新时期国有企业公文管理工作要点探究

周晓敏

（中交第四公路工程局有限公司第一建筑工程分公司）

公文管理工作作为一项系统性的工作，不管是对于国家行政机关单位还是公司企业而言，都是履行职能或者是贯穿企业日常管理的重要路径，它对企业的发展有着很重要的帮助。就当前现状分析可知，在国有企业公文管理工作开展的阶段，由于受到管理方法、管理技术等影响，会导致公文管理质量满足不了实际需求，会给企业的发展造成一定的阻碍。所以要对国有企业公文管理工作要点进行探究，寻找出更为科学有效的管理方法。

一、企业公文管理工作的要求

（一）规范性

公文管理工作的过程连贯性非常强，且对文书处理人员个人能力要求较高。要想确保公文管理顺利实施和进行，必须要提高工作规范和标准。在具体公文处理过程中，要想做好规范化管理，就必须要做好下述几个方面的工作：其一，保证制度、规程规范；其二，确保所有文书处理人员有良好的工作作风，工作严谨、认真。其三，各个工作环节紧密联系，提高工作水平。

（二）时效性

公文管理过程中应该遵循时效性的要求，这是极为重要的工作准则之一。在实际工作中，任何公文的形成、传阅、批示、归档等流程都必须在规定的时间内完成。如果公文管理人员缺乏时间观念，没有对各个环节的进行严格的管理和控制，导致公文得不到及时处理，将影响工作的落实。因此，在公文管理中，应该及时、规范性管理每份公文。公文比较多的情况下，要分轻重缓急开展工作，发挥出公文管理应有的作用，提高工作效率。

（三）安全保密性

保密性也是公文的一项重要特征。在信息化技术发展和进步之下，公文管理电子化、信息化成为主流，纸质文件已经逐步被淘汰，而网络安全性通常较差，所以泄密的情况比较常见，途径也比较多。大部分机密性公文，包含很多秘密文件和事项，因此对于保密的要求也更高，这也是公文管理的内在要求。有效确保安全、保密是公文管理正常运作的基本要求，必须做好软、硬件方面的防范和管理，提高防范意识和水平，明确工作范围和标准，对于公文流转的各个环节都要加强监督与管理。对于公文传递的整个生命周期进行严格监督管理，保证文件不会存在泄漏、遗失和损坏的问题[1]。

二、企业公文管理工作中存在的问题

在国有企业工程管理工作开展过程中，由于相关的管理制度不够健全或者是公文处理的时效性不足等多方面问题，导致公文管理工作难以开展，甚至会影响到企业的生产经营。以下对公文管理常见的问题进行探讨。

（一）企业管理制度不够完善

要想有效地发挥出管理工作的作用，就必须有规章制度的保障。建立健全公文管理规章制度，才能更好地提高工作能力和水平。但是目前很多企业单位公文管理体系依旧处于初级发展阶段、尽管建立了一部分规章制度，但并未考虑其实用性、全面性、时代性，没有进一步完善符合企业实际发展的管理体系，效率和水平比较差，难以满足新时期国有企业进一步发展的需要。可以清楚认识到的是，当前我国的很多用人单位的企业办公室内部管理都是学习国外企业办公制度的经验，其本身存在一定的缺陷和问题，并不能很好的促进企业管理的进一步优化，相反往往事倍功半。此外，在借鉴国外管理经验时，没有根据国内政策与社会环境做出改进和调整，僵化搬运制度，奉行“拿来主义”，无法有效的解决国有企业发展过程的实际问题。这种情况之下，传统公文管理制度难以顺应时代的发展，缺乏可操作性的管理制度和标准，也没有健全完善的奖惩制度，人员工作积极性、主动性比较差，缺乏工作热情，并不能完全满足当前工作的需要，对于国有企业的发展和壮大带来不利的影响。

（二）公文没有及时处理

公文管理关系到企业生产经营的方方面面，因而必须重视公文管理的时效性。每一份公文都是有实效的，公文只有在特定的时效下才能发挥作用。如果公文的时效性不能发挥出应有的作用，不仅会影响公文的正常流转，还会给企业的经营发展带来不利影响，很多工作无法有效地进行。从企业经营发展实际情况来看，因为企业每日收发文件的数量比较多，公文管理的工作量也比较大，如果处理方法不合理、处理流程不顺畅或者人员素质较低等，都会造成公文不能有效的处理，及时性比较差，对工作效率和工作质量产生不利的影响。从这一方面分析，主要可能出现以下几种情况：其一，没有详细做好收发文件记录工作，没有跟踪记录，造成文件积压而延误。其二，企业制定的公文管理流程比较复杂，程序也比较多，造成一些紧急的文件不能有效的传播和使用。其三，企业内部并未建立完善的监督管理控制措施，督办机制的功能比较弱化，公文管理延误、漏办的问题较为普遍存在，影响企业各项经营活动开展。

