石化企业项目建设进口物资采购特点与风险控制对策

徐霞(中海石油舟山石化有限公司，浙江 舟山 316015)

1 项目背景

Z公司为新建石油化工企业，项目建设规模为25万吨/年芳烃生产及配套码头工程项目，主要产品为笨、甲苯、二甲苯、重芳烃等芳烃衍生物(包括石油焦、柴油、工业燃料油、蜡油、石脑油、碳5、溶剂油、液化气、硫磺、己烷)。项目建设内容包括：120万吨/年裂解装置、90万吨/年加氢装置、60万吨/年芳构化装置、25万吨/年芳烃抽提、5万吨级(兼顾10万吨级)化工原料码头、污水汽提和硫磺回收装置及储运罐区配套设施。

由于Z公司符合国家政策《当前国家重点鼓励发展的产业、产品和技术目录》的规定，因此，不属于《国内投资项目不予免税的进口商品目录》的投资总额内进口的自用设备，均免征收关税与进口环节增值税。该项目进口物资主要包括了设备、阀门、仪表类物资，主要为裂解装置、加氢及芳构化装置涉及的高温、高压的一些非标产品、仪表控制系统及化验室所用的仪器设备等。此外，Z公司项目使用M国某公司的专利技术，因此项目中包含专利技术指定供应商。

2 进口物资的采购特点

2.1 技术含量高，采购周期长

石化企业的进口物资一般为非标产品且用于装置中高温、高压部位，因此进口物资的技术含量要求较高、设备选用的材质较为特殊、工艺制造也相对复杂繁琐。进口物资的采购过程包括与供应商前期的技术交流、供应商名录确定、采购程序及流程、合同价格谈判与签订、货物的催交催运、报关商检等[1]。以Z公司为例，该公司需要的大口径、技术特殊的除焦系统阀门，仅生产制造周期就需要12个月，有些项目需要的高扬程、大流量的泵和压缩机组等生产制造周期则需要24个月，甚至更长，而采购和后期合同执行流程也会延长整体供货周期[2]。

2.2 供应资源少，采购价格高

通常情况下，项目中如果使用了国外专利技术，所需的进口物资就会涉及到对方核心技术的专利设备，一般专利方都有指定制造单位，因此供应商资源有限，而国内企业技术还不成熟，进口价格自然下不来。譬如Z公司进口的一台板式换热器与国内制造商相比，价格要高出国产的1/3。另外进口物资个性化程度高，物资中包含了很多非标部件，这些非标部件很难在国内找到替代品，有些供应商主机的价格并不高，但是零部件的价格却很高，他们的主要目的不是在主机赚钱，而是在零部件上赚钱，因此零部件价格要高出许多。

2.3 合同执行复杂

对于大型机组以及控制系统，为了进一步明确技术文件中的相关要求，在采购合同签订后，需要组织三方(设计单位、业主以及制造方)召开设计沟通会，以方便制造方能够将技术要求转化为设计内容，另外业主的技术要求也得到更进一步的落实。对于一般的进口物资，合同中会注明国外的技术和商务联系人信息，可通过邮件定期与国外人员进行联系，确定技术问题及制造进度问题。重要设备一般企业都会派遣技术和商务等人员到国外进行压力试验验证，有些压力容器设备还需要压力容器检测机构到国外共同见证，但这些都是有限的催交和检验力度。有些石化企业在国外有办事处，可由办事处人员定期到制造厂进行现场确认制造进度和质量，所以如果企业需要也可以派遣第三方驻厂监造，但是由于成本费用较高，一般只针对项目的重大设备进行监造。

2.4 交货风险大

买方需要在进口物资采购合同签订后，按照合同中的条例在规定的时间内支付款项，并积极办理催交催运、开证审单、报关商检、国内运输等相关事宜，涉及的环节较多而且各个环节之间紧密相连，若其中一个环节没有配合到位，都会影响下一个环节。譬如在付款环节，一般进口合同的付款方式为凭保函付汇或开立信用证的形式。对于外汇支付，买方首先需要到国家外汇局备案，在国家监管的情况下进行交易，而采用信用证支付时开证、审证、审单的工作量也比较大，因此需要与财务部门、支付银行做好衔接手续，一旦付款不及时势必会影响制造进度甚至会产生合同纠纷。另外合同中还会存在一些欺诈风险，有些供应商为了先获得项目业绩，隐瞒了制造产地或者是交货时间，如果在合同中未明确，就会对产品的供货质量产生影响，甚至会延迟产品的交货期而影响项目建设[3]。Z公司的一批用于加氢装置的阀门在合同签订后，厂家反馈由于生产饱和需要更改制造产地，由于工期紧张与供应商交涉后，只能同意关键阀门在原产地生产，因此两批阀门分批次发货，一批海运，一批空运，也相应增加了报关、报检等相关费用，而且后续产品质量也得不到保证。

