推进综合档案室现代化管理，助力农业科研单位治理效能提升

鲁利娟，赵云卿

（中国热带农业科学院，海南海口 571101）

0 引言

农业科研单位档案种类繁多，数量庞大，内容涉及范围广，涵盖文书、人事、会计、基建、声像、照片、实物等各个方面，不仅真实记录了科技发展历史，还可以为将来科学研究和行政管理提供参考和凭证。基于传统管理模式下进行档案信息查询使用，费时费力。随着时代的发展，农业科技快速发展与进步，对农业科研单位档案管理工作提出了更严格的要求。因此，只有建立现代化的综合档案室，并推进综合档案室现代化管理，才能够助力农业科研单位的现代院所治理效能提升，并使之高效地运用到农业生产及科研实践中。

现代化档案管理是科学利用档案、科学管理档案的必然要求，必须遵循现代管理理论，运用现代管理方法，采用现代管理手段，在先进设备与管理技术的协同下，通过档案管理人员的创造性活动，从而达到系统化、定量化、信息化、智能化的管理目标。农业科研单位实现档案管理现代化对加速科技成果转化及应用，发挥科技资源对生产的推动作用尤为重要。

1 农业科研单位档案室建设管理情况

农业科研单位由于历史原因，长期以来对档案管理的软硬件建设投入不多。一些农业科研单位都没有设立专门的档案室，且存在多部门管理档案现象，一些重要的档案分存于不同部门，如科技处、行政处、人事处等，有些甚至胡乱堆放在角落，未能做到上锁保管。加上缺乏健全的档案管理制度，也容易导致档案遗漏、缺失、损坏和泄密等乱象发生。有部分单位虽然逐步认识到档案工作的重要性，成立了档案室，但档案室无论是软件还是硬件都不像是一个档案室，只是一个存放档案的地方，比如未安装档案柜，各种材料混杂在一起，未分柜保管，导致档案管理形同虚设，材料一直躺在那里，用的时候查找困难。有些单位虽然分柜保管档案，但档案室未能做到办公区、阅览区和存档区“三区”分开，且硬件基础设备落后陈旧，未配置档案柜、除湿机、灭火器、打印机等基本设备，难以实现防火、防潮、防高温、防虫等要求。有的农业科研单位虽然按照标准进行档案室硬件建设，但档案种类繁多，内容庞杂且缺乏规律性，使得档案收集难度增大，加上档案管理方式落后，档案室软件建设跟不上，档案管理漏洞依然不容忽视。

2 农业科研单位建设现代化综合档案室的必要性

传统档案管理工作落后，已成为制约科研单位长远发展的重要因素。因此，科研单位亟需建设规范化、标准化、现代化的综合档案室，这是档案管理工作的客观需要，也是农业科研单位发展的需要。

“集中统一管理档案”是档案管理工作的组织原则，也是档案工作三大原则（集中统一管理档案、维护档案的完整与安全、便于各项工作的利用）中最基本之一。因此，建立规范化综合档案室，做到档案集中统一保管，有助于为科研单位开发与使用档案信息资源奠定物质基础。同时，采用规范化综合档案室管理模式，可以优化档案管理方式、提高档案管理效果。其优势主要在于：一是有利于集中人力、物力、财力，改善档案的保管条件，特别是科研单位经费紧张，场地有限，档案室实行综合管理，可以减轻人员、经费、管理等分散现象。二是有利于维护档案的完整、安全。适宜的温度湿度条件以及必要的设备设施，更适宜档案安全保管。三是有利于统一规划，统一部署，建立健全档案管理制度。四是可显著提高档案管理效率。在科研活动中，常常要查询历史档案材料，综合档案室模式能够使档案管理更加规范有序，提升对历史数据的查询效率，从而有利于整体工作效率的提高。五是有利于充分开发与使用档案信息。六是有助于推行科学管理方式，实现自动化办公，为实现现代化档案管理模式打下坚实基础。七是有利于与其他单位的交流和学习，增强本单位影响力。八是有利于单位的建设和发展。

