中小民营企业存货管理问题及对策探究

李 宁

(徐州文峰伟杰汽车销售服务有限公司，江苏 徐州 221000)

一、 引言

存货是企业的重要资产，占用了大量的资金，存货管理是联系企业生产和销售的纽带，也是中小民营企业节约成本、增加利润的重要管理工具。 科学合理的库存管理，是企业可持续发展的保证，中小企业要想获得更大的经济效益，在市场竞争中求得一席之地，必须要加强企业存货管理。 现阶段部分中小民营企业由于基础薄弱、管理粗放，决策者往往只重视原辅料的采购价格和成品销售价格，对存货管理制度、采购计划、信息化建设、人员专业性等方面关注较少，这使得大多数中小民营企业存在存货管理方面的问题，这些问题势必会增加企业的经营成本，影响企业的利润收益。 只有实现存货的科学管理，加强企业存货管理制度建设，提高从业者管理水平，加强信息化建设，强化存货管理意识，才能节约成本，提高企业效益。

二、 中小民营企业存货管理概述

(一)概念

存货是指企业持有的物料，包括原材料、辅料、半成品、产成品等。 存货是企业的重要资产，是企业发展的物质基础，其存在于供产销全过程，是企业正常运营的根本保障。 存货管理是企业针对存货展开的管理活动，涉及决策制定、信息管理、控制管理等方面。

(二)作用

存货管理是企业对存货的调度和控制行为，存在于采购运输、生产经营、存储销售的全过程，是生产经营过程中的一项关键环节，存货管理的目的是，在保证企业原辅料数量充足且能应对一些突发状况的情况下，尽量少地占用流动资金，最大限度地降低产品积压带来的经济风险和成本费用，在实现企业保证自身资产稳定流动的同时，又起到平衡成本与利润的作用。 现在企业的存货管理水平高低已成为衡量一个企业制度是否健全，以及能否长远发展的重要标志。

(三)意义

中小民营企业规模小，实力弱，与大型企业相比在人力资源、资本保障、市场占有率等方面处于劣势，如果存货管理过程中出现问题，很容易造成存货的短缺或积压，良好的存货管理能够帮助企业盘活流动资金，最大限度地发展生产，增加利润。 加强中小民营企业存货管理，在保障企业正常运营、健康发展方面，具有非常深远的意义[1]。

三、 中小民营企业存货管理存在的问题

(一)决策者重视程度不高

很多中小民营企业的创立者是经过辛苦打拼，白手起家的，他们对销售和利润的把控非常准确，但由于他们大都缺乏金融财政背景，不懂管理，对存货管理的重要性认识不足，对库存现状不清楚，无法动态地掌控库存数据，从而无法对原辅料的购入、产成品的销售等做出正确的决策，难免出现库存短缺或积压的现象，由于积压的货品占据着过多的流动资金，资金周转周期长，必将使企业的生产经营面临威胁。 同时，决策者平时业务较繁忙，存货管理方面自我学习的积极性较差，专业能力不足，无法对企业当前的困境进行合理的决策，导致企业面对各种存货管理问题时，难以进行有效应对。

(二)存货管理制度不健全

中小民营企业普遍存在存货管理制度不健全、工作职责不明确、采购运转及储存管理环节杂乱无章的现象。 有些中小民营企业虽然也有存货管理制度，但受企业的各种原辅料和产成品种类多、数量大或者订单紧急、收发料频繁等因素影响，库存管理各流程仅仅走个形式，仓管员未按存货的相关环节认真执行流程制度，可能会出现各种违规情况，比如:某车间加工的半成品，需外协加工，物料不经仓库直接从车间进出，不办理入库手续，直接发走，过后再补办入库、领料等手续；日常库存盘点工作较少，某些责任心不强的仓管员为了应付检查，伪造出库单来掩盖问题库存，存货保管及日常盘点的不准确，使企业库存物资数据不真实，导致实际数量与账面记录不相符[2]。 由于未按规章制度认真执行各流程，缺乏复核监督，极可能产生漏发、错发、重发及舞弊现象。 但是部分中小企业由于人手不足，管理粗放，可能会出现一人身兼数职的情况，员工岗位职权不明确、各岗位间缺少监督和制约，难免出现具体责任难落实的情况。 而且很多中小民营企业没有将库存管理的考核列入绩效考核中，没有有效的激励机制，当出现问题时，没有相关人员负责，更有甚者会利用管理中的漏洞，内外勾结，监守自盗，致使企业利益遭受损失。

