基于大数据时代的企业档案信息化建设策略分析

2022-12-17杨祯

新型工业化 2022年3期

杨祯

（中国电子科技集团公司第四十九研究所，黑龙江哈尔滨 150000）

0 引言

随着互联网、物联网等网络应用的快速发展，云计算、数据挖掘等技术的迅速崛起，各项数据呈现出日益增长的趋势，并且增长的速度也非常快，这也使得数据的类型、结构变得更加丰富和复杂，人们的生活、学习、工作进入了大数据时代。在这一大背景下，面对竞争激烈、形式多变的市场，企业对信息资源的开发和利用在其赢得竞争、健康发展的过程中占据了更重要的地位。因此，企业应转变、优化之前的档案管理模式，推进档案信息化建设，从而提高档案管理工作效率，提高企业效益。

1 大数据时代的企业档案信息化建设的必要性

1.1 档案信息规模急剧扩大

在大数据环境下，企业面临着越来越多的档案信息，传统的纸质档案管理已经不能为管理层及时准确地提供数据参考，也不能为各个部门的档案整理提供一定的便利，不符合企业当下和未来的发展需要，不仅如此，电子文件作为企业档案的重要组成部分，其格式的多样、数据量的庞大也为档案管理工作带来了一定的挑战，如何快速地整理这些文件，精准地找出能够转化为可利用资源的文件是档案管理工作中的难点，仅靠传统的档案系统是无法解决的，必须要加强档案信息化建设。

1.2 办公向着自动化方向发展

随着OA、Teamcenter等系统在工作中的广泛应用，企业办公逐渐向着自动化的方向发展，改变了原本的工作环境。从目前来看，许多企业都开始应用自动化系统自动归档电子文件，及时储存和传递数据信息，使档案信息的采集、处理、分析等各环节的工作都形成了动态模式，促进了档案管理工作质效的提升。

1.3 档案信息资源越来越重要

传统的档案管理与大数据支持下的档案管理，无论是在消耗的时间成本、人力成本上都存在一定的不足，并且也不符合现代企业的快节奏工作，无法满足信息资源及时、高效的采集、处理、整合等需求。基于此，为确保自身的健康、快速发展，企业应该有意识、有能力加强与完善档案信息化建设[1]。

2 大数据时代的企业档案信息化建设的目标

2.1 满足档案网络办公

在传统的企业档案管理信息化中，企业对档案管理的认识并不深刻，只停留在了电子档案的层面，档案管理员仍是需要到档案室查询调阅档案。而且一些企业的生产部门与销售部门建立在两个城市，如果急需要某一项档案资料的时候，通常以电子邮箱传递信息。但是电子邮箱并没有较高的安全性，它是一个开放的软件，在信息传递的过程中很容易受到病毒、黑客等的攻击，从而产生机密信息被窃听、盗取等问题，严重的话就会为企业带来不可挽回的损失。基于此，在大数据技术支持下，企业应整合、优化原有档案数据管理系统，借助先进的技术手段让档案信息化向着网络化和数字化的方向发展。在这样的情况下，企业可以在内部平台上进行调阅、传送资料，并且后台还会有相应的防护软件保证整个过程的安全性，既满足了网络化办公需求，又降低了信息盗取等问题发生的可能性。

2.2 实现档案数据共享

通常情况下，一个企业会有许多个部门，每个部门都有特定的工作任务，承担着相应的工作职责，并且在各部门生产经营的过程中会产生许多档案资料，如果只是将这些资料送往档案管理部门处理，那么需要大量的档案管理工作人员才能保证效率。基于此，在大数据技术支持下，企业应该加强档案信息化建设，让各部门工作人员能够在系统中上传资料，并由后台对上传的资料进行分类与同步，从而让档案管理人员能够对新的资料进行及时的处理与有效的管理。同时，当各部门需要调阅某一项资料时，也可以在系统上提交申请，申请通过后便能够下载、使用资料。通过这样的方式，不仅可以提高各部门的工作效率，实现档案数据共享，还能确保电子信息传递的过程中始终是完整的，不会像纸质档案那样容易受到损坏，发生信息失真的问题。

