加强事业单位档案标准化管理工作的几点思考

赵 娜

（山西省新绛县医疗保险服务中心，山西 运城 043100）

当前，随着社会主义市场经济的发展与时代的进步，对事业单位财务管理内控制度人员资料的保管也就必须与时代同步，做到更加合理、科学的控制。不过，就目前实际情况分析，在事业单位的人员档案管理中仍有不少弊端，严重影响了对事业单位财务管理内控制度的有效管理。因此，政府有必要进一步出台更加切实的举措，以促使各项管理工作取得更加优异的成效。

1 事业单位人事档案管理工作存在的问题

（1）领导层高度重视人事档案管理的意义与重要性。当前，在新时代背景下，事业单位的财务工作需要和时间发展相同步，因此需要进一步调整和健全岗位的内部管理制度，同时通过不断完善岗位的人员资料保管工作，体现单位的资源优势，进而较大幅度地提升了岗位内工作人员资料保管的素质和工作效率，从而推动了事业单位财务管理内控制度建设和单位财务工作的持续稳健发展。与其他类型的单位管理部门相比，对人事档案管理的工作也同样需要更大的耐心和毅力。人事档案管理涉及的福利待遇相对较低，导致管理者缺乏积极性、主动性和创新能力。因此，人事档案管理的效率和质量无法得到有效提高，这也导致人事档案管理在很大程度上缺乏可持续、稳定的发展及其应有的作用和价值。

（2）人事档案信息管理工作者的专业知识与服务能力不足。在新形势下，为了进一步提高事业单位的档案管理工作人员的效率和质量，有必要设置专业、熟练的管理人员。不过，在现代人事档案管理中，许多管理者被从其他单位中调离，使得档案管理的质量并没有得到全面提升，很多工作没有达到一定的要求，总体工作不容乐观。另外，一些机构在人员档案管理中未能注重人员的专业知识培养，培训项目不科学、不合理、不有效，严重降低了管理效率。各种人员资料信息和资料得不到准确高效的收集，无法发挥管理价值。

（3）人事档案制度和管理体系还不够健康稳定完善。在事业单位的人事档案管理方面，还应针对单位现实情况，建立相对系统、完善的管理体系和规章制度。但是，从实际的角度出发，事业单位在管理工作流程中，尚不能完全从社会实践出发构建起较为系统、完备的管理制度，相关的管理体系和制度也没有优化。人事档案管理工作的规章制度不科学合理，各种处理程序紊乱。对有关内容也缺乏具体的管理计划与制度，对搜集、分析、整理等有关内容也未能建立统一、系统的管理制度。

（4）人事档案管理信息化水平和现代化程度不足。在当今的信息时代，事业单位内控制度档案保管部门，必须运用信息化技术手段与计算机，以提升人事档案工作的品质和效率。同时，还要充分运用国家信息化建设档案管理，认真作好人才档案管理的整体规划，全面克服传统管理模式的缺点，以实现人才档案管理工作再上个新台阶。但从实际工作状况看，由于管理人员缺乏对人事档案管理工作的认识，不能为人事档案信息化的现代化注入时间、物质、资金，又缺乏财力保障，造成人事档案管理工作现代化水平落后，相应的业务管理能力严重不足。

2 加强机关事业单位人事档案管理水平的具体措施

为改善事业单位人员档案管理工作的质量与效益，提高人事档案管理工作人员的管理水平，有必要发挥人事档案管理工作人员的价值和功能，深入贯彻各项具体策略与举措。具体措施主要表现在如下几方面：

（1）树立正确的管理意识，重点解决遗留问题。人事档案管理涉及事业单位各部门的工作。建立顺畅的沟通机制非常重要。各部门要积极协调解决人事档案管理中的历史遗留问题。形成科学合理的员工奖励制度，充分调动人事档案工作人员的积极性，为员工提供良好的职业成长条件，定期组织员工培训活动。此外，当从业人员发生重大变化和内部变革时，要组织人员迅速准确地整理和调整档案，尽快解决历史遗留问题。

（2）单位领导要高度关注人事档案管理工作。对于事业单位财务管理人员和管理者而言，必须注重人才档案管理的意义与重要性，高度重视人才档案的各种管理措施与执行方式，从长期战略的角度看问题，从全局考虑，深刻了解档案管理对于事业单位内控制度的健康完善的重要关键意义。人才档案是事业单位财务管理内控制度建设的主要载体。同时，也有效考核了企业各类人员的个人表现情况与工作绩效。只有充分保证了企业人才档案保管制度的进一步完善，使企业人才档案实现了更有效保存和管理，才能更充分体现企业各类人才的社会价值和工作功能。因此目前，事业单位财务管理部门领导干部比较重视企业人才档案保存，比较高效地进行了企业人才档案保存工作，并全面认识到人才档案保管体系建设是推动单位人员结构全面优化、人才资源科学合理配置的关键基础。

（3）提高档案管理人员素质，建立健全管理队伍。随着我国经济体制改革的深化和发展，事业单位人员的职务晋升和干部任用需要通过一套专有的人事档案制度来体现。这种变化使档案管理面临新的挑战。对于档案管理者来说，需要不断提高自己，并利用高水平的专业能力为档案管理的发展提供帮助。作为系统的工作内容，对人事档案信息进行收集、整理、归纳和分析，任何管理环节出现问题都会给人事档案管理造成巨大损失。因此，人事档案管理工作者要有高水平的岗位责任感，也要加强对档案管理的审计和控制，确保三龄两历的按时审计，从思想上讲，要提高员工的思想意识，确保每位员工遵守制度、敬业、自律的原则。

