浅谈推动电力企业档案信息化建设促进档案开发利用

孟驰，杨大炜

（国网江苏省电力有限公司灌南县供电分公司，江苏 灌南 223500）

1 引言

电力企业的档案中记录着企业实际发展过程的历史资料和数据，同时，记录着不同岗位人员的工作数据和履历，对人才的任用、战略方案的调整、工作规划的优化完善，都起着一定的借鉴作用，具有一定的开发利用价值。传统的电力企业档案开发利用方式过于落后，很难有效进行各类资料和信息的开发和使用，而在新时期的环境下采用信息化技术进行档案的信息化建设，需要采用先进的网络信息技术和大数据技术等，对各类资料和信息进行全面挖掘分析，从档案中提取有价值的数据信息，为各类资料和信息的开发利用提供保障[1]。因此，电力企业应重点进行档案信息化建设，不断提升档案开发利用效果和水平，确保在信息化和数字化时代下，优化整体的档案开发利用效果。

2 推动电力企业档案信息化建设促进档案开发利用的重要意义

2.1 有助于提升资料开发利用的效率

电力企业在进行档案信息化建设的过程中，能够使各类资料和资源以网络平台和数据库的形式存储，转变传统的纸质存储模式，集中化进行各类资料和资源的处理，能够促进资料资源开发利用效率的提升。例如，在采用纸质载体进行各类资料和数据的存储期间，由于资料堆积过于严重，对于文件内容和信息内容的整理非常分散，导致在资料信息开发利用期间，无法快速寻找有价值的信息，各类工作缺乏便利性，整体开发利用的效率较低。在采用网络信息技术之后，可以通过数据库系统和网络系统存储各类资料，分类整理相关的档案内容，电力企业在对资料信息进行开发利用期间，只需要检索关键词，即可快速提取有价值的信息和文件，可节省检索的时间，将工作目标聚焦于有价值的资料和文件，提升档案开发利用的效率[2]。

2.2 有助于维护资料内容的安全性

电力企业在采用传统档案管理方式的过程中，通过纸张进行资料和文件的存储，在开发利用的过程中会将档案文件袋拆开，这极易受到人为因素或其他因素的影响，导致档案中的信息被泄露，对资料内容的安全性造成不利影响。采用信息化技术就可以利用身份验证的措施、网络检索资料的措施、安全保密的措施等，有效维护各类资料内容的安全性，以此维护资料的完整性和安全性。

3 推动电力企业档案信息化建设促进档案开发利用的措施

3.1 完善档案资源信息化开发模式

电力企业在档案信息化建设的过程中，应重点构建较为完善的档案资源信息化开发模式，利用较为健全且完善的工作模式，提升各类信息和资料开发的效果。

第一，提升信息资源的开发深度。目前，多数电力企业在档案信息资源开发的过程中依然处于较浅的层次，只注重在原有编制目录的基础上进行二次文献的低层次开发，不能按照电力企业的发展需求和实际情况，科学合理地进行档案信息内容的深入开发，严重影响整体的信息资料开发利用效果。因此，建议电力企业在档案信息化建设期间，不断拓展各类信息资源的开发利用深度。例如，采用先进的信息技术进行档案信息资源的一次、二次和三次开发，创造性地进行档案管理部门的科技成果、电力企业各个部门的工作成果、不同岗位人员的工作履历等各类信息资源的加工浓缩，对各类科技成果的先进性情况、专利的情况、不同岗位工作产生效益的情况、各个岗位人员工作绩效的情况进行分析，以此为基础，合理进行档案资源信息的深度开发，编制相应的专题报告和研究报告，提升资源信息的开发效果和深度广度。

第二，增加档案开发利用过程中的信息量，完善各类信息的提供和利用手段。虽然近年来电力企业在档案管理期间已经开始重点使用计算机技术，但是由于单机版系统的操作模式较多，难以有效进行信息共享，加之数据库的数据信息数量过少，信息资料的提供多数是依靠手工操作完成，难以使用信息化技术深层开发档案资料和信息。因此，建议电力企业构建相应的资料和数据的深层次开发模式，将计算机联网，在档案资料开发利用的过程中，通过网络形式和数字化形式进行资料和文件的提供，完善各类数据信息共享平台系统，使电力企业需要进行档案开发利用的部门，在信息共享平台中获得有价值且全面的信息、资料和文件，确保能够有效进行各类资料和文件的开发利用。

