基于内控“五要素”的应收账款清理对策

吴慧颖 福建省地质工程勘察院

引言

普遍存在于地勘行业的应收账款，回收难度大且弊端重重，极易成为呆账坏账，吞噬收入额、侵蚀利润，严重影响地勘单位的资金周转和正常的生产经营活动。因此，做好应收账款管理、清理工作应作为地勘单位提高经营效率、提升管理效能、提增经济效益的常态化工作。

一、地勘单位应收账款存在的主要问题与成因

（一）应收账款存在的主要问题

经深入调研，地勘单位应收账款主要存在以下问题：

1.问题普遍存在。地质勘察市场竞争剧烈，工程项目的获得多以屈从业主的苛刻条件为代价，包括低价、资金垫付、延期付款等。另外，地勘单位提供的地质产品大多是依附于客户主业的中间产品（如房地产开发商需要的地质勘察报告），且以知识形态（如勘察报告、方案、图纸等）提供，因此地勘单位项目收益的实现受到业主资金状况和关联项目进展状况的影响。这些因素产生的应收账款问题在地勘单位普遍存在。

2.数额大、账龄长。应收账款包含的项目工程款、劳务费、税金和其他代垫费用存量大、账龄长，严重影响了资金的使用效益和生产经营的运行质量。

3.资金回笼难。应收款项挂账时间长，有的甚至长达数十年，历史遗留问题又长期得不到解决，以至于资金回笼困难。产生的呆账坏账加大单位经营管理风险。

4.干部廉洁受到挑战。应收账款的存在为当事人和利益攸关方提供了以各种不法手段将款项占为己有的机会，极易诱发部分干部职工的违纪违规腐败现象。

（二）地勘单位应收账款问题成因

地勘单位应收账款成因比较复杂，经梳理分析，主要有以下六个方面原因：

1.外部原因——地勘市场需求不足。地勘市场需求不足，致使揽项目难、做工程难、催收工程款更难。一是地勘项目资源有限，僧多粥少，为了揽到项目，大多要提前垫付资金，项目完成后再签合同。二是地勘项目资金有限，一些项目业主因经营困难或受宏观经济下行影响导致自身资金不足，长期拖欠工程款项；有的项目因欠款方破产或资金链断裂无法以资金偿还欠款。

2.内部环境——清理职责不明确。地勘单位虽然有应收账款管理机制，但职责权限模糊不清，每笔应收账款未落实到具体责任人。应收账款主要由财务科和财务人员催收，但财务人员主要精力都投入大量的会计核算上，应收账款催收自然摆在次要位置，导致应收账款管理中的各个环节执行力度不大。

3.风险评估——风险防范意识不够。一是未能科学评估客户信用，未建立客户信用档案，对客户的了解只停留在通过工商信息查询到的大致信息层面上，很难再获得更为翔实的信息。各项目单位和部门为了抢抓项目，在未对客户和项目进行深入了解、科学评估，特别是未对工程款项回收进行充分、有效的风险评估的情况下，工程盲目上马，产生工程款项回收风险。二是不能正确认识应收账款危害的风险：其一，各二级单位为迎合单位的经济责任制考核片面追求账面利润，大量开票，忽视账面收入是否能变为真正的现金流入，加大了单位的财务风险。其二，应收账款到期不能及时收回发生坏账时，单位需要垫付因收入增长发生的各种税费和催收过程中产生的成本，加速了现金流出。其三，应收账款使单位的产品或服务转化为现金的时间拉长、数额加大，丧失的机会成本会导致资金周转不良，侵蚀经营效益。其四，应收账款容易恶化为呆账坏账，进而引发三角债、多角债现象，不但使单位遭受直接经济损失，还会诱发关联企业的牵制性连锁反应，使单位运营陷入恶性循环困境，甚至破产。其五，应收账款极易诱发廉政风险。应收账款为心怀不轨的利益相关方提供了各种以挪用、贪污现款为目的的串通、变通性做假账的机会，存在极大廉政风险。三是缺乏法律风险防范意识。在经营活动中法律意识淡薄，有的业务部门先垫资后签合同；签订重大合同时未咨询财务、法律顾问等专业人员，未明确双方的权利义务，业务办理和合同履约过程中又未留下催款痕迹和相关手续，遇到恶意欠款的客户，以至于错过法律时效而无法争取自身权益。

