数智化背景下“移动+智能”费用管控及智慧通用报账体系探索及实践

2022-12-26蔡东林CAIDonglin

价值工程 2022年35期

蔡东林CAI Dong-lin

（国网湖北省电力有限公司，武汉 430077）

1 建设背景

国网湖北省电力有限公司（以下简称“国网湖北电力”）是国家电网公司的全资子公司，承担着维护电网安全稳定运行、为湖北经济社会发展和城乡电力客户提供安全可靠电力供应的重要职责。

随着数字技术等新技术的迭代速度日益加快，企业进入数字化时代，以大数据驱动、人工智能应用为核心的数字化技术的应用驱动企业要素发生变革。财务数字化建设亟需把握数字革命的新机遇，将财务管理的新技术、新工具与新管理模式、新战略要求相结合，紧跟数字互联潮流，顺应国家监管导向，推动财务管理向精益、迅捷、智能转型，以适应不断变化的经营环境和企业管理要求，实现财务管理智能化、业务数字化。国网湖北电力在费控管理方向不断夯实管理基础，通过强化财务管理创新取得一定成效，但仍存在一些痛点。如，存在多个业务入口，业务入口未能统一；具备线上业务流程，但流转过程仍存在双轨运行；部分运用费用业务流程复杂，业务人员操作过于繁琐；纸质凭据与单据审核繁杂，仍需财务人员线下核对；审批流程不清晰，无法快捷获取审批流程及各级审批人信息；制度规范与工具融合不够，大部分依赖人工判断审核要点等。在此背景下，国网湖北电力遵循公司统一技术架构规范，强化模式创新，充分利用“大智移云”技术，融合财务多维精益管理，研究推进“移动+智能”的费用管控及智慧通用报账体系探索实践，助力财务数智化转型，更好地服务决策科学精准、业务精益管理、基层创新创效，全面支撑公司能源互联网建设。

2 体系内涵

“移动+智能”的费用管控及智慧通用报账体系深入开展费用报销业务需求调研，充分利用“大智移云”技术，建设互联共享、智慧融合的费用管控及智慧通用报账体系（如图1所示）。体系旨在提升财务服务能力，构建灵敏迅捷、用户感知的财务管理模式；实现工具数智跃迁，打造数字化、智能化的财务工具应用；深化数据价值挖掘，形成多维度、精益化的业务分析能力。通过增强费用报销业务对于管理模式转变、工具智能应用、预算执行管控、多维精益管理、智能风险管控等方面的能力，推动公司财务数智化转型升级。

图1 双模协同的智慧报账体系模式

3 主要做法

3.1 管理模式转变

①统一报账入口。深入调研ERP、财务管控、通用报账及福利模块中报销业务分布，通过移动手机端及PC端模式统一内外网端业务入口，构建链路在线业财协同作业模式，完成报销业务从原始凭证、业务单据、财务凭证、支付单据到预算执行的在线管理，打通“申请-审核-支付-入账”一体化流程管控，实现费用报销业务资金流、会计流、内控流、审批流、数据流“五个流”的高效运转，减轻基层员工压力，提升财务报账业务效率。②拓展移动应用。打破传统依赖PC端按报账业务类型选择内网业务系统报账的模式，通过技术路线设计、产品原型设计、UI前端设计，手机移动报账终端界面融合入口，打造实时响应的智能报账应用。将移动互联网技术与传统技术相结合，提供“移动+智能”的“双模”协同报销服务。基层业务报销人员可通过手机APP、PC端内网报账应用完成报账提单、单据状态查询、费用分析报表查询等功能操作，为公司员工和领导提供智能快捷、友好的费用报销模式（如图2所示）。③辅助高效审核。依托全流程费用报销标准、费用预算控制标准规范，梳理报销单据模版、流程环节、岗位、金额等关键字段内容，完成制度标准的“数字化”转换，实现管理规范标准在线量化。利用业务类型、金额、部门等关键字段确定审批判断条件分支，设置阈值依据，细化流程分级管理策略，在线判定冗余环节，实现流程在线分级管理。

