固定资产精细化管理思考——以音乐院校为例

武卫明

武汉音乐学院 湖北 武汉

与传统事业单位相比，音乐院校固定资产具有一定的特殊性，其固定资产管理涉及资产类别多，重点集中在专业乐器设备方面，资产购置过程中需要考虑质量、音效等多方面要求，后续资产使用、资产处置等也需加强监管，满足院校艺术性人才培养与资金统筹的要求。实行固定资产精细化管理对音乐院校而言十分重要，不仅有利于实现资产价值效益最大化，以资产管理水平反映院校物质基础、教学水平，而且有利于提升院校综合实力，强化资产绩效表现，将资产在文化、艺术、教育教学等领域的作用凸显出来，助力院校创新发展。但在诸多因素的影响下，音乐院校固定资产管理还是存在一些问题，必须加强资产精细化管理，从资产购置到报废处置，展开全生命周期、全过程管理，确保固定资产的安全与完整。本文就此展开分析与论述。

一、音乐院校固定资产管理存在的问题分析

1.固定资产预算控制形式化

部分音乐院校固定资产预算控制形式化，即使每年展开预算工作，但在固定资产方面还是未能落实全面预算管理，主要体现为：申报立项不科学，事前调研工作不到位；缺少固定资产配置可行性论证，预算管理与资产管理脱节，预算计划过于狭窄，根据部门方面增加固定资产投资，或者是套用上年数据，预算编制不科学，后续预算执行中多次调整；预算执行结果未与绩效相挂钩，缺少过程管控，存在“重采购、轻管理”的现象，导致预算管理不能充分发挥作用，还会导致院校教学资源使用率低。

2.资产购置与验收执行不严

资产购置时缺乏对全校资产分布情况的全面统计，存在重复购置的现象，购置环节事先未能进行科学规划，甚至出现盲目扩张资产总量的行为，部分资产闲置，使用率较低，形成高成本、低效益的局面。资产验收环节大多数院校设置严密的流程，但在具体工作中却未能严格执行，验收工作形式化，各负责人签字随意，并没有仔细审核合同、发票等与实物是否一致，导致验收环节风险较大，甚至有舞弊的可能。

3.固定资产管理制度不健全

部分院校固定资产管理制度不健全，只是在宏观层面进行简单约束，各项规整制度流于形式，实际工作中采购、验收等环节无章可循。资产管理制度滞后，仍旧沿用传统资产管理模式，未能结合新时代发展进行修订与不断完善，与院校现实情况不相符，甚至多半制度闲置，不能起到约束、规范、监督等作用，根本无法落到实处。

4.固定资产报废处置待优化

报废处置十分重要，但是有的院校固定资产报废处置亟待优化，资产处置过于随意，未能规范审批流程与处置手段，主要体现为：申报不及时，评估不合理，没有经各级领导的审批再进行处理，或者直接将固定资产低价转让，私自处理，造成固定资产损失；有损失但维修后可继续使用的资产，直接做报废处置，资产价值流失；提前报废仍有使用价值的资产，导致资源浪费。

5.固定资产清查工作不到位

资产清查意识相对薄弱，部分院校每年所组织的清查工作并不彻底，清查范围不全，或者是仅以部分自查为主，账物不符、隐瞒不报等问题频发，清查工作不能有效发挥作用。加上各部门之间的沟通不畅，清查工作各自为政，将重心放在台账维护上，且未能采取信息化手段，难以实现固定资产的动态跟踪，清查工作的难度加大。

6.固定资产信息化建设滞后

固定资产管理以线下管理为主，未能充分运用信息化技术，资产管理信息系统有待进一步更新与优化。部分院校资产清查工作采取人工统计，台账更新不及时，无法实现自动化盘点；各部门的资产使用信息共享程度低，不利于统筹安排闲置资产；资产管理系统与其他信息系统没有进行对接，不利于进行实时对账，引发账实不符的问题，资产管理工作效率难以提升。

二、新时期音乐院校加强固定资产精细化管理的策略

1.全面落实固定资产预算，实现动态管理

音乐院校应当做好预算管理相关工作，根据固定资产的特点与管理需求，全面落实固定资产预算，实现动态管理。第一，预算编制前完成一系列准备工作，分析年度预算执行情况，全方位收集基本信息，包括教学情况、学生情况、科研情况、资产存量情况等，将需要的项目纳入年度预算，编制预算计划，资产配置科学合理，符合学校创双一流需求，展开可行性论证分析；第二，统一固定资产预算配置计划上报形式，按规范表格模式，其中包含名称、数量、用途、金额、详细申请理由等信息，经审核无误之后予以确认；第三，学院一级资产管理部门审核固定资产预算是否合理、准确，加强预算控制，实行统筹管理；第四，引入零基预算方法，将资金集中，提高预算编制的科学性，也可引入绩效预算方法，将绩效目标、经费使用等相统一，同时下达绩效预算与工作目标，以确保资金使用效益，减少内部随意支出，避免出现资源浪费；第五，完成初审后通过学校OA办公系统上报校党委会进行审议批复。

