生态环保档案管理发展策略研究

王艳艳

江苏省环境工程技术有限公司 江苏 南京 210036

在我国生态环保相关政策的实施背景下，生态文明城市建设工作正如火如荼地推进，在开展生态环保工作时，必须做好环保档案的建立及管理工作。与此同时，环保档案的设计工作也十分重要，可通过多样化的色彩设计，帮助环保档案的分类管理，并形成具有特色的城市生态环保品牌，为城市生态环保品牌的推广提供有效的助力。

一、生态环保档案管理概述

（一）生态环保档案的内涵及特点

生态环保档案是对生态环保相关工作资料的整理以及记录所形成的档案。生态档案的建设及管理具有内容定向、形式多样、现实意义丰富的特点。就当前来看，首先，生态环保档案的内容是围绕生态环保工作展开的，而我国生态环保方面的政策、计划、方案、实施项目以及具体成效都应该记录到档案中，一方面是记录环保工作各个流程环节，另一方面则有利于总结经验，能够清晰地看出生态环境的变化，便于不同区域生态环保工作的沟通。其次，生态环保档案的形式十分多样，这与档案管理的形式多样化相关，如生态环保档案可以有图表、音视频等诸多表现形式。最后，生态环保档案具有鲜明的现实意义，配合相应的宣传工作，可以让群众更多地了解到国家和地方生态环保事业的发展情况，了解各种生态环保问题，并推动生态环保工作的有效开展[1]。

（二）生态环保档案的管理要求

1.注重分类管理

生态环保档案管理过程中，要应用分类管理的方式，对不同类型、不同项目、不同时间的生态环保档案进行分类管理。由于生态环保工作的实施要求多，具体的工作项目多，所以采用分类管理能够提高管理效率。比如节能减排、垃圾回收处理、绿化建设、环境治理等方面的环保工作需要由不同的部门及人员进行档案的记录和管理。而市级相关部门还应在制定生态环保政策、方案的同时，做好过程性记录[2]。

2.实施精细化管理

生态环保方案管理过程中，还有必要应用精细化的管理模式，对生态环保项目的细节内容进行有效的管理。精细化的管理模式需要明确生态环保档案的管理责任人，从生态环保档案的设计到生态环保档案的应用全过程进行管理。比如在设计生态环保档案时，应用怎样的颜色方案也需要做好预设及管理。特别是生态环保档案所涉及的内容方面众多，单纯只对档案资料进行管理不利于直接有效地分清档案类型，所以在档案色彩管理方面也可以应用精细化的管理模式[3]。

3.实施数字化管理

在信息化背景下，生态环保档案必须实施数字化管理，以提高生态环保档案管理的效率和效果。一般来说，数字化管理需要先建设数字化管理平台，并注意收集数字化的档案信息[4]。与此同时，数字化的生态档案管理在色彩分类应用方面就灵活得多，比如在开展相应的环保工作之后，利用数字化平台直接进行色彩的标记，实现生态环保档案的有效管理。

4.管理与应用相结合

在开展生态环保档案管理过程中，还有必要将管理与应用相结合，注重发挥环保档案在环保工程中的重要作用，促进生态环保事业的发展。生态环保档案往往被藏在深闺，难以发挥其凭证性参考性价值[5]。为此，有必要采取管理与应用相结合的方案，在对生态环保档案进行有效存档的过程中，提前筛选分类，对接下来宣传时可能用到的档案进行标记，也可以进行电子化的存档，这样在对生态环保档案进行应用时就更加便利。

（三）生态环保档案的色彩设计及应用

1.生态环保档案的色彩设计

生态环保档案注重对生态环境现状以及治理情况进行记录，在整理生态环保档案时，有必要对生态环保档案的色彩进行有效设计，以便生态环保档案展现出独特的效果。一般来说，绿色是生态环保的基本色，其寓意希望、生命，象征绿水青山这一生态环保工作的最终成果。作为生态环保项目成果，生态环保档案在进行色彩设计时，一般以绿色调为宜。除了绿色之外，还有一些其他的色彩能够融入到生态环保档案中，像天蓝色、靛蓝色、黄色、湖蓝色、青色等，这些色彩往往都带有春天的气息，天蓝、海蓝也可以代表生态环保工作的成效。应用这些色彩可以让人感到心情愉悦，也可以同步联想到生态环保工作的意义。

