事业单位办公室行政管理精细化的思考与探索

2023-01-21马茹茹广饶县知识产权保护中心

现代经济信息 2022年35期

马茹茹广饶县知识产权保护中心

随着人们生活水平的发展，我国事业单位的工作范围扩大，工作内容增加，各项事务繁多。办公室行政管理质量能够直接影响事业单位的办公质量，为了使事业单位更好地发挥服务作用，实现办公室行政管理精细化势在必行。当前阶段行政管理还不够规范化和精细化，事业单位需要客观地面对自身存在的问题，采取改进措施，规范办公室的行政管理，进一步提升自身的社会服务职能。

一、事业单位办公室行政精细化管理的意义

(一)使办公室内部进行有效的沟通

精细化管理是以科学合理的管理理念和精细化的管理思想为依据，来对范围各个环节的工作进行精细的管理，能够使各项工作有条不紊地进行。办公室连接各环节的工作，涉及的很多工作都需要各部门进行沟通。事业单位的办公室行政管理具有综合性，起到协调各方的作用，在协调的过程中就需要进行信息的传递和交流，行政管理精细化就能够实现各部门的有效沟通，避免层层传达过程中对信息产生变动，节约信息传递的时间，将各环节的工作流程简化[1]。使各部门共同交流去制定计划协调工作，通过办公室内部的有效沟通，共同实现事业单位的工作目标。

(二)能够规范工作人员的工作

工作人员的工作素质直接决定了事业单位的办事效率，提高工作人员的素质就需要通过精细化的行政管理来实现。进行精细化的行政管理，将工作职责详细落实到个人，便于事业单位实行问责制度，从而规范管理人员的工作。同时，能够让各项工作按照规定有序进行，为工作人员提供工作方向，使工作人员明白自己的职责范围，提升他们的工作效率。此外，精细化行政管理为工作人员制定相关的规章制度，为工作人员的工作提供保障的指导，并且对工作人员的职业素养进行规范，这样就有利于工作人员了解事业单位的工作性质和范围，让工作人员明白事业单位工作给社会带来的好处，从而促使他们积极主动地发挥自己的价值，做好自己的分内工作。

(三)有利于提高办公室的工作效率

首先，办公室行政管理精细化可以利用办公室协调各方的作用，使各部门协调起来发挥聪明才智来寻找问题的解决办法，提升事业单位的工作理念，创新工作方法，发挥各部门的长处，提高解决问题的效率。其次，能够完善事业单位工作的各项制度，使事业单位的工作流程得到优化，将复杂的事情简便化，将复杂的流程简洁化，将事务的传递信息化。从而提升事业单位服务的信息化、规范化、程序化，发挥事业单位的服务职能。同时，还能够创新事业单位的工作模式和方法，使事业单位能够适应社会的发展，符合时代发展需求，更好地实现为人民服务的宗旨。

二、事业单位办公室行政管理精细化存在的问题

(一)行政管理制度不完善

行政管理工作需要有完善的制度去引导和保障，能够对事业单位的工作进行规范。首先，现阶段部分事业单位没有形成独具特色的行政管理制度，只是根据以往的经验和机械地模仿形成的管理体系。这就导致了事业单位的行政管理千篇一律，没有创新，不能真正根据实际需要去制定与完善相关的制度。其次，没有形成严格的监督制度，单位员工的工作需要有效制度的监督，才能保障各员工做好自己的工作，共同促进事业单位的发展。而部分事业单位内部没有形成完善的监督机制，工作人员工作散漫，部分工作人员还利用职务之便去谋取私利，违背了事业单位为人民服务的初心。再次，部分单位没有给工作人员进行详细的分工，导致工作人员的工作职责范围不明确，出现职能范围交叉，在工作过程中互相推卸责任，导致部分事业单位工作效率低下，不利于其发挥为人民服务的职能。