2.加强固定资产精细化管理制度建设，严格落实规章制度

音乐院校制定固定资产精细化管理制度，注重各项制度的可行性，确保其严格落实。一要重新梳理现行制度，引入精细化管理方式，着重强调制度的实际性与全面性，根据本校固定资产的特点与种类，细致划分，针对关键的固定资产，独立设置规章制度，如《X校乐器使用管理制度》；二要基于全生命周期管理，制定资产管理办法，考虑采购、使用、处置等重要环节，建立预算审批制度、采购验收制度、报废处置制度等；三要细化管理制度内容，明确工作内容与责任主体，量化权责利，精确到最小“计量单位”，加强约束规范，提高制度的可问责性与可操作性；四要加强审计监督，建立审计规章制度，加强会计审计与内部审计，由财务相关人员负责审核监督资产管理活动的合理性与合规性，审计部门将日常审计与专项审计相结合，抽查各项制度的落实情况、内控管理的有效性等，及时发现并处理问题，规范固定资产管理工作。

3.优化固定资产购置与验收，严格把控验收环节

固定资产购置与验收是资产管理的重要基础，音乐院校必须及时改变“重采购、轻管理”的思想，牢固树立市场经济意识，优化购置与验收流程，制订采购计划，规范审批流程。以笔者所在的音乐学院为例，结合本院实际，针对固定资产验收工作细则，新购置的固定资产按照合同、招标文件进行验收，包括数量、外观验收，即核对合同、到货清单与实物，检查外包装，检查说明书、保修单等是否齐全；技术质量验收，采取运行调试、仪器检测等方式，检查新购置资产的性能，若是资产型号与合同不一，在取得同意之后供货商必须提供有效证明。验收程序分为自行验收与共同验收，自行验收是使用部门进行验收，经确认合格之后签字确认，做好详细验收记录，将原件交由财资处归档；共同验收细分为预验收与最终验收，使用部门开箱检查，供货商安装调试，由部门向财资处申请最终验收，其中验收项目金额50 万元以上，使用部门提供使用评价报告，之后财资处组织验收小组成员，确定验收时间、地点，以采购合同、招标文件为准进行验收，签字确认。最终验收合格，按照规定完成登记工作，返还质保金；验收不合格，提出整改意见；对于与合同严重冲突的，出具验收不合格意见，协商退货或换货。资产购置与验收过程中，各部门承担责任，若出现问题，问责到当事人，追究责任。

4.加强固定资产的日常管理，建立四级管理体系

为了维护固定资产安全与完整，音乐院校必须加强日常管理，遵循“谁使用，谁管理”的原则，明确各使用部门的职责与权限，建立四级管理体系，实现固定资产全过程管理。本校固定资产四级管理体系具体如下：一级资产管理部门为财资处，实行全校固定资产统筹管理，主要职责为统一管理固定资产并指导协调各部门、制定并督促实施相关制度与措施、建立固定资产管理信息系统、组织资产清查、日常监督等工作，以及组织限制资产合理调配；二级资产管理部门为各分类归口管理部门，主要职责为合理使用、保管固定资产，掌握固定资产的使用情况，后勤保卫处负责土地、房屋等管理，博物馆负责文物及陈列品的管理，艺术实践处负责学校服装、舞台道具的管理，图书馆负责所有图书资料的管理，等等；三级管理部门为学校内拥有任何一项固定资产的部门，负责所辖范围内资产的合理使用与妥善保管；四级管理主体为资产使用人，主要负直接责任，安全使用并妥善保管专业乐器、便携式设备等，严格按照程序进行申领、归还、交接等。通过建立固定资产四级管理体系，有效避免各部门资产交叉管理、资产使用与实际职责相分离等问题，层层管理、逐层推进，确保责任到人、落到实处。