（三）没有严格地遵守行文规则

行文规则就是制定公文、发出公文、处理公文等所有工作必须遵守的准则，是工作的依据和标准要求。只有严格落实行文规则，才能保证公文管理工作更加高效、顺利地进行，提高公文管理科学化水平和效果。但是从具体情况分析，很多国有企业都没有落实行文规则的措施，造成公文管理比较混乱。具体来说，包含下述几个方面的问题：其一，行文没有严格落实相应的工作程序，部分存在越级行文、未经批复执行文件内容、涉及其他部门职能范围内事项未进行会签发文等情况，严重威胁企业日常生产经营。其二，行文没有严格执行规范要求和标准，上行文与下行文格式混淆，全文排版不符规范等问题时有发生。其三，行文繁冗的问题较为常见。日常工作过度依赖发文，有的发文没有实质内容，层层转发现象屡禁不止。这些问题看似平常，但是长期积累之下，导致公文无法有效运行和应用，容易造成企业内部管理混乱，给企业正常发展带来不利影响。

（四）工作意识薄弱，工作权责不清晰

在国有企业日常管理实践中，办公室的行政工作人员开展公文管理工作，很多因为自身素质不足或者管理制度上的缺陷，缺乏较高的工作意识，工作权责界定不清晰，导致在认知方面有很大的不足，甚至有人只要是看到文件上有公章就认为是公文，这种情况之下，企业的公文管理本身就会存在很多的问题，规范化、标准化难以满足工作的需要。从这个方面出发，公文文化的管理应该渗透到企业的各个管理工作中，应该做出改进和调整，实现企业管理规范化进行，从而发挥出规章制度和效力的作用，促进企业的公文管理水平和服务质量的全面提升，以更好地适应企业的发展，为企业带来一定的经济效益。由于我国的国有企业的独特性质，在日常工作中，公文管理工作量比较大，如果没有及时统计企业的公文信息，或者没有按照规范化的要求对公文进行整理与归档，必然会造成很多工作无法顺利进行，给企业带来较大的损失和不利影响。

三、做好公文管理工作的有效对策

在国有企业发展的阶段，想要全面地提高公文的管理水平达到新时期发展需求必须要做好相关制度的完善，并且要意识到过程管理的重要性，从工作思想、工作方法上面进行创新，这样才能够提高管理水平。

（一）做好公文处理要完善制度、明确职责

国有企业需要做好日常的公文管理工作。“没有规矩无以成方圆”，办公室行政人员对于公文管理方面都需要按照规章制度开展工作，必须遵循相应的管理制度和标准。企业经营活动中涉及的公文工作，除了严格遵循上级单位的制度外，还要以国家、企业以及所在地区的党政机关相应的公文处理管理办法和工作制度为参考，及时修订相应的公文管理处理工作办法，为企业公文管理提供基础和根据。

企业制定的公文处理工作办法，要规定好企业相应公文处理内容、流程以及权限，明确各级领导、机关以及公文人员的相应职责和标准。通常来说，国有企业机关办公室是企业公文管理的主要机构，也是公文流转的中心组织。充分发挥公文管理的作用，能够保证企业日常生产经营工作的顺利开展，为领导制定决策、开展工作提供依据。以我公司为例，目前公司制定的《公文处理办法》以上级单位制度为标准，同时参考《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)国家标准。在日常公文管理工作中，制定《公文评价管理办法》，在过程中对机关以及下级单位的公文进行考核评价，定期发布考评结果，及时纠正公文处理中的共性、个性问题，以此提高公司整体的公文管理水平。

（二）需要充分地意识到公文管理工作的重要性

从企业发展的角度分析，提高对公文管理的重视显得极为重要。首先需要提高企业管理人员对于公文管理的意识，这是做好公文管理工作的基础和根本。对于企业来说，公文是一种传输信息的载体和形式，可以真实反映出企业的经营发展实际情况，还能够给企业内部各项管理工作顺利进行搭建桥梁，发挥出应有的作用。如果从公文流转的开端就不予以足够的重视，连最基本的公文流转都无法在企业内按照规范完成，那么企业的工作效率和质量是无法保障的。作为国有企业公文管理人员，也必须意识到自身工作的重要性，及时有效的做好日常公文管理工作，将这项基础工作作为企业发展的重要部分，从思想上提前足够的重视，才能发挥出公文管理的重要作用和价值，为企业发展助力。

