医院人事档案管理工作中存在的问题及对策研究

2022-12-18郭颖

中文信息 2022年9期

关键词：资料档案管理人员

郭颖

（四平市铁西区妇幼保健计划生育服务中心，吉林四平 136000）

人事档案代表了一个人的履历，工作学历；等等，它扮演的角色极其重要，既是往期工作的体现，也是未来发展的展望。本文就对当前医院人事档案工作中存在的问题提出建议和对策。

一、当前医院人事档案工作中的几个问题

1.人与档案之间存在着很大的距离，工作效能受到了极大的制约

随着我国的人事体制改革，人员的流动性越来越强，原有的“档在人在”格局已经被打破，这就阻碍了人才的引入，造成了许多“有人无档”的现象。当前，在医院中，重医促发展，轻人事档案，对档案工作存有成见或误解，对人事档案管理知识简单化、档案信息开发利用的重要性认识不足，仅仅停留在对档案保管、存放，一般应付的思想观念基础上。在没有遗失的情况下，处理好外调和查档就可以了，很难把人员的资料用来发展和使用。

在人员的流动中，一些机构通过扣留人员的文件资料来控制人员的流失。如此一来，非但无法留住优秀的员工，还会让原来的工作岗位与优秀员工的关系变得冷淡，很多优秀的员工甚至会选择放弃原来的工作岗位，“两败俱伤”，没有足够的人力资源来吸引更多的优秀员工[1]。

2.人事处的文件全部放在人事处，势必造成人档分开

雇员离职或被解雇后，原机构或人员不能按时完成文件的传递，往往造成放弃的情况。

3.人员资料的管理不规范，对其使用的价值产生了一定的负面作用

伴随着人员体制的持续变革和发展，以及人员的流动性，医疗机构对人员的选择与利用程序日趋简单。而“终身”的人事档案制度又不能及时地加以弥补与调整，这就成为制约人力资源流动的障碍。随着医疗机构的发展，人事体制的变革、人事管理的变化，使医院的人事管理呈现多元化的特征，对人事管理的管理方式也有了新的需求。

构成文件资料的单位或部门未按时存档；管理机构未积极督促应存档的资料；未按规定时间送达的各部门和单位；未与存档单位、各部门保持良好的联络与交流，导致零星资料无法及时存档。

在人才库工作的管理人员大都是半路出家或兼职管理，他们的知识结构不均衡，教育程度不统一，缺少专门的训练，不了解行政管理和医院管理工作。一般只会一些简单的资料搜集与装订，很难适应新时代的档案工作：人事、年终升迁、调薪、员工人事变动、录用与业务考评，这些都需要人事部完成，工作细碎繁杂致使工作人员只做些简单工作，安于现状，服务意识滞后[2]。

4.在移交文件时，存在着文件资料不全、资料不全等问题

在移交文件时没有提交“调档信”或“干部人事档案转交通知书”，没有经保密渠道转寄或没有指定人员送检，有的单位还违背了转递规定，将个人资料交给了自己。在送出前，由于零星资料未及时存档，人员资料未及时组织，造成资料不完全、资料不完全、“杂乱无章”。

对各类工作人员，不同的工作性质，对日常工作和日常工作的考核，都有一定的松紧度。第一，编制、编外人员的档案管理水平不同，存在着不同程度的文件品质问题。第二，对离退休人员档案、离退休人员档案、死亡档案等档案的监管不力。第三，在人事档案的日常工作中，与检查时、年中、年终的要求不同，无法保持一贯的高标准严要求。许多地方在查房之前，临时将卷宗归类，一般都是“不闻不问”。

新生的人事档案工作存在着一定的问题，严重地制约了档案的规范化管理，由于人事处的逐步实施和人员构成的不断变动，使得医院人事档案在办理的过程中出现了一些问题。关于新入职的大学生人事档案管理处法、人事处和基层部门对此有不同看法。毕业生的资料有的在雇主那里，有的在人事部门，在工资、工龄、转职等问题上都有不便，这必然会降低工作的效果。

