浅谈如何做好机关行政事务工作

郑静薇

（泉州市德化县人大常委会办公室）

机关行政事务工作的主要内容有：文书写作、公文处理工作、公文整理与归档工作、会议工作、接待工作、办公设备管理工作、办公用品管理工作、随从工作、值班工作、印信管理工作、保密工作等等。机关行政事务人员是机关内部承担行政事务管理和服务的工作人员，其工作完成的好坏直接影响到整个机关单位的利益。下面，本人结合二十多年的工作经验，谈谈如何优质高效做好机关行政事务工作。

一、机关行政事务工作基本要求

机关行政事务工作涉及领域广泛，具有辅助性、从属性、服务性、综合性、灵活性的特点，机关行政事务人员要及时主动辅助领导工作，充当领导的“手足”和“耳目”，这就要求其具备强烈的责任心和使命感，良好的思想文化素质和职业道德修养，有较强的业务工作能力，才能高效完成各项工作任务。

（一）强学习提素质

机关行政事务人员除平时加强个人自学外，还要积极参加有关业务技能培训、学历进修等，坚决克服忙事务疏于学习的倾向，坚持把学习放到首要位置，把加强业务知识作为提高自身素质的一个重要手段，不断增强学习培训的实效。除了熟练掌握业务理论知识外，平时还要善于在实践中创新，虚心向领导和老同志学习丰富的工作经验和优良作风，不断提出新问题，走出新路子，完成“小保姆”到“大管家”的角色转换。同时要不断拓宽知识领域，加强对党的路线方针政策、经济知识、人文历史知识、现代办公技术等方面的学习，善思考，多积累，常总结，通过广泛参加教育培训，提高综合素质，培养专业型、复合型人才，进一步坚定政治立场，牢固树立宗旨意识、服务意识和大局意识，不断提升工作能力。

（二）强责任抓落实

机关行政事务人员要坚持“办公室工作无小事”的工作理念，秉着爱岗敬业、认真负责、吃苦耐劳的精神，多思考、多钻研，凡事都要作出详细周密的安排，面对千头万绪的工作要学会“十个指头弹钢琴”，不错办、不误办、不漏办，对领导交办的事项，多请示多报告，尽职尽责不越权，工作到位不越位，高标准严格要求自己，敢字为先，勇于担当，应对各种风险考验，牢牢掌握工作主动权，在解决实际问题中提高能力。时时自我激励和自我鞭策，扛起为民造福的责任，以实际行动彰显共产党人先锋本色。

（三）强服务展作为

机关行政事务人员要牢记全心全心为人民服务的宗旨，对上级领导、部门和基层、人民群众要主动服务、靠前服务。树立群众工作“无小事、无难事、应常做”的思想意识，不断强化公仆意识，发挥为人民服务的孺子牛精神，深入到群众当中，耐心听取群众诉求，拉近与群众距离。对群众的需求和领导交代的事情要雷厉风行，坚决克服推诿扯皮和消极对待现象，正确对待苦与乐、得与失的关系，以一桩桩小麻烦的顺利解决、一件件小事情的优质服务，塑造机关事务部门的良好形象。在平凡的工作中兢兢业业，默默无闻，以实绩论英雄，甘当机关事务工作的“老黄牛”，以实实在在的行动践行一名共产党员的光荣使命，在平凡的工作岗位上谱写党员与群众同心同向的壮丽凯歌。

（四）强作风作表率

机关行政事务人员在工作中要有坚定的政治立场，带头讲政治，提高思想站位，坚定理想信念，树立求真务实、爱岗敬业的公仆形象，严于律己、清正廉洁的廉洁形象，培养良好的道德情操和高尚的精神追求，严格用党的纪律约束自己，模范执行党章党规，自觉遵守政治纪律、组织纪律和工作纪律，按原则和规矩办事，经受一切考验，做严守党的纪律的表率。

二、机关行政事务工作总体思路

要做好机关行政事务工作，必须立足服从和服务好各项工作，充分发挥参谋助手作用，不断提高“三服务”水平。

（一）围绕“一个主题”

紧紧围绕“提素质、强服务、树形象”主题，充分发挥办公室的服务职能作用，创造性地开展工作，进一步提升办公室整体工作水平，推动各项工作再上新台阶，展示出良好的“窗口”形象。

（二）妥善处理“两个关系”

