信息化时代企业档案管理研究

田芳容

（杭州娃哈哈集团有限公司）

企业档案记录着企业不同发展阶段的各项业务情况，能够反映出企业的经营战略走向，在企业管理系统中占据重要地位。在现代企业中，档案资源来源丰富、灵活性强，如何有效管理档案实体和档案信息，具有较大的难度。[1]信息化时代出现了不少尖端科技，能够为企业档案管理提供条件，加快企业档案创新管理。

一、相关概念及理论基础

（一）信息化时代概述

数据已经成为社会重要发展要素，社会上的各行各业都在广泛应用数据，如何利用数据提高企业管理水平是一个非常热门的话题。国内经济快速发展的同时，科技研发力度在不断加大，信息化时代应运而生。[2]在当今时代，大数据技术除了在高端行业中得到了应用，民众生活的其他方面也得到了应用。并且，对相关科学知识进行普及之后，大多数人都能够接受大数据。

（二）档案管理概述

档案管理能够为企业发展提供重要支撑作用，档案中包含了企业在行政管理、生产经营、研发基建、诉讼维权等各方面的重要信息，管理档案是一项既需要具备工匠精神又需要具备科学精神的工作，包括收集整理、鉴定分类、排列组卷各类信息材料，以及分析鉴定、存储保管、提供利用各类信息材料。档案基础业务工作环环相扣，无论著录建库、检索编撰，都需要投入大量的人工和时间。[3]除此之外，企业发展的同时也对档案工作提出了更高的要求，不仅要完成收集整理入库利用等基础工作外，还要对库藏档案内容进行分析和调研，为企业各层级利用人员提供具有专题化、知识型、系统化的档案信息，满足利用者的档案需求。由此可见，档案专业人员运用科学的方法整合档案信息，围绕企业经营发展提供档案服务，企业档案管理的价值才得以充分体现。

二、信息化时代企业档案信息化管理的意义

（一）提高企业档案管理工作的效率

提高企业档案管理效率需要应用信息化手段，企业通常会利用互联网技术进行档案信息化管理，经过处理、存储后，整合企业的档案信息资源，实现资源的合理配置。进入信息化时代以后，企业档案管理的信息越来越多，需要对海量信息进行管理，档案信息化管理能够节省大量人工资本，同时解决后期调取、分析资料的问题。[5]纸质载体信息转化电子信息后，在减少资源浪费的基础上还能永久保存数据，及时更新数据还可以提高档案管理工作效率。

（二）实现档案资源的共享

实现资源共享是信息化的标志，企业档案管理要为公司发展提供服务，需要实现档案信息的及时共享。[6]企业档案管理信息化能够及时调取信息，档案库藏的利用率得到了很大程度上的提升，不断拓展档案使用范围，为企业各级人员提供便利之处，也提升档案信息的利用空间。

（三）推动管理模式的改革

作为企业发展的核心，企业管理工作要与时俱进，结合时代要求，迭代更新，为企业发展提供保障。在档案管理上进行信息化建设，通过在基础部门进行数据化建设，带动整个企业的信息化建设。[7]档案工作数字化转型支撑和促进企业数字化转型发展。

三、信息化时代企业档案管理存在的问题

（一）档案管理制度体系不完善

企业档案真实记载了企业发展过程，对于企业发展具有宝贵意义，能够为企业做出重大决策提供依据和参考。企业档案管理制度为企业发展提供制度保障，企业必须重视起档案管理工作，让档案管理在企业发展中充分发挥价值。

诚然，企业档案管理的意义重大，但是经过调查发现，很多企业尤其是诸多民营企业，档案管理工作并不完善，存在不少待改进完善的地方。[8]收集不完整、整理不规范、建档不及时、档案设施设备维护不当，甚至出现有些企业的档案管理人员进行违规操作，非法窃取公司重要数据；或是为获得利益随意篡改数据等。出现这些问题的根本原因是企业的管理制度不健全，无法约束员工，无法有效指导企业合法合规开展档案管理工作。

（二）企业档案信息化管理的资金投入不足

企业在经营发展中积累了大量的传统载体档案和电子档案。信息化时代企业档案信息化，需要配置相应的软件和硬件设施设备，否则档案信息化建设将踟蹰不前或沦为空谈。档案信息化建设不仅需要做好档案管理体系搭建、制度建设保障，同时对档案设施设备的配套也有相应的要求，包括服务器、终端、网路、存储及其它配套设备，网路设备如传输介质、集线器、交换机、路由器等，数字化设备如扫描仪、数码照相机、非线性编辑系统等，终端设备如计算机、打印机等，存储设备如光盘、硬盘等。目前很多企业的档案设备设施配置，与信息化档案管理的要求存在差距。购买这些设备需要花费一定资金，但是企业信息化建设更偏向于产供销等业务一线，只有很少一部分资金能真正应用于档案管理中。所以，企业要科学规划经费支出，为档案信息化管理提供足够的资金，推动档案管理信息化进程不断加快。

