企业档案管理数字化转型发展探究

2022-12-18樊志辉国网山东省电力公司平原县供电公司

现代企业文化 2022年2期

樊志辉国网山东省电力公司平原县供电公司

随着数字技术的广泛应用以及档案管理的不断发展，促使企业不断更新，企业要发展壮大，需要改进商业模式及生产方式，就需要通过数字技术对产品及服务进行升级，由此可见，企业档案数字化转型迫在眉睫，实现企业档案工作数字化转型也是时代发展的必然趋势。

一、数字化技术背景下企业档案管理的特征

数字化技术背景下，企业档案工作管理创新的特征体现在创新环境、创新条件、创新方式3个方面。从创新环境来看，数字化技术将技术创新与产业变革相融合，颠覆传统档案管理工作模式，实现整个档案信息资源管理链的重构，如对多种数字技术的集合、综合，实现档案协同管理。从创新条件来看，数字化技术是现代信息手段，如大数据、区块链等新兴技术，为企业档案管理提供了优越的技术应用场景。档案管理人员要具备相应的数字技术管理能力，提升档案管理工作效率。从创新方式来看，数字技术推动创新路径多元化发展，依托信息技术手段，企业在档案管理方式上更加强调多路径协同推进、多要素共同支撑，实现企业档案工作管理纵深发展，而各类数字化技术成为档案管理模式创新的源动力。随着规模扩大，企业所产生的档案资料数量激增，传统档案管理模式面临挑战。据统计，企业每年涉及生产业务的档案数据达到一定上限，档案数据体量大，数据类型多样复杂，导致相关档案资料的鉴定、归档工作量大，管理难度高[1]。为此，变革企业档案管理模式需要挖掘档案创新管理的要素。一是技术要素。数字化技术是推动档案管理创新的重要因素，利用电子化文档处理软件可以大大提升档案信息的管理效率。同样，区块链技术能够为电子文件提供真实、可信的证明；物联网技术可以将档案管理与库房安全管理等业务衔接起来；人工智能技术，如科大讯飞通过人工智能实现音、视频档案信息自动化整理与利用。二是理念要素。从管理理念上看，数字化技术推动了传统档案管理空间的变革，即由平面管理走向立体管理，由封闭管理走向多元化管理。三是管理要素。在企业档案创新管理中，人是管理的主体，需要从观念、思维、方法、能力等方面与数字化管理手段相适应。企业档案管理部门要抓住数字化时代契机，促进档案资料集约化、高效化管理。四是组织机构。从宏观上看，企业档案管理主要由档案部门来完成，在数字化技术背景下，创新档案管理模式必然需要优化档案管理活动流程。

二、企业档案管理数字化转型面临的问题

（一）数字化管理问题

数字档案管理系统与办公系统不兼容，导致办公系统生成文件格式要转格处置；电子档案和纸质档案同时存在带来了更多浪费。一些企业无法有效应用数字化档案，为赶上时代潮流，在修建数字化档案后对档案加以归纳总结，不但浪费了时间和人力资源，还不利于数字化档案的建设；数字化档案意识不强，很多便捷资源不能合理采用。部分企业组织对数字化档案意识薄弱，并未认识到数字化档案的便捷，常常由于缺少纸质档案而放弃了利用资源。

（二）缺少统一规划的问题

在建设信息化档案时，缺少整体性，更多使用从局部到整体的方式，因此让管理档案部门不能有效实现交流的统一，企业各部门无法实现有效交流，还会限制企业的经济发展。数字档案管理系统与办公系统不兼容，导致办公系统生成文件格式要转格处置；电子档案和纸质档案同时存在带来了更多浪费。一些企业无法有效应用数字化档案，为赶上时代潮流，在修建数字化档案后对档案加以归纳总结，不但浪费了时间和人力资源，还不利于数字化档案的建设；数字化档案意识不强，很多便捷资源不能合理采用。部分企业组织对数字化档案意识薄弱，并未认识到数字化档案的便捷，常常由于缺少纸质档案而放弃了利用资源。

（三）人员素质有待提高

目前档案管理工作中很多管理人员多为行政人员代替，他们并没有接受过专业的培训和教育，所以难以保证档案管理水平。即便管理队伍中有部分专业档案管理人员，他们也存在老龄化、缺乏创新的问题，比如对计算机知识、信息化技术等没有相应的掌握，所以档案管理在创新、转型发展方面也面临着诸多阻碍。