3 农业科研单位建设综合档案室的前提条件

3.1 基础设施建设达标

随着时代发展，农业科研单位在场地和资金上更有实力支持综合档案室的建设。建设综合档案室要从安全和长期保管档案的需求出发，选址和防护非常重要，且应做到存档区、办公区、阅览区三区分开。档案室应有严密的“九防”安全措施，即防盗、防火、防强光、防虫、防鼠、防霉、防潮、防尘、防高温。档案保管不善或环境变化很容易造成档案的损毁。例如，在防火方面，库房内严禁烟火，档案工作人员要在醒目的位置张贴“严禁烟火”标识。农业科研单位应将综合档案室建设纳入单位常规基础设施建设，给予适当的资金支持，确保综合档案室各项设备配备齐全。

3.2 加强统一领导

建设综合档案室离不开管理层和领导者的大力支持。坚持党管档案，建立由单位党政领导负总责，办公室主任、其他档案归口部门领导抓管理，档案综合管理员具体执行，各部门兼职档案管理员配合，科研人员和业务部门工作人员参与的档案管理工作机制，是实现档案综合管理目标的必要因素。

3.3 加强制度建设

要想管好综合档案室，做好制度建设非常必要。我国《档案管理制度》《档案保密制度》《档案借阅利用制度》《档案销毁制度》等规章制度都在不断完善［1］，这些制度明确档案管理的方方面面，可以说档案管理工作已经有法可依、有章可循。农业科研单位的档案管理部门当务之急任务是：结合本单位实际细化管理办法，明确各部门和档案管理人员岗位职责。如，要定期主动收集材料，确定归档范围和时限，督促各部门及时整理档案，按时向综合档案室移交，档案集中统一管理，使上级的规章制度落到实处。同时，有些农业科研单位科技档案涉及知识产权，保密性至关重要，因此建立严格的档案保密制度，也是对广大科研人员切身利益的必要保护。

3.4 建立档案考核机制

农业科研单位应建立档案考核机制，形成上下齐心推动档案发展的有利局面。一是要将档案管理列入单位总发展目标和规划；二要细化可行性目标，即根据实际情况将总目标分解，确定具体指标和时间节点；三要确定责任人，根据总目标分解成单位目标、部门目标和岗位目标，将任务分工到岗、责任落实到人。这里强调的是政策上要有保证措施，从人员、资金、制度等方面，全方位地为档案管理工作提供保障。

在实际工作中，对档案管理人员还应明确档案工作任务和档案实际操作要求，将档案的收集、整理、归档工作等作为年终考核的一项指标，从而激发档案管理人员的工作积极性及贯彻执行档案管理制度的自觉性。只有将档案的考核工作纳入年度绩效管理指标体系中，从制度上和利益上将档案工作好坏与部门年度绩效奖金联系起来，才能从根本上引起各部门的重视。

3.5 增强档案利用者对档案管理的理解

要通过多种途径增强对档案管理的理解。一是要加强宣传，可以开展多种宣传方式，如制作宣传画册、参观档案室等，使相关人员认识到《档案法》的重要性，尤其是档案的两条红线——档案的安全性和保密性，不可触碰。二是在档案查借阅过程中向档案利用者灌输档案知识，使档案利用者理解档案的各项规定很有必要，从而严格遵守档案查借阅的各项制度和规定。同时，对档案查借阅中的违法、违规行为要进行惩罚，提高档案管理工作的严肃性。

4 农业科研单位如何建设现代化综合档案室

档案管理现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行式、管理方法和手段，以达到预期目的。档案数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成有序结构的档案信息库。

4.1 提升档案实体安全保管条件

现代化的硬件设备设施、存储资源是档案管理现代化转变的基础，必须配置实现档案管理现代化所必需的相应硬件设施，要及时对老化设备进行更新。如，必要的计算机、扫描仪、移动硬盘、光盘等；硬件上需配备防盗门窗、监控设备、红外报警装置等防盗措施；除湿机、空调及其他温湿度控制系统；灭火器等防火设施。要定期更换防霉防虫剂，做好档案防虫蛀和霉变工作。严格落实档案保管规定，归档档案采用无酸纸装具，使用档案局定制的专门档案盒，实现档案实体安全保管。

