新媒体环境下纸质档案与数字档案融合策略

张 敏

内蒙古自治区广播电视局综合保障中心 内蒙古 呼和浩特市 010050

当前，高新技术产业的快速发展促进了档案信息化建设的发展进程，快捷而精确全面的档案管理服务已经成为了现代档案信息化管理服务工作中的核心理念。科学便捷的档案管理模式可以有效提高和调动档案信息传递的整体效率，降低档案信息管理人员的实际工作量。因此，在档案标准化管理模式指导下，把传统纸质档案管理与现代电子档案管理加以科学有效的融合可以实现更好地提高档案信息管理相关工作高效顺利地进行，实现档案信息资源的高效利用与有效管理。

1 纸质档案和电子档案概述

纸质档案和电子档案在本质属性上是相同的，二者同属于信息内容收录的形式，作为信息的原载体，具有较强的凭证作用与参考作用，为社会需求提供现实价值和长远价值，但二者在特点上存在差异。

1.1 纸质档案的概念及特点

纸质档案的特点：一是呈现方式直观可靠。纸质档案管理是指以纸笔等实物载体为主要工具，来进行记载档案信息的一种管理模式，可单独作为一种平面化管理的材料载体形式而单独存在，分门别类地再加以分类综合地整理归类并统一存放。纸质档案的载体形式有很多，例如各种公文、电报、手记、信函资料和设计图纸资料等。纸质记录作为保存珍贵的历史信息资料的重要方式，通常具备某特定时期的历史时代价值与文化收藏的价值，包括中国古代重要的官方公文档案和古代竹简、手稿等这些宝贵丰富的文字记录，其较强的历史沉浸感体验与历史画面感是电子档案不可比拟的。二是纸质档案具有稳定性。纸质档案一般所承载着的信息都是一些较为原始真实的信息，档案信息轻易不会发生被人为篡改的危险情形。三是纸质档案安全性高。尽管目前数字化办公自动化管理系统在许多单位获得了普遍的运用，保密程度不高的文档，大多会经由OA管理系统起草下发，然后送达有关机关建立归档，但是一些机密级别高的文档，则主要是通过纸质文书保管，以确保档案信息不会发生外泄。

纸质档案的弊端：一是自身具有脆弱性，生命周期相对较短，档案保管困难。纸张作为纸质档案的储存载体，容易因环境因素或频繁翻阅浏览等不可抗力因素造成不可逆的损坏，产生页面缺失或信息丢失的情况。二是纸质档案的另外一个缺点就是数量多、体积大，归档过程复杂，需要耗费较多的人力，同时需要较大的存储空间进行存放。三是信息检索和查询难，且在查询前需要提交申请，并且在规定的时间到规定的地点进行查阅和使用，受到时间、空间限制较大。四是纸质档案的共享性较低，同一份档案无法实现同一时空的多人共享。

1.2 电子档案的概念及特点

电子档案管理的内容存储介质形式和存储载体都出现了一些技术改变，即利用计算机电脑硬盘等其他各种信息传输的介质来实现对信息内容的集中保存处理与信息整合利用，信息内容通过各种文本、图形数据或声音数据等表现形式来集中地存储在计算机硬盘上，读取时通过时间、关键词等信息进行精确检索，达到大存储和使用方便的目的。其特点：一是电子档案的存储介质具有多样性，能够同时利用硬盘、磁带、光盘、云存储软件等各种存储介质来保存。二是集中灵活，通过计算机实现海量存储，在管理员允许的情况下，可以灵活便捷地进行信息的复制、传输和异地调阅，档案信息内容与介质载体间能够实现分离，可以通过在上述各种载体之间相互传递，实现档案信息更高效的传输效果。三是占用的空间也很小，只需要有一部计算机就已经能够轻松完成海量信息资料的储存，信息储存密度更高，有效节约了档案存储空间。四是传输过程便捷，信息可高度共享。在档案管理员的授权下，电子档案可以轻松复制，且具备远程传输能力，提高了档案的利用率与共享率，且不会对档案信息造成损害。五是信息处理能力强。电子档案管理系统依托于计算机系统，拥有了强大、高效的档案数据处理能力，使电子档案数据信息记录、管理、检索效率等方面都能得以提高。六是具有较高程度的安全机密性，通过管理人员设置的安全密保，对用户个人信息进行安全验证，保障档案信息的完整安全性。

