浅谈如何加强水利工程项目档案管理工作

程家燕

一、水利工程项目档案的特点

相对于其他档案，水利工程项目档案既具有其他档案的基本特点，又有其独有的自身属性。水利工程建设与农业、工业、交通、电力等多个领域存在交叉关联，本身又包含建筑工程、机电设备、金属机构等内容，类型有水电站、泵站、堤坝、道路、桥梁等。工程建设需要兼顾到征地移民、拆迁补偿、生态环境保护等，内容繁杂，领域广泛。此外，档案的成套性是水利科技档案最为显著的特征。水利工程通常是将一个完整的水利工程划分为多个分支项目，从立项、可研、初设、施工、科研最后到验收移交，会涉及到诸多的环节，施工周期长。因此，水利工程项目会形成海量的档案资料与文件，需要分门别类，按规范要求录入归档，以备调用。

二、水利工程项目档案在管理中存在的问题

（一）水利工程项目档案管理不规范

有的参建单位的档案管理人员是兼职，对水利工程档案业务及管理缺少经验，仅限材料保存，至于水利工程档案在建设、施工、竣工等不同阶段的整档要求知之甚少；有的参建单位的档案人员缺乏验收材料的实践经验，致使验收材料整理不够全面；有的档案人员缺少管理经验，只是被动地从业务部门接受材料，导致档案归档整理不规范。

（二）水利档案资料收集不及时

一般的水利工程项目建设周期较长，档案资料收集工作需要多个部门通力协作完成。而各个部门的工作进度并不完全一致，有一定的时间差。所以，在实施档案资料收集工作的时候，往往会发生上交不及时，需要多次催缴的情况。造成这一问题的原因一方面来自水利工程本身的复杂性：工程分项目众多，工地分散范围广，交通来往不便，参建人员数量多，人员流动大等。另一方面也存在主观因素：项目负责人对档案工作不够重视，未指定专人专职负责资料统一收集归档，未培训参建单位科学规范地收集上交资料，交接工作不主动及时等。以上的客观因素与主观因素共同影响着档案资料的收集效率与准确性。

（三）水利工程项目档案人员业务素质薄弱

档案工作不产生短期直接经济效益，因此很多参建单位没有太多的积极性去主动做好档案的收集工作。另一方面档案专兼职人员待遇较低，工作积极性不高，易造成较大的流动性，给档案管理工作的稳定性造成影响，进而影响档案资料的连贯性与完整性。

（四）水利工程项目档案组卷不规范

水利工程档案管理工作涉及到的内容较多，在实际开展档案整理工作的过程中，如果从业人员业务能力不足，往往会造成分类不准确，卷宗内文件排序缺少良好的有序性。不规范的整理组卷方式导致后期查阅相关资料时，很难快速地找到相应的资料，也给档案整编造成了困难。

三、提高水利工程项目档案管理水平的对策建议

（一）建立完备的档案管理网络体系

针对水利档案的复杂性与系统性，应当按照“统一领导，分级管理”的原则，建立完备的制度，以项目法人及各个参建单位为责任主体，打造出一个行之有效的各负其责的管理体制。各建设单位负责人为档案责任人，应明确职责，配备档案专、兼职人员，负责建设期间的日常文件、材料的管理，确保及时、准确、齐全、完整地归档，提高案卷质量。

（二）重视基础工作，建立规章制度

为加强档案工作管理，使档案工作进一步规范化、制度化，项目开工前应制定档案管理制度，包括岗位责任制、归档、保管、保密、库房管理、统计、借阅、利用、鉴定销毁、奖惩等。通过制定档案管理办法，并严格按制度开展档案管理工作，才能确保档案工作有序进行。

（三）纳入合同管理、监理管理

为加强工程档案管理，应将档案管理工作纳入合同管理和监理管理中。水利工程建设在项目立项时就涉及到档案管理工作，因此及时安排专业档案人员收集信息资料，并且全面了解水利工程建设各项工作流程，从而获知各阶段工作产生的档案资料，保证工程项目档案资料的准确性和全面性。签订施工协议时，明确规定应提交材料的目录、份数和提交时间。监理单位除对自己移交的工程档案材料准确性、完整性与系统性负责外，还应负责对施工单位的工程档案材料进行审查并履行签字手续，藉此加强施工档案资料的管理。

（四）确保档案收集与整理的规范化

在档案收集工作中，各参建单位的档案人员要及时收集各类文件、图表等各种原始记录，做好预立卷工作，确保应归档的文件材料完整与齐全；在档案整理过程中，文件内容填写要真实、准确、完整，无错、漏、改现象。档案工作人员需要对水利工程涉及到的所有信息资料实施规范化、数字化的管理，重点确保信息的完整性和准确性，为水利工程建设工作的实施创造良好的基础条件。

（五）制定档案整理操作规程

为提高参建单位档案管理人员的素质，项目法人单位应定期组织施工单位档案人员参加培训，对所有参建单位的档案人员进行工程档案整理培训，统一整理规范和标准。档案管理人员要学习档案管理知识，针对本工程制定工程档案管理办法、工程档案分类及编号方案、工程档案归档范围及保管期限表、工程档案立卷及整编操作规程。

（六）加强档案案卷审查后归档

项目工程文件材料归档范围包括从项目立项、勘测、设计、科研、招投标、施工、监理到竣工验收、运行管理等过程中形成的、应当归档保存的全部文字、图纸、图表、照片、音像、磁盘、光盘等不同形式与载体的各种文件材料。项目档案管理部门应会同工程部门组成归档材料审查组，在文件材料归档前，依据国家有关法律法规、相关行业技术规范和标准规定对要归档的文件材料进行审查、验收，合格后方可归档，并填写工程档案交接单、工程档案移交清单，办理相关的交接手续，发现问题要及时整改。工程项目验收应组织相关单位的工程技术人员、档案管理人员进行三方材料核对，对文字表述不一致、数字有出入的进行确认纠正。再次对竣工图及隐蔽工程的工程量进行复核。案卷组卷不够合理、题名过于复杂的应及时改正，确保应归档材料的准确性。确定工程档案的分类及编号方案、归档范围与保管期限，以便各参建单位能够按要求及时做好案卷的归档工作。努力实现档案信息化管理，各参建单位应配备计算机及档案管理软件等基础设施设备，并对工程档案进行扫描挂接，实现档案利用便捷、迅速、准确，提高工程档案信息化管理水平。

四、结语

水利工程档案管理工作是一项长期的基础工作，它既是工程建设的依据，又是工程建设成果的真实记录，档案管理工作的好坏，将影响到整个工程的进度和质量。因此，应运用现代化科技手段和思维提高档案管理水平，完善管理体制，做好档案的收集、整理、归档、保管、利用等方面工作，使水利工程档案管理更加科学、合理和标准■