企业档案管理信息化建设的思考

杜慧 陕西延长石油机械装备制造有限公司

通常情况下，企业档案管理的信息化主要就是指企业在对于档案进行管理的过程中运用现代信息技术，以网络为媒介，对于档案进行分类、管理以及开发，这样就可以使得档案的工作为企业的生产、经营以及管理提供更加优质的服务。对于企业档案管理的信息化来说，就是一个十分复杂的事情。档案管理是否能够跟随上企业管理信息化的脚步，使得其成为企业信息化中的重要组成部分，也已经成了对企业档案管理工作效果进行衡量的一个标准。而在建设档案管理信息化的同时，相关的工作人员也就需要对自己的信息意识进行强化，对于档案管理信息化的制度进行完善，对于档案管理信息化的水平进行提高。这样就可以使得档案可以更加的安全，更加及时以及准确地向企业提供信息，保障企业稳定经济利益获得。

一、企业档案管理信息化的作用

（一）更好地对档案原件进行保护

对纸质的档案信息而言，会随着时间的增长而产生发黄、损坏、信息遗漏等状况，从而使得档案信息的价值大幅度地降低，没有了管理的意义。而通过对扫描仪进行使用，并针对纸质文档中的信息内容进行扫描，就能够将信息内容转换为数字化的信息，从而生成了电子的文档，并更好地对其进行分类、保存以及更新，防止原件受到破损，更好地对于档案原件进行保护，降低原件丢失的风险，使得原件的管理更加可靠。

（二）电子文件的归档会更加便捷

在早期的档案管理中，通常会利用人工来进行操作，由于实际的工作量会比较大，而且工作也会比较复杂，也就需要档案的管理人员利用手工来对档案进行管理。而利用这样的方式，也就会耗费人员的时间以及精力，进而容易出现错误，在对于档案信息进行改动时就会更加的复杂，耗费更多的时间。而通过建设档案管理的信息化，也就可以对这一问题进行改善。档案管理的人员仅仅需要对于计算机进行利用，通过相应的操作也就可以实现档案信息的归档，真正做到节省了实践，提高工作的效率，使得电子文件的归档会更加的便捷[1]。

（三）实现档案检索的自动化

在早期的档案管理中，若想对于档案进行检索，主要会依靠管理人员对于每一个档案目录进行查找，之后依据目录上的信息到库房中来对相应的档案进行查找，使得实际的检索效率降低。而若建设信息化的档案管理，也就可以对计算机进行利用，对于档案信息进行快速的检索以及利用。不仅实际的检索速度比较快，效率更高，而且还可以实现多种角度的检索，有效提升了信息检索的全面性以及准确性，实现了档案检索的自动化。

（四）减轻劳动的强度，实现工作效率的提高

由于早期的档案管理会需要管理人员利用手工的方法来对档案进行收集、整理以及保管等工作，也就会使得档案管理的工作量比较大，效率也没有很高，既浪费时间又会浪费力气。而通过档案管理信息化的建设也就可以将数据信息进行一次的录入多次的利用。而且，在档案管理的内部也可以实现数据信息的共享。不仅如此，由于早期的档案管理效率不高，检索速度比较慢，再加上纸质档案由于长时间存放出现的发黄等问题，在查阅的时候也就会增加原件损坏的风险。不过，通过建设档案管理信息化，也就可以将档案管理人员解放自己劳累的双手，更好地对于档案进行收集以及编研，实现档案管理工作效率的有效提高，减轻档案管理人员的劳动强度。

（五）保障档案的安全

对于企业的档案信息来说，属于一种十分重要的信息资源，可以直接决定着企业的生存以及发展。与此同时，由于企业档案会涵盖着企业的商业机密以及国家机密，一旦泄露也就会为企业以及国家带来十分严重的损失。因此，我们也就有必要进行档案管理信息化的建设。通过信息化的档案管理，就可以提高档案信息的保密性，与纸质的档案信息相比较，电子的文件会更加的安全，可以通过加密以及设置权限等方式来降低档案信息泄露的几率。不仅如此，通过对于计算机进行利用，对于企业的档案进行管理，也可以对于查阅档案信息的人员进行更加严格的限制，通过利用加密的方法，也就可以防止资料泄露，真正保障档案的安全。