(二)精细化管理观念不强

办公室精细化管理是在常规管理基础上进行的，是对常规化管理的提升和深入，能够协调事业单位管理的矛盾，提升整体的管理水平。部分事业单位管理者的精细化管理观念不强，只是制定了常规管理的相关体系制度，没有及时更新管理理念，导致事业单位的管理理念落后于实际发展。不能够满足于社会需求，这就使得事业单位的服务职能弱化，不利于事业单位树立良好的形象，也不利于人们配合事业单位的工作[2]。由于管理者的精细化管理观念不强，导致管理者制定计划和管理目标时，没有考虑到长远发展，与社会和人民的需求也不完全贴合，缺乏先进性和全面性。此外，管理者的管理理念出现问题就会导致员工的思维受到影响，员工进行工作也不能制定精细化的计划，不能够全面考虑实际问题，在进行工作时，不能够去实际考察人民的需求，只是根据上级的命令和固定的经验来进行工作，在工作中也不进行创新，工作模式僵化死板。既影响了员工个人的发展，也影响了事业单位整体工作水平的提高。

三、提高事业单位行政管理精细化的方法

(一)构建精细化管理的规章制度体系

事业单位是服务型的社会组织，主要职责是为人民服务，因此涉及到的事务比较繁多，要保障各项工作有序进行就需要办公室行政管理发挥协调作用。这就需要通过构建精细化管理的规章制度体系来对各项事务进行精细化的管理。首先，构建权责一致体系。明确事业单位工作的权利和义务，使事业单位能够发挥权力去进行工作，明确各部门的工作范围，对办公室内部的工作内容、各部门的工作职责、各工作人员的工作内容进行明确的划分，确保每项事务都落实到个人。同时，还要明确事业单位的义务，让事业单位为人民谋福利，促进社会的发展，更好地发挥自己的社会职能。其次，建立完善的监督体系。一方面是办公室内部和各部门之间进行监督。这是事业单位实行自我监督、自我完善的重要途径。进行自我监督主要监督工作人员的工作，让工作人员能够更认真地完成自己的工作内容，降低工作人员失误的几率，提高工作人员的工作效率。对工作人员进行定岗定责制度，监督工作人员严格按照规章制度办事，能够各司其职，共同维持事业单位的稳定。另一方面，有关部门要对事业单位的工作进行监督，让事业单位的工作能够真正满足人民的需求，满足社会的发展需要，提高事业单位的服务职能。

(二)加强事业单位的办公室行政管理精细化意识

要解决办公室行政管理存在的问题，就需要更新行政管理的意识，来带动行政管理的工作的实际转变与水平提升。首先，要强化管理人员的精细化意识。管理人员的管理理念是事业单位做出各项调整和工作的重要依据，管理人员做出正确的决策，才能够优化事业单位的管理。所以管理人员要全面了解事业单位的工作内容的范围，对各项工作的内容有充分的了解才能够促进管理人员做出正确的决策。而且管理人员还对精细化管理理念有充分的了解，在实际做出计划时，要根据事业单位的实际情况来改善事业单位的工作流程，使事业单位的工作流程能够更加简洁规范，符合社会发展的要求。其次，应该加强办公室工作人员的精细化管理意识。对工作人员进行培训，让工作人员了解精细化管理给事业单位带来的好处和重要性，从而提升工作人员主观能动性，让他们能够配合事业单位由常规管理向精细化管理转变。通过工作人员的思想转变，提升精细化管理的可操作性，使事业单位办公室行政管理能够切实落实精细化管理。最后，要提高工作人员的工作素质，提高工作人员的工作水平和职业道德，让工作人员时刻遵循为人民服务的工作宗旨。在落实工作时，保障广大人民的利益，履行好工作义务。在实际工作过程中要能够灵活变通，工作不能过于经验化和固定化，发挥创新创造能力保障事业单位工作的有序进行。