一是处理好重点工作与日常工作的关系。围绕中心抓落实，突出重点不放松，确保各项工作任务圆满完成。二是处理好继承与创新的关系。行政事务人员除了要继承老同志的先进工作经验外，还应勇于创新，不空谈、勤于思考，在日常工作中捕捉有价值的信息，不断提出新问题，走出新路子，以优化领导的工作为目的提供情报信息资料与合理化建议，帮助领导作出科学化决策。

（三）提升“三种能力”

一是提升驾驭全局战略的思维能力。二是提升综合协调的服务能力。三是提升工作的综合执行力。

三、机关行政事务工作的处理技巧

（一）公文办理工作

公文办理质量好坏和效率高低，是履行政务职能，体现服务能力和工作水平的关键环节。行政事务人员要从讲政治的高度和工作全局的角度，树立大局意识、担当意识、责任意识和团队意识，在公文办理工作中进一步加强协作，认真落实各项规定，严格执行办文时限，明确各环节责任，齐心协力共同提高公文办理的质量和效率。对所有制发文件，要严格把好公文“政治政策关”“格式体例关”“行文规则关”“内容结构关”和“语言表述关”，确保字斟句酌，仔细推敲，避免公文差错和失误，确保用语规范一致、引文或援引法条准确、专业，杜绝公文行文不严谨、不规范现象，切实提升公文质效。及时收文并呈送有关领导阅示，做好上传下达工作。紧急重要的公文随到随办，快速、准确地把上级的指示和信息传递给领导，确保政令畅通，为领导实施科学决策和指导工作提供依据。

（二）会务工作

会务工作事无巨细，会前会中会后都要精心组织，周密安排，确保万无一失。主要做好“三个服务”：一是超前服务。根据会议内容和领导要求，提前拟定具体会议预案，将会务工作进行责任分解，明确分工，每项任务均有专人负责，严格按照方案要求抓落实。二是规范服务。通过在工作实践中不断摸索，创新工作方式方法，始终坚持认真负责的态度，不折不扣执行各项工作程序，考虑问题全面，注重细节，抓住关键环节，做好会前会中会后各项工作。三是高效服务。注意主动协调各部门与各环节之间联系，做好上下左右协调，全面掌握情况，实现最佳服务。每次会后对会议的组织流程进行反思，及时总结会议组织的标准流程，为以后的会务工作提供参考。

（三）综合文稿工作

文稿工作有领导讲话稿、汇报材料、典型发言、交流研讨、调查报告、署名文章等。机关行政事务人员要认真对待每篇文稿，真正实现以文辅政。综合文稿起草必须把准确领会和体现领导意图作为切入点，如果对领导意图领悟不透，把握不准，只能通过平时工作中的观察、领悟和经验灵活把握或机动处理。要大量收集写作素材，认真设计布局谋篇，运用好文章的语言，提高服务水平和写作效率，强化精品意识，彰显领导风格。

（四）接待工作

接待工作要遵循热情大方、细致周到，注重礼仪、勤俭节约，保守秘密、确保安全，严守纪律、内外有别的原则，领受到接待任务后，要详细了解接待对象有关情况，来意、时间、主要活动、日程安排等需要接待办理的事宜，拟定接待方案，如接待方针、规格、活动方式、日程安排、住宿标准、陪同人员、参观浏览、交通用车、安全保卫等。对重要客人的迎送接待、参观路线、陪同人员及有关材料准备作合理安排，并做好先期踩点、安全保卫和宣传报道工作。接待中要遵守中央八项规定的要求严禁用公款进行宴请，严格控制住宿标准、工作餐标准、宴请标准，厉行节约，反对铺张浪费。接待结束后要按照上级有关规定做好接待来宾的经费结算工作，做好有关材料的整理归档工作。

（五）调研工作

调查研究工作是机关工作中的一个重要工作方法，其目的是通过调查掌握情况，发现问题，寻找解决的办法，总结经验进行典型推广。行政事务人员要把调查研究作为做好工作的基本功，以实事求是的态度深入一线，真正调查到情况、研究出成果。调研中要围绕经济社会事业发展，领导和群众关心的重点、热点、难点问题，主动研究和探讨带有方向性、全局性、战略性的课题，多为领导出好思路。切实深入到一线“解剖麻雀”，真正做到沉下去、蹲得住，使调查研究的成果具有更强的思想性、政策性和可操作性。同时及时跟踪调研工作进展情况，做好调研成果的催办、反馈工作，突出发挥重点课题的决策参考作用。