5.电子化管理不够完善

有些医院虽然在人事档案的管理上，可以将数据信息输入到了电脑中从而进行电子化管理，但总体来说，计算机使用频率并不高，尤其是在文件的编号、姓名输入、输入、查询等方面不够熟练，整体管理无法运用其中。

电子化管理相对于传统的手工操作方式，查询的速度要快得多，错误也少了许多，但传统观念导致目前大部分的资料还是由员工自己来完成，且医院内部人员的档案管理意识薄弱对电子化管理采取漠视态度，所以，资料的真实性和可信度依然难以保证，而在这种情况下，人员档案保存工作、信息系统就无法正常运行，从而造成了医院在人力资源管理上缺乏执行力、领导力。而传统档案管理方法缺点明显：虫蛀、潮湿、霉变等自然原因的干扰，以及管理者对纸质文件的整理与装订经常发生不同程度的损坏等人为因素的影响。

综上所述，即便信息化发展迅猛，但是许多医院依然没有更新换代，总体管理仍然处于低端模式，导致档案管理方法越来越落后，问题愈加严重，亟待解决。

6.观念问题

一直以来，各个医疗机构都把“救死扶伤”作为自己的宗旨，把重点放在提高医疗水平和引进先进技术上，对人事档案的处理却忽视了。上级不把文件的工作看得很轻，觉得工作做得好，别的什么都不是重点，而有关工作的态度马虎，平时的文件整理工作也不是很积极。

关于工作业绩和培训深造的信息，其信息不完全、不全面。因此，在今后的晋升、入党和工资变动中，由于目前的资金不足，给医务工作者带来了新的困难。

不能充分地体现出他们的工作状况，从而影响到他们的未来。

人力资料搜集困难，使用率低下，大部分的病患，不但是病患的观念不高，同时，医护人员也不愿合作，在递交病历时，往往会拖延，甚至连资料管理员都一再催促，也是徒劳无功。有时候，文件丢失的时候，申请的流程会很不顺畅。

7.管理设施简陋，技术方法陈旧

在一些医院里，对卫生器材的重视远多于对人员的档案，对档案的管理经费不多，办公环境很简朴，往往是因陋就简，因地制宜，硬件设施简陋，没有铁门、铁窗等基础设施，不具备防火、防潮、防盗等条件，而且还融办公、阅档、仓库为一体。档案收集、整理、归类、编目等工作仍以人工方式进行，大量的纸张资料，档案的品质、收集的效率、档案的利用率都很低下[3]。

二、制定医院人事档案工作的对策

1.加强对文件的宣传和教育，提高对文件的认识

加强对档案工作的认识，将极大地促进档案工作。档案工作和档案工作是相互促进、相互制约的。只有树立良好的档案观念，才能及时地收集整理和整理档案资料，才能保证资料的精确、完备。在医院的人事管理中，也是如此。要利用各种机会，积极主动地向科室领导和领导宣传有关文件的法律、法规，并向他们请示、汇报，并经常与他们交流、沟通，尽量获得他们的理解和支持。

2.搞好人事档案工作，领导高度重视是保证

增强对文件的认识，没有什么比领导者更能发挥好的了。首先，领导要增强对档案工作的认识，使之成为一种十分重要的人力资源，对整个工作的开展起着举足轻重的作用。其次，要积极组织宣传，增强员工对档案的认识，利用宣传单、宣传栏、宣讲会、宣传标语等方式宣传档案管理的重要性和必要性，让职工切实感觉到人事档案管理工作与自己的生活工作密切相关，以便更好地支持档案管理工作。

要做到文件的科学化，必须有证件。要将人事档案工作作为医院发展和医院发展的一项重要工作，与医院各项事业建设同步规划、同步发展；要进一步推广和推广医院人事档案工作，强化档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，认识档案与医院日常工作的密切关系，更好地支持人事档案管理工作。

