单位图书室管理信息化建设探索

肖 洁

（昭通市信访局，云南 昭通 657000）

引言

互联网技术的普及应用，也让原先传统的信息存储方式有了不小的变化，新时期的到来，让信息资源可通过数字化形式存储起来，借助网络平台，人们可以不受时空的限制来获取想要了解的信息资源，知识传播已然进入信息化时代。对事业单位而言，图书室内涵盖了整个单位所有的信息资源，而要想做好单位图书室管理工作，光依靠传统的管理方法是行不通的，还需结合当下时代的发展特征，做好图书室的信息化管理建设，构建完善的图书资源共享系统，这样才能更好地为单位服务，进而提高单位获取信息的能力，有效提升管理的效率。

一、新时期单位图书室管理信息化建设的意义

1.节约管理成本

传统的图书资料保存和管理的方式较为落后，大都是借助人力操作，来等级记录各类书籍类别，不仅工作量很多，而且工作也比较繁重复杂，这样不仅加大了管理者的管理难度，也会影响到借阅者的查阅心情。

新时期的到来，也让图书资料的管理方式有了新的变化，信息化的单位图书室管理建设，不仅很好地解决了传统存储方式的弊端，也让图书的管理方式更为快捷便利。不仅如此，借助信息化的方式，能很好地将单位图书室中的图书存储保留下来，而是以电子档的形式保留书籍，这样既便于单位图书管理员进行系统性的管理，又能有效节约管理的成本。

除此之外，新时期单位图书室做到信息化建设，也是顺应当前时代的发展变化，传统的纸质书籍的保存难度较大，若是员工在借阅书籍后忘记退还，或是图书管理员未及时更新退还记录，就很容易出现纸质书籍损毁或是遗失的问题。而利用电子档案的形式将图书保存下来，则能很好地避免这一问题。

2.提高工作效益

快速搜索是单位图书室管理信息化建设的一大明显优势。利用电子信息技术来输入图书目录和文档，不仅能降低图书管理员的工作量，还能让单位工作人员在查阅图书资料时更加便利。

此时单位工作人员只需输入所需资料书籍的内容关键词或是参考文献等内容，就可搜索到想要查看的书籍，点击搜索与之相关的书籍就会自动显示在屏幕上，单位工作人员就可结合自身需求来选择想要查阅的图书资料。

电子信息技术的出现，进一步拓宽了人们获取信息资源的途径，且不会受到时空的限制，显然，原先传统的封闭式的图书室管理方式已不适用于当下新时期的发展，这也给图书室的管理工作带来了新的挑战。

所以，单位图书室管理要想做好信息化建设，还需结合电子信息技术，结合当下时代的发展变化，转变工作方式，让单位图书室管理工作朝着开放式的网络化方向发展，这样既能减少图书管理员的工作量，还能有效提高工作效益，进而提高单位图书室的管理服务水平。

3.方便数据分析及统计

单位图书室借助信息技术来管理和整合图书资源，不仅会大大提高图书管理的效率，还能为单位工作人员的图书借阅提供便利。所以，单位图书室要想做好信息化建设，提高管理效率，就需完善借阅系统，加大管理的力度。

在传统的图书借阅过程中，由于借阅的手续较为复杂烦琐，借阅者在借阅手续上往往需要花费较长的时间，这也在无形中影响到单位工作人员借阅书籍的积极性。新时期的到来，网络技术的培养应用，也让不少单位开始意识到信息化建设的重要性，针对单位图书室管理工作，也合理接住了信息化建设方式，信息化技术在单位图书室管理中的应用，不仅提高了图书借阅的效率，也便于图书管理员进行图书数据的分析和统计[1]。

除此之外，新兴信息技术的应用，对单位图书室管理信息化建设而言，既是挑战，又是机遇，图书信息的开放程度越高，找到合适的图书资源的效率也会大大提升，但随之而来的却是潜在的数据安全威胁。所以单位图书室负责人在进行信息化建设的过程中，还应意识到信息安全的重要性，及时修改潜在的系统漏洞，做好管理系统的优化升级，这样也能很好地规避外来病毒对单位图书室管理系统的侵害。