4.控制活动——应收账款日常管理不善。主要问题有：一是合同缺乏科学管理。早期在较灵活的经营管理模式下，为承揽项目，甚至为了抢上项目，项目负责人往往会忽略工程款项及时回收，一味追求项目数量和产值，在没有签订项目合同的情况下就开工，仅凭客户口头答应由项目承接人垫资完成项目后再付款，项目完成后客户就占据主动权，人为降价或不完全认账，有的干脆赖账不付款。二是票据管理制度不健全。由于未建立有效的票据管理制度，票据使用与保管极不规范，项目负责人开票比较随意，因各种原因造成一次业务多次重开票，加大应收账款的余额。三是账务差错未及时修正。由于地勘项目种类多、数量多，一些项目存在合同签订单位与付款单位不一致，收到工程款时财务往往找不到对应的应收账款项客户，又缺乏与项目负责人沟通，造成信息不对称，以至于账务上作预收账款核算，未作应收账款冲减；也有收款后因放错科目，事后又未对账目进行清理，导致错账未及时修正。这些问题加大了挂账应收账款余额。四是项目款项催收不力。在项目完成后项目负责人未及时向客户追讨工程款，错失收款良机或遇到业主恶意拖欠工程款，导致收款困难和应收款项长期不能收回。

5.信息沟通——缺乏有效沟通机制。单位未建立一个良好的信息沟通、协调体系，各二级单位、各部门缺乏有效的内部沟通。各二级单位不了解每笔应收账款的具体情况，无法制定有效的催款计划，业务部门以获得项目创业绩为主，而财务部门以会计核算为主，未主动参与业务全过程并协助进行风险防控，忽视风险管控导致坏账风险的增加。对外也缺乏有效的沟通，项目完成后未及时与拖欠款项的客户沟通催要账款，人为导致应收账款逾期无法回收。

6.内部监督方面——应收账款监督管理不到位，制度不够健全。近年来，地勘单位已将应收账款管理纳入单位年度业绩考核内容，但因该考核机制不健全，单位负责人及相关业务部门人员薪资考核没能完全与应收账款管理情况直接挂钩，审计监察部门未有效介入应收账款催收工作，奖惩制度执行不力，部分业务部门和项目负责人对应收账款的管理重视程度不够。

二、地勘单位应收账款清理对策及实施

（一）构建应收账款清理体制机制

以内部控制“五要素”为框架，把内部控制融合到应收账款日常管理和全体员工共同参与实现控制目标的全过程，有利于提高单位应收账款管理水平和风险防范能力。基本思路为：建立健全应收账款专项清理领导小组，下设应收账款清理小组办公室；有效识别经营中产生的各种风险，对客户信用、合同风险等进行评估分析，加强风险防范意识；单位内部各部门之间、单位与客户之间建立有效的内外部沟通体系、机制，加强保持良好的信息沟通；建章立制，将制度建设贯穿工作全过程，建立健全应收账款交接制度、资金监管长效机制、应收账款预警和责任机制，优化内部控制流程，从制度上加强应收账款管理风险防控；审计、纪检监察等部门对各二级单位制定的应收账款管理制度的合理性、有效性进行督查，强化应收账款内部控制、内部监督；建立应收账款事前、事中、事后风险防范动态监督管理机制，贯穿单位整个经营活动。

（二）应收账款清理对策的实施

1.建立清理组织、明确责任分工。成立由单位一把手任组长、二级单位负责人及各科室负责人为组员的单位应收账款清理处置工作领导小组，负责应收账款专项清理的领导。领导小组下设日常办事机构，负责工作的组织协调和经办，并明确机构内各岗位职责分工。制定相关工作方案。根据“谁主管、谁负责、谁经办、谁催收”的原则，划分责任，财务科、审计监察和其他相关职能部门督查督办，人事科负责绩效考评，将应收账款管理情况与绩效考评薪酬挂钩。

2.风险识别与应对。一是建立健全客户信用档案，关注重要客户资信变动情况并在与相关客户的交往中不断收集、健全客户信用资料，采取有效措施防范信用风险。信用管理基础工作的建立由各二级单位完成，二级单位负责人为该档案的最终责任人。二是建立赊销审批制度，并严格执行。防止因过度赊销款项不能及时收回给单位带来现金流出、资金链断裂的风险。明确单位经营项目赊销期限不能超过项目竣工验收。特殊情况需要延长赊销期限，业务承办人应当填写《延长经营项目收款期限申请单》按程序报批。三是建立项目合同管理制度，禁止为抢项目先开工后签合同。在签订合同前，二级单位业务部先与客户洽谈、磋商谈判，关注客户的信用状况、价格及结算方式，明确双方的权利义务，重要的合同还要征询单位的法律顾问或专家的意见，防范因法律意识淡薄带来的风险。四是建立健全经营管理内部监督体系。结合单位经营管理实际，各二级单位设置应收账款台账，每个经营项目的合同签订、工期控制、工程量变更、施工安全、工程质量、项目结算、款项回收等都责任到人，并由相关承办人员对经营合同执行情况进行定期跟踪审阅，防范因经营管理不善造成应收款项无法回笼带来的风险。

