线上线下同步教学？腾讯文档助力班级管理

木偶

线上、线下教学为学校管理和学生学习带来便利的同时，也加大了班级管理压力，即便是有一些热心家长、学生愿意协同老师一起收集、整理琐碎的信息，但面对各类信息收集场景，很多人都会手忙脚乱甚至忘记，这里，除智能手机的闹钟定时外，直接在在线文档中加入“定时闹钟”显得更为科学。在收集表里，收集者可按照“日-周-月”进行周期设置，同时，填写者可在每个收集周期开始前或开始时收到“填写提醒”（须提前关注腾讯文档微信公众号），就能将“定时闹钟”安装上，再也不用担心忘记发通知啦（如图1）！

值得一提的是收集者可对身份证号、手机号等7种类型信息做“格式检验”，还可对填写内容的字符数量和数字范围进行规定，以保障信息有效性和完整性，“缺1位”的情况再也不会出现（如图2）！

众所周知，腾讯文档收集表功能可以方便汇总学生们的各类信息，帮助老师减轻信息收集过程中的工作量。但是很多老师反馈：每次填写完收集表，很难知道是哪一位学生或家长没有填写，还需要照着名单一个个校对，带来了很多麻烦，“收集表导入班级名单”功能的出现，很好地解决了该问题。

通过腾讯文档收集表，在填写名单处导入班级名单，哪些学生已经填写，哪些学生还未填写，后台一目了然，让信息收集准确又高效（如图3）。

填写名单时，老师们可以通过导入名单表格或者手动输入的方式来创建班级名单，创建好班级名单后，即可在收集表中选择名单进行收集，只需创建一次，后续收集都可以直接复用。对于带有班级名单的收集表，填写者只需在第一次填写时完善自己的身份，完成与名单的关联，后续填写带有同一名单的收集表时，就会带入已有身份，无需再次确认。

收集表完成填写后，老师们就可以在结果统计页面看到填写情况，清晰展示收集到的信息以及了解尚未提交收集表的学生名单，让平时反复校对、通知提醒的工作瞬间“减负”！

班级按小组划分，不仅能提高各项事务协同效率，更能以小组为单位完成项目化的作业，非常符合当下对素质教育的要求，而寒假让小组成员间沟通多少有些不便，线上文档协同却能很好地拉近距离，更能解决小组作业经常会涉及的组员分工不清晰、进度不同步、整合困难等问题。这里其实可以借助腾讯文档的“写作助手”，让其帮助实现一键美化，帮助小组成员提升协同效率的同时，一键美化内容为作业加分。

这里需要注意的是腾讯文档虽然提供小程序、移动APP等多种使用形式，但在使用类似“写作助手”这样需要调用插件库的应用时，还是得从PC端进入，这可能也是不同使用形式间的差异化。在PC版腾讯文档中，点击首界面右上方的“插件库标签”，再在弹出菜单中点击“获得更多”就可以进入腾讯文档的插件库（如图4）。

“写作助手”属于插件库文档分类，找到后点击添加即可使用。完成之后进入腾讯文档编辑界面，在顶部工具栏最后侧，可以看到插件下拉菜单，点击打开后就可以看到已经添加好的“写作助手”了。

启动“写作助手”后可以看到这里分为“文本润色”“美文推荐”“标题帮写”和“智能文摘”四个板块，用户可以根据个人需求选择相应的功能。笔者在一篇小学作文中使用了“美文推荐”功能，在划选部分文字后发现，“写作助手”识别的同时，还推荐了许多诗词、美文供选择（如图5）。

如此组合之下，显然最终文章会变得优美许多，而美化内容仅仅是腾讯文档“附加值”功能，其“待办事项”更具实用性。在文档内一键插入“内容块-任务列表”，对各项任务进行分工，明确截止日期，并@成员 备忘，成员可在任务完成后勾选“待办事项”，明确任务进度，各部分内容直接在同一文档内高效完成整合（如图6）。

使用时用户打开腾讯文档，点击腾讯文档界面左侧的新建按钮后，在展开的界面框中选择在线文档选项。进入文档界面中，选中需要插入待办事项的文档位置后，点击上方工具栏的待办事项图标。插入的待办事项默认是不打钩状态的，待办事项如打钩则默认文字带删除线代表已完成。

每学期开学前，往往都需要完成班费收取、杂志订阅、班级物资采买等事项，资金、项目多而杂，还需要做得非常细致，以便于班级其他家长随时查询，腾讯文档“智能表”功能的出现，让表格在协作道路上迈进了一大步。

腾讯文档在线表格有点不一样——在底部新建工作表的地方，多了一个“新建空白智能表”的按钮。收集表的关联表格类型，也多了一个“智能表”。腾讯文档智能表是一款新型的数据库电子表，它具有丰富的列类型、多维的视图展示和全局的公告栏。和在线表格相比，智能表最大的特点是对数据格式的严格限制，规定每列只能是一种固定的列类型。用户依次点击“模板库”-“在线表格”-“智能表”，创建一个带有模板内容的智能表格。

而在普通表格中，选中指定范围 -右键-“用所选数据新建智能表”，或点击工作表-“生成智能表”也可把普通表格转为智能表。把收集表结果关联到智能表后，会得到一个非常工整、清晰的收集结果，更方便我们通过不同维度进行分组统计，或者按表格视图、看板视图、画册视图和甘特视图等不同的视图来实现更友好的展示。

创建智能表（通过模板创建除外），默认是一个具有行列结构的表格视图，增删、隐藏、移动调整等操作也与普通表格类似。不同于普通表格，“智能表”搭载有“公告”功能，像QQ和微信群聊里的“群公告”一样，“公告”是对智能表全局内容的整体描述，对协作者周知信息。比如，在项目管理中，可以介绍项目概况，标注重点信息；在信息统计中，可以解释填写要求，说明截止时间。“公告”支持选择字体字号、颜色、背景色等个性化设置，还支持插入多条链接。

而得益于列類型的数据规整，智能表中用户可以使用“分组”功能，按不同的条件对选中的列进行分组展示。同时，可通过切换分组条件，多维度掌握全局信息。除了表格视图外，智能表还拥有“看板视图”“甘特视图”和“画册视图”。这些独特的视图，让表格内容一目了然，是智能表和普通表格在视觉上最大的差异。视图数据都是同源，只需要修改一处，其他视图即可同步更新。

作为一款在线办公应用，腾讯文档逐步壮大的插件库极大地拓展了应用方向，而除传统文本、表格办公外，多媒体插件更丰富了腾讯文档的内容表现形式，也为用户带来更出色的体验，有兴趣的可以尝试体验更多有趣的插件。