零售企业内部控制改进探析

张慧雪 北京超市发连锁股份有限公司

近年来，商贸企业在激烈的市场竞争中风险呈现出复杂性，内部控制作为保障企业各类风险得到有效防范的重要方式，近年来内部控制已经成为越来越多企业关注的重点。商贸企业的经营管理体系存在一定的特殊性，在建立内部控制的过程中也需要结合企业的实际，针对企业重点环节进行重点控制。商贸企业只有优化自身的内部控制机制，保障资产安全，提高企业经营效益，才能确保商贸企业实现健康发展的目标。因此本文针对商贸企业的内部控制工作进行研究，具有一定的理论意义与实践价值。

一、相关概念

商贸企业大部分为轻资产企业，企业的工作重点主要为采购、销售、日常经营管理。商贸企业的内部控制通过恰当的管控措施，确保各项主要活动得到有效控制，防范重大风险发生，给商贸企业的经营带来影响，保障各项活动按照预期的规划开展。

二、商贸企业内部控制的问题

（一）内部环境不足

首先，很多商贸企业内部存在一权独大的问题，内部的管理结构还存在一定的弊端，管理层的权力没有得到有效制约，在管理活动中各层级人员的职责定位没有进行有效的规划，在工作中还存在相互推诿的问题。其次，很多商贸企业不重视内部控制工作，甚至认为内部控制仅是财务部门的职责而和自身无关，在工作各环节不主动参与到内部控制工作中。

（二）风险管理不当

很多商贸企业不重视风险防范，当风险发生之后才对风险进行应对，没有实现对风险的事前防范，没有认识到风险管理工作的要求，甚至可能因为风险过高给企业的正常发展带来严重不利影响。

（三）业务流程粗糙

很多商贸企业的业务流程较为粗糙，没有针对重点的预算管理、应收账款管理、授权审批控制等管理环节制定详细的管理规则，关键环节没有得到有效控制，不利于帮助商贸企业实现对各类风险的应对。

（四）信息沟通不畅

很多商贸企业不重视信息沟通机制，在信息管理的过程中被动接受信息而不主动获取内外部的各类信息，不利于帮助商贸企业了解经营管理工作中存在的问题，也不利于整改工作。

（五）内部监督不力

很多商贸企业没有成立专门的内部审计部门，内部监督工作仅由财务部门负责，但是财务部门忙于日常核算，没有足够的时间参与内部监督，在内部监督环节容易存在一定的不足之处，不利于发挥内部监督工作的效果。

三、商贸企业内部控制的改进对策

（一）完善内部控制环境

第一，健全企业的治理结构。为了防范商贸企业内部在管理过程中存在一权独大的问题，优化企业的权力制衡机制，企业需要优化自身的治理结构，在治理结构方面需要明确股东会、董事会、管理层的具体管理职责与权限，落实不相容职务相分离及相互制衡的机制。股东会不得直接参与到经营活动中，享有资本收益权，依法履行出资人的职责。董事会需要对企业的各项管理决策提出意见，制定重大经营决策。董事长和总经理不能为同一人，从而实现相互监督的效果。监事会对企业的财务状况和企业工作情况进行检查，并针对可能发生的风险及时向股东会汇报。

第二，落实岗位设置。商贸企业在内部需要明确各岗位之间的设置原则，在岗位设置过程中由各部门负责人开展会议讨论各部门的工作重点，通过梳理各部门和各岗位的工作职责，明确权责分配机制，结合企业的发展开展定岗定编讨论，动态优化企业的组织架构，保障企业的组织架构实现相互牵制的原则。企业对于关键岗位需要进行定期轮岗，防范关键岗位产生舞弊的问题[1]。例如，商贸企业的资金管理环节，资金的保管和资金的记录需要分离，并选择具有职业道德和专业能力的人员办理相关业务，从而防范舞弊发生的可能性。

第三，优化企业文化。企业文化是企业内部长期发展过程中所建立的，受到企业内部全体员工共同遵守的理念。企业需要建立符合自身实际的企业文化，企业的领导层需要通过上行下效的方式，让企业内部的全体成员认识到企业文化的重要性，转变传统的管理思路，在例会以及员工交流环节，向员工宣导内部控制工作的要求。并且企业也可以在员工的走廊、休息区等贴上企业文化的标语，通过向员工宣导的内部控制文化，让员工形成对内部控制工作的重视。

