高校基建工程文件资料精细化管理的强化策略研究

姜 鹏，桑玉昆

（南京农业大学基本建设处，江苏 南京 210095）

高校的建设工程涉及高校管理活动的方方面面，具有参与项目实施的单位多且职责各自有别、专业性强且耗时长、信息量大且文件多的特点。工程文件资料不仅用来反映工程项目开发、准备和实施的过程全貌，也是高校设施运营管理的重要基础和依据，更能为后续项目开发提供管理经验。而随着高校教学科研事业的发展，高校对于教学科研基础设施的要求越来越高，一方面，大批量的新建项目产生大量的文件资料亟需科学管理；另一方面，既有建筑经过多年的运营，设施已老化、落后，亟需利用文件资料和档案进行加固、装修、改扩建。此前高校相对简单的、以年份收集归档的基建工程文件资料管理利用的模式不足以应对如此量大面广的工作任务。文章以工作实践为基础，探索高校基建工程文件资料精细化管理的强化策略。

1 高校基建工程文件资料的管理现状

1.1 现行的高校基建工程文件资料管理流程

高校基建工程文件资料管理流程相对简单，以南京地区高校为例，归档前的资料按工程项目的三个阶段分类，即工程项目策划阶段、工程项目准备阶段、工程项目实施阶段，由具体经办人员保管。基建工程文件资料的归档以工程项目竣工备案为节点，由经办人员一次性移交给基建管理部门档案员，档案员在对资料情况进行核对后移交档案管理部门。基建财务文件经财务报销流程后，按年份不分类的归入财务档案。运营阶段维修改造的档案利用须到档案管理部门调阅，但是一定限额以下的维修改造没有形成工程档案等长期保管资料。

1.2 高校基建工程文件资料管理的特点

由于高等教育行业的特殊性，高校基建工程文件资料管理呈现下列特点：

（1）工程文件资料管理的非专业性。由于基建行业发展的历史原因，在高校从事工程管理的人员中，仅在项目施工管理阶段实现了一定程度的队伍专业化，部分基建部门领导和一线管理人员不具备工程建设专业背景，工程信息文件的产生与管理是非专业的，文件的归集和档案的管理依赖非专业背景人员。

（2）工程文件资料和档案数量庞杂。由于校区校舍既有建筑数量大且新旧不一，高校有别于其他业主，修缮改造任务多、小型维修和大中修缮穿插进行，使得工程文件资料、工程档案数量多。

（3）工程文件资料产生来源多。除了基建管理部门外，作为使用管理人参与工程管理的二级单位、承担小型维修和装饰装修任务的总务后勤部门都是工程文件资料的产生来源。

2 高校基建工程文件资料管理存在的问题

2.1 一线工程管理人员文件资料管理任务重

以部属驻宁高校为例，多数高校的基建部门内部科室分工上，工程文件资料无专职人员负责、依赖从事项目工程管理的人员进行管理，综合科室只根据档案学的一般定义，即“档案文件是立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种形式和载体的文件材料”交接工程文件资料。高校基建任务多、审批流程多、内部会议多，产生的工程文件资料数量庞杂，一线工程管理人员一般要负责多个项目的工作，文档工作量远超其他类型建设单位的同岗位管理人员，降低了项目管理工作效率。由于部门核心的工程文件资料管理集中于几个一线管理人员，很容易因为个人疏忽、人员离岗等情况造成文件资料的遗失、交接不全等问题，极大影响了项目进度和文件归档工作。

2.2 项目管理过程文件资料收集和保管不及时

高校一线工程管理人员项目实施期间管理任务较多，不能及时收集保管工程文件资料，尤其是监理管理资料和施工技术资料。例如，工程复试复验报告、节点验收、会议记录的文件资料，往往都是由施工单位在项目验收备案后形成档案并一次性移交给高校，这使得一线工程管理人员无法准确掌握现场管理情况，不便于回顾项目管理情况，不利于项目精细化管理。