3.清理环节流程。在对单位应收账款进行全面梳理、自查摸底和成因分析的基础上，采取分门别类、辨证施治的方式开展清理工作，大致分三个阶段进行。

第一阶段自查摸底：（1）全面梳理排查，摸清应收款底数。认真组织二级单位对应收款情况逐单位、逐项目、逐笔进行梳理排查，准确掌握应收款详细情况，包括应收款的项目名称、欠款单位（个人）、金额、合同约定还款时间、逾期时间、未及时收回的原因、是否存在债务纠纷等，并与欠款客户进行核对，及时保留有效的催款凭据。（2）完善经营管理台账，强化应收款管理。全面分析每一笔应收款的账龄、风险程度，分类建立档案，及时登记每笔往来款项。准确反映应收账款的形成、回收及增减变化、账龄长短、额度大小和欠款对象的经营状况等具体情况，并按月进行核对与清理。（3）在全面核实应收账款的基础上认真填报应收账款明细汇总表，制定清理处置方案（包括具体的处置目标、措施、计划等）。（4）加强源头管控，遏制应收账款增量。落实对合作方资信状况的调查工作，动态掌握合作方的资信。发现客户资信发生不良变化时，及时启动合法有效预警机制。对资信差、长期拖欠款项的客户停止合作并加入黑名单管理，及时启动仲裁、法律诉讼程序。（5）各二级单位强化应收账款过程监控，对每个项目的质量、资金支付、工期控制、工程量变更、施工安全等层层把关，严格执行合同约定的有关条款，严防应收账款风险，严控应收账款增量。为防止盲目开具发票，财务科要设立《开票信息表》，经营业务承办人根据合同约定向客户收取经营进度款或结算款开具发票时应填写应《开票信息表》交二级单位负责人审批，防止“旧款未结、再赊新账”情况发生。

第二阶段清理处置：（1）明确催收责任，多措并举。各二级单位按照制定的处置方案，坚持“谁主管、谁负责，谁经办、谁催收”原则，明确二级单位党政负责人为第一责任人。制定具体催收计划，采取多种措施，积极开展清理处置工作。采用电话、企业询证函证等方式向欠款单位积极催款。对催款比较困难的单位采取有计划的上门催款。认真对照合同约定，严格按合同约定履行。对于无法通过协商解决的应收账款，咨询法律顾问，通过法律途径解决纠纷。（2）加强内外部信息有效沟通，解决历史遗留问题。对内，财务人员与各二级单位党政负责人、应收账款项目负责人建立内部沟通机制，财务科及时对应收账款情况进行分析，将账龄长短、额度大小和欠款对象的经营状况形成《应收账款明细表》，与二级单位业务部门每月进行核对。根据财务科提供的《应收账款明细表》，业务部门人员在规定时间内完成应收账款催收，纪检监察部门对未收回的应收账款进行监督，人事部门、业务部门根据二级单位应收账款管理情况进行绩效考核。对外采取回收激励办法，使业务部门与客户建立良好的外部沟通，加强与客户核对，并跟踪客户的欠款结算情况。经客户对账确认后，再将对账情况反馈到财务科。对于长期挂账的应收款，查清挂账原因，与对方确认应收金额。对于存在历史遗留问题的应收款项，认真开展评估工作，提出清理解决意见和方案。（3）强化法律意识，加大债务追索力度。对于逾期未收回且债务人无还款意愿的应收账款，立足于运用法律手段追索欠款，以维护合法权益。针对预计可能发生或已发生重大坏账损失的情况，纪检监察部门及时介入，倒查工作流程、识别风险，及时采取追缴措施，以免因错过法律有效诉讼期而造成拖欠损失风险。（4）依法及时处理呆坏账。对账龄长且难以收回的应收账款，要积极采取必要的债权保全措施，收集证据并经第三方经济鉴证后，严格按应收账款清查核销要求处理；对单位清查欠款收回的抵账物资或资产，根据有关程序规定依法依规进行处置，及时盘活，防止造成新的损失。

第三阶段建章立制：（1）加强整改落实，完善制度。坚持问题导向，认真总结经验教训，对暴露出的管理漏洞和主要风险点及时汇总、梳理，深入分析原因，针对性逐条提出整改意见和防控措施，并认真抓好落实。把制度建设贯穿工作全过程，将应收账款回收等各项指标纳入年度绩效目标考核范围，并与绩效奖惩挂钩。建立健全应收账款交接制度、应收账款预警和责任追究机制，优化内部控制流程，完善源头预防举措，不断提高应收账款管理水平。（2）建立联动机制，强化财务风险管控。合同管理部门应定期对本单位经营活动合同订立的合规性、合法性进行审查，并配合相关部门及时跟踪合同履行情况，确保合同条款得到有效执行。业务部门动态更新经营管理台账及客户资信档案，会同财务部门定期分析、及时报告潜在的经营风险及资金回笼情况，确保账实相符。审计、纪检监察等部门应对各二级单位应收账款管理制度制定的合理性及执行的有效性进行监督检查，对于各类应收账款发现明显异动的，应及时深入调查核实。