（二）改进风险管理体系

企业的风险管理机制要求企业系统性地识别各类可能存在的风险。商贸企业需要结合自身的特点，对于采购、销售、日常运营环节可能存在的各类风险进行全面分析与识别，重视对企业各类可能存在风险的防范，并通过定期梳理企业内部的各类风险，实现对风险全面、细致的管理。

第一，优化风险评估机制。商贸企业需要对各类风险进行分析，通过定量分析和定性分析相结合的方式对各类风险发生的可能性和影响程度进行分析。商贸企业需要针对各类风险来源进行判断，对于风险数据容易获取的，可以通过定量分析的方式进行分析。对于风险数据难以获得的，通过定性分析的方式，由企业内部经验丰富的人员进行分析。例如，A 商贸企业在对财务风险、市场风险、运营风险进行分析的基础上，细化了不同风险的二级指标，并且对各类风险发生的可能性和影响程度进行分析，将评分分为1至5 分，分数越高代表风险发生可能性越高或影响程度越大（见表1）。

表1 A 国有企业风险评价表

第二，企业在确定了各类风险发生的可能性和影响程度的基础上，需要结合企业的实际针对不同风险采取恰当的管理措施，实现对风险的有效防范。例如，针对应收账款逾期的风险，商贸企业需要在销售过程中加强对客户的授信管理，并在销售完成之后针对客户加强催收，防范应收账款产生呆坏账给企业带来的风险。对于供应商断货产生的风险，商贸企业要建立供应商备选机制，当供应商断货时及时更换供应商，防范供应商断货给企业正常经营带来影响的可能性。

第三，建立风险管理的长效管理机制。商贸企业在风险管理时，需要通过建设长效管理机制，落实风险管理的具体规则与要求，通过规范企业内部的决策流程，明确企业管理层对风险管理工作的具体要求，在结合企业的风险管理目标、风险偏好的基础上，对企业内部的各类风险进行全面梳理，并定期更新企业的风险清单，对企业的各项管理工作进行全面监督与指导，发挥管理层在风险管理工作中的作用[2]。商贸企业也需要将管理层对风险防控工作开展的效果与管理层绩效相挂钩，从而激励管理层重视风险管理工作。

（三）细化重点业务环节

第一，优化商贸企业的授权审批机制。授权审批制度要求企业相关工作得到授权才能开展，否则不能进行处理，从而防范各项工作不合理开展的可能性。商贸企业在开展各项工作之前，必须要明确授权审批的要求。授权分为普通授权和特殊授权，普通授权指的是经常性授权，例如授权企业的出纳人员开展资金保管。特殊授权是授予内部人员一定范围内的权利，例如授予出差人员在出差过程中在范围内支出资金的权利。同时授权还可以分为个人授权和集体授权，个人授权指的是由一人负责相关工作决策的权利，个人授权具有效率性，但是如果个人授权中相关人员职业道德或能力存在问题，将可能导致产生错误的决策而影响授权的效果，甚至给企业的发展带来不利影响。集体授权是开展会议等方式由多人参与授权，集体授权更具权威性，但效率不高。为了兼顾权威性和效率性，商贸企业需要针对不同的业务选择恰当的授权方式。例如，针对重大资金支付、重大投融资等事项，通过集体授权的方式开展。对于日常资金支付、日常赊销管理等工作，通过个人授权的方式开展。

第二，加强全面预算管理建设。商贸企业不同于制造业企业，不具有生产成本。商贸企业的各项期间费用是企业支出工作控制的重点，需要通过预算管理机制的优化，帮助商贸企业实现降本增效的目标。首先，设置合理的预算目标。商贸企业的预算目标需要结合战略目标开展，在结合自身实际分析未来发展趋势的基础上，通过SWOT 分析的方式确定企业的战略目标，并基于战略目标合理分析企业的发展规划，关注战略目标达成的途径，从而将战略目标分解为年度预算目标，并在此基础上将年度预算分解为月度、季度的预算，明确各层级人员的工作责任。其次，优化预算的编制环节。商贸企业的编制是为了提高全体成员参与预算积极性开展的，企业开展业财融合应该加强基层人员参与预算工作的主动性，可以通过上下结合的方式开展预算编制。企业在每年第三季度末需要对预算目标进行分解，并在此基础上让各部门了解自身的预算规划以及下一年度的工作安排，以此设置预算目标。各部门在明确预算目标之后，需要由各部门内部的成员讨论预算目标并编制预算，财务部门人员需要对预算目标进行分析，判断预算目标是否基本符合企业的实际，之后将预算目标提交财务部门汇总，财务部门汇总之后提交企业的管理层。通过反复的沟通协调形成最终的预算方案下达执行。再次，强调预算的执行。商贸企业在预算执行过程中，需要针对预算执行进行动态分析，防范资金浪费等一系列问题。企业应建立按月分析的预算动态分析机制，在每月对预算管理工作进行动态分析与纠偏，并在预算分析的过程中促使全员参与到其中，针对预算工作中存在的差异进行整改，通过动态纠偏发现预算管理过程中存在的偏差。最后，优化预算的考评。商贸企业在预算考评过程中，需要结合预算管理体系要求内部的各层级人员落实预算管理工作的具体要求，并按照平衡计分卡的思路开展对预算的考评，结合考评的效果充分分析财务指标和非财务指标达成情况，以此落实对员工的奖惩。

