全面提升农机安全监理档案管理水平的思考

徐汪云

（安徽省农机安全监理总站，安徽合肥 230041）

0 引言

2020年，第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议通过新修订的《中华人民共和国档案法》，新修订的《中华人民共和国档案法》增加了新的章节，进行了大范围的修改和完善，不仅是为新形势下档案工作提供了更加全面的法律依据，也顺应了“依法治档”、“依法治国”的政策需求。农机安全监理档案是农机安全监理机构在行使农机安全监督管理职能活动中形成的具有法定效力和保存价值的原始记录[1]，以备查考的各种文字、图表、声像、电子文件以及其他各种体裁、形式的资料记录。农机安全监理档案管理工作是农业机械化管理的基础工作，是农机安全监理工作的重要组成部分。强化农机安全监理档案管理，对于较全面地反映农业机械化发展现状，确定科学的农机化发展思路和发展规划，推进农机安全生产和依法行政，具有重要的意义。因此，如何做好农机安全监理档案管理工作？全面贯彻实施新修订的《档案法》，如何提升农机安全监理档案管理水平？适应农机化高质量发展的新形势，是每一个农机安全监理档案管理人员应该认真思考的问题。

1 农机安全监理档案的作用

在对农业机械进行安全监理的过程中，档案的重要程度是不言而喻的，档案是农业机械管理部门运行过程中开展科学合理的管理工作以及做出科学决策的重要基础[2]。农机安全监理档案的作用，可概括为凭证作用、参考作用和宣传作用[1]。

1.1 凭证作用

农机安全监理档案是农机安全监理工作中直接形成的，记录的是工作过程的原始情况，是各项工作和活动的真实记录，在法律上可发挥证据效用，具有重要的凭证价值。当发生相关的农业机械行政案件时，农机安全监理档案也是十分重要的判断审理依据，它具有一定的法律效力，能够作为一手资料对案件进行合理的处理。

1.2 参考作用

农机安全监理档案真实记载了各个时期农机安全监理发展的成就、经验和做法，是第一手文件资料，内容丰富，具有较强的权威性和较高的参考价值。科学合理地利用档案，可以及时查找发现农机安全监管措施和相关业务工作办理过程中存在的问题，有利于提高工作质量和效率，推进农机安全监理工作正规化、标准化和科学化管理。

1.3 宣传作用

农机安全监理档案记载驾驶人各种行为活动情况，对一些违法行为、事故案例等进行整理和汇编，是农机安全生产宣传教育的鲜活的教材，对提高从业人员的安全意识有着极其重要的作用。

2 农机安全监理档案管理工作中存在的问题

2.1 重视程度不够

从目前的实际情况来看，重业务工作轻档案管理的情况十分普遍。不少农机安全监理机构领导和档案管理人员对农机安全监理档案管理的重要性缺乏足够的认识，重视程度不够，超前意识不强，农机安全监理档案工作未严格按照《档案法》规定及国家档案局制定的标准规范操作，存在着案卷质量不高，缺乏完整检索工具等问题[3]，档案基础工作差，导致农机安全监理档案管理工作水平不高、效率较低。

2.2 信息化水平较低

目前，我国在农机安全监理档案管理工作中，大部分的档案管理工作还停留在人工管理的阶段，存在管理手段落后的状况。根据新修订的《档案法》的规定和我国农业领域信息化水平的不断提高，传统的纸质农机安全监理档案管理已经不能满足现代农业的信息需求，这就使农机安全监理档案信息化成为了迫切要求。由于每个地区的经济水平参差不齐，存在着一定的差距.这就造成了农机安全监理档案信息化的进度存在着很大的差异，两极分化的现象及其严重，在经济相对发达的地区基本已经完成了农机监理档案的信息化转型。而在经济相对落后的地区有的甚至仍然使用传统的纸质农机监理档案。很多的农机监理档案的管理人员对档案管理的信息化缺乏足够的认识，没有意识到农机档案信息化管理对农业发展的重要的促进作用。

