基于知识管理的企业档案信息化发展策略研究

陈艺伟，陈增成，邱衍森

（福建中博至诚数据科技有限公司，福州 350000）

1 引言

伴随知识经济时代的来临，社会环境和政策规定不断变化，社会发展趋势和行业创新需求对企业发展提出了新的挑战，同时，也提供了新的机遇。企业为及时把握机遇、勇于克服困难，应充分挖掘和利用搜集到的知识信息，以此来提升企业的核心竞争力。因此，企业应细致了解“知识管理”这一概念，即获取、处理、存储以及创新知识的管理过程，旨在提升组织中知识工作者的生产能力，提升组织者的应变能力，优化企业的商业模式，增加经济效益。当前，如何在知识管理模式下依托信息技术来发展企业档案成为亟待解决的问题之一，这就需要企业管理层积极投身其中，充分发挥档案的效用，为企业内部管理和产品生产服务。

2 知识管理和企业档案的概念

2.1 知识管理的概念

知识无论是在哲学领域还是科学领域都是重要的概念之一，通常，知识是人类结合生产和生活中的经验积累对客观事物进行的综合评价，是在教育、实践活动中得出的研究成果，同样，也是对事实和信息进行的总结与提炼。由此可知，知识是人类进行主观判断和行为决策的重要基础，其中涉及感知、推理等大量的思维活动。企业知识管理的定义可以从以下两方面阐述：从狭义角度来讲，知识管理能够对知识的搜集、储存、创新以及融合带来至关重要的影响，进而对知识本身进行有效管理；从广义角度来讲，知识管理包含知识资源开发和利用方面的管理工作，完善知识管理理论体系、创新知识管理方式，对知识开发、利用和学习的完整闭环发挥重要的作用，最终能够建立极具自主性和先进性的知识管理架构。

2.2 企业档案的概念

企业档案属于档案中的一种形式，具有档案的通性和特征，一般而言，档案是对人类生产与生活中产生的有效信息的原始记录，这一点也反映了档案的本质属性。1988年正式施行的《中华人民共和国档案法》对“档案”进行了明确定义，即过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。企业档案是在企业环境下对档案的进一步细化，即对企业管理与生产过程中出现的各种信息进行的全面记录，具有可塑性、多样性以及价值性等特征。档案管理工作中应秉承安全原则，不仅是对档案资料的保护，避免其遭受损害，还是对档案知识内容的保护，从而最大限度地保留档案的真实性和原始性信息，避免在档案管理工作中对档案信息进行篡改，最终能够充分彰显企业档案的价值。

3 知识管理对企业档案管理的作用

企业档案管理是企业内部管理的重要构成部分，因此，企业管理者应把握社会发展趋势、认清行业局势，强调知识的重要性，在档案管理中依托知识来创新档案管理机制、优化管理成效。基于此，知识管理对企业档案管理的重要性主要表现为以下两点：

第一，知识管理能够提升企业档案开发深度。传统模式下的企业档案管理仅仅是对重要文件的收纳和储存，多数材料在归档后并未进行开发和利用，文件是否具有服务价值也并未得到准确认证。知识管理要求对储存的档案信息进行分析和整合，对档案中的重要知识进行进一步开发和利用，旨在促进企业创新发展。除此之外，借助知识管理机制有利于将信息转化为企业发展所需的知识，提高整体收益率。基于知识管理机制的企业档案信息化建设，不仅能够创新档案管理模式，充分发挥档案的有效性，还能为档案管理工作提供新路径，大幅度提升企业的管理效率。

第二，知识管理能够推动档案管理的信息化进程。在现代化背景下，计算机技术蓬勃发展，企业应尝试引进各种先进技术来创新档案管理途径。其中，企业应依托信息技术构建企业知识数据库，从而最大限度地发挥企业档案信息的服务价值。总体来讲，在企业档案信息化建设中应用知识管理，既可以提升企业档案管理水准，还可以创造额外经济收益，促进企业良性发展。