电子档案存在的主要缺点：一是档案信息容易被黑客入侵随意修改，作为重要的原始凭证可能存在信息被人为泄露伪造或被篡改等安全问题。二是对于使用电脑等软硬件以及网络环境产生了较大程度的依赖性，安全程度和系统稳定性较低，如果是电脑自身感染的病毒或是电脑档案管理员自身的失误操作，均有可能造成电子档案信息安全遭到了很大程度的破坏或损害。三是电子档案信息的这种共享性本身就是一把双刃剑，一方面可以实现电子档案信息高密度资源共享，另一方面却又非常容易导致电子档案信息资源的大量泄漏。

2 纸质档案和电子档案融合的必要性

纸质档案在我国发展的过程中已经有较长的历史，其最明显的功能就是原始性，大多适用于记载相关的历史信息，许多重要的电子凭证也需要留存纸质形式的档案，形成了非常重要的信息资源。但档案管理难度高，由于纸质档案的形成和收集时间较长，需要占据极大的人力和物力，经历多个繁琐的程序才能完成，具有一定的局限性，归档效率较底，不利于新时代信息的有效管理。另外，纸质档案文献的查找检索过程也相当的复杂，档案管理员们必须要从众多的资源数据库中查找检索到相关的纸质档案文献，查找检索时间长，消耗的人力也多，直接降低了对纸质档案的使用率和共享率。

而电子档案比较符合信息化时代的发展需求，占用的空间较小，查阅的流程相对简单和便捷，实现了数据集中、高效有序的归档管理和检索查询功能，创新性地解决了信息检索难的实际问题，帮助解决了纸质档案查阅繁琐复杂的操作流程，为档案工作的管理与应用提供了实际的便利，但相对于纸质档案，其信息内容在完整性、稳定性、真实性上稍显逊色，无法完全取代纸质档案。

因此二者各具优劣，缺一不可。在现阶段管理下有必要将两者相结合共同发展，取长补短，集中各自优势，科学管理档案，既可以实现电子档案便捷管理与高效检索，又可以发挥纸质档案的直观凭证作用，相辅相成。

3 纸质档案与电子档案相融合的策略

根据档案工作中的具体实践和状况，纸质档案规范化与数字电子档案规范化的有机融合发展已然逐渐成为了时下发展的一个必然结果，怎样更加科学有效地去实现这二者的有机融合发展成为当前研究工作的一个重点。

3.1 完善档案管理制度与标准

由于档案管理工作一直以来是以纸质档案为主，且已建立起一套机制较为成熟完备的现代纸质档案的管理运作模式，而当电子档案管理系统问世之后，旧有的理论思想与运作机制会出现一定程度的发展滞后性，这也就要求必须要尽快建立一套完善的档案管理保存运作机制与制度规范，统筹协调管理好纸质文档和电子档案，防止档案管理工作重心偏移。设置规范统一的档案数据格式标准和档案分类的依据，确定档案的整理、保存、归档鉴定和保管使用管理等档案各个工作环节具体的工作流程，梳理好二者之间存在的某种特定联结，一方面要保持对纸质档案信息的关注度，定期认真梳理和归档纸质档案，避免信息流失。另一方面，对电子档案的真实性、可存取性、可用性和数据可读性等日常维护工作提供技术保证，减少对电子档案存储和分散等问题出现的几率，维护电子档案的收集完整性。做到各自的有效管理。另外，健全电子档案信息的统一创建、保管、销毁处置等规范化管理的模式，逐步形成一套规范、合理有效的动态监控机制和动态跟踪、登记信息的方法，例如数据格式转换，数据迁移等等，做到电子档案的形成、保管、销毁都有记载、有痕迹。落实对电子档案信息系统安全、全程、高效的监管，也是实现电子档案信息系统和传统纸质档案信息系统高效地融合发展的关键。