二、在单位图书室管理信息化建设过程中存在的问题

1.图书室信息化管理尚未形成完整的体系

就目前单位图书室的实际发展情况来看，总体水平不高，尤其是在信息化管理方面，存在较为明显的问题。甚至不少单位针对内部图书室管理仍旧沿用原先传统的管理方法，这显然无法满足新时期图书室档案管理工作的要求，再加上缺少完善规范的图书管理制度，这也在无形中阻碍着单位图书室管理信息化建设发展。

不仅如此，部分单位对于图书室管理信息化建设尚未形成完整的体系，对图书管理部门和相关工作人员的权责也没有做好详细划分，甚至连统一规范的工作都没有，这样也不利用单位图书室管理信息化建设。

2.数字信息技术的建设水平有待提高

新时期的出现，也让不少单位开始意识到信息技术的重要性，针对图书室的管理工作，也开始着手开展信息化建设，但是，仍旧有不少单位负责人在发展的过程故步自封，不仅没有意识到信息化建设的重要性，还缺乏一定的信息化管理观念，也没有结合当下时代的发展变化，做好单位图书室管理工作，使得单位图书室管理信息化建设水平不高。

与此同时，由于单位负责人尚未意识到信息化建设的重要性，因而在单位图书室管理信息化建设方面，自然而然地，相应的资金保障也就十分欠缺，使得图书室没有足够的经济实力来购置先进的管理设施设备，只有一些基础的管理设备配置，也没有构建相应的信息化管理系统，相关工作人员对于管理工作也只是敷衍了事，致使数字信息技术的建设水平不高。

此外，若是单位图书室的数字信息化技术建设水平不高，也会导致单位图书室内部的图书资料和相关信息无法第一时间得到完善和修改，使得单位图书室内的数据资料不够完整。且不少单位对于图书室管理的安全建设工作并未予以重视，也未树立相应的网络安全意识，这也给图书室管理的信息化建设带来不小的隐患。

3.缺乏信息化管理专业人才

单位图书室要想做好信息化管理建设，不仅要建立依托网络平台为基础的信息服务中心，还要有一批专业的信息化管理人才做发展支撑，这样才更有利于实现单位图书室的信息化服务功能。由此可见，人才是单位图书室实现信息化管理的基础保障。所以单位图书室做好信息化管理建设的中心在于培养并引进一批优秀的信息化管理人才。

然而，就当前单位图书室信息化管理建设的具体情况来看，不少单位普遍存在的一个问题那就是缺乏专业的信息化管理人才，并且在内部培训机制和人才引进机制方面还存在一些问题。

再加上单位尚未正确认识图书室的功能和性质，重视单纯地认为图书室只有存储图书资料的作用，却没有深入挖掘其内在价值[2]。因而，不少单位在分配图书室人员时，往往存在较多的不规范问题，这样也会影响到单位图书室信息化管理建设的发展。

4.信息共享受到阻碍

在单位图书室信息化管理建设过程中，信息共享受到阻碍也是亟待解决的一大问题。对于那些没有做到图书室信息化管理的单位来说，很难同那些已经做好信息化管理的单位进行优劣势互补和资源共享。

不仅如此，就当下单位图书室信息化管理工作来看，不同单位之间缺乏有效的交流沟通，这也使得很多能够互补的图书信息无法实现共享。此外，信息共享受阻除了受主观因素的限制，还会受技术条件的制约。

譬如，不同单位在管理信息化建设过程中，选择的管理系统也会有不同，这也会使共享图书资料的标准和格式各有差异，这些因素的存在，都会影响不同单位图书室图书信息的共享。

三、推进单位图书室管理信息化建设发展的具体措施

1.加强对信息化建设的技术研究

为了进一步推进单位图书室管理信息化建设发展，相关部门还应加强对信息化建设的技术研究，改善单位图书室信息化管理的条件和环境，并为其提供专项的技术和资金作支撑。所以，针对图书室管理信息化建设工作，单位有关部门首先应购置大量先进的扫描仪、打印机和计算机等相关技术设备，这样既能满足图书室管理工作的要求，又能为图书室的管理工作提供相应的支持。

