计算机技术在办公自动化中的应用

张凤霞

关键词：计算机技术；办公自动化；应用

1引言

随着计算机技术在办公方面的有效应用，大大提高了工作效率，自动化技术将传统的工作方式与计算机技术紧密结合，可以节省更多的人力和日常工作时间。在这个过程中，企业管理人员和工作人员对自动化的认识不够，计算机操作系统维修人员也没有办法及时更新资料和相关知识储备，提高整体技术水平，导致很难展示计算机技术本身的优越性和进步性。因此，需要进一步提高对计算机技术的探索和认识，提高工作人员的计算机技术操作水平，以现代科学的具体方法，更合理、更有效地在办公自动化中全面普及计算机技术。

2概述

2.1办公自动化的定义

办公自动化也被称为OA系统，通过在实际办公工作中使用计算机技术，简化极其复杂的工作流程，实现公司员工的信息共享和集体相互协作，并为企业决策提供科学依据，实现办公效率的提高。目前，办公自动化还没有统一的通用形态，但其优势在现代办公领域逐步凸显，为现代办公创造了一种新的办公形态。

2.2办公自动化的特点

办公自动化的核心是计算机技术的有效应用，以满足企业智能化办公的需求。办公自动化通过计算机操作系统将公司员工联系起来，作为数据交互的新桥梁，通过对具体工作内容的快速处理，实现有效沟通和降低成本的目标。办公自动化的特征可以归结为以下几点。一是办公自动化的信息化、智能化。能够实现文本工具、数字图像处理、决策过程、检验、工程项目管理等，也是企业大力发展办公自动化最直接的目的。二是集成性。将软硬件技术、计算机网络技术、移动通信技术、企业内部管理等有效融合，使企业内部管理和办公系统与社会信息有效联系起来。三是多媒体性。提取互联网上的数字图像、音频／视频文件、表格数据等多媒体信息并快速处理，大大提高工作效率和工作质量。

3应用优势

3.1提升办公效率和质量

办公主要用于编写和组织数据文件，传统形式的办公主要以人工笔记为主，需要耗费大量的时间、精力，导致书写错误的问题经常发生。将计算机技术引入办公工作，使用自动化办公软件，可以达到事半功倍的效果。随着我国计算机信息技術的快速发展，对数据的处理速度有了很大的提高，甚至对于海量的数据库，在大数据和人工智能的引导下，也可以以最短的时间完成处理，并且满足数据处理的精度要求。

3.2降低了企业成本，提高工作效率

在办公自动化实现之前，企业各个部门的工作方式非常繁琐，相关的数据和信息处理能力都是人工完成的，经常出现信息丢失，数据不准确的现象，导致办公时间相对紧张，工作量大，相关费用相对较高。计算机操作系统在自动化办公中的普遍使用，使相关认证材料的使用可以在计算机操作系统上进行，不仅减少了相关办公的流程，而且还大大减少了相关材料的使用，大大降低了办公设备产品的成本。

3.3改善内部协作

由于工作纪律，职员之间、部门之间的互动极为缺乏。但是，如果实现了自动化办公，就能突破空间和时间的限制，使员工能够在不影响业务的情况下进行学习和业务交流。当所有业务工作非常紧密地联系在一起时，员工只要按一下按钮，就可以执行信息分析和信息收集等具体任务，从而更方便领导者做出决策和控制。此外，还可以通过互联网与全世界沟通，挖掘更多资源，联系合作伙伴，寻找潜在客户。

3.4形式独立，易于管理

计算机技术在办公自动化中的有效利用，在实际工作中发挥着重要作用。对于企业来说，办公自动化平台在本质上是相似的，但具有相对独立而不分散的共性。在实际管理时，一台客户端即可进行远程操作，这是业务决策者对办公自动化管理感兴趣的主要原因。例如，公司内部发出的命令，以前是通过发文传递的，但收信人往往忘记了文件的精神，未能及时传递，导致领导的指令没有发挥作用。现在，只要通过自动化办公平台下达通知，部门或直属管理层第一时间接到指令，立即形成下达指令，文件内容一键下达。

4应用策略

随着现代计算机技术的发展，计算机技术已广泛应用于诸多领域，对促进企业的发展非常重要。根据时代发展的新形势，企业要跟上社会经济发展的步伐，不断进行深化改革，引进先进科技及成功的发展经验，逐步加强办公自动化的发展，促进计算机技术在办公自动化中的合理、科学应用。如何进一步促进企业健康有序地发展，可以从以下相关内容展开。

4.1强化数据处理

在实际办公中，可以为更高级别的数据设置不同的搜索关键字和查询具体内容，通过计算机技术将不相关的数据相互转换，进而得到更准确的核心内容。此外，数据处理结束后，显示格式也发生了巨大的变化，包括数据图表、PPT等，不再是传统的方正表格、黑纸白字，有效地提升了办公数据的处理水平。另外，在数据恢复中，可以利用计算机操作系统和计算机技术来提取和恢复数据，并允许操作者在发生错误后及时修改，从而大幅度提高办公质量。最后，通过计算机操作系统，可以为生成的文件进行加密设置，不同级别和优先级的文件设置不同的账号和密码，以满足不同人的相关信息需求。