图2 “移动+智能”费用管控及智慧通用报账“双模”协同应用

3.2 工具智能应用

①原始单据无纸转化。遵循“版式文件集中管理、结构化数据全程在线、会计档案无纸化管理”思路，统一费用报账单据格式及样式，严格落实统一的标准载体，与公司“移动+智能”报账应用深度融合，应用影像采集、OCR智能识别等技术实现归集环节信息全量获取、集中管理和自动校核，报销入账环节业财票智能关联，报账处理自动化，归档环节数据全程在线，档案数据无纸化存储，实现原始单据无纸转换。②业务执行智能引导。明确报销单据关键字段对应及标注规则，获取经法系统信息，实现合同的结构转化及存储，并将结果返回到业务单据填报界面，对费用类型、组织、金额等关键字段填充，实现单据自动填报。设计报账类型、报账控制、预算控制、支付控制、附件检查、岗位审批权限等功能，融合RPA技术，完成报账策略控制和预算控制、单据信息和附件在线校验等服务自动调用，实现单据的在线合规检查、内外网的联动审批、消息代办实时提醒，智能引导单据审批。③结算凭证自助生成。梳理报销核算映射关系清单，完成包括组织、时间、往来、报销项目与会计科目等核心字段映射，为报销费用自动结转提供支基础支撑。通过报销会计科目对应、结转凭证模版设计、单据凭证关键字段关联、结转凭证流程配置、制证、审核人员赋权等功能设计，开发报销业务自动生成结转凭证完成入账功能，确保会计核算简捷、精准。融合二维码技术，将二维码纳入识别标志，单据编制时关联原始单据，实现线下、线上一体化管理，通过扫码识别自动归档凭证档案。

3.3 预算执行管控

①灵活预算编制。依据会计基础管理办法，全覆盖费用报销业务，规范统一费用类型与核算科目、费用类型与预算科目标准对应，健全公司组织架构信息，将成本费用预算管理落实到单位部门层级，实现损益预算基于“部门+费用”精确编控，同时满足归口管理费用管控需求。针对专项支出，严格实行项目化预算管理模式，分类分档、定员定额管理，科学精细公司费用预算编控。②强化执行管控。设计费用报销单据流转轨迹，设计费用归集关联、预算申请进度、付款订单业务信息穿透、费用预算日排程等查询功能，贯穿费用报账业务提报、流程审批、发票校验、付款申请、支付入账等全链路业财数据，自动匹配业务各环节预算编制金额、已占用承诺及成本核算等信息，及时弹框精准提示预算执行情况，警示临近阈值预算业务，杜绝超预算业务。实时监控费用动态，全程掌握预算进度，及时跟踪催办，提升业财协同管控能力，全面提高资金管控的安全、效率和效益。③注重分析评估。基于公司全面预算管理体系，完成预算业务模型分解，按组织、时间、类型等多维度开展监测分析，实现对预算执行进度、现金流量预算耗用情况的管理及掌控。通过构建费用预算分析模型，监控现金流出管控能力，通过费用报销预算管理现状分析，定位公司费用管理未来主要提升方向，辅助公司财务控制和决策能力提高。

3.4 多维精益管理

①业财数据多方集成。针对外网线上报销数据，以移动端交互界面为基础，覆盖全业务报销场景，动态汇聚报销内容，动态采集纸质单据信息和费用报销数据，包括合同、订单、发票、开支明细等，同步至内网运营管理平台；针对内网报销数据，实时获取内网运营平台费用报销信息，有力支撑公司数字运营。②量化分析动态指标。依托手机移动端、内网PC端、内网运营管理平台等，应用大数据分析技术，围绕着费用报销业务涉及的费用类型、组织机构、时间频度等核心要素，构建费用报销全环节监测分析场景，设计报销费用状态、结构、同比环比、异动情况等监测指标，挖掘成本压降机会，释放价值空间。③费用多维精益分析。通过多维度费用分析微应用，构建数据融合的费用报销多维分析体系。按费用类型、期间、类型、组织、状态、预算等维度，开展各频度的费用报销统计分析，了解费用报销分布结构，掌握费用报销计划及执行情况。量化分析费用报销，结合流程流转环节、审批及时率、附件完整性等指标，与环节、时序、执行等数据融合，将其应用到成本费用布局分析，增强费用报销业务的精准管控。建立费用报销业务的数据获取、数据反馈、数据分析、数据应用全闭环管理模式，定期依据报销数据开展费用报销业务执行评价分析，提高电网费用报销业务执行可靠性。

