案收集的内容进行明确定位，另一方面还要对不同的内容制定具体的收集流程，包括档案收集的方法和渠道、档案收集的过程等[6]。第二，构建档案归档流程。档案归档指的是将收集好的档案归类存放，以便于相关人员进行运用。水利单位要结合单位的实际情况构建档案归档流程，明确如何对不同类型的声像档案进行归档，如何进行分类存放等。例如，针对施工前准备阶段的声像档案存放于哪个数据库中、对施工过程中的声像档案如何进行存放等都进行清晰的规定，确保档案归档工作做到有理有序，规范到位。

（四）加强声像档案信息管理制度的建设。制度建设对档案图像信息管理具有重要的意义与作用。要求不断优化档案信息管理的顶层制度设计与建设，在档案管理制度建设中涵盖项目法人、项目监理情况、项目施工情况等各项信息，均对此构建系统的管理工作，保证水利工程中声像档案管理工作有迹可循。在水利工程声像档案信息管理过程中，要求涵盖声像信息拍摄时间、归档范围、质量管理标准、归档程序等内容，例如在大坝加高项目中，要求涵盖混凝土坝、土石坝、机组改造、副坝信息、安装工程等相关信息。加强水利工程专业声像设备的购入与管理，通过资金投入保证声像信息的购入质量，利用专业声像设备，精准记录水利工程建设与管理的实际情况，拍摄水利工程相关会议场面、庆祝活动情境等，不断丰富水利工程建设的实际情况，构筑完善的声像管理体系。针对声像设备的管理与使用构筑统一的要求，保证设备使用遵从声像设备专业使用规范与要求，优化档案信息数据管理。

（五）构筑专业的保存环境。水利工程声像档案的信息载体为磁性材料与感光材料，在信息保存层面与传统纸质档案信息存在着较大的差异，水利工程中声像档案对保存环境的要求较高，包括温度、湿度、灰尘情况等，外界磁场、有害气体、有害生物等对声像档案可能具有一定的不良影响。因此要求按照数字化档案信息管理的要求，针对不同的声像档案材料，设置最为适宜的保存环境与保存条件，构筑科学的管理与维护方式，增强声像材料本身的耐久性，延长声像档案的信息使用寿命，构筑光盘、硬盘等不同的存储方式，优化档案信息的备份管理，避免由于声像信息硬盘资料损害而导致档案信息丢失。针对大量的档案数据信息，建立专业的声像档案管理库房，并设置最为适宜的存储温度，将库房相对湿度控制在37.5%～67.5%，录音与录像带库温保持18～25℃，照片库温保持14～25℃，磁带不适宜放入铁皮柜。针对不同材料的档案，设置不同的保存方式，加强对大量档案信息的归类与整理，并对不同类别的档案信息配以一定的文字说明，在档案信息中标注时间、地点、事由、人物、背景等，增强档案信息设置的全面性与有效性，从存储、阅读、借阅与使用层面保证档案信息的安全性，避免水利档案中声像信息被篡改。在档案信息归档之后，针对档案信息设置禁止操作的状态与模式，并对其进行归档管理。

（六）加强水利工程中声像档案信息的电子化建设。随着当前电子信息技术的快速发展，水利工程中声像信息管理应当不断探索构建电子化管理模式，严格按照数字化管理方式加强对各类档案信息的归类、整合与利用，在传统纸质档案与电子信息档案之间构建一一对等关系，通过扫描仪将纸质档案信息进行电子化转化，并按照不同的类别，针对档案信息构筑统一的存储与管理方式，并将声像信息放入于电子信息数据库之中，构筑信息化的统一管理方式，便于对水利工程声像档案信息的查阅与使用。在档案信息的记录层面，运用专业摄像机、PC机、照相机等设备进行信息统计与分析，保持声像档案本身的特殊性，构建有针对性的存储与管理方式，不断探索构建网络化、数字化的声像档案管理方式，提升档案信息管理效率，实现档案信息管理工作方式的自动化与网络化。

（七）加强水利工程中声像档案的开发与利用。声像档案收集与归档对档案信息的开发与利用起到关键作用，因此要求不断加强并优化对水利工程声像档案的利用，提升水利声像档案的利用率。为此，应与档案管理的实际情况相结合，编制合理的声像档案目录，不断优化档案利用的审批流程与借阅机制，针对不同的档案管理等级与保密程度，综合确定档案信息可借阅范围，在遵从相关保密机制的基础之上，针对水利工程声像档案构建多媒体放映、宣传画册、专题展示片等多种呈现方式，更好地满足不同部门对水利档案的利用效率。