信息化时代档案管理工作的创新措施探索

张 静

（白城市残疾人就业服务中心，吉林 白城 137000）

档案在记录、积累、保护和传播人类社会活动、历史发展轨迹、历史文化等方面具有无可替代的作用。由各个民族所创造并形成的古老文明与传统文化，是以档案、文献资料代代相传的。在历史的积累、保护和传承的进程中，它们相互融合，共同构成了中国的优秀传统。正是由于这些珍贵的历史资料，我们才能保持中国的历史进程，以及辉煌的历史文化。随着信息化时代的到来，档案管理面临着新的发展契机，各级各类人才都要顺应信息化时代的科技发展趋势，加快档案管理工作的步伐。

一、档案管理工作的重要意义

档案工作是实现社会主义现代化建设、研究历史、承担各项工作的必要工作。做好档案工作，既是当前工作的需要，又是保护历史的一大课题。档案工作是一项政治工作。档案工作的政治化体现在档案归属于何人、为何人服务、档案受何种阶层的利益约束等方面。中国的档案工作不同于普通的服务部门。它是维护人民民主专政、维护国家秘密、创造历史财富的重要据点。在当前的社会主义现代化进程中，档案工作要以服务于经济发展为中心，切实把档案工作作为重点。从发展的观点来看，档案的社会价值是指社会的发展与利用，是档案能否满足社会需要的一种重要表现。档案的作用是多种多样的，但其最主要的作用可以归纳为档案的凭证和档案的参照功能。档案工作是一项基础工作，同时也是一种服务性工作，我们要充分认识到档案工作的重要意义和价值，在工作中要不断创新和完善档案管理制度，强化档案管理，才能更好地服务于社会经济发展。

二、信息化时代的档案管理工作

1.提高思想认识，重视档案工作

档案以其来源广泛、内容丰富、形态新颖而成为国家战略资源的核心组成部分。其信息资源的开发与利用，在国民经济、社会发展中起着举足轻重的作用。古往今来，档案发展建设的事例数不胜数，充分体现了档案在国民经济发展中的不可取代的作用。

强化档案管理和规范化，使档案制度化，加强对档案的保护与使用，促进档案的信息化，是档案工作者义不容辞的责任。做好档案工作，要加强和改进队伍建设、图书馆建设、资料收集、数字化和信息化建设；要规范治理、注重发展、着眼全局、服务中心；健全制度，严明纪律，确保档案工作规范化、细化、实用化、安全发展。

2.利用档案功能，提高服务效率

档案工作是档案工作的重要组成部分，是档案工作的重要组成部分。要树立与档案职能、以“以人为本”的理念为指导，以实现“以事为本”“以人”“人”为中心，形成“纵向衔接、横向联动、协调发展”的“统筹兼顾”的理念；围绕国民经济、加强社会、文化建设，为中心工作提供有力的服务和保障，为中心工作做好服务；要正确认识到档案工作在政治、经济发展中的不可替代性，必须正确认识到档案工作的重要性，克服不作为、不情愿的错误观念。要切实加强档案信息资源的利用，切实加强档案工作的实践性和自觉性。虽然档案工作在业务上是自成一体的，但要为档案工作创造一个开放的、科学的发展环境，打破产业壁垒，加强与有关部门的协作，加强与各有关部门的联系，加强与各有关部门的联系，加强与各有关部门的联系和协调。实现不同行业建设资源的借鉴、应用、联动。要突破各部门之间的界线，上下齐心协力，只有这样，档案工作才能有强有力的组织保障。在实行集中管理的基础上，根据各单位的职责，逐步建立健全各层次的管理体系，实现人员、制度的匹配，营造齐心协力，各部门履行职责的良好环境[1]。

3.充分发挥电子档案工作的作用

随着我国行政事业的迅速发展，电子档案在我国已逐渐成为重要的信息载体。当前，我们应注重电子档案文件的集成管理，尽快建立起统一的电子文档。将电子档案融入办公自动化系统中，把它作为日常工作的一环，保证它能准时地完成。力求实现文件扫描、输入、存取、打印一体化模式，提高计算机存取、打印的简单快捷，为文件存取、用户提供文件信息。根据全国统一的技术规范和管理方法，制定了较为详细、通过制定可操作的具体措施，进一步强化电子文档的归档与管理，为推动电子政务工作的信息化建设提供了有力的支持。