（三）档案信息化管理缺乏专业化人才

信息化时代对人才需求更加迫切，档案信息化管理需要更多的专门人才。企业领导要认识到在档案管理工作中人才的重要性，引进大量既懂档案专业又具备信息化知识的专业人才，适应信息化建设的深入及无纸化进程的推进，实现企业档案信息的高效管理。

（四）传统载体档案数据的管理弊端

1.效率低

在企业集团化、规模化的发展进程中，档案管理为企业各项经营管理活动提供了重要的基础支撑，但同时也面临着不少压力，其中最为突出的是大量纸质档案所带来的管理压力，不仅在人员、场地、设备等方面耗费巨大，并由此也带来安全保障、查询利用等一系列问题。影响了档案管理的工作效率，制约了企业档案管理的水平。

2.安全性低

传统载体档案管理对存储装具的依赖度高，譬如须配备专门的档案盒、档案柜，这种采用单一保存或统一保存的无多套或异地备份的方式，一旦发生火灾事故，将会造成不可估量的损失。

（五）档案管理队伍整体水平不足

传统档案管理基础业务工作对从业人员的要求，在专业知识的储备上，相对没那么高。但是随着信息化发展的突飞猛进，档案管理工作的内容和形式也发生了很大的变化，有很多档案员不能很好地适应新时期档案管理工作需求，对档案管理工作的创新发展形成很大制约。

（六）服务性能不佳

档案管理涉及的工作流程很多，当面对海量的存储库藏，需要提供某个具体的档案信息或综合性的档案需求时，工作人员可能会耗费大量时间翻找，查全率和查准率低下。如果企业不加强企业档案信息化建设，就不利于档案管理工作的发展进步，也严重制约企业的发展速度。

四、信息化时代下企业档案管理工作的创新思路研究

（一）紧跟信息化发展潮流，改变档案管理观念

企业发展会形成很多数据信息，包括行政事务、生产经营、科研立项、基建工程、会计审计、资产管理、工程建筑、人事材料等各种信息，这些宝贵的信息资源对企业发展的意义非常重大，是企业巨大的财富。如前所述，在传统管理模式中，纸质资料存在诸多弊端，无法为数据信息提供安全保障。但是在信息化时代，数据信息的安全性、便捷性得到增强，能够有效改善档案管理工作的质量，同时改善服务性能。根据目前现状来看，很多企业没有及时转变传统的档案管理观念，多数企业还在使用传统档案管理模式，导致档案管理出现不少问题，影响企业档案管理质量。所以，在信息化时代，企业需要不断创新工作思路，紧跟时代步伐，优化档案管理工作模式，及时转变工作理念，促进档案管理工作的质量提升。

在提升档案管理的工作过程中，企业可以发挥大数据技术的智能化优势，优化企业档案管理工作。首先，转变档案管理方式，作为企业档案管理负责人，采取走出去引进来策略，向各级行政档案管理部门请教学习、参观档案管理示范点、实地考察档案信息化建设做得相对较好的同行、邀请直属档案行政管理部门上门指导等方式，直观接触到档案最新的发展趋势、转变传统的档案管理理念。其次，直面信息化时代，认识到档案工作已由模拟态（传统载体）、数字态（内容）进入到数据态（规则），运用信息化思维，依靠大数据技术，做好企业档案管理工作。

（二）充分发挥信息化时代优势，完善数字档案资源建设

在纸质档案管理中，都是将材料进行建立、整理和打印后，统一收集在档案盒中，然后按照时间做好存储。这种管理模式虽然可以保存档案，但是达不到理想的效果，主要存在以下两方面的缺陷：首先是工作效率非常低下，受到纸质档案管理模式的限制，档案管理要经过一系列复杂过程才能完成；其次，安全得不到保障，档案信息很容易泄露出去。所以，企业创新工作管理模式可以从以上问题入手，借助大数据技术的便利之处，改善传统档案管理工作的不足之处，优化档案管理工作。

针对工作效率低下、安全性能不佳的问题，企业需要做出以下整改措施。首先，对工作效率进行改善。企业可以利用专业化设备存储档案信息，然后结合实际发展情况，存储产品研发档案、人事调换和任命等信息，不仅能够提升录入数据的效率，还能迅速查找出需要的信息。其次，改善安全方面存在的问题，在数据库中进行存储的时候，相关工作人员要设计密码和权限，保护好重要的信息数据，应用指纹、人脸的技术，提高数据信息的安全性，避免出现重要信息泄露的现象，改善信息保存的效率，有效提升企业档案管理工作的质量。