3.建立健全的制度档案，使档案的规范化

在人事档案的工作中，要做到系统的全面落实。同时，要强化对档案的监管，确保档案的各项管理体系得以实施和实施。要在制定和完善一套文件制度的同时，要严格落实各种制度，在制度面前人人一律，不依个人感情，坚决捍卫制度的严肃性；要坚持用制度管人、用制度管事，在加强人事档案保密工作的同时，要合理开发利用档案资源；要明确各岗位的工作职责，制定工作规范，强调工作原则，规范工作行为，从制度上填补漏洞；档案管理部门要与档案资料形成的业务部门保持密切联系和有效沟通，要以科室为基础建立与之相应的档案收集网络系统，使采集工作程序化、制度化化。

4.强化专业队伍，使人才档案工作标准化

搜集资料的完整、详细、准确。在搜集资料方面，要注意将“功劳”做到日常工作。所有的资料都要当天收，当天交，日清日结，尽量把资料整理得井井有条。要求在一个月之内，材料要及时整理，丰富干部的档案内容，增加档案的信息量。严格审核，严格筛选。为保证资料的真实，档案资料应由主管部门按《干部档案整理工作细则》要求，严格执行。强化档案管理队伍，提升档案管理工作的专业化素质，医院可以通过开展档案整理、收集、归档等方的训练，以提升档案工作的能力。通过配备专职使其能够在任何时的档案管理人才，可以指导其他单位的工作，提高档案工作的专业化程度。

在此基础上，医院既要引进专门技术人员，又要主动地提高管理人员的专业水平和业务素质。首先，专业经理要有责任心，要认真学习新的技术和方法，要熟练掌握有关的电脑资料资料的使用。其次，要强化医院的档案工作。在用人单位中，应采取多种途径，如择优选聘、竞聘、聘用优秀的档案管理人员。

5.严格把关，规范化管理

在整理工作中，要注意掌握新的文献资料整理方式。每年都要集中力量，集中精力，根据《档案整理工作细则》的规定，对人员资料进行再分类，以达到组织有序，目录清楚，装订整齐，整洁美观，使用方便的目的。健全人事档案管理体系，加强对人事档案工作的重视，对其工作中出现的一系列问题进行深入的探讨，并对其进行分析，并提出相应的对策。建立健全的档案管理体系，建立健全的档案管理体系。在查阅、借阅相关档案时，必须提供有关单位的文件证明：借阅档案材料不能借给他人，若有损毁、涂改、伪造等情况，依规定予以惩罚。

健全有关人员的文件和政策。正所谓，没有规则，就没有规则。要使医院的人事档案工作得到进一步发展，就需要深入地分析和研究，并提出相应的对策。尤其要加强对档案的保存、归类、流通等的管理，以保证档案工作的规范化和规范化。

6.抓好培养，使人才档案工作专业化

是人才档案工作的重要组成部分，其综合素质在一定程度上影响着整个工作的质量。在人才档案工作中要坚持以民为本，充分调动和调动干部的积极性，用科学的思路和态度去认识和把握档案工作的规律，提高现代化档案管理的能力。档案工作的管理者必须具备较强的职业道德意识，主动学习新知识和新技术，熟悉当前医疗卫生工作的具体工作。

为加强对人事档案工作的培训，组织业务培训，现场观摩指导，提高其业务素质，提高其业务素质。将医院的档案工作纳入医院的培训方案中，对其进行提拔和工作表现的关注，以保证其在医疗机构中的应用。努力工作会有公平的报酬。充分利用科技方法对人事部进行管理，应用现代科技了解病历的全部操作流程。使其能够在任何时候都能利用因特网查阅信，同时也能为医疗机构人员的调动和人才培训工作，为医疗事业的迅速发展奠定基础。

7.加强人力资源建设，提高档案使用效率

从资料收集整理到保管、鉴定，全过程都是以此为核心进行的。加强对干部队伍建设和发展，是高校档案工作的起点和归宿。医院档案工作要坚持服务医院发展的目标，要在创新服务手段、拓宽服务领域、提高服务质量上下功夫，要明确服务方向、坚定服务思想、改变服务理念，要认真研究医院档案利用工作的特点和规律，使医院档案更好地发挥档案资源的力量，为医院人才培养、干部聘用、职称晋升、工资福利、办理退休等工作提供真实可靠的档案信息，为医院领导的决策提供翔实、准确的第一手资料。