二、企业档案管理信息化建设的现状

（一）对档案管理信息化的认识程度较低

对于企业档案管理信息化的建设来说，就是一项十分复杂的工程，投入的资金也会比较高。有一些企业会认为，电子档案并没有给公司创造相应的经济效益，也就将资金投入在设施的更新、工程的建造上，还有商品的营销上，而不会注意对档案信息进行科学管理。与此同时，由于档案信息数字化所必需的设施，公司也并不会对其加以配备，使得电子文档的整理和存档都会比较的混乱。而且，由于有不少公司都缺乏较强的现代管理理念，同时也不注重对于档案管理的员工进行培养，因此导致档案管理员工既缺乏很足的管理经验，也没有很强的服务意识，最终导致档案管理人员的档案管理水平以及业务能力都很难适应当今时代对于档案管理的要求[2]。

（二）企业档案管理的信息载体形式比较多元

在企业信息化的背景之下，电子档案也成了图文档案的管理对象。通过对于计算机技术进行应用，也使得企业在工程的设计以及产品的研发等各个环节当中，形成三维仿真模拟设计的图像、声音，以及文字等等，光盘、磁带等等都成了档案信息的载体。也正是因为这些档案信息的载体可能会受到多种因素，其中包含受害虫侵害、自然老化等的影响，使得档案信息的内容出现损失。若在实际进行使用以及保存的过程当中使得档案受到损坏，就会导致系统运行出现失效的情况。

（三）企业档案管理信息化的标准化建设不完善

企业档案信息管理的标准化主要就是指在档案的实体管理转变为信息管理的过程当中，所必须依赖的业务规范以及技术的标准。一般来说，企业的信息化就是一个十分严密的信息系统，对于数据进行处理的准确、及时以及可靠也是以每一个业务环节数据的完整以及准确作为前提。可是，伴随着企业档案管理的信息化，比较基础的数据技术标准化已经根本满足不了企业的发展需求，企业管理的业务流程标准、数据交换标准、产品设计的标准等等都需要进一步的完善。而这些也就会直接影响着企业的信息数据采集准确性、规范性以及及时性，同时也会为企业之间的数据共享以及数据交换带来更多的问题[3]。

（四）企业档案信息系统极易出现安全问题

一般来说，档案信息系统的安全主要表现在电子文件的安全以及电子档案数据的安全等方面，会受到多种因素的影响而产生相应的问题，可以直接对于企业信息化以及企业档案信息化的进程进行影响。而且，要想保证企业档案信息系统能够更加正常的运行，也就势必会需要相关的管理人员来进行调控。而在这一过程当中，管理人员也就极易为出现误操作的情况，从而使得系统失去安全性。不仅如此，由于企业档案信息的系统就是对于利用者进行开放的系统。对于利用者们来说，他们可以利用各种机会来对于档案信息进行破坏。比如说，在利用的过程中涂改档案的信息，对于有用的档案信息进行复制，这也就会导致企业档案信息系统出现安全问题。

三、加强企业档案管理信息化建设的措施

（一）对于企业领导的思想观念进行转变，推进企业档案管理信息化的建设

在当今这个信息化的时代，企业的档案信息化就是信息共享的一种需要，也是档案事业技术得到进步的一种推动性力量，更是加快改革，发挥出档案价值、实现档案信息共享的必然发展趋势。而企业领导者的思想观念，也会直接影响着企业档案管理信息化的建设。要想更好地对于企业档案管理信息化进行建设，也就需要企业领导者加强对于档案管理信息化的重视程度，真正认识到档案管理信息化可以为企业带来一定的经济利益，积极倡导并鼓励档案管理信息化的建设，适当对于一些人才、设备、资金等进行投入，并将档案信息化管理工作归结到考核的范围之中。不仅如此，各个级别的领导，特别是管理档案工作的领导，也要对于档案工作的情况进行了解，花费心思对于方案进行制定，指导档案的部门开展建设的工作，对于工作中存在的困难进行解决，使得档案管理信息化的建设工作成为企业的重要任务[4]。