(三)构建有利于行政管理精细化的办公环境

事业单位是区别于其他经济主体的组织，是一种社会公益性组织，它的发展重点不在于获得经济效益，而是注重促进社会的发展和为人民服务。在这种情况下，事业单位内部就缺乏有效的竞争机制。长此以往，工作人员的工作态度就会散漫，这不利于提高事业单位的办事效率。所以事业单位要依托精细化办公理念去构建有利于提高办事效率的办公环境。首先，可以让员工之间进行适当的竞争，为员工创造公平竞争的环境。对表现优秀的工作人员进行奖励，通过公平竞争的环境来提高工作人员工作的积极性，让工作人员能够吸取他人的长处，弥补自己的短处，从而提高工作人员整体工作的水平，实现工作人员的个人价值[3]。其次，创造和谐交流的办公室环境，选拔优秀员工参与到事业单位的精细化管理方法的制定中。让员工献计献策去完善事业单位工作的不足。同时能够了解员工的想法和实际需求，这样打造了事业单位内部的双向交流环境，让事业单位内部实现和谐的交流，为事业单位创设精细化管理的办公环境来促进办公室行政管理向精细化管理转变。

(四)利用互联网技术创新精细化管理模式

网络的发展为事业单位开展工作提供了便利。首先，利用互联网技术可以将事业单位的工作范围进行明确的记录，然后将复杂的事务进行分类归纳整理，使同一类型的工作可以同时处理，这样就节约了事业单位办公室的工作时间，提高了事业单位的工作效率。同时还能够通过网络资料进行分析，降低工作人员工作失误的几率。其次，利用互联网技术可以进行网上办事。一些线下处理距离较长，耗时较多的工作可以适当进行线上处理。这需要事业单位加强网上工作信息的安全性，设置特殊的网络防护工作，过滤不良网络。同时，办公室还可以建立线上交流平台，让各部门之间可以实时进行信息沟通和传递，共同处理相关事务。通过互联网来打破事业单位办公室行政管理的僵化模式，探究精细化管理的新模式。以科技为依托，提高事业单位办公室的办公效率。

(五)打造高质量的人才队伍

工作人员的工作素质能够决定精细化管理是否顺利实施，所以要提高工作人员的工作水平，打造高质量的办公室行政管理团队。首先，事业单位办公室在招聘人才时，就需要选择各方面都全面发展的人才，并且着重选择具有管理才能和创新能力的人才，使工作人员能够胜任行政管理工作。其次，要选择有经验的办公室行政人员去带新上任的工作人员。给他们讲解行政精细化管理的要点，让他们能够尽快胜任新工作，适应精细化管理的工作环境。对办公室行政管理的每一环节全面了解，通过大量的实践来掌握行政管理精细化的规律，然后去根据实际情况对工作内容进行改善，切实满足社会和人民的需要。第三，要选择一些有互联网基本技能的人才，去任职办公室管理工作，事业单位办公室行政工作需要通过互联网技术去创新精细化管理模式。因此，选择人才时，就要选择有互联网基础知识的人才，通过高质量的人才队伍来提高事业单位办公室行政管理精细化的质量。第四，对事业单位办公室工作人员进行定期考核。这就需要事业单位对办公室工作人员的工作完成情况、职责素养和精细化管理能力进行考核，通过考核制度来促使工作人员去提升工作能力和水平。

(六)增强事业单位办公室行政管理软实力

第一，事业单位要让全体工作人员学习先进的工作理念和党的重要思想。让工作人员树立正确的价值观念，能够坚定不移地为人民服务，尽心尽责工作。第二，要更新工作人员的意识，将精细化管理融入事业单位的文化，渗透到工作人员的思想之中，让他们能够主动配合精细化管理工作。第三，利用互联网大数据，让工作人员掌握时事和人民的诉求，确保事业单位办公室的精细化管理工作能够落实。同时保证管理人员能够适应岗位的要求，不断学习承担起岗位的责任，用科学的思想武装头脑。第四，优化事业办公室行政管理的设备。采用先进的、保密性比较高的设备来进行信息的传播和记录。使这些设备能够满足精细化工作的要求，为工作人员配备足够数量的设备，方便他们办公。第五，关注事业单位员工的实际生活，为他们解决生活中的难题，帮助他们能够将更多精力转移到工作中来，更好地进行工作。