信息技术在疾控中心档案管理中的应用

2022-12-18苏居明

中文信息 2022年9期

苏居明周伟徐东

（山东省潍坊市疾病预防控制中心，山东潍坊 261061）

在当前疾控中心日常工作当中，档案管理工作至关重要，档案是疾病预防和管理的重要材料。近年来，我国经济水平快速增长，国家和社会对于疾病的预防和控制工作也越发重视，从而使得我国疾控中心的工作和管理模式也随之发生了一系列的变化。随着疾控档案数量的日渐增长，档案管理工作难度也越来越大，在很大程度上增加了档案管理工作人员的压力和工作难度。从另一个角度来讲，随着信息技术的快速应用和普及，疾控中心也应该紧跟时代的步伐，加强网络化和数字化建设，改变陈旧的工作模式，为疾控中心档案管理工作的开展提供切实的保障。下文围绕信息技术在疾控中心档案管理中的应用展开一系列的讨论。

一、应用与疾控中心档案管理的信息技术

1.信息存储技术

所谓信息存储技术，实际上指的是信息技术的一项基本职能。对信息存储技术加以科学合理有效的应用，可以使疾控中心建立完善的档案管理系统和信息数据库，通常是以计算机磁盘存储的方式为主。近年来，伴随着互联网技术的快速发展，计算机磁盘存储方式逐渐被云计算存储方式所取代，云计算存储技术不仅具备磁盘存储技术读取速度快以及检索便利的优势和特点，同时也可以将档案信息资料保存在云端，防止由于计算机磁盘被损坏造成档案的丢失等，安全性更优于磁盘存储模式[1]。在实际工作当中，可以直接使用互联网实现档案资料的发生，不仅如此，还可以在云存储方面发挥出极大的优势，拥有极大的存储空间，进而能够存储更多的档案信息资料。另外，对信息存储技术加以科学合理有效的应用，可以极大地减少对于纸质资料的应用，避免由于纸质档案丢失、损坏等问题对档案管理工作所产生的影响。所以说信息存储技术是保障档案管理工作正常运行的关键，其通过合理利用互联网技术能够在最大限度上保障档案信息得到安全、合理化存储，并有效解决传统档案管理工作冗杂、查阅不便等情况。

2.多媒体技术

应用多媒体技术，可以使疾控中心档案管理工作人员能够以图像、文字以及影音的方式完成档案管理工作，实现纸质信息资料向数字化多媒体信息资料的转变，从而使得档案信息内容更为丰富，同时也可以为信息资料的检索工作提供极大的便利，为档案管理工作人员减轻负担，同时也可以为非管理人员对资料进行检索提供便利，进而使档案信息资料的作用和价值都能够得到最大程度的发挥。利用多媒体技术数字化的档案信息可通过新媒体进行健康教育宣传、传染病的预防等工作的开展。我们潍坊市疾病预防控制中心建立网站，创新健康科普的传播形式，把群众需要的热点问题和该让他们知晓的重要的健康教育知识制作成动漫、小故事、儿歌的形式，提高健康教育的趣味性和可接受性。通过多元化的形式，形象、生动地为公众解答他们所关注的健康问题，让健康教育科普知识变得有趣、实用。

二、信息技术在疾控中心档案管理工作中的应用价值

1.提高工作效率和质量

就疾控中心以往的档案管理工作而言，档案管理人员通常都是以人工的方式完成档案的搜集、整理、保存以及归档等一系列工作，随着档案资料的不断增加，需要消耗大量的人力和物力，且工作效率低下，档案的检索、利用过程烦琐，造成了极为严重的人力资源浪费现象[2]。在疾控中心档案管理工作当中对信息技术方式加以科学合理有效的应用，使纸质的资料转化为电子信息的模式，可以从物理角度节约空间，同时也可以减少档案管理人员的工作量，极大提升了档案工作各个内容与环节的效率和质量，为工作人员减轻了很大的负担，在此基础上，也可以有效地提升档案资源的利用效率，有力促进和推动档案管理工作信息化进程的发展。从另一个角度来讲，应用信息技术可以有效加强档案资料的时效性与真实性，防止档案信息资料在存储的过程当中出现问题，从整体上提升了疾控中心档案管理工作的质量和水平，所以说信息技术的应用推动档案信息管理工作更加便利、高效，大大节约了翻阅、查找档案信息所导致的时间浪费以及工作效率降低。

2.疾控中心档案信息化发展带动各项工作管理的信息化

近年来，随着我国各个行业和领域信息化程度的不断深化，信息技术方式的作用和价值得到了越来越大的发挥，只有将其应用到实际工作当中，才可以切实满足社会发展的实际需求[3]。中国档案学会第九届理事长杨冬权在2020年12月的专题讲座中提出：以后不论是企事业单位还是各级档案馆的档案都要从数字化向数据化转变，数据化是智慧档案的前提和核心[4]。档案管理的数据化是数字化档案、电子档案开发利用的新的方向。运用新技术，深度融合利用系统数据，充分发挥支撑作用。疾控中心档案工作应借此东风，积极响应档案馆的号召，完成本单位档案工作全面数字化，进而向数据化开发、利用转变。而疾控中心把档案管理的信息化应用到实际工作当中，还可以有力促进和推动疾控中心各项管理工作的信息化发展，早期监测预警能力、健康影响因素监测评估能力，进一步提升工作信息化水平。依托全民健康信息平台，更加完善传染病和突发公共卫生事件监测系统等各类疾病预防控制业务信息系统，使其他各项工作都能够充分满足当今社会发展的切实需求，进而可以将自身的作用和价值进行最大程度的发挥，全面满足档案管理工作的现实要求。