（六）信息工作

为领导提供高质量的信息是机关行政事务人员发挥参谋助手作用的一项工作。信息工作要紧紧围绕领导决策需要，强化服务意识，拓展工作领域，夯实工作基础，有效开展运作。一是增加数量。立足实际，及时传达上级方针政策和安排部署，广泛收集各个方面信息，积极借鉴先进经验和做法，为领导科学决策提供参考依据。二是提升质量。着重大事、要事、难事，加强信息跟踪和专题调研，对收集到的信息进行科学分析、判断、归纳、综合，挖掘和开发高层次信息。主动了解各项工作的进展，提高信息的可信度和准确度，提供精品信息。

（七）随从工作

随从工作应做到计划周密，眼明手快，灵活应变。机关行政事务类随从工作有会议调研型、处理问题型、检查考核型、看望情况型等不同的工作性质，因此随从人员要根据工作性质的不同，做好行程安排，在工作上要当好办事员、生活上当好服务员、安全上当好警卫员，保障领导行程不出问题或在问题发生时有应对方案。随从人员应具备较高的综合素质，做到不该说的不说、不该问的不问，做事干练，纪律严明。

（八）印章管理工作

印章具有代表作用、凭信作用和权威作用，印章管理是行政事务部门的一项重要职责。印章应指定专人保管使用，不可随意交由他人代管。保管人因事请假或外出，经批准可委托其他人员代管。发现印章有异常情况或丢失，应及时处理。必要时上报公安机关。使用印章要严格手续，凡文件用印，要查看原稿上是否有领导签名，领导未签字的文件不得用印，文件要与制发文件的相关相一致。文件以外用印，须经领导批准，重要材料要经主要领导批准。

（九）办公用品采购、发放和管理工作

办公用品的采购要根据办公需要，调查市场上办公用品的基本情况，掌握其性能、功能及价格，选择最适合的行政事务部门工作需要的办公用品，科学编制采购计划，按照货比三家、物美价廉的原则进行采购验收入库。准确核对物品的数量、价格是否与发票相符。办公用品的发放实行专人负责，发放和领用过程要做好登记，随时更新库存记录，严格按照办公用品发放制度执行，根据实际需要发放，避免浪费。办公用品的管理环节要统一，明确办公用品的负责人员以及职责，定期调查和核对办公用品购买情况与实际使用情况。

（十）文档整理归档工作

文件的整理归档可按年度进行，也可实行季度整理归档。收发文件的登记是保证文件完整齐全的一项重要措施，收文登记要对文件下发单位、文件名称、下发时间及文件要求等进行详细登记，及时收集有价值的文件材料，明确登记程序，对属于归档范围内办理完毕的文件材料进行收集。对收集的各类文件材料要检查其有效性、完整性，种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、附件是否齐全完整。收集好的文件材料经过检查后进行整理归档，可根据日常工作需要，准备好档案盒分类存放保管，相对较散的文件组成一卷归为散卷，立卷完毕后进行装订、装盒、入柜保管。

（十一）保密工作

保密工作关系重大，是国家安全利益、经济社会发展稳定、人民财产安全的重要保障，也是机关后勤保障的重要内容。做好保密工作要突出涉密重点，积极防范，强化全流程监管，全面筑牢安全责任，夯实安全底线。各单位部门要确实加强对行政事务人员的保密教育，组织学习《保密法》和保密文件，传阅保密杂志，观看保密教育片及不定期通报泄密等多种方式，增强行政事务人员的保密意识，遵守保密纪律，讲究保密艺术，认真做好文书保密 、会议保密、涉外保密、涉密信息系统保密等工作。

四、结语

总之，在新的形势下，机关行政事务人员服务工作任重而道远。因此，机关行政事务人员必须增强危机感和紧迫感，着眼于新思路、新视野、新举措，着力研究适应新时期发展形势的新内容、新方法，与时俱进，克服求稳和保守思想，开拓创新，在工作经验中磨炼技巧，实现自身素质与工作能力的提高，全身心投入到机关日常行政事务中，做好后勤服务保障，努力提升服务水平。

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行政事务是指国家机关、企事业单位和社会团体内部的日常管理事务与各项服务。如，收发文档、办文办会、接待来宾、收支买办、车辆、安全、福利、卫生、后勤补给及保障等方方面面的日常工作都是行政事务。

每个公司都有作为处理行政事物的部门，大公司一般有专业的行政部门，而小公司由于规模较小便与其他部门合并一起，如办公室等；行政事务一般都比较琐碎，但作为部门主管则要有一个明确的目标来解决那些琐碎的行政事务，行政事务对公司也至关重要，因为很多外部顾客或来应聘的员工首先与公司接触的就是行政部门，这对于公司的内、外部形象有着重要的作用。