第三，重点完善相关的软件应用模式。电力企业在采用信息技术进行档案开发利用期间，各下属机构所采用的软件是否统一，直接影响资料和文件的共享效果、档案开发利用集中管理的效果。因此，建议电力企业根据相关工作的特点和发展需求，合理完善软件的应用模式，开发企业统一的档案存储、分类管理、开发利用的软件系统，使各个部门都可通过统一的软件进行相互沟通交流与信息文件的共享，准确反映出档案开发利用的共性情况，提升各类工作集中化管理和统一化管理的效果，避免因为软件不统一或其他问题导致档案开发利用的水平难以提升，切实促进档案的良好开发和利用。

3.2 更新资料开发利用的思想观念

电力企业在档案信息化建设和发展的过程中，要想更好地采用信息技术进行各类资料和文件的开发利用，就应重点更新相关的工作思想观念，使所有人员充分意识到信息技术在档案开发利用中的重要意义，积极采用信息技术开展工作，促进现代化网络技术的良好推广。第一，加大信息技术应用的宣传教育力度，为档案管理部门和其他各个部门进行信息技术的宣传，使所有部门了解采用信息技术进行档案开发利用的重要意义和价值，积极进行先进信息技术的运用。尤其是档案管理部门，所有工作人员必须形成信息技术的应用观念，在资料和文件存储方面、资源和信息开发利用方面，都必须积极采用网络技术和大数据技术，为电力企业各个部门提供高质量的档案信息和资料开发利用服务。第二，电力企业自身要形成正确的观念，根据档案信息化建设的需求和整体工作创新发展的需求，投入充足的资金，引进现代化的计算机设备、档案信息资料分类存储的数据库系统、有效进行文件和资料开发利用的软件平台，合理建设能够促进各个部门进行数据信息共享的平台，这样在优化完善档案信息化开发利用基础设施的情况下，能够使各个部门在开发利用档案的过程中，有效采用先进的网络信息技术完成任务，全面发挥和彰显现代化信息技术的价值。

3.3 采用云计算技术和大数据技术

电力企业的档案开发利用工作至关重要，对企业的长远发展具有直接的影响，如果在信息化建设过程中不能科学合理地采用现代化的技术，将会导致档案开发利用的效果和水平降低，难以满足电力企业健康和稳定发展的需求，因此，电力企业应重点根据档案开发利用的特点和实际情况，积极引进现代化的信息技术，为各项工作的有效实施提供保障。如图1所示，在实际工作中采用先进的大数据技术和云计算技术，能够提升档案开发利用的效率效果，促进档案资料和信息的良好开发利用[3]。

图1 云计算和大数据技术的应用

3.3.1 采用云计算技术构建数字化的档案开发利用平台

由于电力企业的业务工作分布范围广、下属单位多，各类档案资料和文件的收集处理、开发利用的难度较大，因此，建议企业积极运用云计算技术，构建数字化的档案开发利用平台。在信息化时代背景下，使用云计算技术和私有云平台，集中化进行档案资源的开发和分级管理，使相关的资源和文件能够向着数字化的方向发展，各类信息服务向着网络化的方向进步，集中化进行电力企业下属单位和各个部门的档案信息和资料存储，为资料和信息的有效开发利用夯实基础。需要注意的是，在运用私有云技术的过程中，应设置防火墙系统，使整体云平台为电力企业分支机构或是内部人员使用，确保数据安全性和档案开发利用服务的质量，提升整体的档案数字化开发利用水平。

3.3.2 采用大数据技术深度进行档案的挖掘分析

目前，部分电力企业在档案管理部门建设的过程中，会采用资源中心的模式，过于重视资料文件的存储，忽略开发利用，难以为电力企业战略决策的改善、人才的任用等提供有价值的信息，无法充分发挥档案资源的价值。因此，建议电力企业积极采用先进的大数据技术，构建一个能够深入、合理挖掘和分析档案数据信息的平台系统。例如，采用大数据技术对数据库中存储的档案材料和文档进行深入挖掘和分析，根据电力企业的战略决策，制定人才任用标准，深入挖掘有价值的档案信息资料，使各个部门能够快速获得相关的文件和信息，全面进行档案的开发利用。