3.2 合理全面的进行信息归档

进一步梳理明晰电子档案归档材料的性质范围与特点，以便于保证能较为合理全面的接收整理归档的材料信息，将非涉密材料归档信息与涉密材料归档信息加以区分，给后期的电子档案信息查阅、检索、应用等带来方便。在具体的实践中，需要考虑与传统的纸质档案管理中形成的一系列有关的管理技术规范进行全面整合。其中，充分重视发挥信息安全管理相关制度，在电子档案安全管理工作过程中起到的重要指导监督作用，有效地鉴别各类电子档案信息的真实性与安全性，做到对各类电子档案信息进行安全有效、科学合理的保护。

3.3 构建纸质档案和电子档案一体化

标准化的管理方式下，纸质档案和电子档案都是必要存在的档案管理模式。通过整合，形成纸质档案和电子档案的一体化系统，使电子档案系统和纸质档案系统之间既相互独立又存在较强的联系，在这两种信息体系中间构建一条衔接的信息通道，并能够在档案管理工作系统中同时进行信息同步和归档工作。例如，把各类纸质档案按照其不同时期、不同内容类别加以整理编号，再利用现代先进的技术手段来及时收集整理归档的信息，对有保存价值的相关档案信息可以实行统一的电子归档管理，后期可以直接利用这些电子档案来查询到对应的详细档案的原始文件名、册号、年代、书架序号、归档的页码数等相关信息，以便于迅速而准确地找到所需要信息，并且这些电子档案之间还可以进行相互关联，第一时间查找其他相关信息，使用户能在较短时间范围内更好地找到所需信息的信息库，进一步完善了用户自身对所需信息资源的需求量。

3.4 培养档案管理人员对档案综合管理的业务能力

因为一直以来档案管理人员对纸质档案的管理理念、方式流程等已熟悉了解，对档案管理工作形成了“思维定式”式的工作模式，两种管理模式如何结合对于纸质档案的管理人员来说也存在着很大程度的挑战。最为关键的是：

首先要注重培养现代档案管理人员的管理理念。众所周知，系统是很需要专业人员来运行管理维护的，一旦管理人员缺乏较高的专业素质，档案系统也就像是一团散沙，很难去进行一个条理清晰、完整准确的档案管理。首先，要积极指导档案管理工作人员要建立起正确科学的档案系统使用管理理念，在实际工作过程中一定要注意结合实际工作，充分地认识到电子档案和纸质档案之间的功能互补性，扬长避短，有效整合纸质档案与电子档案，严谨地进行档案管理。

其次，有必要针对性加强档案管理工作人员的档案业务知识培训，敦促其更新完善自身档案知识结构，越来越多的掌握计算机技术、互联网科技应用等档案信息化基础建设的知识，熟悉档案系统运用管理的操作流程要求和相关注意事项，不断反思纸质档案数字化过程中出现的问题与改进方法，实现对档案结构变化的有效合理的控制。充分发挥档案管理人员的主观能动性，将自己实际工作的丰富经历与档案理论知识相结合，对今后档案管理服务工作模式的进一步发展探索与优化设计，提供一些合理化建设性的意见。

最后，定期差专人进行档案管理审核，确保档案工作稳步进行。促进纸质档案工作和电子档案工作的共同繁荣发展，使当前档案管理模式更好地适应新时代的发展和要求。

4 结束语

综上所述，在档案规范化的管理前提下，正视当前纸质档案与电子档案管理的优缺点，提高二者在管理上的相互交叉与融合，提升档案管理的整体水平，以便于更好更快的推动档案规范化管理这项工作取得更进一步的发展。