2.3 探索档案服务方式

目前，越来越多的企业开始建设信息化档案，认识到了档案信息资源的利用价值，对企业发展的作用，并且在建设的过程中也逐步探索出了符合实际、有一定特点的档案管理方式与内容。在此过程中，企业也结合用户的意见和之前存在的问题，进一步优化了档案调阅、提交、申请等流程，满足了用户需求的同时，也促进了各部门对档案资源的有效利用。总而言之，在企业未来发展的过程中，探索更高效的档案服务方式是加强档案信息化建设的目标之一。

3 大数据时代的企业档案信息化建设策略

3.1 创新发展理念，强化规划指导

档案资料记载了企业的发展历程，对企业总结过往工作的得失、制定未来发展的规划都有着重要的作用。通过建设信息化档案，企业能够在系统中精准地找到档案资料，既省时又省力。基于此，在大数据环境下，企业管理者应提高对档案管理工作的重视，并加大资金、人力等方面的投入力度，利用先进的技术手段促进档案信息化建设。同时，企业的干部工作人员、档案管理工作人员也要转变理念，正确认识信息化档案建设对加强档案管理的意义、对促进企业发展的价值。在这样的情况下，企业从上到下都能够齐心协力共同建设信息化档案，推进档案管理改革之路，为提升各项工作的效率、促进企业的健康发展提供了重要保障[2]。

3.2 加强基础建设，提供技术支持

企业档案信息化建设包括许多方面的工作，如信息的收集、加工、处理等，而这些工作需要不同的技术支持才能够完成，所以企业应该加强基础建设，完善硬件和软件两个系统。在硬件建设方面，企业应根据实际的功能需要完成计算机、路由器、交换机等设备的配置；在软件建设方面，企业应根据实际的管理需求完成基础平台和管理系统的设计，以此实现档案信息数字化、网络化的目标。

企业档案网站是企业档案部门在网络上的站点，是企业档案部门面向世界的窗口。企业档案部门要结合实际需要做好档案编码管理、档案信息查询、档案服务开发等工作，以此确保档案网站功能的全面性和实用性，确保档案数据库与真实的生产经营信息的一致性。需要注意的是，档案信息化建设需要企业全体干部员工的参与，做到从发文的起草、拟定、审核等各个环节的紧密相扣，并且还要对每一环节的工作进行把关，这样才能进一步加强档案信息化建设[3]。

3.3 建立规范体系，完善管理制度

如何管理电子档案是企业面临的挑战，也是企业在建设信息化档案中需要解决的问题。首先，企业可以将纸质版档案转化为电子档案进行集中的管理，切记不要在这一流程耗费过多的时间。其次，企业应该结合国家规范与自身实际建立统一的标准、规范的体系，包括材料归档范围、信息保管期限、文件审批上报等，从而加强对电子档案的管理。如果一个企业在信息化档案建设的过程中缺乏标准和规范，那么就会导致软件开发产生变故、双方合作出现分歧等问题，这时就只能找专业的团队完善档案管理信息系统，既浪费了时间，也带来了经济损失。再次，企业要利用先进的技术手段开发出符合当下发展和未来发展的档案信息管理系统，并确保这一系统与其他业务系统有着紧密的联系，从而做好前期的管控工作，确保后期各系统能够及时地更新、传递数据。最后，企业在建设信息化档案的过程中应将管理和分析有机结合，从而对数据进行更加合理的收集与汇总，留下有价值的信息，转化为资源信息，剔除掉无用的信息，这样才能进一步确保数据信息的准确性和真实性[4]。

3.4 建立防护体系，确保信息安全

3.4.1 应用计算机技术

如果企业的计算机系统中存在一定的漏洞，那么网络安全、信息安全便会无法得到有效的保障，病毒和黑客都能较为轻易地攻击系统，从而导致信息被盗取、利益被破坏等问题。即使在计算基础与安全的运行状态中，病毒和黑客攻击也是无法完全避免的。因此，基于大数据时代的企业档案信息化建设必须要应用计算机技术，确保企业的网络安全和信息安全[5]。