其次，加大对信息化建设技术的支持力度，也能有效提高单位图书室管理的工作效率和服务水平，进而更好地实现单位图书室管理信息化建设发展。此外，单位对于图书室管理信息化建设发展，还需注意的一点就是，要构建完善的信息管理系统，重视信息的网络安全，针对那些机密性较高的图书文件，应加大安全保护的力度，以防不法分子借助网络漏洞来盗取和修改单位图书室的信息资料[3]。

2.加强图书室的资源建设

要想做好单位图书室管理信息化建设，加强图书室的资源建设就显得很有必要，硬件设备是信息化建设的基础。所以为了实现单位图书室管理信息化建设发展，有关部门应抓准信息化建设的基础，确保硬件设备。如电脑、打印机等设备需配备齐全。虽然不少单位并未缺少电子设备，但绝大部分单位的设备设施都较为老旧，也很难跟上新时期的信息化发展。

所以，单位应构建科学完善的信息化管理制度，并严格遵循该制度开展工作，让单位图书室信息化管理工作得到合理规范。单位应意识到图书室管理信息化建设的重要性，同时加大对图书室管理信息建设的投入力度，既要引入硬件设备，也不可忽视软件设施。

与此同时，针对图书室管理信息化建设发展，单位有关部门还应开展操作技能和管理技能的培训学习讲座，提高相关工作人员的信息化水平，同时明确管理工作人员的工作职责范围，将信息化设备的作用充分发挥出来。这样既能规避不必要的问题，又能有效提高单位图书室管理信息化能力。

3.提高图书室管理信息化建设人员的素质

单位图书室管理信息化水平的高低会受到相关管理工作人员工作能力的直接影响，因而，事业单位要想做好图书室管理信息化建设，还需加大对档案管理人员的培养力度，提高图书室管理信息化建设人员的素质。

为了做到这一点，单位图书室还应树立和发扬奉献精神，提高管理水平，采用现代化工作方法，提高图书室管理信息化建设人员的实际操作能力，并让其成长为适应时代发展的复合型人才。进一步深化图书室管理信息化建设人员的信息管理意识，进而为事业单位其他人员提供更加优质高效的服务。

另外，事业单位也要根据自身的实际的发展状况，不断调整信息化发展方向，同时重视提升馆员的综合能力，加大对馆员的技术培训力度，让其意识到信息化建设的重要性，从而实现单位图书室管理信息化建设的长效持续发展。

4.加强图书室的资源建设力度

要想做好单位图书室管理信息化建设，有关部门还需加强图书室的资源建设力度，摒弃以往传统的纸质文件档案管理模式，结合新时期的发展特征，对管理方法进行创新。所以图书管理人员在收集整理信息质量时，还应借助网络信息技术来延伸拓展新的归档方式，将图书室内的资料信息分门别类地整理起来，这样也便于后期人员的查阅和查找。

不仅如此，随着社会的发展进步，也对单位图书室的管理工作提出了新的要求。因而，图书室有关部门还应根据员工的具体需要，创新信息化管理工作方式，提高自身高的服务意识，充分发挥图书室中信息的使用价值，这样既有利于单位图书室管理信息化建设，又能进一步提高图书室管理人员的工作能力。

另外，为了便于员工查阅图书室中的资料，单位还应国建网络自动化搜索系统，并为员工提供专属的登入账号，这样员工在登入内部信息系统后，就可了解到整个单位图书室的信息资源，员工就可浏览相关的目录，就可快速锁定想要查询的图书资料，这也大大缩短了员工浏览查阅的时间。

结语

总而言之，时代的发展进步，科学技术的不断提高，尤其是当下信息技术的应用普及，也让不少单位开始着手图书室管理信息化建设工作，做好单位图书馆信息化管理建设，不仅能解决传统纸质图书保存难度大、工作效率低的问题，还能进一步提高单位图书室的管理水平。但是，目前仍旧有不少单位在图书室信息化管理工作中存在较多的误区，在人员管理和制度建设方面也存在明显的不足，因而，要想做好单位图书室管理信息化建设，单位负责人针对图书室管理工作，就应秉承先进的信息化管理理念，加大在技术、人力和资金等三方面的资源投入力度，构建完善的信息化管理机制，改善图书室管理信息化建设的环境，这样才能实现单位图书室管理信息化建设的可持续发展。