基于货源管理效益导向的企业多维分级配货案例研究

马智杰 丁 杰

（山东青岛烟草有限公司，山东 青岛 266011）

一、以多维分级配货提升货源管理效益的研究背景

1.以多维分级配货提升货源管理效益是推动烟草企业高质量发展的需要

根据行业要求，烟草工商企业要加快工商交易方式变革，提高市场响应速度，降低制度性交易成本。烟草降本增效已经成为推动行业高质量发展的必然要求，落在卷烟货源组织领域则是在满足销售需求的基础上最大化降低日均库存持有量、提高货源管理效益。以多维分级配货为核心的货源组织模式，能提高工商货源衔接效率、降低工商库存持有量、提高货源管理效益，积极推动烟草企业高质量发展。

2.以多维分级配货提升货源管理效益是贯彻落实高质量服务市场的需要

根据行业要求，烟草地市级烟草商业企业要坚持营销市场导向，坚持把消费者作为卷烟营销工作的中心。落实“按订单组织货源、按需求衔接计划、按状态调整策略”的要求，以满足市场需求为出发点和落脚点，牢固确立“以消费者为中心”的理念，不断巩固完善工、商、零共同面向消费者的现代卷烟营销体系。以多维分级配货为核心的货源组织模式坚持以满足市场真实需求为出发点有效组织货源，由市场需求驱动投放策略、由投放策略拉动货源组织，高效响应、满足市场需求。

二、以多维分级配货提升货源管理效益的主要做法

1.基于工业分级进行配货管理，提高货源组织效益

（1）对在青工业进行分级

首先，以2020年销量为测评时段，对全部规格按销量占总量比重进行降序排列，并按比重数据进行评分。其次，以在青销售的全部工业近三个月的平均在途时间为参照，测算工业在途时间响应程度，并进行响应程度评分。再次，测评在青销售的全部工业离青岛烟草仓库的距离，按照工业离青岛烟草仓库距离进行工业路途评分。

将工业响应评分与路途评分按照70%、30%进行合并计分，得出工业除销量外的评分排序表。对全部在青工业进行分级，其中一级规格每日配货，二级规格每周一次配货，三级规格两周一次配货。

（2）基于工业分级“量身采购”提高货源管理效益

结合烟草行业对货源采购模式的工作要求，以几种基础配货模式将青岛市场配货模式优化为准时制联运、模型配货、常规配货、应急配货4种。通过为不同分级规格匹配不同配货模式，在满足销售需求基础上最大化降低冗余库存量，提高货源管理效益。

一级工业中销售量大的规格采用准时制配货。设置必要的安全库存量后，根据规格每日动销及时补充所需货源。当日访销订单量即次日配货量，实现商业访销多少、工业配货多少量，最大化剪除冗余库存。

一级工业中其他规格采用模型配货。模型配货纳入趋势值、季节因子等影响因素，并通过AHP层次分析法对各影响因素赋予权重，能更精准地测算规格采购需求数量。

二级工业采用常规配货每周配货一次。常规配货结合历史销售及下周销售预测得出配货需求，杜绝了仅参考历史数据对采购需求预判的滞后性，采购数据更为精准。

三级工业采用常规配货每两周配货一次。由于三级工业规格销量普遍很小，对商业销售影响不大，两周一次配货既不影响商业日均库存量又能为工业节约物流资源。

应急配货模型作为以上配货模式的补充，能随时提醒断货风险、补充货源防止断货。

2.围绕多维分级配货进行信息管理，提高货源组织效率

（1）优化信息协同顺序，提高网配工作效率

将常规的工商网配顺序工业，依据历史销售均值发起网配需求优化，为工业依据商业需求发起工商网配。其优势在于商业企业在计算网配需求时，能将下周投放策略预计销售量、社会存销比及历史销售数据等影响因素纳入网配需求计算，既能避免工业企业在测算网配需求时使用1号工程数据存在数据延迟而导致的供应断货，又能最大化贴近下周市场的真实销售需求避免库存积压、提高工商网配工作效率。

（2）每日采销信息协同，提高采销工作效率

采购管理员每日发送《青岛市场采销信息协同表》至投放管理员，投放人员结合剩余协议、年销售进度、货源在途与发运情况制定调整市场需求预测、月度销售计划、货源投放策略，工作效率明显提升；同时，由于投放人员对协同信息的了解，能及时规避由于个别工业规格因杀虫、原材料短缺等特殊情况导致的销售断档，平衡规格销售进度，采购与销售的匹配度得到提升，采购目标清晰明确，采购人员工作效率也得到提升。