（三）重视时效，提高公文的处理效率

企业公文管理具备一定的时效性，这是公文管理工作的重要要求。在企业处理公文文件时，应该按照随到随办、不拖拉、不漏办的标准要求，让公文处理更具时效性。具体来说，在实际工作中要从下述两个方面着手：第一，简化公文处理程序，明确公文管理的流程和标准，公文流转要严格按照公司管理要求执行，办公室要能准确掌握公文处理流程要求，按照“平件平办、急件急办”原则，及时、准确、规范进行公文流转，确保做到不延误、不耽搁、不错传，为企业经营活动顺利开展提供服务和保障。第二，结合企业的经营发展具体情况，构建完善的催办督办工作机制。办公室作为公文督办的归口管理部门，负责文件流程的督办催办工作，应该确保文件流转顺畅、准确、高效。要随时监督公文处理流转节点，并定期开展公文的催办与核查工作，跟踪公文处理的情况，禁止存在公文压误或者漏办的问题，保证公文处理在规定时限内办结。

（四）建设高水平公文管理队伍，提高公文管理水平

公文管理工作与企业的其他管理工作是不同的，其具备政治性，工作内容涉及的范围比较大，企业任何部门、任何人员都是公文管理的对象，这就决定了该工作是比较特殊的。基于这些特点，处理公文的文书人员应该有一定的思想觉悟，政治立场非常坚定，具备严谨的工作作风和认真的工作态度，较高的写作水平，较强的时间观念等基本素质。只有如此，才能使得公文管理工作顺利进行，切实提升公文管理的水平。因此，企业应该积极的展开公文管理工作团队建设，具体从下述几个方面出发：第一，重视文书人员的聘用，招聘高水平的岗位工作人员。同时，通过设置AB岗，破解因人员流动造成的业务水平不稳定、不均衡问题，确保公文管理工作的连续性和稳定性。第二，结合公司公文管理实际，邀请内外部专家，开展针对性和系统性的公文管理培训，着力提升公文管理人员的业务水平和综合素质。第三，定期进行人员考核，持续做好公文评价工作，制定切实可行的奖惩工作机制，提高文书人员的工作积极性，提高公文管理工作的水平。第四，持续做好评先推优工作，提高公文管理人员荣誉感、获得感，充分调动公文管理人员的工作积极性和主动性，营造比学赶超的良好氛围。

（五）加强公文管理的数字化应用程度

新时期国有企业应该顺应时代的发展，让公文管理工作步入信息化应用轨道，首先要做的工作就是实现现代化的转变，为公文管理水平的提升起到一定的推动作用。公文管理工作信息化应用需要满足一定的基础设施条件，企业必须购进性能高、质量水平高、容量大、安全性好的基础设施，满足实际工作的需要。此外，对于配置公文管理信息系统的计算机来说，还应该连接扫描仪、光盘刻录机等，有相应的电源供应系统，连续性供电，不会影响系统的运行。为了保证公文管理信息化改革与发展目标实现，所应用的办公软件也必须是正版的，经过权威部门的认可。要想高效的落实企业公文管理信息化建设，就要让数字化建设与发展发挥出管理的作用与效果[2]。同时还要意识到，数字化建设并不是短期内能够实现的，而是要分步、分阶段进行，通过制定周密、详细的计划，逐步逐项落实、应用到实际工作中。一般来说，企业的公文管理工作都是由办公室完成的，公文管理信息系统的运行推广责任也落在了办公室身上，不仅要将传统公文文件档案录入到系统内，分门别类地进行存储，还要对新系统的推广运行进行部署、培训，以实现高效、快速的电子化转变和应用。企业需要通过公文信息化系统的不断运行，同步接收反馈，不断改进，最终构建完善的公文信息化管理系统，实现公文管理多层次进行，促进公文管理工作无纸化、高效运转。只有建设高水平、高效率的公文管理信息系统，实现各类公文管理一体化的建设，将内外部信息统一规划与管理，才能更好地提升公文管理水平，让企业的经营、发展都能够顺利进行，各项工作顺利实施。

四、结语

综上所述，新时期国有企业公文管理工作对于企业的经营和发展起到了极为重要的作用，我们需要从实践角度出发，分析解当前公文管理的问题和不足，总结公文管理要点，应用先进科学手段组织开展公文管理工作，避免因公文管理不到位，造成企业经营运转流程不顺畅。公文管理工作还要重视人员素质的提升，提高人员责任心，做好细节性的管理工作，促进公文管理总体水平提升，为企业发展做出贡献。