2.5 工作衔接面广

在接到进口物资的采购需求后，物资采购部门需要了解不同进口物资的供应商情况，包括供应商名称、联系方式及技术信息等。前期需要组织技术部门与供应商进行技术交流，如有必要还需安排技术部门人员到国内相关企业进行供应商业绩及物资质量确认。在合同执行阶段，物资采购部门需要配合财务部门与银行联系根据合同开立信用证。如果是FOB合同还需确定物流公司，物流公司应及时与制造厂确定船期。物资到港后需要联系报关、报检单位及时进行清关报检，有些特殊的设备在报关时需要取得进口许可证，像电器产品还需要做免3C 认证。同时有些进口物资需要配合海关和商检部门进行物资开箱验收，因此需要与海关和商检部门人员联系确定好具体的时间，在未进行检查前都不能自主进行开箱。

3 控制采购和交货风险防范的措施

基于以上对进口物资采购特点的分析，现结合Z公司基建项目中的进口物资采购情况，我们发现Z公司在进口物资采购过程中也存在诸多问题，譬如采购周期紧张、供应商单一情况较多、合同执行中有部分供应商的物资延迟交付、未按合同履约、物资开箱缺备件、产品遇到质量问题等。通过对Z公司进口物资采购及执行过程中遇到问题的分析，物资采办部门应该吸取经验，采取一些措施和手段来控制采购和交货风险。

3.1 提前介入，整体统筹

物资的采购周期是影响项目建设时间节点及收益率的重要因素之一，采购周期越长，对投资收益率的影响就越大。而从采购的角度来说，必须有充足的采购时间才能把工作做实做细，因此采购部门应提前做好进口物资的采购准备工作，在项目前期收集和整理相关信息，特别是进口物资的制造周期，并将情况及时反馈给项目组，这样可以合理安排采购顺序，优化采购方案，整体统筹进口物资的采购进度。在此基础上，采购部门及时有效地制定出合理的采购计划，包括所需进口物资的品类、数量、技术要求、供应商的来源情况及生产制造周期等，对于采购周期比较长的物资，及时进行采购，以免影响项目的整体建设进度，为进一步缩短采购周期，提高投资收益率打好基础。

3.2 加强供应商的选择

在审查供应商资质时要注意其是否为直接制造厂，是否拥有与企业直接签合同的权力。同时，也要注意进口合同只能与最终的境外公司签署，而并非项目授权或代理商。有些境外供应商为了开拓中国市场在国内寻求代理商或进行项目授权，虽然代理商或授权商对中国文化更加了解，能够解决双方语言障碍、解决分歧，会给交易带来一定的方便性。但是代理商或授权商会加长供应链条而增加成本，甚至出现代理商或授权商以旧代新，以次充好，或者贴牌的情况产生[4]。因此，在选择供应商时，采购部门应该谨慎，应加强对供应商的资格审查和实地考察。资格审查的主要内容包括审查其供货资质、业内地位、履约能力、业绩、产品产地及质量，必要时可以组织技术部门到国内有业绩的单位进行实地业绩考察。