4.2 推行数字化管理

农业科研单位应建立健全档案数字化安全管理制度，积极引入先进的数字化软件系统，采取先进的数字化安全管理模式及措施，阻止来自外部和内部的攻击，增强安全防护能力。同时，按照使用便捷、安全可靠原则，重视档案的安全和保密工作培训，增强档案管理人员风险防范意识，以防止数字信息泄露，确保数字信息安全，实现档案高质量、高效率和规范化管理。结合成本意识与需求牵引，按照“轻重缓急、急用常用优先”原则，通过分析本单位各类档案利用需求情况，优先选择符合具备数字化基础条件、借阅利用率较高的档案进行数字化进行建设。依托数字化软件系统，设立文件目录数据库，并对经常使用、重要的纸质档案建立全文数据库，同时根据需要设立照片、音频、视频等多媒体数字资源。

4.3 全面准确掌握存量档案情况

农业科研单位综合档案室要实现安全高效的数字化管理，需要档案管理人员全面准确把握存量档案情况。而推行数字化最大的制约因素就是存量档案情况不清楚，归根结底是因为单位档案信息数字化进程缓慢，致使档案数据信息仍然处于分散状态，不能集中于档案信息管理系统。要做到全面准确把握存量档案情况，需要相关部门和人员共同努力，不可能一蹴而就。

4.4 建设前置信息化管理系统

现代农业科学研究中，试验数据量巨大，试验记录等均可实现电子化，而且农业科研分工越来越细，如在分子水平研究方面就细分为分子生物学、生物化学、生物物理学等学科，农业科研单位应尽量选择使用信息化管理系统来提升工作效率。比如，在档案材料收集阶段，档案管理人员因未直接从事相关科学研究，无法实现科研档案精准归类，影响科研数据的应用。因此，在科研档案数据库建立前，宜进行系统调研，根据不同作物、不同学科的研究特点，建立易归类、易检索、易利用的信息化管理系统，设置不同存贮、更改及利用权限［2］。让科研人员可以直接使用管理平台存储科研档案资料。

此外，档案管理人员应积极推动建立和公文系统、科研项目管理系统、财务系统等各类业务系统的接口，将电子文件归档要求融入各业务流程中，推行前端控制，实现原生电子文件在系统内部无缝衔接的预归档，最终在档案信息管理系统中有效整合各类工作信息，同时也保障了电子文件来源可靠、程序规范、要素齐全。若档案信息管理系统与业务系统存在无法互联互通的冲突，也应要求相关部门保证所导出的电子文件符合归档要求。

4.5 增强防护措施

为使档案信息管理系统中的档案信息长期安全，除了依靠基础设施的安全防护功能，建设综合档案室可采取且易操作的防护措施还包括以下几点：

1）建设初期选择安全的网络环境。一般而言，系统仅限单位局域网访问，通过物理隔离，避免开放网络对系统内信息造成冲击。

2）系统内部应明确各使用角色权限，完成用户身份认证和授权管理，通过访问限制，严格控制档案信息知悉范围，防止档案信息扩散。

3）针对敏感信息，综合档案室可通过在未接入互联网的单机系统来实现档案安全存储和管理，做到“上网不涉密、涉密不上网”，严防档案信息泄漏。

4）做好档案数据安全备份。充分利用配置档案信息管理系统备份与恢复功能。同时，定期通过脱机存储载体进行数据备份，保障数据丢失损坏后也可及时恢复。可实行异地备份档案制度，降低存储风险。

5）注重系统后期维护升级，提升系统运行可靠性，避免因系统本身漏洞而导致档案信息损坏或丢失。

4.6 充分开发利用档案信息资源

充分开发利用档案信息资源，能更好地服务科研工作。探索创新模式，开发农业科研单位独特的档案文化——重大科技突破、重要科技成果展示、成就卓著科研专家、单位年鉴等，为单位领导决策部署各项工作提供快捷、背景史料、参考资源、印证依据。

5 结语

农业科研单位推进综合档案室现代化管理，不可能一蹴而就，需要持之不懈努力。只有档案管理人员对这项工作高度重视起来，同时得到单位领导和全体科研工作者真正支持与配合，才能真正实现农业科研单位的综合档案室管理现代化，助力农业科研单位治理效能的提升。