三、可获得的预期成效与启示

（一）清理对策及其实施的预期成效

实施上述应收账款清理对策，可取得以下预期综合性成效：

1.“降存量、控增量”取得显著成效。在“降存量、控增量”和防止“旧账未结、再赊新账”的工作目标指导下，应收账款存量将明显下降，新增量得到有效控制。

2.建立健全的应收账款内部控制体系，进一步规范业务流程、完善内控制度，把应收账款管理思想贯穿于业务工作全过程，提高了预防、预警意识，健全预警机制，尽可能地从源头堵住拖欠款的产生，避免或减少同样问题的重复发生，切实保障国有资产权益。为应收账款的常态化管理提供了组织保障、制度保障。

3.增强法律维权意识。关注收回难度大的应收账款的法律诉讼时效，并进行动态管理，对在有效诉讼期内难以收回的拖欠款项，做好法律诉讼准备，并在诉讼有效期内及时提请相关法律部门进行诉讼，以最大限度减少拖欠款损失。

4.对客户资信进行了一次有效考查，为今后是否与这些客户继续保持业务往来提供了依据，也为新客户市场的开发在一定程度上指明了方向。

5.理论方法上，提出并积极以内部控制等理论为指导，以内部控制“五要素”为框架，构建起单位较为完善的应收账款内部控制体系。

6.摸清底数上，积极开展应收账款清理工作，对财务账面上挂的应收账款全面梳理、落实每笔款项；针对在应收账款清理专项工作中发现的问题，全面分析成因，建立应收账款台账，切实出台应对措施。

7.制度建设上，从客户资信考察、工程合同签订、单位实时对账、绩效奖惩挂钩等方面为切入点，建立起合理、有效的应收账款的管理制度。

8.账款催收上，积极组织协调二级单位之间相互配合，切实开展催收工作，大幅降低应收账款存量，盘活国有资产。

（二）可获得的启示与借鉴

根据地勘单位的业务性质，应收账款管理问题的长期存在是一种行业性必然，应收账款的催收已经成为财务管理中的常态化工作。本清理对策及其实施可为地勘单位应收账款的管理、清理提供以下有益启示和借鉴：

1.系统思维、整体筹划、一体行动，以科学理论建立起合理有效的管控制度，形成单位上下“一条心”“一盘棋”，齐心协力对应收账款实施有效管控。主要是成立专门的组织机构，组成强有力的专职清欠队伍，制定精准连续的清欠规划。

2.目标引领、问题导向，以系统化思维、个性化措施推动问题解决。（1）注重目标管理。每年初，各级相关责任部门、责任人签订清欠责任书、责任状，明确清欠目标、责任及奖罚制度，年末考核，进行兑现奖罚。单位财务、监察、办公室等部门及时跟进，严格督办、督查。（2）注重合同管理。加强合同管理，严格按合同约定履行；对历史遗留账款，认真开展评估，并签订还款合同；加强客户信控管理，及时了解合同方资信、经营及资金情况，避免与不良信用客户发生业务往来，减少国有资产损失。（3）注重应收账款过程管理。加强应收账款源头管理，建立在建项目应收账款预警机制，化事后清欠为过程控制。项目实施过程中，严格按照项目合同付款规定，及时回收工程进度款。对未能按合约收款的项目，由财务部门发出预警通知，提请进行整改。对无法取得效果的，财务部门及时联合相关部门进行介入，争取进度款的回收；对仍无法收回的，项目必须立即停工。（4）注重法律管理。聘请法律顾问或成立法律顾问机构，加大债务追索力度，降低诉讼成本。对于逾期的应收账款，当对方无明确还款计划或有效承诺的，要收集相关证据，及时运用法律武器。对重点拖欠工程款项，要安排专人实施动态管理。对在有效诉讼期内难以收回的拖欠款项，要及时做好法律诉讼准备，并在诉讼有效期内及时提请相关法律部门进行诉讼，以最大限度减少拖欠款损失。

结语

地勘单位应收账款成因复杂、表现形式多样，管理难度极大，对其催收清理已经成为财务管理中的常态化工作。应收账款管理应坚持系统思维、整体筹划、一体行动，注重目标管理、合同管理、过程管理和法律应用，以管理会计的方法手段和财务内控有关管理机制建立起合理有效的管控机制，发挥各级领导作用，实施有效的绩效考核评价措施，调动单位全员参与的工作积极性，以目标引领、问题导向、系统化思维、个性化措施推动问题解决。