（3）实时工商信息共享，提高工商协同效率

按照烟草行业“工业管下限、商业管上限”原则，在青工商企业通过工商网配手机客户端共享卷烟规格进销存、协议执行进度、可供货源等工商网配相关信息，共同管理卷烟货源。工业企业可以随时查看协议执行、规格库存、实时销售等信息，预判货源需求，做好货源下限管理，确保销售不断货；商业企业可以随时查看工业可供货源情况，协同投放做好销售调整，做好货源上限管理，确保货源采购不积压。

3.围绕多维分级配货进行部门联动，提高部门协同效率

单部门工作效率提升是有限的，全部门共同提升才能实现更好的资源配置、实现更高的工作效率。为此，我们联动物流中心、内管派驻办，围绕多维分级配货最大限度地协同相关部门，提高工作效能与效率。

（1）联动卷烟物流中心，提高物流管理效率

工商双方通过青岛市场的工商网配模块进行配货需求协同后，物流人员可以通过“省级营销平台-货源采购-工商网配-预计到货”路径查看每日预计到货规格与数量，并提前协调人力、物力做好卷烟卸货预排，优化卸货资源配置，提高仓储物流工作效率。通过预排，物流中心可以高效顺畅卸货，提高卷烟入库工作效率；货源采购管理员不用担心送货车积压，不能及时入库影响卷烟销售；送货司机由于物流顺畅卸货，基本不需要等待较长时间，司机与工业企业满意度提升。

（2）联动内管派驻办，提升规范经营效率

一是月度网配前部门联动制定市场需求预测，从源头上预防卷烟外流。销售处每月邀请内管派驻办内管员结合易外流卷烟信息情况，共同制定月度市场需求预测、参与月度货源投放策略会议，内管员既能了解月度销售计划及投放计划，又能提供易外流卷烟信息或销售投放建议等，为更加规范地制定投放策略等提供重要参考，从源头上控制易外流卷烟的购进与销售，促进卷烟规范经营。二是月度网配后部门联动关注易外流卷烟信息，从结果上分析卷烟外流。每月末，采购管理人员统计易外流卷烟的进销存及易外流规格的客户订货信息供内管员参考，实现销售、内管对易外流卷烟的持续共同关注，规避外流风险；同时，这也为内管办分析卷烟外流以及与专卖联动分析外流信息等提供一定数据参考和排查线索，进一步规范卷烟经营。

4.围绕多维分级配货开展闭环衔接，确保配货有序开展

运用PDCA管理方法，按照“定时、定点、定量”原则，平台操作“定点”、工业发货“定时”、需求提报“定量”，通过预排货源组织计划、组织计划实施、数据实时监测、工商协同优化，在持续完善提升库存管理模型的基础上，构建闭环货源组织模式，明确货源组织各环节工作节点职责和时效性，进一步提高工商协同效率。

（1）预排货源组织计划（P）：运用货源组织平台，计算出各规格下周期发货量，与工业协商确定并预排下周期货源组织计划。

①每周五确定下周投放策略后，货源采购管理员运用货源组织模型结合品牌、市场、客户不同维度关键指标计算各规格下周需采购货源数量；

②工业代表通过“青烟慧众-工商协同”模块获取各规格建议发货量，并沟通各工业可供货源情况；

③货源采购管理员与工业代表协商确定下周发货计划；

④每周五下午2点前，货源采购管理员与货源投放管理员沟通可供货源不足等情况。

货源组织计划根据实时进销存和品牌、市场、客户不同维度关键指标进行配货，有效提升货源组织的计划性和时效性。

（2）货源组织计划实施（D）：基于V6营销平台、企业公众号平台、中烟电子商务平台3个工作平台进行实货源组织协同。

①V6营销平台：采购管理员进行工商网配参数设置、日常网配确认等操作；

②“青烟慧众”企业公众号：工商双方通过手机移动端协议、销售、配货等实时数据共享，工业实时配货修正、工业实时或突发情况等反馈工作；

③中烟电子商务平台：主要用于协议调整、合同确认等。

3个平台使PC端与移动端相结合，实现了实时合同签订、信息互动共享，拓宽了工商协同的沟通渠道，实现货源组织计划的具体实施的精准化。

（3）执行数据实时监测（C）：通过两大类6项数据进行货源组织计划实时监测：

①销售数据。一是销售情况，包括规格分时段销售数据，商业销量、购进量、商业库、等数据。二是投放情况，包括规格投放策略、投放户数等数据。三是市场状态，包括规格订单满足率、订足率，以及市场价格、社会库存等数据。