（四）企业档案管理的数字化建设技术落后

企业档案管理的数字化建设之所以缓慢，有一个根本性的原因，即关键技术落后。首先，档案数字化软件不规范，而且众多软件之间存在相互排斥的问题，很多软件无法在规定时间内读出关键信息。其次，企业数字化档案的保存是亟须解决的问题，通常情况下，电脑空间储存有一定限度，需要载体完成档案信息的储存。一般企业档案管理者会采取硬盘这一载体进行档案信息的保存，但这些档案信息的载体存在空间、寿命的局限性，无法大规模保存档案信息，影响了企业的档案管理数字化建设。在信息技术快速发展、不断更新的今天，很多储存介质因技术落后无法及时读取，阻碍了档案管理的数字化发展。

三、企业档案管理数字化转型发展策略

（一）立足企业业务数据归档，开展档案资源数字化

首先，开展业务系统数据归档研究。数据归档并不等同于数据备份，需要对数据归档案的价值及现状进行系统分析，将各种业务系统中产生具有保存价值的数据内容、技术鉴定及保存方式。结合业务系统的数据形成特征，将业务系统分为综合管理系统、运营管理系统、生产运营系统和连续监控系统等四类，根据各类数据进行归档及保存制定相应方案。其次，推进业务数据归档。一方面配合业务部门对业务活动的全过程进行电子化操作，实现业务数字化，保证归档数据的真实可靠性；另一方面依据数据分类归档指导思想，科学有效地开展数据归档工作。当前，电子文件系统(OA)及合同管理系统、档案管理系统的集成已经完成，部分数据进行电子化归档，工程管理系统及生产技术管理系统也取得了阶段性的成果。另外，推进存量档案数字化。企业在发展过程中，形成大量的纸质档案并没有得到最大化的开发利用。企业调整了数字化战略，改变原来的扫描方式，结合业务实际需求，对纸质档案内容数字化，从而达到激活档案数据的价值[2]。

（二）强化档案管理数字化建设

数字化转型期，档案管理信息化、数字化、电子化发展是必然的趋势，企业应该与时俱进，认识到数字化转型发展的重要性和必要性，进而采取有效的措施来强化档案管理数字化建设工作，以此来推动企业档案管理持续发展。在强化档案管理数字化建设工作中，首先，应该树立先进的管理理念。作为企业领导人员、档案管理人员，都应该积极走出传统档案管理的困境，加强对档案管理的创新和优化，积极利用数字化转型背景下的各种现代技术推动档案管理改革。就企业领导人员而言，应该提高对档案管理数字化建设的重视，从技术、资金等各方面推动档案管理数字化建设。就档案管理人员而言，则应该积极配合档案管理数字化建设工作的开展。其次，为了推动档案管理数字化建设，则需要加强软硬件设施、资金等方面的投入。档案管理数字化建设核心在于对各项技术、设备的应用，若没有各项技术、设备的辅助，档案管理则难以完成数字化转型。对此，企业就需要基于档案管理数字化建设需求，配备相应的档案管理场所、信息化管理设备、电子档案管理设施，以及引进或开发与档案管理相匹配的在线管理平台、管理信息技术等。针对档案管理数字化建设，企业可以设立专门的资金库，以实现从源头推动档案管理数字化建设。

（三）培养档案数字化业务管理相关专业人才

进入档案信息化管理时代之后，档案信息的发布数量也随之不断增加，传统的各种档案工作模式依然无法得以创新进而继续满足广大档案者的需求，有关档案部门必须首先深刻认清这一发展形势，将其与纸质型档案模式结合进行优化创新，应用现代信息化管理技术，进行各种档案信息数字化管理建设，为各种档案相关工作人员赋予各种自动化管理特点，通过使用现代化管理设备可以实现各种档案信息的高效率化管理。因此，开展针对档案数字化的管理工作，需要及时组织档案相关管理人员进行联合培训，一方面档案工作者要时时刻刻加强对这一管理工作的重视，另一方面是要在培训过程中熟练掌握计算机管理技术的运用，不断提高档案人员的专业知识和管理能力，突破传统管理观念的局限，通过档案数字化管理为我国档案发展作出更大的贡献。