(三)采购计划制订不合理

很多中小民营企业的采购部门缺乏宏观统筹能力，对本行业的特点和规律理解不足，无法制订科学合理的采购计划。 部分中小民营企业为了提高企业竞争力，缩短产品交货期，往往大量囤料，或仅仅依靠以往的采购经验、近期或历史同期的销售情况来进行采购。 采购计划不科学，例如少量多次采购，可能会造成缺料待工的情况，而且频繁采购原辅料，会增加采购成本和运输成本；但是盲目地集中采购也可能会造成原辅料、半成品、产成品存货过多，存货周转率慢，使得流动资金被大量占用。 而且一旦销售订单有变动，涉及的原辅料有变化时，如果现有供应商的原辅料无法达到生产要求，采购人员必须寻找新的供应商的话，企业就会非常被动。

(四)管理信息化建设落后

仓库是原辅料、产成品等存储和中转的地方，中小型企业虽然规模不大，但其产品系列多、数量批次多，如果不能被合理分类存放，难免发生领料时找不到料、发货时找不到货的情况，不但影响生产经营效率，也加大了盘点人员的工作难度。 一些中小民营企业会购买某些标准化的ERP 产品，对仓库的原辅料和产成品进行信息化管理，但ERP 中的一些模块功能不能满足各企业的具体要求[3]。 而且虽然大部分中小企业的存货管理已经初步实现了信息化，但也仅限于会计的核算环节以及基础的单据录入环节，这种模式下，当存货种类多、数量大，收发领退频繁时，需要进行人工核对，不仅费时，而且容易出错，不得不通过盘点来纠正差错，无形中又增大了工作量。 也有部分仓管及财务人员不擅长使用ERP 系统，习惯使用传统的Excel、Word 等软件，也有部分部门使用了专门的ERP 系统，但由于库存是单独核算的，信息无法共享，各部门系统独立运作，相关人员不能时时了解存货数据，很容易造成库存积压。

(五)管理人员专业性不强

部分仓管员学历不高、专业技术水平不足、缺少存货管理思维，人员整体素质相对不足。 因为部分中小民营企业的决策者认为，仓库管理人员只要会做些基础性的统计盘点，就能胜任工作，仓库的领导层也缺乏存货管理知识，不能对新进职员进行科学的培训，导致职员们只懂数目核对、物品搬运等具体工作。 由于管理意识薄弱，仓管员不知道如何合理地进行仓库物资管理，无法正确认识存货管理的重要意义，经常会出现单据不全、无单发料、事后补单、账面混乱、账物不符的现象，对供应商的送货数量也没有合理的规划，缺乏统筹思想，也很容易造成生产缺料或原材料过多的问题，而且仓库的呆滞料、报废物料如果无法及时得到处理，会造成仓储成本增加，产生经济损失。 总的来说仓库管理岗位是非常重要的，但现阶段仓库管理人员的待遇普遍不高，容易导致人员变动，人才流失。

四、 中小民营企业存货管理对策建议

(一)提高存货管理意识

首先，企业的决策者们要先提高存货管理意识，提高对库存管理重要性的认知，要加强企业管理方面的学习，例如可以实地学习本地区本行业优秀企业库存管理方面的先进经验，企业决策者们可以根据学习到的先进经验，结合市场需求对存货量进行科学的规划与安排。 其次，要培养全体员工的存货管理意识，制定相应的奖励和激励政策，营造良好的工作氛围，调动全体人员参与的积极性。 特别是在采购、销售、财务等与库存管理相关岗位上的人员，要提高其综合素质，重视对其相关技能的培训与考核。 最后，建立健全监管机制，重视责任的区分与落实，保证存货管理制度的切实执行。 总之，企业决策者要认识到库存管理的重要性，积极展开存货信息的管理与追踪，强化仓库管理人员对库存物料信息的掌控，提高库存数据的准确性，提升对库存数据的敏感性[4]。