2.3 项目全过程无可操作的立卷归档节点

高校基建工程文件资料的管理完全依赖项目实施阶段结束，移交归档时的一次性整理，八所驻宁部属高校中，对于项目全过程立卷归档节点有明确规定的仅东南大学一所。项目准备阶段、实施阶段产生了大量的工程文件资料。这些资料全部依赖项目各阶段某一个管理人员的整理和保管，在制度上无可操作的立卷归档节点，既不利于工程项目文件资料的有序整理和保全，又不利于文件资料的借调和交接。

2.4 既有单体建筑都无单独对应的历史台账和档案

高校校区内有着新旧不一且建筑数量庞大的校舍，运行较久的建筑都有着多次维修改造的历史。由于建设周期短，投资额相对较小，按照高校现行档案管理规定，均按年份立卷归档，档案管理部门和基建管理部门均无每栋单体单独对应的历史台账和档案。对于功能复杂的科研办公建筑和实验建筑，多次维修改造已经改变了原建筑的部分功能布局和设施情况，与原竣工图纸有较大出入，按年份立卷归档的资料使管理部门无法及时、全面地掌握某栋单体建筑的全部历史信息和图纸资料，不利于日常运营和后续维修改造的实施。

2.5 小型维修改造工程、日常维护无历史台账和工程档案

高校内部对于小型维修改造工程和日常维护的管理归口单位规定不一，多数高校这部分职责由总务后勤部门承担，这类小型维修改造工程和日常维护工作产生的工程文件资料没有立卷归档，也没有历史台账。房产管理部门和基建部门无法宏观了解某栋楼的具体维保情况，不能及时对风险进行排查、对楼宇大中修制定计划。

3 高校基建工程文件资料管理存在问题的原因分析

3.1 缺少工程文件资料管理制度和流程

工程文件资料囊括了工程项目策划到设施运营的全过程，高校仅建立了档案管理制度，对于归档前的工程文件资料如何分类、如何管理没有基本的规定，一线管理人员完全凭个人经验进行管理，文件资料管理的内容和质量也因人而异，为项目工作的开展带来难度。

管理制度的不详，使得高校在各阶段工程文件资料的管理流程不具有操作性。一方面，各阶段交接环节没有制式文书；另一方面，在工程项目各阶段，各办事人员什么节点需要保管哪些材料、哪些材料在什么节点应该交由资料室保管均无操作流程。

文件资料管理制度和流程的不全面，也使得工程项目设施运营阶段的文件资料疏于管理，每年每栋建筑维保总体情况、具体专业类别的运营维护资料没有及时收集整理。设施运营阶段资料疏于管理会使各部门综合研判维保情况失真，增加编制维保计划和组织维保任务的难度。

3.2 高校基建管理人员文件资料管理意识不足

高校基建管理人员缺乏文件资料的意识，具体表现有：一是对文件资料的概念认识不全，对各相关会议纪要、具体施工资料、往来文书不重视，收集不及时；二是没有认识到文件资料交接程序的重要性，文件资料交接随意，时常存在文件无出入台账的情况；三是文件资料保管处理和归档移交不规范，各类项目资料未做分类就混杂堆积，文件资料归档不及时、报废处理没有台账。

3.3 高校工程文件资料管理队伍建设不足

高校工程文件资料管理依赖一线管理人员的主观能动性，高校基建管理部门内部岗位分工不如其他类型建设单位分工详细且明确，虽然设有档案管理职责的岗位，日常文件资料管理仍然依靠一线管理人员。由于一线管理人员负责项目实施管理、项目设计管理、单位内部协调等多项工作，仅在立卷归档这最后一端设岗进行管理不能解决项目管理过程中文件资料收集不全、保管不善、节点不明的问题。

3.4 设施运营管理部门多、权责交叉

不少高校内负责设施运营管理部门多且无同一管理的台账和档案，严重影响运营阶段文件资料的正常管理。既有建筑的建筑、供水供电、消防、人防、智能化的维护一般分别由总务后勤部门、保卫部门、网络信息部门负责，这些部门单独委托相应单位实施具体工作；一栋单体建筑的日常维护由至少四家服务商参与、三个部门与一个使用单位负责管理，呈现“九龙治水”的局面。由于管理部门互不统属，业务上也没有统一管理，每栋单体建筑缺少完整的日常维护、小型修缮的台账和资料。

