学校档案管理现代化建设的措施探讨

文/费 丹

档案管理工作是学校基础管理工作的重要组成部分。在学校管理中，档案的优质化管理，对于掌握学校的整体发展状况、教学开展情况以及教研成果展现等都有着十分重要的作用。随着信息化多维度地渗透到社会生活当中，学校的档案管理工作，同样要改变方法和策略，对现代化管理手段进行积极的探索

学校档案管理工作的现代化程度，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志,是学校各种评估工作的重要内容。随着我国教育事业的改革和发展，学校档案工作也呈现出内容庞大、收集困难、形式多样等时代特点[1]。在新形势下，学校档案管理工作的现代化建设至关重要，只有实现现代化的管理，才能保证学校档案管理工作的有效性。本文以现阶段学校档案管理工作现状为切入点，对学校档案管理现代化建设的措施进行简单的探讨和阐述。

一、现阶段学校档案管理工作现状

1.缺乏专业档案管理人才。现阶段学校档案管理工作已经普遍实行了专人专岗，但是大多数是由“二线”的教师，或者因各种原因已经不适应教学工作的教师担任。简而言之，就是在表面上看做到了政教分家，实则是档案管理工作的从业人员没有经过专业的培训和学习处于“保管员”的工作状态。

2.并未开发档案的教学价值。学校的档案中，不仅有人事档案、党政类资料，在上级管理部门对学校的检查工作中，此类档案的管理工作时常被列为重点检查内容，因此是档案管理人员的工作重点。而笔者认为，在学校的档案管理中，大量的教案及其他教学资料，能够有效科学地管理，能够在教学质量和教学资源优化上起到更加关键的作用。

3.管理模式老化严重制约工作效率。由于学校档案管理人员、管理设备以及管理理念的滞后，直接导致学校档案管理整体模式的老化状态。所谓的老化体现在纸质档案管理、手工查找、分类不详等方面。这样的状态下，会导致学校的管理工作处于缓慢状态，与现今社会高效率的节奏不符。同时，陈旧的管理办法也会导致大量的教学资源无法得到利用，而产生教学资源的严重浪费，导致学校教育的优化过程受到制约。

二、学校档案管理现代化建设的有效措施

1.开展学校档案管理人员的专业技能培训

如今社会和经济生活快速发展，新的行业和领域不断发展形成，学校教育和管理也在不断地进行全面改革，对学校档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战[2]。针对现在学校档案管理工作人员素质参差不齐的问题，笔者认为是有必要开展专业技能培训的。通过专业的培训，能够让档案管理人员意识到管理工作的重要性，在思想意识上产生足够的重视，从而提高档案管理的专业素养。所谓的档案管理技能，不能局限于档案的管理认识和分类逻辑，还需要熟练掌握计算机网络技术，才能运用信息技术灵活地开展档案管理工作。

2.加强学校档案管理分类细化工作

学校档案基本可以分为九大类，分别是：文书档案、教学档案、教师教学业务档案、声像档案、电子档案、基建档案、设备仪器档案以及会计档案。在现阶段的学校档案管理中心，笔者认为一些基础档案管理工作已经能够做到及时归档、分类管理。但是在教学档案和教师教学业务档案的建立上，还需要学校和相关人员引起足够的重视。追本溯源，学校的本职工作应该以教学工作为重点，在档案管理工作中的加强，才能为教学任务的顺利开展提供有力的保障。学校档案基础的九种类别基础上，每一项是需要细分的，以教学档案为例，可以细化为教学业务管理档案、考试核查档案、学习管理档案、学生活动档案、教学计划、教科研究计划，以及教学总结档案等。档案管理的细化，是现代化管理的基础保障和必要前提。

3.加速学校档案管理信息化进程

前文在学校档案管理人员的要求中，笔者曾提到要熟练掌握电脑网络技术，这项技能是为了能够实现利用计算机、信息技术等先进的科学手段进行学校档案管理。信息化处理档案管理工作，能够避免人为操作中个体意识不同而导致分类不同的问题，同时也能大大提高档案查找的效率，缩短档案转化为实际工作效能的时长。计算机管理的优势，主要集中在便捷性、高效性和安全性三个方面，能够最大限度地减少人为因素给档案管理工作带来的干扰和制约，实现学校档案工作的信息化、数字化，是加快学校档案管理现代化进程的重要依托。

毋庸置疑，学校档案管理工作随着社会的发展面临着新的发展契机和挑战，学校作为我国教育事业的主要载体，要首先具备科学的思想意识接受和认可新的事物和发展规律，在思想意识上提高对档案管理的重视程度。发现并及时处理档案管理中客观存在的问题，并主动进行分析，寻求解决办法，将学校档案管理工作向现代化管理推进。在加强学校档案管理的现代化建设的过程中，应该从提高档案管理科学意识、提高档案管理人员专业素质、细分学校档案类别，并运用科学的信息技术和数字化管理模式，进行细化，提高学校档案管理效能，方能使档案更好地服务于学校的建设与发展。