（四）保证档案信息的安全性

可利用物联网技术，将档案信息智能化管理与防盗报警系统联结，为档案数据安全提供技术保障。具体来讲，在整理档案时，档案人员可将档案数据库的编目信息利用读写器写入RFID标签，标签与档案形成一一对应关系，实现档案实体资料与档案信息数据库有效关联。在档案被借阅后，通过检索标签信息，实时跟踪档案，快速锁定相应的档案实体资料，完成对档案信息的跟踪、监控[3]。同样，物联网技术还可以与防盗报警系统连接起来，构建一体化的档案信息防盗报警系统。例如，无线电波防盗探测门禁系统将电子防盗功能和阅读设备进行整合，一旦存在未经授权的档案资料被带离档案库，就会立即触发防盗报警系统。这一系统已经在一些大型企业集团档案数据管理实践中得以应用，如国网江苏电力公司构建的智能档案库房管理系统，就是将档案智能库房与物联网、云计算等平台整合，引入智能档案密集架、RFID电子标签归类管理系统、RFID电子标签打印机、安全防盗门禁报警系统，实现档案智能定位、智能上架，大大提高了数字档案管理效能，也推进了档案库房业务管理模式的创新。

（五）加大档案信息化修筑业务监督

从实际效果看，增量档案电子化相比存量档案数字化技术更好。对于档案业务部门，企业其他部门通常对电子归档不够看重，企业的科研探究一线便是档案资源数字化建设的前沿。档案部门应该掌控好这一前沿，处理好有关部门和工作人员信息化建设的业务指导。而数字化建设，应该促成企业基层部门信息化的普及。突破增量档案电子化的发展限制，抓住基层信息化工作。增量档案电子化技术性高，而存量档案数字化工作量大，二者难度都高。在存量和增量间，后者是重点，前者是基础，因而应该重点处理增量电子化标准的制定与执行。加强档案信息管理系统的升级和维护，确保档案数字化建设督导和考察的常规化。因为档案数字化工作已走上了正轨，档案数字化建设的重点必须转移到基层企业和部门的数字档案建设方面。让企业积极开展科研、生产数据信息的增量电子化和存量数字化。把电子文件的规范管理加入部门年度绩效考评内，从而提升档案数字化管理水准，完成数字化企业的目的。

（六）开发数字档案产品

当前的人工智能技术也不断应用到档案管理工作，结合企业的业务需求对数据进行治理，通过电子档案内容实现自动分类，为各种突发事件及重要决策提供可靠的数字档案服务。积极运用新技术，创新档案的开发利用模式，实现组织史、年鉴、大事记等一般性和专项性编研成果的在线管理和数字化。例如，档案管理系统的组织历史编纂模块，不仅可以实现整个集团的组织历史的数据共享、协同编纂、一键存档、在线利用等功能，同时也实现了档案资源与编辑利用的互动，从而达到“从档案到档案”的效果，极大提高了编辑效率和传播效果。企业在线完成了年鉴的撰写、编辑、传输、排版、修改、审阅等工作，以电子年鉴取代纸质年鉴，降低了开发成本。

（七）注重档案管理机制的完善

要进一步加强规范项目档案管理验收工作，进行档案管理制度运行机制的逐步完善对其健全至关重要。首先需要提高对企业档案管理工作的重视度，做到在推进项目工程立项验收阶段，需要为推进项目配备专职档案管理工作人员，将项目档案管理验收工作与推进项目的成本控制管理、质量控制管理、进度控制管理、安全隐患管理工作放在同等重要地位。其次，依据建设项目具体情况，合理安排制定与完善落实各项规章制度，依据建设实际需求对各项岗位职责进行修订，结合对项目相应档案管理制度措施的调整制定，做到对各级企业项目档案管理职责的层层落实与调整完善，实现在档案管理期间，档案管理的有关部门能够将各项档案管理制度层层落实。与此同时，要求项目档案管理工作人员充分明确自身岗位职责，做到项目档案管理工作过程中岗位职责分明。最后，严控项目工程档案管理验收，要求档案管理人员对验收归档的项目档案文件进行细致审查，做到归档文件完整、有序，进一步着力提升项目档案管理的工作规范化、系统性以及管理标准化。此外，还应不断提高档案管理人员的综合素养，加强培训工作，积极引入信息化的管理系统，从而提高档案管理工作的质量。企业加强内部风险控制不仅能够不断完善社保工作者在任务上的完成率和质量，除此之外，还需要管理服务部门制定统一的档案制度管理体系，发现违规操作现象须及时地进行治理，避免类似违规问题再次发生，使档案真正能够发挥作用，并解决实际中的问题。档案管理人员应当积极深入基层企业开展管理工作，善于主动发现并及时解决类似问题，这样才能够有效促进上级基层社保档案管理部门工作人员逐渐向规范的工作流程方向发展。