2.3 管理水平不高

2.3.1 档案管理制度不健全。没有完善的档案管理体系，缺乏健全的规章管理制度，对于档案的存放以及借阅等没有一定的规范，所以导致档案收集资料信息不全，档案利用程度不高等现象。

2.3.2 缺乏相关人才。一方面农机安全监理档案管理工作的重要性及复杂性要求其必须要具有专业素质的人才才能完成，但就目前的情况看，我国在这一方面的人才十分缺乏，这就导致了这一领域根本无法注入新的力量，从而使其无法得到进一步的发展，另一方面现有档案管理人员专业知识储备量不足，并且没有给予管理工作足够的重视，使其工作的责任心不足，最终造成了农业机械档案管理工作杂乱无章的问题，档案在管理的过程中经常出现归档缓慢以及档案丢失等问题；

2.3.3 经费不足。一切管理都需要有经费作为支撑，在农机安全监理档案管理方面同样如此，但目前，经费不足已经成为了我国农机安全监理档案管理方面存在的一项显著问题，由于经费不足没有设立专门的档案室或者档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋；由于经费不足，除了拖拉机、联合收割机及其驾驶人员的基本信息和事故报表运用了计算机外，其他相关资料，诸如事故处理、行政处罚、行政检查、安全生产管理等档案运用计算机进行管理的较少，难以适应农机安全监理新发展的要求。

3 提升农机安全监理档案管理水平的举措

3.1 提高对农机安全监理档案管理工作重要性的认识

习近平总书记指出，档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，并明确提出了档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化的目标。我们要坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为科学指引，为农机安全生产、为农业机械拥有者、为农业机械使用者和工作者管好用好农机安全监理档案。农机安全监理档案资料是农机安全监理机构和安全监理人员在长期维护农机安全生产工作过程中不断积累的原始记录，是维护农业农机安全生产的宝贵财富，是农业机械使用者合法权益的保障。农机安全监理机构和安全监理人员必须解放思想，提高认识，转变观念，树立高度责任心，从更深的角度去理解和做好这项工作[4]。要开拓创新，勇于实践，认真做好档案的收集、整理、保管、鉴定和利用工作，为农机安全生产服务。彻底改变传统的档案“重藏轻用”的局面，科学整合农机档案信息资源，为农机科研、生产和管理部门提供有效参考，特别要深入挖掘有利于农机用户的档案信息，提升农机安全监理档案服务水平[3]。

3.2 建立建全农机安全监理档案管理制度

农机安全监理档案管理就是要根据《档案法》《农业机械安全监督管理条例》及农机安全监理业务工作规范的规定和要求，用科学的方法对农机安全监理档案进行管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案。

3.2.1 建立健全农机安全监理档案。要明确建档的一般原则和要求，遵循文书档案的形成规律[3]，保持文书与相关资料之间的有机联系，便于保管和利用。按照农机安全监理工作性质，明确分类，逐类建档。

3.2.2 制订档案管理人员职责。任用熟悉计算机，同时对农业机械十分熟悉，具有强烈的责任心的人担任农机安全监理档案的管理人员。要抓好思想道德教育，做到廉洁自律，秉公执法，使每位档案管理人员都具有高度的政治责任感和事业心。将维护档案完整与安全的基本任务和责任落实到人，使档案资料不损、不丢、不散、不乱。

3.2.3 建立人工与计算机联合管理档案制度。在计算机录入驾驶操作人员和农业机械档案数据时，应当本着准确、规范的原则，将档案中一些必须录入的项目准确、清楚地录入计算机后存档，以便日后查询时使用。由于汁算机档案记载是由人工来完成的，录入错误信息是再所难免的，为了档案信息的准确性，必须使计算机记载和人工档案并存，以保证档案的真真实性，使农机安全监理档案管理得到进一步规范。