（二）对于档案管理的意识进行增强，有效提高档案管理人员的专业素养

对于企业档案管理信息化来说，要想加强对其的建设，也就需要对于档案管理人员的专业素养进行提高。这也就会需要着企业，建设一批高质量的档案管理队伍，这样才可以保证企业档案工作可以得到创新，促进档案的持续发展。通常来说，档案信息化的管理主要就是对于计算机技术进行应用，也就是实现档案计算机的管理。而要想实现档案管理的信息化，也就需要拥有知识层次比较高以及先进技术水平比较高的专业技术人员。因此，企业就需要引进一些有专业能力的人才来对于档案管理的队伍进行充实。要想对当今时代人类活动的真实记录进行保存以及利用，那么管理人员也就需要对于现代化的档案管理手段进行应用，对于档案计算机管理以及电子文件归档的知识与技能进行掌握，并且对于各种现代化办公设备的维护进行学习。也正如此，企业就必须对于档案工作人员进行培训，使得他们可以拥有更高的专业素养以及开拓创新的精神，这样就可以促进档案工作的长远健康发展。

（三）实施标准化的建设，对于统一的数据采集制度进行建立

档案信息化的标准规范主要包含了电子文件归档管理、电子文档信息管理资源描述、以及应用等。档案信息采集的管理规范中规定，企业档案信息在著录或者标引的时候，需要对于国家档案局的有关规定以及相应的法律法规加以遵守。而同时，对于企业档案的管理工作就需要更加积极并且主动加入国际质量认证体系贯标活动之中，通过利用更加适应信息化的新标准以及新规则，就可以加快企业档案信息化管理规范的制定以及使用，这样就可以真正做到加强企业档案管理信息化建设的发展。与此同时，企业也需要对于数字化的档案信息管理以及利用的制度进行建立，对于电子档案数据的安全、信息利用的安全，以及信息存储的安全进行规定。企业也可以依据档案的特点，对于企业档案信息专题数据库进行建立。比如说，可以建立产品的档案专题数据库，对于产品的研发信息、生产信息、销售信息等等进行结合，这样就可以为企业开拓市场以及技术的创新提供一定的参考。不仅如此，企业档案部门也需要更加注重参与企业信息化的建设，投入企业管理的流程当中，对于企业各种类型的文件以及资料的运行进行监控，这样就可以保证纸质的档案以及电子的档案可以保持一致，使得档案更加真实以及有效[5]。

（四）保证档案的信息更加安全以及完整

在企业档案管理信息化的工作当中，信息安全管理是最主要的一项工作。通常情况下，档案信息的安全主要包含着档案管理系统软件以及硬件的自身安全，比如说对于档案进行记录的光盘等等，而且还会包含着档案信息传播的安全，也就是说档案信息不可以被其他人进行获得。而要想保证档案信息的更加安全以及完整，那么就可以从以下几点入手。

首先，针对档案安全管理的体系加以健全，以机房的管理制度、软件系统的管理制度等为切入点，针对计算机系统的物理安全性加以保障。在硬件方面一旦发生问题，能够采用科技的手法来处理。在对于档案系统进行选型以及设计的过程中，也需要对于系统的安全性进行考虑，将它作为一个十分重要的指标。

其次，企业的档案信息管理，需要运用内部人员工作过程中所用的封闭式网络。在建网时就需要实现物理的隔离，这样就可以保证网络可以更加安全。企业也可以通过对于数据库进行加密，对于信息进行备份等措施对于计算机的数据安全进行保护。而且，档案信息的网络也需要安装防火墙、入侵检测等系统，针对主机采取加固防护的措施。

最后，在针对企业档案信息化进行建设的过程当中，必须针对企业档案信息系统做好实时等级维护。针对各种系统极易发生问题后所可能导致的损失加以确定，并针对相应的系统安全等级和信息安全要求加以确认。之后，再根据所划分的系统安全要求范围来针对信息系统能够在安装许可区域内正常操作的情形加以确认，以避免未经许可者对档案资料作出违法的动作。

总而言之，在当今这个时代，档案事业发展的方向也就是信息化。通过建设企业档案管理信息化，也就可以实现档案信息存储的数字化以及信息传递的网络化等等。而且，加强建设档案管理信息化，也可以有效提高企业档案管理的效率，降低档案管理的成本，促进企业的长远健康发展。