3.促进疾病预防工作的有效开展

从实际意义上来讲，疾控中心所发布的每一条信息都和人们的身体健康有着紧密的联系，在档案管理工作当中应用信息技术方式，能够对各项信息进行监测，第一时间发现其中所存在的变化和更新，进而有利于疾控中心工作人员更快地掌握相关的信息。对于疾病防控工作而言，必须要确保医护人员能够在第一时间获取档案信息，才能够为疾病防控争取到最有力的时机，避免病情进一步扩大，进而造成不可估计的重大损失。

4.及时更新健康信息

疾控中心档案管理工作当中应用信息技术，还可以使信息采集速度得到有效的提升，从而使得疾病健康信息更新更加及时，使社会群众能够及时了解到新的疾病健康知识以及新的疾病的预防措施，在很大程度上控制和降低疾病的蔓延速度，并且将一些传染性疾病的蔓延控制在一定的范围之内，从根本上保证公共卫生安全。从另一个角度来讲，疾控中心的科研人员应该对档案资料进行充分的利用，开展相应的研究工作，以此可以促进科研工作能力和水平的稳步提升。不仅如此，还可以利用档案信息展开健康教育活动，根据档案数据的分析，以更精确、直观的数据告诉人们各种疾病的预防措施。使人们对社会健康问题的最新情况有一个及时全面的了解，最大程度提升专业领域的教育能力和水平，这也是档案信息化建设的一个重要意义。

三、疾控中心档案管理信息技术的应用策略

1.强化档案管理重视程度，革新管理理念

在以往传统的档案管理工作当中，人们只是一味地注重管理，而对于使用方面则有所忽略，这种工作模式和理念已经无法满足当今时代发展的需求[5]。正因为如此，相关工作人员应该从思想观念上加以改变，做到与时俱进，打破传统被动的管理思维，勇于创新，根据当今社会的实际情况，创新管理模式。就疾控中心而言，相关工作人员首先应该全面掌握疾病谱的发展变化情况，并利用信息技术将其传达给相关单位，为后续各项工作的开展提供切实可靠的参考依据[6]。另外，在实际工作当中可以实现对档案资源的整合，不仅可以使疾控中心档案管理工作的能力和水平都得到有效的提升，同时也可以为疾病预防工作的顺利开展和进行奠定坚实的基础，创造良好的条件。所以说提高对档案管理工作的重视程度，能够有效解决当前管理工作落后的现状，使得更多科学合理的档案信息管理理念能够做到全方位的落实。

2.强化培训工作力度，提高工作人员的综合素质

档案数据化对档案工作人员的能力和素质也提出了更高的要求。就疾控中心档案管理工作而言，应该进一步强化对档案信息传感技术、通信技术以及计算机技术的学习，如此才能够切实有效地提升管理工作的效果和质量。不仅如此，作为档案管理工作人员还应该拥有积极学习的态度和观念，在实际工作当中以及利用业余时间加强学习，提高自身的知识水平和综合素质，加强自身的管理能力[7]。学习先进的信息技术方式，能够使疾控中心档案管理工作人员更加熟练的掌握业务和管理模式，对其进行详细的记录，进而可以为日后各项工作的顺利开展和进行奠定坚实的基础，创造良好的条件。疾控中心以及相关管理单位也应该在人才培养方面投入一定的资金作为支持，要求专家开展讲座，使所有档案管理人员都能够深入学习和了解信息技术方式的相关知识和应用技能，对信息技术方法应用到疾控中心档案管理工作有一个更加清晰和深入的了解，进而可以使信息技术在疾控中心档案管理工作中的作用和价值得到最大程度的发挥。

3.推动档案管理工作的信息化建设进程

就目前而言，任何工作的高效完成都脱离不了信息技术的支持，其也越来越成为提升工作效率的关键。就档案管理工作而言，对互联网技术加以科学合理有效的应用，能够在很大程度上提升工作效率和工作质量，为疾病档案的检索和管理工作提供极大的便利。就一些重大的传染性疾病而言，如果建立完善的信息化档案管理系统，可以利用互联网查找临床症状与之相同的病例，进而可以及时发现患病群体，从而实现早发现、早隔离和早治疗。我们要加强档案信息化管理的相应技术的应用研究工作，加快理清相应技术推进档案管理信息化的工作思路，使其适用性更强，从而极大提升档案管理工作的效率和质量[8-9]。

4.建立完善的档案管理基础设施

若要建立完善健全的信息化档案管理系统，必须要使用软件和硬件技术为其提供有力的支撑。就疾控中心而言，需要采购相应的设备，但从目前的情况来看，很多工作人员并没有对其有一个足够的重视，从而使得硬件和软件设施不够完善和健全。具体来讲，一些疾控中心档案管理部门并没有安装抽湿机和空调等相关设施，从而使得档案有霉变等情况发生。另外，缺乏一定的信息管理存储设备，不具备数据录入软件工具，如此同样在一定程度上降低了档案管理工作的效率和质量[10]。正因为如此，疾控中心应该把档案管理配置所需要使用的软硬件设备进行大力的投资和使用，为各项工作的开展和进行提供良好的软硬件环境，进而有效提升疾病预防工作的效果和质量，适当增加资金的投入，为档案信息化管理工作提供大力支持，确保档案管理基础设施建设能够适应实际的使用要求。