2.生态环保档案的色彩应用

生态环保档案的色彩应用主要包括如下几个方面：一是生态环保纸质档案的封面、文件纸等等（图1、2），在纸质档案存储过程中，可以对纸质档案的封面进行科学合理的设计，让纸质档案也可以焕发出生机。在没有经过色彩设计的情况下，生态环保档案一般是用黄色的档案袋，白色的А4纸进行打印，然后统一进行存档。虽然没有色彩的分类和应用，也并不影响生态环保档案的记录和存储，但是所有的档案从外观来看千篇一律，在进行档案检索时，只能够按照档案的内容分类及标记来进行检索，如果应用了不同的色彩，将色彩与档案类别进行关联，那么则可以提高档案存储以及检索的效率，而且在档案管理室中，所有的档案也可以一目了然。二是生态环保档案的色彩可以应用于生态环保品牌LOGO以及相关系列的材料中，有一些生态环保档案是专门对生态环保项目及工作进行记录的，所以，为了推进生态环保工作的开展以及品牌的建设，可以落实色彩的设计及应用。三是在生态环保档案的电子档案中，应用相应的色彩，可以在电子档案中融入不同的色彩设计，这可以通过后台编程来设计应用程序，提前划分好生态环保档案的类别，以及相应的色彩，这样，生态环保档案的记录人员并不需要对档案色彩作出更改，最终可以呈现出相应类别的色彩，在电子档案打印成纸质档案时，则可以直接彩印出来。

图1 生态环保资料袋

图2 生态环保档案袋

二、生态环保档案管理中存在的问题

生态环保档案管理工作是对生态环保档案的内容、形式、项目等进行管理，一般有专门的管理部门以及管理人员，但是在实际操作中，生态环保档案的管理工作与预期管理目标存在一定的差距，具体问题表现在如下几个方面。

（一）缺乏环保档案管理的规划设计

很多单位都承担着一定的生态环保责任及义务，但是并没有真正担负起生态环保档案的收集和管理责任，在生态环保档案的规划设计方面做得并不到位。比如，在开展生态环保工作之后，才会对生态环保档案进行记录，并收集相关的资料进行存档。很少有单位会在开展生态环保工作之前，就对生态环保档案工作进行部署。所以，很多单位的生态环保档案管理工作都是随着生态环保的具体工作进行的，缺乏前端控制理念。

（二）未能实现科学有效的分类管理

在生态环保档案管理工作中，未能实现科学有效的分类管理。生态环保工作涉及社会生活各行业各领域，工作环节和类型众多且划分细致，比如生态环保工作中，要对污染型企业进行有效的监管，而且企业自身也要走生态环保发展路线，需要引进相应的设备来达到生态环保的发展目标。所以，采取分类管理能够取得更好的管理效果，否则会降低管理效率。

（三）缺乏生态环保的地域品牌特色

生态环保档案管理过程中，也涉及不同区域的生态环保品牌形象。比如我国国内有的省市地区的生态环保工作开展得比较好，达到了“绿水青山”的生态环保目标；而有的地区还处于生态环保问题整治阶段，整体生态环境虽然有所进步，但是还未取得预期成效。不管各区域生态环保工作进展到哪一个步骤，生态环保档案管理过程中大多没有展现出区域品牌特色，这也影响到了生态环保档案管理品牌的打响，不利于生态环保档案的应用。

（四）缺乏生态环保档案宣传的重视

生态环保档案管理工作虽然是以对生态环保档案进行管理为主要工作，但是就当前来看，各单位对生态环保档案宣传工作的重视程度不够。生态环保档案材料收集、整理之后，这些材料就“束之高阁”，开发利用概率较低。可见，生态环保档案管理工作并没有配合形成有效的宣传，已经收集好的资料没有发挥出生态环保档案的宣传作用。

