“档案大数据”在电力生产企业管理中应用分析

郑 明 慧

(四川圣达水电开发有限公司，四川 乐山 614900)

0 前 言

随着信息技术的飞速发展和“互联网+”的无限延伸，数字化、网络化、信息化技术已深刻影响着人们工作和生活的各个方面，刺激着各行各业相关技术的不断进步和发展。“智慧型”“科技型”“创新型”企业建设已逐渐成为企业发展的主题，相应的管理模式推陈出新[1]。其中的各级档案管理工作也应势而动，借助科技手段进行数字化档案管理建设，这其中就包含许多电力生产企业借助数字档案室的建立，各种管理和技术资料数量和类别不断完善，庞大的资料数据库构成“档案大数据”，成为电力生产企业智能化、科学化发展强有力的数据支撑。

1 电力生产企业“档案大数据”的构成

一般电力企业管理系统包含办公自动化管理系统、电力生产管理系统、大坝安全管理系统、科技管理系统、会计核算系统等业务管理系统。其中办公自动化管理系统主要形成企业在经营管理过程的管理类材料，包括党群、行政、经营、生产技术等管理性文件。电力生产管理系统会形成电站运营期间的水库运行、电力运行、设备运行等记录文件，主要包括：生产计划、总结、实施等管理文件，检修、技改、维护等技术文件，发电量、水情、设备操作、缺陷记录等台账。大坝安全管理系统会产生水工建筑物巡检记录、大坝安全监测月报、大坝安全监测年报等材料[2]。这些由各类业务管理系统产生的信息和数据，经过收集和整理，最后都集合到档案管理系统进行统一分类管理，并根据归档和使用要求制定了不同的归档份数和保存期限。不同的资料除了纸质文件形式外，还要将库藏的实体档案通过数字化技术转为档案数据，进行扫描刻盘，照片保存等。各个管理系统提供的档案资料细分为各个板块、各个阶段、各个部位等，彼此相互区别，又互相关联，庞大的资料量和逻辑关系就构成了电力生产企业档案“大数据”。

先进的企业档案管理系统，就是要使这些日常生产和管理过程中产生的资料不但按管理者使用习惯进行科学分类管理，减少日常人为工作强度，减少耗材，还要方便对各种历史数据和信息的查找，借以分析和指导下一步的工作，更好地对电力生产设备设施运行情况进行监管，优化运行工况，科学地进行电力营销。

2 电力生产管理运用“档案大数据”

2.1 运用“大数据”简化纸质档案的存储量

为保证档案保管和利用需求，传统档案部门对档案的归档要求是满足纸质原件，并复制多套进行备份保管。随着时代的进步和信息化发展，现普遍要求纸质档案和电子档案同时归档的“双轨制”管理，所以档案人员会从办公系统、生产管理系统等各业务系统的大量数据中打印出一套纸质版，再手工完成分类、组卷、排列、编号、编目、装订、装盒、上架等工序，大大增加档案人员工作量。经过企业的发展和时间的积累，直接导致库存压力越来越大，库房管理工作量也日益增加。

以一个大中型电站为例，每天会形成大量的水库运行和电力运行的各式报表和数据，一台机组一年就会产生几十、上百卷案卷。以档案双轨制保管要求，每年递增的整编数量和存放空间都不容小觑。目前开发的各类管理系统都能够实现文件的在线形成、传阅和处理。在各部门、各专业进行日常工作时，尽量采用管理系统进行无纸化办公，并对产生的实体文件资料及时进行扫描、整理。在完成最后的审批后，根据事前设定的归档质量和时间要求，通过安全管理途径将电子文件汇入到档案管理系统中，并按内置规则自动分类，实现文件组卷、编目、归档业务流程的自动化。存储相应的电子文件及其组件，并保持电子文件内在的逻辑关系，建立电子文件与元数据之间的关联关系[3]。根据权限的设定，不同管理系统对档案管理系统只能提供必须的归档资料，并设置提醒功能，确保其归档时间符合要求。档案资源在线利用时，对存取和访问电子档案过程要从数据转移、备份恢复、病毒防范、身份鉴定、访问控制等几个方面加强权限管理[4]，对已收集、积累的电子文件的所有操作进行跟踪、审计，确保资源不被滥用。同时制定应急预案，完善灾难恢复机制，提高应急处理能力，管理者在档案系统管理过程中，能保证档案管理的安全性。对于外来实体资料，在采用原有“双轨制”档案管理的基础上，充分利用档案系统管理技术手段，通过审核、审批等必要的审签程序和转换为通用格式后，就可以减少正副本归档份数，实现以数字档案归档为主的管理模式。