（4）针对人事档案管理方法进行切实有效地创新和改革。事业单位人事档案管理工作，往往采取比较传统的模式。针对这种情况，有必要进一步解决传统档案管理方法的弊端，将传统分散管理模式转变为新型的集中管理。管理人员要高度重视马克思主义理论基础与实际工作实践之间的紧密联系，以马克思主义理论的新视野对管理人员实际工作进行统筹规划与有效指导，从根本上切实完善与优化统筹管理、统一人事档案管理理念，使其在实际执行过程中得到有效落实。对事业单位人事部门和档案管理机构，要按照事业单位财务管理内控制度的新发展趋势，有效调整和优化有关的内部管理体系和政策，以更有效满足社会主义市场经济体制下社会化生产的基本要求和单位内部需要，并逐步吸纳境外先进的管理制度和理念，吸纳更多具备较强专业知识的优秀管理者，并全面进行对有关管理人员的专业知识训练。

（5）结合实际情况合理建立联合型档案服务组织。由于事业单位对档案保管的工作内容较为单一，在实际的管理工作流程中涉及到了档案类型的许多领域。根据这些现实情况，有必要合理设置统一的档案保管机构，从根本上有效防止了分散的档案保管机构的弊端，从而实现了各机关之间在业务上的进一步交流与联系，做到了数据共享。在档案归属方面，要更加明晰，充分利用综合信息，实现更加便捷、快捷的检索和利用，切实做好统筹规划和与信息体系的有效整合，更大幅度地提高了人员归档的效率，更充分体现了其实用价值。

（6）逐步建立健全系统完备的档案系统和制度。为提升事业单位及其工作人员档案管理的质量与效益，就必须全面建立现代的档案管理体系，与时俱进，合理利用现代技术方法，做到档案管理的规范化、专业化，同时运用现代的电子技术方法，实现纸质档案和电子文档的相互融合，优势互补。同时，科学的选择和组织档案保管人才，科学设计档案保管项目，进一步实行岗位责任制，充分确定档案收集整理工作资料的来源和去向，利用现代科学技术手段实现档案保管的科学完整，做好国家档案信息库建立。

（7）建设人事档案管理信息化平台。第一，领导层要重视本单位信息化管理平台建设，做好资金支持，购置先进设备，积极引进先进管理技术。在此基础上，领导要重视人事档案管理的信息公开，引导全体员工树立信息观念。在工作中，要注重技术更新和专业人才培养，使事业单位财务管理在现代化的工作进程中提高档案管理的竞争实力。

第二，加强管理基础设施建设。按照国家标准建立知识档案，重视九防建设，引进现代科学技术，利用高性能计算机实现人事档案的科学管理。在管理过程中，要不断提高管理的集成化、智能化水平，在人事档案室建设相应的防火、防潮、防虫、防腐设施，为人事档案的存储和管理提供适宜的环境，实现高效的人事档案管理。此外，在基础设施建设过程中，事业单位需要注重监控体系建设，实现人事档案全天候监控，确保人事档案管理不受其他因素影响。

第三，进行纸质材料的信息录入。在人事档案管理中，因为一些人事档案内容比较陈旧，而这些人事档案又属于纸质文件，在人事档案管理中就比较麻烦。事业单位人员档案是本单位最主要的人员信息管理资料之一。所以，对纸质文档，就有必要及时录入信息系统，以便完善人事档案，从而有效提升人事档案管理效率。在录入流程中，由于有些文档内容很旧，所以必须对相关的资料进行审核，以保证人事文档内容和资料的及时性，同时调整了一些变动后的人事资料内容，以保证人事档案的正确性。实现了纸质文档的信息输入，就能够建立电子文档，以方便信息保存与传递，从而减少了重复检索的复杂工作。而且，基于信息的电子文档也可以存储，并能够实现备份，不但减少了纸质的使用，也同时减少了对人事档案的损坏。

第四，加强信息安全建设。在推进信息时代人事档案管理信息化建设的过程中，事业单位需要格外重视自身的信息安全建设。因为事业单位人事档案中存在一些机密文件，而事业单位财务管理内部的一些人事档案又关乎着国家安全，所以事业单位内控制度在网络信息化建设流程中需要将文档安全放在首位，在保障文档信息真实有效的基础上，同时做好本单位网站建设，以保障文档安全。单位组织人员可以对高度机密的文档信息实行全面保密，并组建专门的人事文档安全管理工作组，专门负责人事档案管理工作的安全，同时加大对网络信息技术的研究与应用，通过更先进的技术手段增强人事文档的机密性与安全，并进行适当的防火墙建设，以促进人事档案管理工作信息化建设。

3 结语

在新形势下，事业单位的人事档案管理问题变得越来越关键，所以事业单位财务管理的主要领导必须要高度重视人事档案管理的关键作用和现实意义，针对各种问题加以认真处理，有效结合现代信息化技术手段，逐步建立健全更系统完备的人事档案管理现代化系统和机制，从更大程度上改善人事档案的现代管理水平，以推动人事档案的变革与创新。