4 基于知识管理的企业档案管理中存在的问题

4.1 管理人员的思想观念亟待更新

在传统的企业档案管理模式下，很多管理人员深受传统思维限制，沿用实体档案保管方式，对于档案信息的挖掘和档案知识的利用并不关注和重视。一般而言，传统模式下的企业档案管理更注重存储和保护，重点在于对档案本身的管理。长此以往，便忽视了对档案所含信息知识的开发和利用。在知识经济时代，由于管理人员管理思想的落后和管理方式的单一，限制了企业档案管理成效的提升。由于档案管理人员并未及时转变管理思维和方式并接纳先进管理观念，导致对档案所含知识信息的探究上投入的时间、精力较少，并未借助先进技术与设备开发益于企业发展的知识。除此之外，很多管理人员并未在工作中建立发散视野与思维，并不关注日常生产经营和内部管理中所产生的有效信息，从而造成企业知识资产的缺失。

4.2 管理人员的综合素质有待提升

结合实践调研可知，企业档案部门聘请的管理人员普遍存在学历较低、专业性不足以及专业不对口等问题。基于以上因素，整体档案管理成效较低，与此同时，限制了档案知识管理的持续性发展。除此之外，很多档案管理人员并不熟悉企业的项目进展和经营情况，与生产发展严重脱节，若管理人员不了解企业档案信息的需求，则很难有效开发企业档案中所包含知识与信息。一般而言，档案是信息的载体，知识是对原有信息的加工和利用，为此，管理人员需要具有专业知识、熟练技能以及职业素养，结合企业经营现状把握企业所需信息与知识，从而在日常工作中有针对性地搜集和挖掘有效信息，为企业提供优质的信息服务。

4.3 企业档案管理信息化建设滞后

伴随社会经济和科学技术的发展，企业生产经营逐渐趋向于信息化和智能化发展。基于此，企业的项目开发、产品生产和服务办公等方面都发生了质的改变，结合实践调研可知，部分企业的档案部门仍沿用滞后的管理技术，从而很难满足社会发展和企业创新的需求。对传统档案管理模式进行深入剖析可知，这种管理方式多是对纸质档案的手工管理，并未对档案内包含的信息资源进行信息化开发和利用，此外，对档案内容的挖掘不够深入、对知识管理的要求不够明确。现代化企业通常实行计算机办公机制，部分企业已经开启了智能化办公模式，即便如此，很多企业对档案管理方面仍不够重视，特别是档案管理部门未全面实现信息化管理，无法实现知识共享。

4.4 企业档案部门的服务能力薄弱

企业档案部门的服务能力薄弱是由各种因素导致的，第一，传统企业组织架构层次较多，信息传递效率较低且容易失真，从而使得档案服务质量无法得到有效保障；第二，档案管理部门人员与其他部门人员的沟通交流不够及时和全面，从而无法切实提升档案部门的服务效率；第三，公司对档案部门人员的架构设计和工作规划不够重视，缺乏知识管理人员，使得档案知识服务水平受到限制。

4.5 企业档案的知识开发不够深入

企业档案部门中保存了企业创业以来的各种资料，包含企业经营活动中产生的文档资料。当前，部分企业实现了馆藏资源的数字化，也有效地解决了档案文件的保存问题、借阅档案资料的安全问题，但是目前并未对原有资料、电子档案以及数字化存储信息进行深入挖掘。此外，知识内容一般有显性与隐性之分，其中显性知识指的是视觉所见且可以用语言表达的信息，而隐性知识指的是需要实践经验和专业知识来获取的信息，无法通过语言进行传递。但是很多管理人员仅仅是对档案本身的管理，并不注重档案知识的管理，也并未侧重于挖掘档案中的隐性知识。

5 基于知识管理的企业档案信息化发展策略

5.1 优化管理方式

在传统的档案管理模式下，企业档案信息化建设工作的落实，需要档案人员及时更新自身的思维观念、积累管理经验、提升先进管理技术水平，将档案信息化工作视为档案部门工作的重点。基于知识管理背景，档案信息化管理内容包括负责搜集、归纳以及整理企业运营、管理过程中产生的各类信息资料，其全员性、全过程的特点尤为突出，能够将不同区域、不同来源、不同形式的各类文献资料进行有效归纳和整合，并对搜集的信息进行有效筛选，对有价值的知识进行组织、存储以及处理，旨在满足企业运行、管理工作所需，从而构建相对完善的企业档案内容管理平台，旨在共享和创新企业档案知识，提高企业核心竞争力。