(二)健全存货管理制度

存货管理涉及的部门比较多，流程相对复杂，完善的存货管理制度可以明确各部门及部门人员的职责，相互制约和相互监督的同时，也能防止舞弊现象的发生。 企业要全面提升员工对存货管理工作的重视程度，决策者要基于现代化的管理理念，构建科学的存货管理制度，要出台并下发相关文件，激励敦促全员学习。 具体来说，首先明确岗位权限，发挥各岗位的作用，存货的请购、采购、验收、保管等岗位要专人负责，加强权限控制，规范设计好流程，杜绝营私舞弊；其次要规范库存管理作业标准，库存管理员要做到“二齐、三清、四定位”，仓库要干净整齐，物资要定点放好，做好账目，做到账货相符；最后要及时盘点库存，做到库存最小化，同时要及时地将盘点情况反馈给各部门，便于相关部门了解企业的运营情况，及时发现问题，解决问题，保障企业的正常运营。

(三)制订合理的采购计划

采购环节是决定库存多少的重要环节，公司要根据存货信息及材料的日常用量，经过严格审核后向采购部门申请材料，做到既能保证原辅材料满足生产所需，又能防止库存积压。 比如针对常规产品，可以统计一下相对稳定的大客户的年需求量，综合考虑原料成本、运输成本、仓储成本来确定单次订货的数量，尽量避免不必要的采购，最大限度地降低经营成本。 而对定制产品或销量较少的产品，各部门要以销定产，严格根据客人订单按需购买。 为了保证采购计划的合理性，企业要尽可能与客户和供应商建立长期稳定的合作关系，如果客户不稳定，销售部门无法提供准确的订单信息，企业就会非常被动；如果供应商不稳定，企业面对突发状况很难及时做出响应，会影响生产经营。 销售人员要多分析客户的特点和规律，也可以主动了解客人的前期设计开发，了解客人的根本意图和目标效果，化被动为主动，为物料的供需提前做好准备；同时采购人员应本着节约成本的原则，做好充分的比价工作，根据各供应商的特点，比如产品质量、交货期等，制定安全库存量，在保障正常生产用量的同时，有效应对计划之外的销售订单。

(四)加强存货管理信息化建设

大数据时代，传统的库存管理方式已无法满足现代中小型企业的需求，企业需要借助信息化的存货管理系统，整合存货信息，降低资源投入，提高企业效益。 中小民营企业要根据自己企业的特点和实际需要，选择合适的ERP 产品，并充分利用ERP 等管理软件，建设各部门通用的集成化信息系统，确保各部门能够依托系统更加及时、全面地把握存货信息，让货物相关的采购、调拨以及盘点等工作都可以依托系统完成，为实现动态的生产规划，提供信息保障。 让管理人员充分了解现有库存状态的情况，可以使企业决策者的管理更加科学，从而摆脱经验主义带来的失误。 通过信息分享，使进销存各业务环节有机结合起来，采购员可以编制出合理的采购计划，能有效地降低库存、提高存货周转率。 例如:当销售部争取到订单并将其录入库存管理系统时，仓管部可以及时响应，并通过系统确定现有的原辅料及产成品数量，采购部经过询价比价过程后购买相应的原辅材料，生产部可以进行下一步的生产，集成化的信息管理节约了时间，提高了生产效率。 而且存货管理信息系统可以保存往来的各种数据，财务部可以利用数据核算成本和利润，决策者可以利用数据对企业经营现状进行分析，更好地帮助企业发展。

(五)提高存货管理人员专业素养

随着科技的发展，先进的人工智能系统对人力资源构成了巨大威胁，然而，人工智能只能处理一些常规问题，人具有主观能动性，处理问题更及时且具有变通性，在库存管理中所起到的作用是人工智能无法替代的。 管理层要重视仓库管理人员的选聘及培训，优先招聘具有库存管理专业知识或有相关工作经验的员工，企业要以人为本，因材施教，为员工提供专业化的培训，提高员工的综合素质和专业能力，做到人尽其职，物尽其用，对表现优秀的员工要给予表彰及调薪。 同时要培养员工的主人翁意识，培养其岗位责任感，以企业利益为先，积极主动地做好库存管理工作。