三、当前存在的问题

1.思想认识问题

有的业务部门注重办案，忽视案件的立案和移交；有的部门档案意识淡薄，认为档案工作只是档案工作者的事，无所事事；各司、局负责移交档案的人员缺乏档案规范化知识，移交档案不全面、不规范。

2.档案管理存在的问题

一是档案的收集，档案的移交很难协调。每年专职档案员通知各部门在规定的时间内按标准传递档案信息，有些人工作内容复杂繁忙，有些人不了解业务，不能按时、不能按要求办事，这就给档案带来了难度，而且档案管理也很不规范。二是档案人员短缺。随着业务的发展，档案数量的增加，档案的覆盖面也随之扩大，工作难度也随之加大。

3.档案技术问题

首先，部分档案管理软件仍然是旧版本，没有及时更新，目前，部门的档案管理工作仍以人工查找为主，存在着设计上的不足、功能不完善、使用不便等问题。二是缺乏数字档案。要跟上信息时代的步伐，在推进数字档案建设的同时，也面临着各种业务部门大量的案件、人力资源和专业技术人才的不足。数字档案馆的建设不能得到广泛深入的实施和推广。

四、优化和创新措施

在新时代，在信息快速交流、互动的时代，加强对档案材料的搜集和使用，可以使档案材料发挥出最大的作用。为此，各地要积极收集材料，划分科目，整理、归档，加强档案资料规划的清晰程度，为各部门提供高质量的信息服务，是新时期企业管理制度的一项重大工作。根据单位自身经营特点和收集资料的需求，在编制归档时，将其归类为多种类型。同时，还必须加强档案管理人员的引进、档案整理、分类等方面的技能训练，并对档案管理工作进行考核，加强对档案的管理，是建立和利用档案资源的重要依据。具有高质量，高效率的档案管理，可有效地建立起协同高效的工作机制，提高各部门的运营能力，并实现对企业整体计划能力的均衡[2]。因此，各部门应主动开展档案管理工作，用全新的眼光来挖掘档案的信息价值，促进企业的经营发展。

1.提高档案管理的创新视野

在全面开展档案管理工作的创新中，要从全新的角度出发，引入专业的档案人才，真正提高档案工作的效能。一是强化工作视野的创新。在资料收集、分类整理、在档案工作中，应积极适应新的工作思路，以“主动”为中心，切实转变档案服务制度，建立健全档案服务系统，使其更好地为社会经济发展提供有效的信息服务。二是要明确档案工作的定位，提高对档案工作的重视，要引导各级机关认真贯彻执行，积极培养和创新工作观念。同时，通过调整档案工作人员的职能，改变其工作重心，树立起信息服务意识，从而为档案资料的有序流转、有效地查询打下了坚实的基础。

2.提高管理方式的智能化

2.1 经营理念的革新。过去档案文件一般以视频、以音频、图像、纸本为主要载体，其形式多种多样。档案材料的整编、流通、调取，一般采用手工作业的方法。由于采用手工管理，在档案的归档、查档、调取等各方面构成了档案繁琐的工作系统。由于档案数据基数大，存档要求高，档案管理工作人员在查阅档案时会产生大量的工作量，使档案资料的流通度下降，造成档案闲置现象。利用多媒体技术和检索技术，实现了一种基于网络的智能档案管理系统。数字化信息环境提高了档案工作各环节的智能化，这样能使信息采集更全面、信息种类更丰富、档案数据设置关键字、关键字检索，通过多个平台的数据共享，有效地扩大了档案工作的覆盖面，减少了档案工作的各个环节，提高了数据的互动共享效率，最大程度地体现了档案信息的价值。

2.2 经营管理的革新。建立了一套跨平台的连网系统，运用多种智能技术改善文档资料的交互性，满足了不同类型的档案工作者的需要。在跨平台系统的构建中，应用了区块链技术，通过高效的整合、精确的检索、纸质和电子备份等技术来实现。其中由于数据内容易于核实等技术上的优点，使文件的流通质量得到了有效的改善。