2.2 利用“大数据”协助电力企业开展设施、设备维护检修管理

档案利用，是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程[5]。水电工程生产运行后的档案主要由电力生产管理类文件、科研项目类文件、基本建设类文件及设备仪器类文件材料形成，档案服务利用主要体现在为工程验收、设备检修、投资评估、评优评先等方面提供利用，为企业创造社会效益和经济效益。这个过程是满足企业利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。

电力企业在进行日常生产过程中，对设备设施的维护管理必然要用到对设计资料和历史数据的查询。随着数字档案馆网络平台的搭建，各业务管理系统都能达成相互间的资源共享和信息无缝交流，实现了系统间的高效协同与集成。档案部门在推行网上服务、远程服务及自助服务后，档案管理系统能准确记录利用者的利用行为数据，如人员构成、利用原由、利用内容、载体类型、利用效果、服务时间等各方面的信息。这些数据的积累不仅全面反映档案的服务利用情况，为创建更佳档案服务模式提供参考，又可以延伸反推出相关信息用于协助各专项工作。例如，在电力生产管理系统和档案管理系统之间，电力生产部门可以结合相关档案利用数据和运行管理数据开展电站运维检修项目的专题分析。档案管理人员将用于电力设备资产管理、设备技术管理、技改大修管理等方面的利用数据定期推送给相关电力生产技术人员，电力生产技术人员通过相关文件的利用部位、利用频次、利用效果，结合日常电力设备维护、检修情况，对设备、设施易出现的问题进行综合判断，然后有针对性地制定整改方案，加强相关备品备件的定额管理，提前预防，及时消缺，大大提高工作效率。项目整改后，运行技术人员及时形成汇编材料，详细记录整改依据、整改内容和整改效果，定期归档，作为今后生产运行管理的重要参考依据，提升电力企业对设备、设施的管理手段和管理水平。

2.3 利用“大数据”对合同单位进行评价管理

一个电站从项目设计到建设运营过程中，会因工作需要与相关市场主体达成各类协议，包括勘察设计合同、征地移民合同、工程承包合同、施工安装合同、设备物资采购合同、监理服务合同、检测合同、维护保养合同等。电力企业在运行过程中，每年都会实施设备设施技改、维护、检修和备品备件采购等项目，会涉及到不同的施工单位、厂家、专业服务机构的招标和合同签订程序。

如何选择优良的合作资源，维护企业利益，防范合同风险，这就需要管理人员进行必要的数据咨询和分析。在这过程中，合同管理部门会事先对合同方提供的资信证明材料进行审查，对以往的信誉情况进行调查核实和评价。项目实施部门负责在实施过程中对合同方履约能力进行监督和评价，对设备厂商提供的设备适用和质量情况作出评判。档案管理部门对合同方提供的各项材料归档情况进行审查和评价。各部门的密切合作，形成了对项目履约质量的综合评定，并在项目实施进行验收阶段通过《合同项目质量(安全)验收单》和《项目档案移交清单》等文件反映。《合同项目质量(安全)验收单》主要反映业务部门及安全监督部门对合同方完工后质量验收、服务工作评价意见和安全验收结论。《项目档案移交清单》主要体现承包方提交的归档文件是否已收集整理，文件的形成、来源是否符合实际，其内容是否真实、完整、准确、系统，是否符合国家有关技术规范、标准和规程，其份数是否满足归档要求，案卷质量是否符合归档要求，项目归档文件材料是否有遗留问题等。两个表单作为项目完工结算依据。结合两个表单的评价效果，合同管理部门牵头，在各项目结算资料提交时，建立各类合同意向单位评价数据库，根据项目履约情况将其划分为“优良”“良好”和“不合格”单位，作为今后类似项目邀请、评标的依据，优胜劣汰，杜绝不合格的承包单位和设备厂家参与到电站运行管理过程中。

3 结 语

信息化时代强大的推动力使传统企业管理理念、对象、主体、平台、方式等都在发生着改变。作为身处信息化时代的档案人，在充分利用现代科技手段，做好档案管理工作的同时，应该结合自身经营管理项目内容和实际情况，灵活运用档案数据信息，迎合“档案大数据”时代的到来，探索性地思考如何更好地、创造性地开展工作，通过对自身专业管理水平的提高，促进企业管理效率的进步，为企业创造更多的经济效益。