（五）未有效利用环保档案开展考核

生态环保档案管理工作有必要落实好相应的评价考核工作，缺少评价考核，不利于环保档案工作规范化建设，从而影响环保档案有效利用。就当前来看，有必要对生态环保档案的作用进行最大化的发挥，所以，结合生态环保档案管理工作来看，要将评价考核工作纳入到生态环保档案管理工作中。

三、生态环保档案管理发展策略

（一）优化档案设计，提高环保档案规划性

需要注意的是，在开展生态环保档案管理过程中，要提前做好相应的规划设计，一方面，应该对生态环保档案的管理工作做好相应的设计，另一方面，要对生态环保档案的色彩做好有效的设计工作。为了实现对生态环保档案的高质量管理，可以通过色彩设计的方式来优化档案的设计。从档案管理角度来看，有必要预先做好相应的色彩设计，比如用绿色为主色调来做好档案的设计，并做好其他的配色，以增强档案设计的有效性。

（二）实施分类管理，增强环保档案识别性

有必要加强对生态环保档案的分类管理，并增强环保档案的识别性。因此，可以利用不同色彩的设计来进行档案的分类管理，并用一些鲜艳、明亮、容易辨别的色彩来增强不同环保档案的识别性。比如，在收集整理退耕还田类的生态环保档案时，可以用绿色作为主色调，并用棕色作为配色，从而，让该类别的生态环保档案变得比较容易辨识，有比较强的辨识度。又比如在公园绿化类的生态环保档案管理中，可以在绿色主色调的基础上，融入橘红色这样具有活力的色彩，这一色彩还可以象征公园中的橘色步行道、跑道，让这些档案资料有比较强的辨识度。

（三）融合地域特色，提升环保档案多样性

在开展生态环保档案管理工作过程中，有必要结合各区域的实际情况，对生态环保品牌的建设工作进行重视，并加强生态环保品牌色彩的设计。各地域的品牌设计过程中，一般需设计一个主要的LOGO图，LOGO所使用的色彩可以应用于这些生态环保档案管理工作中。同时，推出生态档案品牌，实现生态环保工作与品牌设计色彩色调的一致性，让生态环保工作的成效展现出来，并以此来激励其他区域加大力度开展生态环保工作，并打造出属于自己的生态环保品牌，不断优化生态环保档案管理工作。

（四）加强环保宣传，发挥环保档案宣传性

在开展生态环保档案管理工作过程中，有必要利用生态环保档案来进行相应的生态环保宣传工作。因为，在生态环保档案管理工作中，需要有相应的档案管理人员来做好档案管理工作，档案管理工作人员能够分析辨别生态环保档案的应用价值，如果有一些生态环保档案有比较高的价值，且能够公开的话，则可以用于生态环保工作的宣传。在对生态环保工作进行宣传时，数据是最有力的佐证，所以，在发挥生态环保档案宣传效果时，有必要落实好相应的数据收集、分析和应用，在生态环保工作中“用数据说话，用事实说话”，在设计数据图表时，可以做好色彩设计，对一些数据进行突出表现，从而达到有效的宣传。

（五）注重评价考核，注重环保档案真实性

在开展生态环保档案管理工作过程中，还有必要融入相应的评价考核工作，注重生态环保档案的真实性，用真实有效的数据来指导其他生态环保工作的开展。在收集过程中，要确保档案内容的真实性和完整性。在进行评价考核时，可以采用过程性评价和结果性评价相结合的方式。在过程性评价中，采用既定的评价标准来评价生态环保工作以及生态环保档案管理工作的开展成效；在进行结果性评价时，可以对生态环保工作的最终效果进行评价。

结语

综上所述，生态环保工作开展的过程中，各单位或者相关部门应当注重环保文件资料的收集和档案的有效管理及广泛宣传，发挥出生态环保档案的积极作用，为单位决策提供参考支持。在生态环保档案管理工作中，要格外注重对生态环保档案的色彩设计，做好对生态环保档案的色彩设计，优化对生态环保档案管理工作的开展，并提高管理及应用效率。