除此之外，电力企业在采用大数据技术和云计算技术的过程中，需要按照档案开发利用的工作规律和具体情况，构建能够提升档案开发利用水平的云计算平台和大数据平台，使工作人员可以利用相关平台有效完成各项任务，避免传统工作模式下的问题或者不足，进一步提升大数据技术、云计算技术的应用效果，实现档案开发利用创新优化的预期目的。

3.4 打造专业性强的技术人才团队

在电力企业当中，任何工作的开展都离不开人才的支持，档案管理工作也不例外，如果在信息化建设中缺乏专业人才，这将使数据信息开发利用过程中信息技术应用的专业性和可靠性难以保证，无法有效提高各类文件资料的开发利用水平。因此，建议电力企业以档案信息化建设为基础，培养能够科学利用网络信息技术开发利用档案资料的优秀人才，提高各项工作的专业性和技术应用的规范性。

3.4.1 人才的招聘

电力企业在采用信息化技术进行档案开发利用期间，需重点聘用具备信息化技术技能的工作人员，在人才的支持下提升各项工作的质量和水平。首先，在人才招聘时要明确人才聘用的标准规范，所聘用的人才必须全面掌握信息技术的应用技能，可以利用先进的信息技术和数字化技术完成档案的开发利用，有效避免和预防工作不专业或者不规范的问题，不断提升信息技术的整体应用水平[4]；其次，在人才聘用期间应完善和优化相关的招聘模式，确保引进能够利用信息技术开发利用档案资源的人才，提升各项信息技术的应用效果和水平。

3.4.2 人才的培训

电力企业在培养档案信息化开发利用人才的过程中，应根据大数据技术和云计算技术的应用特点，制定完善的人才培养方案。首先，通过系统化的人才培训方式，培养能够有效进行档案数字化加工管理、信息化开发利用的人才，在培训期间引导工作人员全面掌握网络技术、云计算技术和服务器技术的应用技能，使其在工作中可以合理利用多媒体形式进行原始档案的数字化处理，有效共享相关的资料和文件，利用私有云全面存储相关的资料数据，更好地为电力企业其他部门提供服务；其次，在人才培训的过程中，应注重培养工作人员采用大数据技术进行档案资源深度分析和挖掘的能力，使其从全局角度考虑问题，通过大数据技术面向电力企业各个部门提供多元化的档案信息检索服务、开发利用服务等，采用缩微复制技术、信息化技术和光盘技术等进行档案信息的存储管理，阶段性地进行数据的更新，提供深层次的资料文件开发服务，充分发挥大数据技术的档案深度挖掘和研究分析的作用价值，以此提升档案开发利用工作的效果和水平。

3.4.3 人才的管理

要想从根本层面提高档案管理人员在日常工作中利用信息技术开发利用档案的效果，必须加大人才管理力度，通过有效的管理措施，增强工作人员对于日常工作的积极性和责任感，确保信息技术在档案开发利用中的良好应用。首先，完善针对信息技术应用流程和模式的管理机制，明确提出档案管理工作人员在日常工作中信息技术应用的流程标准和规范要求，使工作人员能够在制度的规范和约束下，科学合理地运用信息技术进行档案的开发利用，促进工作效率水平的提高。其次，制定关于档案开发利用过程中信息技术应用的责任制度，明确每位工作人员在日常工作中的职责标准和规范要求。开展相关的考核评价工作，对于考核结果不达标的人员，需要进行相应的惩罚；对于考核结果较好的人员，需要给予激励奖励，以此增强每位工作人员采用信息技术进行档案开发利用的责任感。

4 结语

综上所述，企业在实际发展的过程中科学合理地采用信息化技术进行档案开发利用，不仅能够提升各项工作的效率与效果，还能有效维护档案资料内容的安全性，具有重要的意义和价值。因此，电力企业在日常营运期间，应重点加大档案信息化建设力度，以提升档案开发利用的水平和效果为基础，构建较为完善的档案资源信息化开发模式，更新相关的工作理念，积极采用大数据技术和云计算技术，组建具有专业性的优秀人才团队，采取综合性措施确保档案开发利用工作的有效完成。