（三）完善企业档案管理人才队伍建设

当今时代各个企业的竞争，实质上就是人才之间的较量，优质人才能够为企业提供发展的动力，增强企业的核心竞争力，企业各条业务线都需要专精尖的人才。良好的档案管理工作，同样需要复合型人才。目前企业尤其是民营企业，许多企业管理层对档案管理工作不够重视，没有专门的档案室，也没有配备专业的档案员，这种现象严重制约了信息化时代档案管理工作的改进。有部分企业虽然配备了专职的档案员，但是这些档案员不具备专业能力和信息素养。所以，为做好企业档案管理，必须通过各种培训学习、参观交流，提升档案人员的业务能力和专业技能及信息素养，为信息化时代企业档案管理工作提供重要的人才支撑。

档案工作者在未来要紧跟企业发展变化、紧跟信息化时代，实现角色转变，从档案实体管理员转变为文件流程与业务系统设计的重要参与方，转变为企业文件管理的审计员、企业知识资产管理者、知识工程师、企业文化传播者和企业记忆构建人等角色。

（四）管理技术创新

利用信息化技术是档案信息化建设的显著特点，狭义来讲，管理档案也即档案信息化处理的过程。应用信息化技术在档案收集鉴定、整理存储、保管利用、统计编研各环节，提高档案管理水平，赋能企业经营发展。目前，在档案信息化建设中主要应用以下技术手段。

1.互联网技术

在“互联网+”背景下，档案信息化建设要想取得更加理想的效果，需要关注互联网技术的合理使用。作为档案管理的工作人员，须深谙互联网给传统档案管理工作带来的巨大冲击和影响，要充分了解互联网带来的有利条件，并学习和掌握互联网运用知识。譬如应用互联网技术开展文档一体化管理，实现文档资源的规定权限内的在线共享，优化检索利用方式，提供更多的档案利用场景，让档案服务工作更方便快捷。所以，档案工作者可充分利用“互联网+”带来的技术，创新档案工作方式，来满足企业发展的现实需要，实现档案价值。

2.云存储和云计算技术

云存储和云计算是一种信息共享服务模式，由于具备的数据存储能够对资源进行合理分配、提供个性化服务，并且更加安全、可靠，备受大众青睐，已经在很多领域得到广泛应用。“云技术+档案”能够解决运行慢、安全系数低等问题，减少了很多维护费用，为公众提供了技术支撑。

3.大数据

大数据对档案工作意味着以前看似没有价值的信息变得有价值，它改变着档案价值鉴定的原则。传统的企业档案工作管理，容易造成信息孤岛，借助大数据进行档案管理，不仅可以扩大档案的检索范围，还可以从大量数据信息中识别、提炼、汇总真正的关键信息，将档案信息系统化、知识化、专题化，让档案利用更精准、更丰富、更全面。

4.物联网技术

物联网就是给物品装上微型芯片，帮助存储基本信息，从而实现智能化跟踪和管理。在档案管理流程尤其是档案存储利用环节，借助物联网技术，利用档案的电子标签，实现对档案的自动记录、定位匹配和检索查找，提高档案管理的智能化水平。

（五）管理模式创新

1.档案资源管理模式

丰富档案资源，紧跟数字化时代，将工作重心由管理传统载体档案转到电子档案的管理。加强数字档案资源建设，包括电子文件接收、传统载体档案数字化转换、资源整理加工、建立各类资源库等内容，也即传统载体数字化、增量档案电子化、专题档案数据化。时代在不断发展变化，档案资源和管理模式也在发展变化，档案工作者要及时关注内部形势发展，关注档案发展趋势，创新档案管理模式。

2.档案安全保障体系建设

为做好档案工作信息化建设，须基于企业应用系统开发和服务平台构建。档案工作者要充分了解和调研档案信息系统，开发或引进具有“收集、管理、保存、利用”各功能模块的专业深度扩展、创新开发，系统开发遵循整体性、开放性和稳定性。建设基于本企业网络环境的服务平台，配备各类信息化设施设备。

信息化时代档案安全包括数字档案数据的安全和信息系统及网络平台的安全，及保证数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改，并保证系统软硬件的稳定性、可靠性和可控性。另需要通过技术手段，做好信息安全等级保护，奖励健全数字档案安全管理制度，杜绝各种系统安全隐患的发生。

五、结语

综上所述，信息化时代档案管理工作存在很多机遇和挑战，在创新企业档案管理的过程中，要紧跟时代潮流，改善自身档案管理观念；充分发挥信息化时代优势，改善传统档案数据的不足；完善企业档案管理队伍整体素质水平；进行管理技术和管理模式上的创新。如何更好地利用大数据技术改进企业管理工作，成为了档案管理工作的新目标。企业档案管理人员要在信息化时代抓住机遇，迎接挑战，借助大数据技术的便利之处提高企业档案管理工作的质量和水平。