3.5 智能风险管控

①日新稽核规则。依据公司风险管理与内部控制办法的相关原则，梳理费用报销业务的稽核规则。优化完善存量规则，新增共性稽核规则，日频更新稽核规则库，实时同步公司内网运营管理平台数据。完成对稽核结果的统计查询，深化指标结果数据的综合分析，实时监控费用报销行为，及时发现经营管理问题和风险管理薄弱环节，纠正违规行为，通过机制在线管理、业务数据强化、智能规范操作等智能化手段，提升风险防控能力。②在线动态稽查。梳理报账单据操作过程中所涉及的操作要求及流转流程，建立与公司财务制度规范、财务内部控制手册和用户手册等规范稽核检查规则清单，将报账风控管理标准固化至报销业务流程，指导并规范对报账单据操作中的日常稽核、专项稽核工作，增强业务操作规范性，提升业财融合度，加强业务的规范性管控，支撑体系有效运行。③推进合规管理。梳理报销涉及的预算、核算、内控管理制度，整合合规性检查清单，制定报销业务合规检查方案设计，转置到内网运营管理平台，开展从业务填单、数据采集、业务审批等环节的合规评审。通过将财务制度和管理要求细化为可执行、可量化的智能化核查工具，业务发起即可感知业务状态，报错指向精准、描述清晰，指导基层业务人员及时、规范录入信息，实现“业务发起即合规”，推动财务监管要求与费用报销业务的智慧化互动。

4 建设成效

通过对数智化背景下“移动+智能”的费用管控及智慧通用报账体系的探索与实践，实现费用报销业务从数据采集、报销填单、预算管控、单据审核以及费用分析等全息智能化服务，在报账服务能力、业务智能水平、预算管控能力、风险管理水平、数据价值创造等方面得到全方位提升。主要成效如下：

①促进报账服务优质化，“移动+智能”的费用管控及智慧通用报账体系完成构建后，打破时空局限，让业务人员、管理人员实时掌握报销业务执行情况，报销填单和审核质量及效率大幅提升。智能填单模式下，基层用户报销填单平均单笔业务录入耗时大幅缩减，优化基层员工报账体验，财务部门业务满意度显著上升。②助推业务运行数智化，国网湖北电力通过自动化、智能化技术的应用，有效提升单据自动识别能力，降低人为干预造成的问题风险。基层用户可借助智能识别辅助填单，识别准确率保持在99.5%以上；在加快填单效率的同时大幅提升报销单据信息准确率，助力报账业务便捷高效，有效促进业财数智化能力提升。③助力预算管控精益化，通过预算实时管控、费用预算归集、多维预算分析，促进预算管理精益化，提升资金收支监管水平。以预算实时监控模式为例，基层用户编制报销单据过程在，能够实时查询计划数、下达数、在途数、执行数、调整数等内容，灵活提示金额超预算情况，全程掌握预算进度，提升业财协同管控能力，全面提高资金管控的安全、效率和效益。④加强风险管理规范化，将制度、规范延伸至业务前端，系统内嵌制度及规范的校验规则，报销业务发起即规范，有效提升费用报销业务执行规范率，降低报账业务退单率，规避费用及财务风险。⑤拓展费用多维度分析，通过费用多维度分析应用，有效提升费用数据挖掘能力，增强了公司费用数据价值水平。多维度分析模式下，围绕费用报销涉及的费用类型、组织机构、时间频度、采购订单等维度，实现费用报销业务全环节的监测分析覆盖，全面掌握费用报销业务全链路情况，辅助公司财务控制和决策能力提升。