首先，企业的网络安全管理员要做好查毒和查漏的工作。目前，杀毒软件与漏洞扫描软件得到了广泛的应用，网络安全管理员可以安装这两类软件进行日常的开机查毒和查漏工作，如360管家、防火墙、鲁大师等。如果企业发生了计算机被病毒或黑客攻击的事情后，也可以用这两种软件完善系统、信息恢复。在应这两种软件的过程中，网络安全管理员需要注意以下几点：第一，根据企业实际合理配置网络，确保能够有效发挥防护软件的功能与作用。第二，科学设置访问权限，通过以IP或用户名为目标设置访问密码、身份识别等验证信息，将一些非法用户或者是不应该访问的用户拦截在网络外面，避免他们将病毒携带过来或者是盗取信息等。第三，及时关注日记监控，通过定期查看访问日志检查是否有异常问题，并采取相应的措施，确保计算机始终在安全的网络环境中运行。

其次，企业的网络安全管理员要做好档案的加密工作。加密技术有很多种，如常见的数据流加密、公钥加密等，安全管理员要结合实际合理、充分地应用这些技术。在使用加密技术时，安全管理员要对外部网络和局域网络进行分开处理，当需要传递机密文件时用局域网络，从而进一步提高信息传输的安全性与保密性。在此基础上，还要对企业的档案进行备份，从而为信息的安全做双重保障。在这样的情况下，即使企业的计算机系统遭到了黑客的攻击，也能够通过重新加密文件或转移文件的方式，确保档案信息的安全，避免企业因档案信息泄露而面临商业危机、经济危机等[6]。

最后，企业的网络管理员要做好档案的防入侵工作。与杀毒、捡漏两种软件相比，网络入侵检测技术安全性更高，将它应用在企业档案安全防护中，不仅能够过滤非法信息，发现异常问题，还能自动抵抗病毒。网络入侵检测技术主要有异常检测和误用检测两种，安全管理员要对其进行合理的、充分的应用，并注意及时更新和升级系统，进一步确保企业网络安全，为加强档案信息化建设提供重要保障。

3.4.2 完善信息制度

大数据时代，企业不仅要合理利用信息技术提高网络安全性，加强档案信息化建设，还要通过完善相应的制度，从根本上堵住商业机密和企业核心数据被泄露的漏洞。

首先，企业应完善机密信息保护制度。在应用加密技术保障信息安全的同时，企业要减少机密信息的接触者数量，并要求这些接触者签订保密协议，确保他们不会为了金钱、地位等而买卖企业重要信息。同时，企业还应要求接触过档案的工作人员进行登记，以便定期检查。

其次，企业应完善信息资源共享制度。信息资源共享虽然是大数据时代的企业档案信息化转型目标，但是对于信息资源共享的整个过程、每个环节都要有严格的规定，如信息的查询、复制、传播等。举例说明，在传播企业档案信息时要求工作人员利用加密技术将信息转为密文，避免在此过程中有其他用户窃听、盗取信息等。同时，还要对档案信息进行分级处理，明确规定每个级别的传播范围，以此进一步提高信息传播的安全性[7]。

最后，企业应完善信息设计制度。通过组建专门的信息审计与监控工作队伍，对档案信息管理系统进行定期、不定期的检测和评估，确保能够及时发现异常问题，并采取行之有效的措施进行及时的处理。

3.5 加强队伍建设，推进人才工程

高素质人才队伍是大数据环境下企业建设信息化档案的关键所在，也是企业档案信息向重要情报资源的转化的必备条件。原始信息转为有效情报的过程中会产生许多新的信息，这信息与企业的各项工作都有所关联，如生产、财务等，所以企业需要既懂技术又懂管理的复合型人才。可以从以下几个方面建设高素质人才队伍：第一，与高校展开合作。高校作为培养人才的主要基地，企业可以通过与高校合作，共同培养企业档案信息化人才，这对于三方来说都是一件非常有意义的事情。第二，提高招聘要求。企业可以结合实际发展和未来发展目标适当提高要求，并在人才面试结束后组织相应的培训与考核，以此确保人才符合要求，甚至是超出要求，使他们上岗后能尽快适应，发挥自己的才能。第三，定期培训提升员工水平。在人才上岗后，企业仍要给予他们学习和成长的机会，不断提升其专业水平与综合素质。尤其是大数据时代各种技术更新迭代的速度都比较快，只有能够掌握前沿的技术、先进的理论才能更好地加强档案信息化建设。同时，在其过程中也要加强安全保密、档案管理的培训以及国家法律法规的学习等，以此进一步推进人才工程的建设[8]。