浅析人事档案管理现状与对策

崔艳平

（鱼台县医保局）

人事档案是个人学习经历、工作能力、奖惩情况、性格特点等的真实写照，加强人事档案管理，深入分析单位人员人事档案，可以更加真实全面地了解人员的基本情况，通过合理设置岗位，可以有效提高人才的使用效率，扬长避短、人尽其才，优化人事管理。同时，人事档案也是一个单位人事部门决定员工工资待遇和升迁调动的重要依据。随着时代的快速发展，各行各业面临的形势日新月异，人事档案管理工作也应紧跟环境发展变化，与时俱进、不惧问题、勇于突破、创新管理，才能更好地发挥自身的职能作用，服务好人才使用管理需要。

一、人事档案的特点

人事档案虽然只是档案资料的一种，但自身的特性也表现出了与其他档案不同的特殊性。人事档案主要表现出以下几个方面的特征：一是现实性。人事档案是人力资源部门合理确定工资福利待遇、合理配置人才的重要依据，直接服务于现实工作，这是人事档案的突出特征之一。二是真实性。真实性是所有档案资料的基础要求，也是人事档案最重要的特征，人事档案只有记录的内容真实准确，才能为用人单位提供正确的参考，否则这项工作会适得其反。三是动态性。人事档案立卷之后，其中的内容并非一成不变，随着当事人自身学历、工作经历的变化，人事档案需要动态完善，补充新的材料，且要求人事档案与当事人实际情况的脱节要尽量小，这也是人事档案真实性的要求之一。四是流动性。人事档案会伴随当事人终身，随着个人学习、工作的调动和职位升迁，人事档案会“档随人走”，转入新的单位。五是机密性。人事档案涉及个人隐私信息，属于机密性档案资料，任何个人、任何单位非因工作原因和没有正常理由都无权泄漏人事档案中的内容，否则就是违法行为。

二、加强人事档案管理的必要性

1.加强人事档案管理是人事档案信息化发展的需要。在以纸质为主的人事档案管理工作中，人事档案信息因人员调动、升迁提拔等在频繁使用和存取过程中极易造成丢失或损坏，这样会直接影响人事档案信息的完整性和真实性，降低了人事档案信息的利用价值，因此，要大力推动人事档案管理信息化发展，提高档案信息的科技化、现代化含量，这样有利于用户对档案信息的查询和利用，既方便又快捷，也有利于实时补充人事档案信息，保证人事档案信息的完整性、真实性和及时性。

2.加强人事档案管理能很好地促进人才的培训和培养，有针对性地提高人才技能，快速适应岗位需要，为单位提供更好的服务。为适应社会的快速发展，单位对工作的标准也相应提高，工作任务也更加具体和精细化，这需要单位整合内部人力资源，对人才提出更高的要求和标准。通过加强人事档案管理，做好对现有人才的培训工作，开阔视野、提升技能，强化综合能力，使其成为一专多能的人才。通过人事档案统计和数据，分析单位人才具有的优点和缺点，可以有针对性地提升其素质，设置更合适的岗位，调动员工的积极性，科学合理地促进人才在单位内部流动。因此，加强人事档案管理是单位人员管理的一个非常重要的部分，也是单位的一项重要工作。

3.加强人事档案管理是对单位人才需求进行精准预测的需要。实际工作中，通过高效地利用人事档案，整合人员的年龄、学习、性别等相关信息，单位管理人员对人才配置是否合理、是否存在缺口就会一目了然，这样也能大大提高人才的使用效率。随着时间的推移和环境的变化，单位对人才的需求也会随之发生变化，通过对人事档案信息的分析和比对，可以很好地掌握人才缺口情况，进而可以从外部招聘或者从内部挖掘、培养人才以满足需求。另外，利用人事档案信息，单位可以更好地规划自身人力资源储备，在使用人才过程中按需引进培养，可以防止成本浪费，这样既经济又科学。

三、人事档案管理中存在的问题

1.人事档案管理制度相对落后。在国内，虽然一些专家对现有的人事档案管理制度进行了初步探索和实践，但仍属于起步阶段，体制、机制、理论体系既不健全也不完善。还有一些具体规定，比如《干部档案工作条例》第三十一条第(五)项规定 “任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”，自己都不知道自己的档案情况，档案信息谈何能够得到及时的补充、存档和修正，这直接影响了档案的完整性和真实性，也不利于档案信息的有效利用，进而影响单位对人才信息的判断。另外，这种情况也容易出现虚假档案，单位个别员工为牟取私利，通过档案管理人员弄虚作假，还有少数有不良想法的个人伪造档案打击报复别人。这样的规定虽然初衷是保护个人档案信息，但弊端也很多，严重影响了档案制度的准确性。