3.2.4 制订查阅档案管理制度对因工作需要查阅有关档案的人员，实行登记和审批制度。

3.2.5 建立档案销毁制度。按照有关法规规章要求，制订档案销毁制度和程序，对确已失去保存价值的档案实行销毁。

3.2.6 建立档案资料的安全和保密制度。安徽省农机安全监理总站确定2022年为“农机牌证管理和业务档案规范年”，制定完善的评估体系，细化、量化管理标准，采取县级自查、市域互查，省里抽查的方式，对全省农机牌证管理和业务档案进行评估检查通报，这将是规范农机牌证管理、提升农机安全监理档案管理水平的有力举措。

3.3 全面推进农机安全监理档案信息化建设

档案信息化建设是新修订的《档案法》核心内容，从国家层面到各级地方政府都要将档案信息化纳入信息化划，首次将“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”上升为法律，是从本质上解决了制约档案信息化发展的瓶颈。档案信息化极大减轻档案管理人员劳动强度，不再需要繁琐的人工收集、整理、编排；电子终端输入，全过程利用；检索方便，提高了档案的利用率；资源共享，便于与交流；实现无纸化网络转移，方便农机手；大幅度的压缩了档案资源储层空间，降低了档案管理维护成本；存储介质电子化，减轻了对纸张等存储材料的需求，实现无纸化绿色办公；便于多渠道多途径安全备份，保证了档案资源的安全。面对新一轮信息化的大背景，农机安全监理档案管理信息化是数字型社会发展的必然趋势，也是农机监理工作顺应时代发展的潮流，我们要把档案信息化列为目前农机监理工作主要战略目标，高标准提升档案管理水平，服务于农业农村、服务于农民，最大限度地满足农机安全生产和社会各方需求。

3.4 培养现代化农机安全监理档案管理技术性人才

为保证农机安全监理档案管理工作能够具有足够的人才支持，就一定要加大力度对这 一方面的人才进行选拔及培养。一方面，在对人才进行选拔时，一定要保证其具有足够的专 业知识，必要时可以对其进行相应的考核。另一方面，对于已经在职的档案管理人员来说，为使其专业水平能够得到提高，可采取“请进来”和“走出去”多种方式，定期组织档案管 理员开展新技术、新知识培训，对外学习吸收外地先进经验做法，互相交流、取长补短 ；对内通过“岗位练兵”、“技能比武”等活动[5]，创新管理、提高技能。部、省级农机监理机构要定期组织下级业务档案管理人员集中学习，按照学习培训方案，部署学习任务，切实把掌握和运用法律法规转化为履行职责、推动工作的素质和能力；要推动学用结合，确保学习与应用相互促进，培养一支政治水平高，业务能力强的高素质的人才队伍；要关心和维护档案管理人员的切身利益，积极与人事、档案主管部门联系，解决档案管理人员的职称评定、晋升等问题。

3.5 加大必要的硬件设施投入

长期以来由于受到办公环境和经济能力的制约，农机监理业务档案硬件建设一直是薄弱环节。必要的硬件设施，是做好档案管理工作的前提和保证，是使档案管理工作走上科学化、现代化、规范化的必要条件，更是对档案资源的安全保障。要争取多方支持，加大投入，完善设施。根据档案的工作特点，档案室要一个独立的工作空间并配置专用电脑和打印机等辅助设备，档案室内应设置空调、去湿、灭火等设备，要配备专用档案柜，实行分层、分格、编号存放。要根据档案管理工作的需要，为其管理手段及管理设备的创新提供相应的经费支持，同时还要为档案的更新与完善提供一定数量的经费，只有这样，我国农机安全监理档案管理水平才能够得到最大程度的提高。

3.6 加强档案安全风险管控

档案安全是档案工作的底线和生命线。可采取定期和不定期结合、自检与互检结合、上级对下级督导检查等方式，对档案工作责任制和管理制度落实、档案库房设施、设备配置使用、档案管理人员管理等情况开展监督检查，及时发现问题并予以及时纠正，增强档案管理人员对工作的责任心，对现有档案安全制度进行全面梳理和评估，加强档案安全风险管理、提高档案安全应急处置能力，构建人防、物防、技防“三位一体”的综合防控体系，确保档案安全万无一失。