4.2实现信息的全面传递

计算机技术将世界连接成一个无形的“巨网”，无论是外部局域网连接还是企业的内部局域网连接都包含在其中。计算机技术使企业不断加速成长，并且由于普遍的内外部效应，不断影响企业的发展。在计算机网络技术的支持下，企业的信息流通和对外信息分发更加准确、快捷。通过线上办公的方式促进了各职能部门员工之间的相互交流，进一步加强了企业内部的团结。企业可以通过贸易邮箱、新浪官方微博等多种互联网渠道，与其他企业和商业伙伴进行沟通交流，从而提升自身的商业价值。在全球经济一体化的背景下，企业的跨国合作是不可避免的，如果遇到紧急情况，如无法参加会议，可以通过连接网络视频会议或者语音聊天会议等形式很好地解决这些问题，实现无视距离和空间的信息传递和交换，消除阻碍企业发展壮大的障碍，进而实现相关信息的全面传递。

4.3实现文档管控自动化

文件的审批和发送完全由计算机在互联网上完成，所有操作人员、操作时间、修改跟踪、审批跟踪等信息都会被详细记录。归档文件可按保密级别进行检索，检索权限可由用户直接指定。接收和传输文件的过程由计算机自动化控制，通过进一步提高自动化办公的效率，各种信息、知识和文件可以按权限进行应用、共享和存储。计算机技术的应用进一步推动了办公自动化的发展，如公司招聘新员工时，管理员只需为其设置一个用户身份和密码，员工就可以自己登录系统，查看符合条件的文件内容，包括相应的技术文件、法规、业务进展、公司历史等。

4.4完善企业的综合管理事项

完善公司的自动化办公系统，需要不断引入各种办公数据信息扩展应用技术，如目前的Visual Studio技术、SQL数据库、P标签等，进一步扩展这一综合管理问题，必须不断优化以下几个方面。一是加入OA人力资源管理系统，优化公司的人力资源管理。通过联合构建OA系统和ERP系统．可以实时集中员工信息、考勤、绩效、薪酬等信息，提高公司人力资源管理办公室的效率和准确性。二是使用金蝶和用友等财务管理软件，可以高效、共同管理公司的财务信息和经济业务。在公司经营发展过程中，会出现大量经济工作信息，传统财务工作方式会出现效率低下、经济管理成本增加等问题。借助财务软件应用程序，可以实现高效和自动化的处理。例如，报告和凭证可以在预定义的过程中自动生成，会计人员可以通過简单的操作在短时间内处理大量财务信息，真正感受到办公自动化带来的便利。利用计算机信息技术还可以建立内部沟通、日常用品、办公用品、车辆、用餐等管理平台。

4.5有效应用网络身份安全验证技术

不断发展的互联网在人们的日常生活中已经成为常态。此外，互联网的稳定性和安全性得到了有效的优化和提升，但仍然存在一定的安全风险。许多办公人员忽略了网络信息安全的必要性，一些办公人员使用计算机网络技术时并没有向服务器申请认证，因此，服务器无法获取更多关于办公人员的信息，也无法有效掌握服务器与办公人员的安全信息，导致信息安全问题出现的概率有所增加。

4.6检验电子印章的真实性

印章是企业重要的信息资料，一旦泄露或被复制，会对企业的生存和发展产生致命的影响。在具体办公过程中，纸质版文件的开头和结尾一般会有签名或盖章，以保证文件的权威性和数据的准确性。签名或印章比较容易被伪造或恶意篡改，导致纸质文件的稳定性、可靠性和准确性存在问题。但是，在数字化办公管理具体流程中，电子印章具有一定的虚拟性，不容易辨别真假。因此，需要遵循《电子签名法》，为行政管理提供行为标准。另外，企业的印章管理人员要加强电子印章知识的学习，更有效地鉴别印章的真伪。提高电子印章的识别潜力，一方面，可以更有效、快速、准确验证数据的权威性和真实性。另一方面，可以为企业规避风险，防止企业因电子印章引发经济纠纷。

5发展趋势

计算机技术正经历着智能化、信息化、系统化、高速化、多功能化等一系列重大新体制改革。计算机技术将从数据库和信息处理能力转变为知识处理，知识库将取代存储文件库。手写字体、显示图像、不同模式、计算机语言等人机交互技术对话将成为一种特定的输入输出方式，而且人机交互技术可以达到较高的水平。此外，计算机操作系统将有大量的人工智能和机器人，也有巨大不可识别的潜力，人机交互变得更加方便、快捷、迅速，办公自动化也将变得更加集成化、网络化、高性能。

6结束语

当前，人们对计算机技术的依赖越来越强，而计算机技术也为人们的工作和生活提供了便利。计算机技术在办公自动化中的应用，可以方便企业对相关信息和人事档案的管理，进一步优化组织形式，促进工作流程的快速运转，完善相应办公设备系统的建设。此外，计算机技术为公司员工的发展提供了广阔的平台，依靠计算机技术可以实现不断学习，全面提升员工的工作能力，使其更好地投人工作，共同推动企业的快速发展。