第三，完善应收账款管理机制。商贸企业在销售过程中，往往通过赊销的方式提高企业的销量，但是很多企业由于对应收账款控制不当而给企业造成了较多的呆坏账，给企业的正常经营带来严重不利影响。因此商贸企业需要重视应收账款管理，通过明确应收账款管理活动的管控流程，防范商贸企业产生呆坏账给企业带来的风险。首先，优化商贸企业的赊销授信机制。授信工作是赊销工作的重要环节，商贸企业需要由财务部门配合营销部门对客户的资信进行全面了解，合理确定客户的资信等级。在分析客户的资信情况时，不仅需要分析与客户的合作历史，还需要判断客户的经营情况、偿债能力、竞争力等多方面因素，建立合理的信用评价标准，通过对客户的企业文化、管理层信用等方面情况综合分析，合理判断客户在未来是否可能存在拖欠款项的可能性。企业还可以从网络上分析客户股东是否存在失信历史，判断客户企业是否被其他企业多次起诉，通过分析各方面的因素，判断客户的资信等级，结合客户的资信等级制定恰当的赊销额度与赊销期限，从而实现与客户合理赊销。其次，优化合同管理机制。商贸企业在赊销之前需要由财务部门参与到合同签订等环节，通过优化合同管理流程，由企业制定标准的合同样本，规范购销双方的权利和义务。在对客户销售的过程中，需要严格按照合同要求向客户提供符合质量要求的货物，并且当客户没有及时回款时需要按照违约责任要求客户及时回款。

（四）畅通信息沟通机制

信息沟通机制要求企业全面、准确收集各类信息，并采取恰当的信息管理方法促使各类信息得到有效管理。首先，企业需要畅通外部信息沟通渠道。商贸企业在外部信息沟通方面需要加强与客户、供应商、竞争对手等方面信息的获取，例如在与客户的沟通过程中，需要了解客户的经营情况，并以此动态优化企业的赊销方法。同时商贸企业需要针对外部的税务、工商等主管部门加强信息沟通，例如商贸企业通过与税务机关的沟通能够防范税务风险产生的可能性。其次，商贸企业需要加强内部信息的沟通，通过内部信息沟通能够及时发现内部管理工作中存在的问题与不足之处，从而提高企业的管理效率[3]。商贸企业的管理层需要了解基层工作实际情况，倾听基层的意见与建议。基层员工也需要积极了解管理层的要求，通过例会等方式将管理层的要求贯彻到工作过程中，帮助企业改进员工的工作方式。

（五）强化内部监督流程

内部监督机制要求商贸企业针对内部控制进行全面监督，并针对内部控制工作中存在的不足之处与问题制定完善的解决机制。为了提高内部监督工作的有效性，商贸企业需要建立专门的内部审计部门，内部审计部门由企业董事会直接领导，提高内部审计的独立性和权威性，并针对企业工作过程中各项管理环节与流程进行全面监督。内部审计部门需要针对发现的各类问题及时通报企业的董事会落实整改要求，从而实现对风险的有效防范。

四、结束语

随着我国经济的发展和企业之间竞争日趋激烈，商贸企业只有完善自身的内部控制体系，才能帮助企业实现健康发展的目标。但是当前很多商贸企业的内部控制工作还存在一定不足之处，阻碍了商贸企业进一步发展。因此商贸企业在未来发展的过程中，需要重点针对内部控制工作的问题进行分析，结合企业的实际建立完善的内部控制体系，从而帮助商贸企业实现对各类风险有效控制的目标。