肥城市水利工程档案管理现状与对策

闫陆云，田 婧

（1.肥城市农村公共供水中心，山东 肥城 271600；2.济南高新临空经济区园区开发有限公司，山东 济南 250000）

水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分，水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，水利工程档案管理工作贯穿于水利工程从建设到移交直至工程维护的各个阶段，水利工程的使用管理时限从几十年到上百年甚至到几百年，一定程度上讲，档案的管理水平高低直接影响到水利工程的运行管理和效益。传统的实体档案管理模式存在着很多的缺陷，比如过程繁琐、效率低下、不易保管、容易出错、容易涂改、丢失难补、保密性差，再加上防水、防火、防霉、防盗都带来一定的不便，一定程度上影响了工程管理水平的提高，有些历史性的技术资料由于常年管理不善，有的丢失难找、有的字迹模糊不清，造成后期的工程维护使用价值不高甚至没有了使用价值，增大了工程管理和维护成本。使用数字化管理模式管理工程档案就从根本上解决了这些不便，使档案管理及资料查询得心应手，进一步提升保障了档案的安全性、保密性、完整性和可查性。

1 存在的问题

1.1 不能适应形式，管理水平不高

随着我国科学技术的不断发展，传统的档案管理模式已不能适应时代的要求，绝大部分单位还未实施档案的数字化管理，仍停滞在纸质管理上，更是缺乏上下沟通，甚至常年没有专题会议，没有专题培训，不能适应新形势的发展，形成业务部门、主管部门和工程管理单位之间各自为政、管理脱节，导致资料查询不便、丢失严重，整体管理水平停滞不前。

1.2 重视程度不够，科室协调不强

档案管理在水利工程管理单位往往不能引起主要领导的重视，特别是基层水管单位对档案的管理更是不能从根本上引起重视，绝大部分水管单位没有专职档案管理人员，在基础资料搜集时，各业务科室配合不能及时到位，存在资料不全、搜集困难等问题，造成工作被动、基础性资料难以搜集齐全等现象的发生。

1.3 重于日常迎检，制度形同虚设

基层水管单位往往是按照上级的文件精神及硬性要求，能够应付性的按照要求定制一些上墙版面，由于缺乏专业的人干专业的事，导致制度没法落实，只能是形式上过得去，日常的管理工作却难以实现，随着时间的流逝结果只能是恶性循环，影响工作的实质性开展。

1.4 缺乏专业人员，工作难以连续

管理单位的同志往往都不愿意接手档案管理工作，主要原因是该项工作没有亮点、枯燥无味，缺乏考核标准，特别是大部分只能是无可奈何地做兼职管理甚至是连兼职的也没有，就是有兼职做的往往也把该项工作放在次要位置，难以使该项工作有较好的连续性，更谈不上总结探索或创新工作方法。

2 对策

2.1 加大宣传力度，提高重视程度

要借助一切可以借助的机会及时向领导和同志们宣传水利工程档案管理的重要性，宣传相关法律法规，宣传业务主管部门的要求，宣传借鉴其他单位好的经验做法，甚至是组织相关人员走出去参观学习。通过宣传教育，确实引起领导的高度重视和相关科室的积极配合，真正让领导和同志们理解支持水利工程档案管理工作，以更好的为水利工程建设管理服务。

2.2 加强软件管理，推行数字档案

随着现代化科技的发展，各行各业都在探讨数字化管理模式，特别是在水库运行管理、水旱灾害防御、灌区管理、水资源管理保护、河道管理保护、水土保持、农村公共用水管理等领域都大显身手，发挥了不可替代的作用。

数字化档案管理在水利行业的使用目前尚未普及，应采取强有力措施大力推广该项技术的实施，让它真正为水利档案管理服务。档案的数字化是将纸质档案资料经过扫描或人工输入方式存储到计算机的云端中。他的核心就是所应用的软件和系统，就是收集纸质资料并逐渐将其数字化，这也使所使用的软件和系统的管理问题显得至关重要。水利工程档案面广量大，历史性、系统性强，因此在进行整理时要确保不遗不漏，注意录入材料精准无误，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，形成一个有序结构的档案信息库。通过数字化处理后，会有效解决纸质档案管理存在的问题和弊端，防止档案丢失和涂改等不利于管理的现象的发生，同时还要加强数字档案的日常维护和后期管理并做有备份以免丢失。使其真正形成门类齐全、组卷合理、管理规范、查阅方便、存放安全的水利工程档案综合管理体系。

2.3 利用网络平台，实现资源共享

数字档案完全可以通过网络连接实现档案资源的共享和交流，以最大化的发挥水利工程档案的作用，从而实现档案管理的系统化、科学化，实现档案管理的方便、快捷、精准、共享。实现网络共享的前提是要组织相关人员认真学习《档案法》等法律法规，全面落实好保密、借阅、登记、查询等制度，确保档案管理水平有大的提高，真正为水利建设和水利工程运行管理及维护提供方便。

2.4 重视专业人才，强化选拔培养

提高管理水平的首要条件是具备专业人才，只有专业的技术人才才能保障档案管理的精准性、可操作性。应积极派员参加档案主管部门组织的业务培训，不断更新知识，适应现代科学技术的不断发展。解决好专业人才不愿意到基层水管单位工作的问题，形成人才培养制度和规范专业人才的培养选拔体系，真正适应水利工程档案管理工作。在具体实践中，严格落实《水利工程档案管理办法》《水利工程建设项目档案管理规定》《建设工程文件归档管理规范》等规章，全面提高档案管理人员的管理水平和业务素质。

2.5 加强科室协调，搞好资料搜集

相关业务科室的配合支持是档案资料不遗不漏的基础，日常工作中，要加强同各业务科室的协作配合，尽可能的将基础性资料搜集齐全，确保档案资料完美无缺，从而保证档案资料的完整性和准确性。

2.6 完善相关制度，明确目标责任

在现有基础上，进一步建立完善并落实科学有效的激励机制，研究创新工作方法，可考虑将各业务科室的资料由各科室形成基础性数字档案，再由档案专职人员系统整理进行录入，并将该项工作落实到各业务科室的年度工作考核中，落实到相关人员的目标责任中，严格落实责任追究制。这样，既能减轻档管人员的劳动强度，又能进一步落实业务科室的责任，解决各科室资料收集不及时、资料搜集有遗漏的问题。

3 结语

档案管理是水利工程管理中的一项重要工作内容，档案管理水平的高低，直接影响着水利工程建设和维护管理以及水利工程的运行效益，下一步要高度重视，认真实施，进一步创新管理模式，使水利工程档案管理水平有较快提升，为水利事业大发展提供支撑。