5.规范固定资产报废处置流程，提高报废处理效率

报废处置是固定资产管理的重要环节，音乐院校应规范报废处置流程，遵循公开、勤俭节约的原则，提高资产报废处置效率。笔者所在的音乐院校，修订并完善固定资产报废处置管理办法，根据音乐院校固定资产的特征，设置文艺设备最低使用年限，其中包括弦乐器8年、打击乐器10年、弹拨乐器8年、音响（教学及艺术实践用）5年等，财资处负责审核申请报废流程，资产报废处置管理与残值回收。具体的报废处置流程如下：第一，部门申请，资产管理员提交报废处置申请，打印处置申请单。第二，技术鉴定，非乐器资产原值3 万元以下的，使用部门申请专家鉴定，专家出具鉴定意见并签字；原值在3 万元以上20 万元以下的，财资处申请专家鉴定；原值在20 万元以上的，由财资处组织鉴定小组鉴定，报废乐器资产直接由财资处组织鉴定小组鉴定。第三，流程审批，通过学校OA系统进行线上审批，根据资产原值实行分级审批，涉及财资处、使用部门分管校领导、分管国有资产校领导、校长、学校党委会等，严格按照相关规定逐层审批。第四，学校审核上报，汇总公示，报送材料。第五，省教育厅、财政厅审核批复。第六，残值评估，兼顾成本收益原则，委托中介机构进行残值评估。第七，遵循公开、公正等原则，公开处置报废资产。第八，收入上缴，将处置款直接交至学校财务，再按规定上缴国库。第九，变更登记，财资处仔细批复，办理下账手续以及资产变更等事宜。第十，结果备案，财资处将学校处置权限内的报废处置材料上报上级部门备案。

6.做好固定资产清查工作，采用科学的清查方法

音乐院校应坚持“谁拥有，谁负责”这一原则，做好固定资产清查工作，并采用科学的清查方案，有的放矢地开展清查工作。本校资产清查基本原则为实物盘点与账务核查相结合、全面清查和突出重点相结合，实地清点、逐一记录，全面掌握固定资产的实际情况，确保账实相符。清查基准日为每年12月31日，部门资产与财资处核查均为10 个工作日左右，资产清查程序如下：自查阶段，各部门打印《部门资产清查清单》，实地盘点，检查各方面的信息是否准确、标签是否粘贴等，若账实不符，需查明原因，限10 个工作日内完成自查工作，填报盘点结果，相关负责人签字、盖章，递交至财资处；核查阶段，财资处核查各部门自查结果，确保自查结果的真实性、准确性。针对账实不符的固定资产，必须及时处理，规避风险，若部门资产盘盈，需核实该资产是否为学校盘盈资产，核实无误则办理登记入账手续，若是账面资产，及时调拨或实物移交；若部门资产盘亏，需查明原因，追究责任，特殊情况则应出具情况说明；若账实明细不相符，应及时变更相关信息。

7.加强固定资产信息化管理，进一步优化信息化管理平台

新时期，信息技术高度发展，音乐院校应采取信息化手段，加强固定资产管理，优化信息化管理平台。音乐院校由财资处负责加强对固定资产管理信息系统建设，实行全生命周期动态管理。借鉴其他高校固定资产管理实践经验，音乐院校可建立固定资产数据库，引入成熟且先进的管理软件，或者与专业机构建立合作关系，自主研发更具特色的资产管理信息系统。一方面，线上多样化管理与线下实务管理相结合，对资产验收、增加、调动、清查等进行自动化监管，按需填写系统中的表格、申请单，严格控制固定资产的变动，统一各层次的信息，简化不必要的中间环节，提升资产管理的效率；另一方面，全程追踪固定资产从购置到报废处置的整个过程，利用校园网实现全面覆盖，由计算操作替代手工操作，更新固定资产信息，使用固定资产专用标签，避免资产混乱，快速读取信息，便于相关人员了解固定资产具体现状。

8.加强资产管理员队伍建设，完善绩效考核机制

音乐院校需加强资产管理员队伍建设，全面提升资产管理水平。第一，资产管理岗位责任与人事管理相挂钩，设置专职资产管理岗位，对资产管理员专业素养、职业道德等提出要求，由人事部门确定岗位职责，以人事制度为保障，加强监督，稳定管理队伍；第二，组织资产管理员专题培训，培训内容包括资产管理信息系统的使用、资产清查、资产报废处置等，培养更加专业的管理人才，保证各项管理措施落实；第三，完善绩效考核机制，将管理工作纳入年终绩效考核，设置部门绩效考核指标，与部门年终绩效相挂钩，奖罚分明，调动积极性。

综上所述，资产管理是一项系统工程，加强固定资产精细化管理对音乐院校教育事业发展有着积极的促进作用。新时期，音乐院校必须了解本校固定资产的特殊性，从实际出发，分析固定资产管理相关问题，探寻可行的改进方案，提出全面落实固定资产预算、加强制度建设、优化固定资产购置与验收、建立四级管理体系等措施，合理安排计划，实现固定资产优化配置，有效避免资产管理混乱、资产使用效率低等现象，不断提升资产管理水平，为资产使用安全与完整提供切实保障，从而进一步推动院校自身的可持续健康发展。