3.完善档案制度体系

3.1 制度约束思想。为保证档案工作的正常开展，要加强档案工作的规范化，就需要建立相应的工作机制，建立相应的工作规范和约束机制。比如，在档案材料采集完成后，按分类进行数据分类，建立档案工作规范；根据不同的档案类型，业务需求等因素，综合设定档案划分类别，为各个部门的档案存储和调取建立规范。档案工作人员要不断提升自身的专业素养，不断提升档案工作的效能。档案工作人员要树立“以档案为本”的观念，为各级机关、广大群众提供信息服务。二是要强化档案专业技术人员的培训与培训，不断提升各类档案专业技术技能，以崭新的方式进行档案管理，新颖视角看待档案工作。三是要从信息层面上深入挖掘档案的内在价值，为企业的经营决策、资产经营提供借鉴。

3.2 规范档案标准。第一，建立档案标准化制度，保证各种档案资料的归档规范化，确保档案编码的独特性，并将其存入资料库，避免编码设计冲突、调档查询失效等问题。通过智能读取数据，将内容相似的文档进行数据融合，从而降低了文档数据库中同一数据的存储数量，提高了检索效率。在存储相关的档案数据时，应将有关的档案编号录入，并存储相应的档案，以提高档案的规范性和有序性，从而建立起一个有效的档案共享系统。第二，档案的格式规范。根据国家的档案管理规定，单位内部的各个业务部门都要在档案形成的初期提供文件的形式，这样就可以将文件的内容统一起来，从而降低由于格式不一致而造成的信息交换的困难。根据文档格式规范的设计，从各种数据中抽取重要的数据，如时间、金额、项目等。第三，标准的发布。以文件编码、资料内容等为依据，对档案资料进行全周期的管理。围绕档案版本、对档案数据进行全程管理，确保其保存无遗漏，并形成档案保存记录。在保存档案数据时，要对其形成的时间进行记录，以提高其可追溯性。当发生错误时，可以通过档案的回溯，查找错误的节点，查找系统的错误[3]。

3.3 实行全周期管理实践。一是搭建平台。在档案管理系统建设中，运用互联网技术、云计算技术、数据技术等技术方法，对档案工作进行监控，便于各部门对不同时期的数据进行查询。二是实现文件的同步。在各工程实施期间，利用手机录音、现场测量等方法，对前期资料进行了整理。数据的转化是按照标准格式的，确保数据的真实和准确，避免了文件的混乱。三是实施动态监测。在档案材料制作完毕后，通过线上审核、内容校对，以保证档案工作的正常开展，并使其内容标准化。加强对档案的归档、归档和归档制度，提高对档案的动态监控。四是实现档案管理的智能化。形成智能分类、有序编码、智能归档等体系，有助于在形成之初，提高档案内容的规范化，通过智能识别，可以自动完成卷宗分类、卷目查询和智能归档。

4.智慧档案工作平台的构建与智慧管理理念的建立

档案管理从档案保存完整、信息安全等角度出发，开展档案管理工作。在档案资料的安全保护方面，各单位要积极运用现代技术，根据业务需要，开展档案资料的综合利用，提高各部门间的信息量。第一，提高归档类的创新能力。在新的经济体制下，要强化档案工作人员的能力评价，充分利用人力资源的优势，对档案的归档类型进行精确的整理，以适应各种业务的需要。第二，要强化档案管理人员的科技系统操作技能，促进科技与档案工作的有机结合，用智慧的平台代替手工作业，提高档案管理的智能性。

结语

如今，数字化与信息化转型，是各行各业不懈追求和探讨的话题，这样做既能实现生态和经济的价值，又能提高人类的智慧、效率和质量。与以前相比，档案管理工作更易于共享、存储和传递。在信息化时代，档案的复制、传递、保存等工作可以通过信息化方式实现，使各类档案资料的共享更加便利。随着信息化技术的不断融入人们的日常生活、工作中，必须把信息化技术与产业深度结合起来，才能促进产业的创新和发展。信息化技术在提高档案工作的效率与质量方面的效果已为社会所公认，因此，管理者可以从信息化技术的角度出发，使信息技术更加全面、全面。深入地融入各项管理工作中以产生积极的促进作用。总之，在信息化时代，科技的不断创新与进步也推动着档案管理工作不断迈向更好方向，各级各类档案工作人员，应深谙科技进步带来的便利，将信息技术与档案管理相结合，运用信息化方式，可以提高档案的质量和效益，实现档案的管理。同时，要根据以往的实际情况，利用信息化技术，积极地进行战略的调整，解决内部的运营问题，强化基层组织的建设。以保证工作取得新的发展。