②采购数据。一是协议情况，包括规格协议签订、执行、剩余数量，协议不足预警等数据。二是配货数据，包括规格的配货模式及参数、入库时间预排等数据。三是需求预测，包括规格年度需求预测量、月度需求预测量等数据。

通过销售数据了解各规格销售形势，判断预期销售情况；通过采购数据，了解各规格发货进度、协议执行进度，确定各规格货源组织情况。销售数据与采购数据的匹配，可检验各规格的短期发货进度和长期协议进度与销售的匹配度，判断货源组织计划的合理性，便于实时调整计划，同时对于工商下次货源组织具有直接指导意义。

（4）工商协同优化提升（A）：每月定期开展工商月度协同日，邀请不同工业代表参加，促进工商双方实现认识同步、行动同步，最大化提高工商协同工作效率。

①进行货源组织OPL一点课相关轮训，采购人员制作岗位课件并进行讲解，工业代表则进行头脑风暴提问，共同讨论排查工作改进途径；

②工商相互沟通近日货源组织情况、近期销售计划、品牌培育计划、最新工作要求、临时突发情况等；

③根据模型运行情况，工业代表提出模型系数调整建议，采购管理员对数据进行测算，如需调整报请部门负责人授权。通过系数不断优化调整，促进采购模型精准度不断提高。

5.围绕多维分级配货进行配套管理，保障配货顺畅运行

（1）固化配货成果，保障配货运行

将基于工业分级的配货模式固化到省级营销平台工商网配模块中。通过固化，工商网配各环节信息实时互动、配货顺畅运行。商业企业采购管理员通过平台运算极大节约了货源需求测算时间；投放人员通过共享信息在销售计划与投放策略上实现采供销的最佳匹配，提高采购效率；工业企业人员通过实时把握协议、进销存、后期销售计划等数据能明确把握销售节奏，提前做好货源发运准备；物流人员通过货源分散到货预排能提高卸货效率，避免到货积压。此外，平台内的货源最晚到货时限、货源在途司机电话等辅助信息也能提升网配效率。通过系统运行，分级配货有序运行。固化分级配货模式之余，青岛公司还编制了《货源组织平台操作手册》，申请了《工商网配PC端操作系统》（证书号：软著登字第7838609号）、《工商网配移动客户端操作系统》（证书号：软著登字第7838622号）。

（2）持续优化改进，促进配货提升

一是月度优化改进。采购管理员每月统计库存周转次数、日均库存持有量、日均库存资金占用量等卷烟货源组织的关键指标，由销售处长将管理运行结合纳入部门考核。对年累计销量占90%以上的8家左右工业进行排查，找出库存周转偏低主要集中于哪些规格；对年累计销量占90%以外的工业，按照工业库存周转全省排名进行排查，对排名前3名以外的工业找出库存周转次数偏低规格。采购管理员协同投放管理员、工业企业对库存周转次数偏低规格共同分析原因、持续改进提升。二是结合课题进行优化改进。根据分级配货实际工作开展，结合课题研究撰写并发表论文《卷烟货源组织多维协同的模式研究》《基于市场动态需求的烟草工商网配模式研究》；开展《提高卷烟库存周转次数》QC课题研究，获得省局（公司）二等奖；开展《以“准时制联运”提升货源组织质量》等课题研究，进一步发挥了实际工作与课题开展共同促进的作用。

三、以多维分级配货提升货源组织质量的工作成效

2020年效益：青岛烟草库存周转次数同比增幅24.1%，日均库存持有量同比降幅19.4%，日均库存资金占用同比降幅9.5%。

2021年效益：2021年前10个月，青岛烟草库存周转次数同比增幅15.9%，日均库存持有量同比降幅13.1%，日均库存资金占用同比降幅9.3%。

四、总结

以多维分级配货为核心的货源组织模式，将主要靠经验或者简单地靠模型公式进行采购的货源组织模式，变为依靠数据统计、明确工业归类并分级配货的货源组织模式。其既有利于商业企业降低冗余库存、提高货源组织质量，又有利于工业企业提高效率、加强品牌市场培育。由于分级测评操作方法简单，不同配货模型对适应规格的要求标准清晰明确，各地市级商业公司均可轻松代入，实现卷烟货源组织质量的提升。