2.人事档案管理缺乏足够的重视。人事档案管理虽然是一项管理工作，但面对的是纸质的材料和相关的个人信息，和人员的交流少，也创造不出来效益，很容易被领导忽视，在人员配备、经费投入等方面自然就会得不到合理配置，所以档案管理工作在真正执行时无形中都会被轻视。人事档案管理工作在一些单位有时还存在误解，没有被列入单位的议事日程，认为档案只要保管好，不丢失、不泄密就行了，没有认识到人事档案管理工作的重要性。另外，一些人员对自己的档案资料重视程度也不够，当取得学历证书、职称等级、奖励荣誉时没有及时把相关资料交到档案管理部门归档，有时也存在不知道该交还是不交，由于不懂又怕麻烦就不交了。除此之外，还有一些人员麻痹大意，随手填写一些与实际情况不符的资料，同一信息多次填写存在较大误差，造成档案资料的失真，不能真实反映自身情况，单位也不能准确无误地通过档案对其进行了解和掌握。

3.人事档案管理人员素质参差不齐。在实际人事档案管理配备时，存在随意用人和人员素质不高的问题。由于重视程度不够和存在误解，许多单位领导认为人事档案管理是一个“闲差”，工作既机械又简单，优秀的人才优先安排到其他部门，大都把一些年龄偏大、学历偏低的人员抽出来从事人事档案管理，用人表现得极其随意。人员素质不高主要表现为：一是不专业。没有招聘专业对口的人员，也没有培养相关专业的人才。二是现有的从事人事档案管理的人员没有学习系统的档案专业知识，这就导致在实际的档案管理过程中无法满足工作要求。还有的管理人员责任心不强，造成档案信息不真实，这都对人事档案管理质量大打折扣，专业的档案管理人员的缺失是制约当前人事档案管理发展的一个核心因素。

4.人事档案管理安全保障弱。当前，随着人事档案管理在各行各业起到的重要作用和直接效益的不断提升，社会对人事档案资料的安全意识也在不断增强。2016年4月，国家档案局印发了《关于进一步加强档案安全工作的意见》，强调档案安全是档案工作的“底线”。但在实际人力资源档案管理过程中，由于受到档案管理人员素质低下、档案安全管理意识薄弱、个别部门档案管理重视程度不高等客观因素的影响，人事资源档案管理仍然存在档案收集整理不及时，造成档案资源缺失；档案存储不规范，造成档案丢失或毁损；档案归集标准不统一，造成档案资料不完整；档案借阅管理不规范，造成档案资源流失等档案安全管理隐患。由此可见，档案管理安全保障弱化是制约人事档案管理发展的又一重要因素。

5.人事档案信息化管理程度低。时代的发展和数字化的推广大大改变了档案管理的方式，过去以纸质为主要载体的档案存储模式已逐步被当前以磁带、磁盘、光盘、胶片、云盘等为主要载体的档案存储模式所替代，在档案的检索、调阅、利用和开发等管理工作中，也逐步实现档案信息数字化、系统软件模块化、数据信息云计算等大变革。但由于人事档案管理具有其专业性特点，近年来，专业性开发应用的人事档案管理系统仍不多，人事档案管理在电子信息化建设方面仍处于探索与实践的起步阶段，再加上大部分单位重视程度不够对人事档案信息化建设资金投入较少，人事档案管理信息化程度仍不高，这也是制约当前人事档案管理发展的主要因素之一。

四、加强人事档案管理的对策

1.健全人事档案管理制度。继续对人事档案管理制度进行深入的探索和实践，理顺体制、机制，健全完善相关制度。具体工作过程中，建立健全档案登记、借阅、检查、归档等环节的规章制度，强化人事档案管理人员的政策性与纪律性。打造适应当前社会要求的人事档案管理方式，坚持以服务用户为初衷，不断加大人力、资金的投入力度，加快相关人事管理软、硬件的建设速度，强化使用科技手段推动人事档案管理工作，通过数字化等先进技术，整合档案内容，快速、精准地实现档案信息的查询服务，进而深度开发档案管理工作。