5.2 完善档案分类管理机制

在企业档案信息化建设的过程中，需要对档案进行科学且合理的分类与管理，不仅要依据国家政策和行业规定来根据档案来源进行分类，还要树立整体化和科学化意识来对企业档案进行整体管理，依据一定的逻辑规律构建系统且全面的资源体系，避免不必要的重叠和交叉。例如，企业在进行档案分类整理时需要依据文书档案按件装订，为后续检索提供便利。与此同时，在设置档号时应在保留原始功能的同时，直接体现文件的来源特征和管理特点。

5.3 提升管理人员专业素养

基于知识管理视角，档案管理人员的职业素养、专业水准以及技术水平都与档案信息化建设成效有着直接或间接的关系，因此，管理人员有必要在工作中强化自身的业务学习能力，提升档案管理的规范性和专业性。通过提升档案记录的规范性，切实提升信息录入的准确性；通过提高档案分类的统一性，切实提升题目检索的准确性。除此之外，管理人员应积极学习先进的信息技术，使得档案管理趋于智能化和信息化，并且将规范的档案工作准则、完善的档案工作流程纳入档案管理体系。管理人员应高效解决信息管理系统与档案管理系统之间的对接问题和管控矛盾，从而切实提升档案资源建设的有效性。

5.4 提高档案知识服务水平

企业档案内容包含整个企业的创业史、发展史以及创新史，应得到企业管理层的重视与关注。基于此，为实现企业档案的信息化建设，管理人员需筛选档案中有效的知识，提升档案知识服务水准，这样不仅能够发挥该部门的服务功能，还能够推动企业发展进程。第一，档案部门人员应充分意识到提升档案知识服务水准的重要性，并将这一理念融入日常工作。同时，档案管理部门人员应与其他部门人员及时进行沟通与交流，进而在分享、交流中提升档案部门的服务质量。第二，应设计完善的部门工作流程，从而结合企业需求、依托信息技术为用户提供自主查询、自由借阅的服务，从而大幅度提升档案知识服务水准。

5.5 深度挖掘利用档案知识

在知识经济时代，企业应充分意识到为适应社会发展趋势和满足行业创新需求，需注重实施知识管理，而企业档案管理部门也应承担起自身的管理重任。企业档案管理部门应转变传统思维，对档案知识进行深入挖掘和利用，积极扮演档案知识管理开发者、监督者以及服务者的角色。为充分挖掘档案包含的知识，提升知识管理效能，应做到以下三点：一是企业应制定统一的知识共享准则，从而在保障个人利益不受损的基础上进行知识共享，鼓励企业员工积极参与知识共享；二是管理层应充分意识到信息技术对企业创新发展的重要作用，档案管理部门亦是如此，通过引进先进技术与高端设备来提升档案知识的利用率；三是隐性知识具有显著的特殊性、独特性，属于企业知识资产，为此，档案管理部门应派遣经验丰富且技术达标的管理人员参与隐性知识开发工作。

5.6 营造知识共享文化氛围

档案管理部门应充分认识到档案资源信息化建设不仅要体现在对工作中显性知识的搜集，还应对员工的工作经验、灵感感悟等隐性知识进行整理与归纳。为确保隐性知识顺利转化为显性知识，不仅要加大隐性知识档案的宣传力度，还应制定有效的激励政策来鼓励员工将自身的隐性知识通过经验总结和评价活动进行显性表现。其中，应借助档案信息化管理设备与系统对隐性知识进行归纳、存储和创新，以供企业其他员工借鉴和参考，提升档案知识的共享性，提升员工的参与度，最终营造知识共享的文化氛围，促进企业持续发展。

6 结语

总而言之，为适应社会发展趋势和满足行业创新要求，企业应基于知识管理背景，探寻依托信息技术推动企业档案信息化建设进程的有效措施，其中，可以通过管理人员优化管理方式、完善档案分类管理机制、提升管理人员专业素养、提升档案知识服务水平、深度挖掘利用档案知识、营造知识共享文化氛围来满足知识经济时代的发展所需，通过加大档案信息知识的挖掘、利用力度，为企业的内部管理和产品生产提供参考依据，最终有效推动知识管理模式的建设进程，完善企业档案的信息化管理模式，提升企业的核心竞争力。