3.3 制定完善规范的合同模板

为了规避国际货物贸易合同中存在的风险，把货物贸易的损失降低到最低程度，制定完善规范的合同模板变得尤为重要，在合同谈判中不至于疏漏掉关键的合同风险点。在合同模板中特别要注意以下几点的设置：(1)选择恰当的贸易条款。根据国际商会最新修订的《国际贸易术语解释通则》(2011年1月1日实施)，主要包括EXW、FCA、FOB、CFR、CIF等11个贸易术语。采购人员要具体问题具体分析，针对不同的贸易情况选用不同的贸易条款。一般使用最频繁的有FOB和CIF条款。(2)生产国别和制造厂商。有些国外供应商的制造厂商有好几处，而且分属不同的国家，不同的产地质量性能也不一样，因此在合同中应该明确，否则后续会产生不必要的纠纷。(3)到货口岸。在合同中应该明确具体的到货口岸，到货口岸的选择应该在工厂附近，便于企业报关、商检以及国内段运输。(4)延期交货及罚款。设置合理的延迟交货日期及罚款比例和总额，促使合同双方均能接受的合理范围，能尽快促成交易的达成。(5)质量保证。国际上比较通用的质量保证期为自货物最终接受证书签字之日起12个月内或交货后18个月内(以先发生为准)，在质保期内如果发生质量问题，一定要以书面形式向卖方提出异议，或者以约定的质检部门检测证明为主，如存在质量问题可要求延长质保期。(6)仲裁条款。合同中需要包含进行仲裁所涉及的主要内容，包括但不限于在何地进行仲裁，由什么组织承担仲裁义务，以什么标准和步骤完成仲裁。一般仲裁地被确定为买方所在地或者注册地点，中国国际贸易仲裁委员会为首选仲裁机构。

3.4 锁定备件价格及时间

考虑到进口物资备件价格高昂，如果与设备同时购买，购买耗资费用较大，造成维修成本高，使生产成本增大。因此在与供应商进行技术交流时，技术部门应要求供应商特别备注易损件的名称及数量，并尽可能的根据项目需要配置合理的开工备件和二年备件。在技术部门提请进口物资采购需求时，除了必需的固定数量的开车件之外，易损件也需要列入其中，以免在设备安装调试及开工阶段发生零部件损坏，导致现场无备件更换而使项目延期。在供应商报价时，同时要求他们列出详细的备品备件清单和分项报价，在价格谈判时要求供应商锁定备件价格，并在约定的时间内价格不变动。

3.5 配备专业的进口物资采办人员

项目建设需根据进口物资的采购合同数量和时间来配置相关的采办人员，相对于Z 公司而言，进口物资的配额不高，因此在项目建设时只配置了少量的采办人员。由于在进口物资采购环节中涉及到方方面面的知识，这就需要企业配备专业的采办人员，该人员需要有极强的英语听说写能力，还要了解机电产品国际公开招标的流程，具备根据合同开立信用证的能力，又要了解国际贸易相关术语，在整个采办流程中要及时解决出现的问题，将全过程动态管理思想融入到采购过程之中，力争做到事前预防，而不是事后弥补，保证在合同期限内有效地完成催交催运等工作，确保物资安全到货。同时，也需要做好现场服务工作，因此对采办人员也提出了极高的要求。

3.6 及时确定合适的报关、报检及物流单位

进口物资合同签订之后，一定要整体规划物资的到货情况，合同约定的交货期要尽量避开西方国家节假日，譬如圣诞节和感恩节等，以避免信息无法及时传达，出口报关手续无法及时办理，在货物到达码头前做好充足的准备工作。这些准备工作包括确定合适的报关、报检单位，专业的报关、报检单位可以协助公司快速处理物资报关、报检时的问题，只要物资采购部门工作人员与对方配合到位，一般不会产生滞港费和滞期费。物资到港并完成报关报检后，还需要由国内一家物流公司将货物运送到公司指定地点(如卖方直接将货物运送到买方指定地点则不需要)。

3.7 加大国产化比例

近两年来，随着疫情的不断蔓延，全球经济环境较差，与M国的贸易战直接影响了进口物资的采购，企业应该在这种恶劣的环境下谋求出路，进口物资国产化是规避国际采购风险不错的办法。物资国产化不仅可以降低项目建设的投资，也可以保证项目的工期。企业可以在项目前期成立相关的攻关小组，根据进口物资的情况与国内制造企业联合开发新产品，促使国内制造业的蓬勃发展，加大设备、阀门、材料仪表等进口物资的国产化比例。

4 结语

石油化工企业项目建设一般周期都较长，如何协调好进度、质量和费用的控制对项目建设来说至关重要，具体体现在设计、采购、施工3个环节的协调控制上。其中，采购管理是项目建设整个过程的重要环节，物资采购的进度、质量和费用控制的程度决定了项目建设的成功与否，而进口物资虽然在整个项目中所占比例不高，但由于进口物资涉及到项目装置的关键部位，进口物资的顺利到货对项目建设起决定性作用。因此，采购部门应该了解进口物资采购的特点及风险，并主动采取相应的预防措施去规避风险，在项目建设中起到积极的促进作用。