3.5 工程文件资料管理工具落后

当前高校工程文件资料管理以纸质资料为主，除了有明确规定的审批流程有文件模板外，其他的工程管理资料没有文件模板，一线管理人员需根据需要自行拟制文件，形成资料规制不一、内容不同，不方便统计与管理。同时，信息化建设不到位，工程管理信息系统主要以内部审批为主，与城建档案资料等文件还不能完整对应，资料上传、影像收集、图纸利用还不便利。此外，设施运营阶段缺少运营管理系统，各单体建筑、市政基础设施工程的运营维护情况无全面详细的信息资料，不利于高校房产资源综合管理和设施设备修缮改扩建规划。

4 高校基建工程文件资料精细化管理的强化策略

4.1 健全完善高校工程文件资料管理制度和流程

健全完善高校工程文件资料管理制度，就是要在现有基建工程档案管理相关规定的基础上，按照国标的类目，对归档前的工程文件资料的分类、收集、保管、利用和处置进行详细规定，明确项目各阶段的责任单位和责任人，明确文件管理人员和档案管理人员的职责。基建管理部门应结合高校工程项目，针对性地订立安全生产文档管理体制、综合文档管理制度、竣工文件归档管理规范、单体建筑维护修缮改扩建文档管理体制、文件档案管理工作统计报表。

在制度设计时，充分注意管理标准的统一，对不同岗位、不同部门、不同参建单位都能够在统一的标准下开展工作，使产生的文件资料信息完整齐全规范，使资料管理流程路线明确、整理归集、交接方便。还需要重视文件资料管理与项目实体管理的同步，项目各阶段的文件资料收集、积累、整理和归档工作应与项目各阶段实体成果同步，资料档案验收在制度设计和合同设计上应作为成果验收的一部分。

在流程设计上，将整个工程的文件资料档案管理工作视为一个整体，由基建管理部门定期对各参建单位文档管理状况进行督查。同时，重视文件资料管理的动态性，在项目重要节点处，由文档管理人员主动与学校内部部门做好文件档案工作的交接，厘清文件资料等都分别有哪些，以防止为后续的整理工作带来大量的重复劳动，进而提升文件资料管理工作的效率。

4.2 加强管理人员培训和资料管理队伍建设

人员是项目管理的有机构成，人员业务水平和素质的高低直接关系到文件档案质量的好坏。一方面，要通过专门的工程文档业务指导、业务培训加强管理人员的资料管理意识和档案意识。另一方面，要将文档管理工作作出明确的计划，进行统一的管理。

建设单位工程信息文件资料产生的数量庞大驳杂，专业资料管理人员有利于文档工作的开展，能够为工程项目档案工作的开展提供固定的资源，保持工程项目档案工作的稳定性，避免由于一线管理人员的变动引发的连锁效应造成工程项目档案质量问题。加强资料管理队伍建设、增加专业资料管理人员的数量，才能保证基建工作的健康有序发展。

4.3 推进文件资料管理信息化建设

高校工程文件资料管理须适应时代发展需要，进一步推进文件资料管理的信息化建设，不能满足于平台建设。首先，需要在制度上明确电子文件的制度流程、电子文件“四性”的管理办法、电子档案归档管理内容明细。其次，对档案管理人员加强信息化管理培训，强化信息化管理思维，利用软硬件设施，将纸质文档转化为电子文档，逐步形成“双套管理”高校基建工程档案管理探究。最后，要加大文档管理信息化系统工作资金投入，切实提供稳定且兼容性强的文件资料管理信息化系统。

4.4 推进设施运营规范化管理

文件资料是工程活动的反映，设施运营管理的不规范直接影响文件资料管理的规范性和真实性，因而亟需推进高校设施运营的规范化管理。首先，高校要整合单体建筑日常维护管理，单体建筑设施设备的小型修缮、日常维护均统一由一个管理部门负责、一个服务单位实施，避免当前“九龙治水”的管理模式。其次，凡有任何修缮改造必须经统一的设施管理部门审批后入账登记，按设计施工。最后，修缮改造工程无论大小相关文件资料纳入单体建筑维护修缮改扩建文档管理体制中。