2.转变人事档案管理思想观念。单位的领导，尤其是一把手要提高思想认识、转变观念，把人事档案管理工作真正抓在手里、放在心上，必要时需要加大资金投入力度，夯实干部人事档案管理工作的基础设施。工作人员需要对自身的业务加强学习，正确认识档案管理工作的重要性，强化责任意识，达到全域重视、全员落实。除此之外，档案管理部门要加强对员工档案信息知识的宣传力度，让他们明白档案信息资料对个人的重要性，懂得自身那些相关资料应该纳入个人档案，及时、准确、完整地把应该入档的资料交给档案管理部门，保证档案资料的真实性、完整性，提高人事档案管理质量。

3.强化人事档案管理人员队伍建设。随着人事档案管理的科技化、信息化程度越来越高，单位规模的扩大，对档案管理人员的专业、年龄、经验等综合素质的要求也相应提高，高素质档案管理人员的培养要拓宽渠道，提高标准。第一，加大高校相关专业毕业生的招聘力度，他们虽没有相应的工作经验，但专业知识丰富，理念较新，可以为单位人事档案管理人员补充新鲜血液，改变大部分单位档案管理人员年龄大、学历低的局面。第二，强化现有档案管理人员的专业知识培训，采取专家讲座、外出先进单位学习、座谈交流等方式，丰富档案管理知识，提高专业知识储备和综合素质，开阔视野、拓宽思路、大胆创新，采用现代化的方式大力推进档案管理信息化建设，提升档案管理效率，更方便快捷地服务用户，真正使人事档案管理为单位的长期发展创造更多价值。

4.强化人事档案安全管理。坚决贯彻落实国家档案局《关于进一步加强档案安全工作的意见》精神，守牢档案管理“安全”底线，在人事档案收集、整理、存储、转移、借调、利用等环节强化制度约束、规范工作标准、建立机制监督和加强绩效考核，同时在当前人事档案管理工作中，由于网络环境下档案信息安全受到较大的威胁，要求档案管理人员要具备较强的安全意识，积极提升系统硬件条件，经常针对网络系统进行检查和检测，强化对数据流转的监管，设置网络安全防火墙，及时更新软件防护程序，并通过设置相应的密码和访问权限，强化档案信息安全保障能力。另外，日常工作中要对档案信息数据的备份引起足够重视，通过运用云存储，有效地防范突发情况的发生，确保人事档案在档案管理的全过程中实现收集及时、整理规范、存储集中、转借备案、利用登记，有效保证人事档案归集安全、存储安全、流转安全和利用安全。

5.推进人事档案信息化建设。在当前信息技术普及应用的新形势下，各领域都加大了对信息化建设的投入力度。人事档案管理工作也不例外，通过重视信息化技术手段的应用，积极提升人事档案管理信息化水平，不仅能够保证人事档案信息的真实性，还可以提高人事档案管理工作的效率，为用户提供更好的服务。特别是运用信息化手段将纸质档案转化为信息数据，在保证数字信息与纸制档案信息一致性的前提下，更便于人事档案信息的利用。同时，通过建立人事档案管理系统，并运用专业的档案管理软件，将企业办公自动化系统与单位人事档案管理信息系统有效整合，可以大大提高人事档案信息收集和归档的效率，积极推进人事档案管理信息化建设，为高效利用人事档案信息打下良好的基础。

五、结语

任何事物的发展都不是一帆风顺的，都有一个不断完善和发展的过程。在推进人事档案管理现代化、信息化的过程中肯定还会遇到很多困难，这就要求单位领导更加重视人事档案管理工作，创新体制机制，加大资金投入，强化人员配备。从事人事档案管理工作的人员要转变传统的工作理念，紧跟时代的发展步伐，有针对性地采取有效的措施，随着经验的积累和技术的进步，探索出现代化的档案管理模式，持续提高人事档案管理工作效率，使这项工作更好地服务于社会和人民。相信不久的将来，通过单位领导和从业工作人员的共同努力，人事档案管理工作将会出现一个崭新的局面，创造出一个更加美好的明天。

【相关链接】

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。

人事档案在新的市场形势下，由于社会治理及企业管理内容和要求的变化，人事档案的内容也相应发生了巨大的变化，需要在新的板块中加以升级和更新。