探究事业单位财务档案管理信息化特点与发展趋势

钟 文 重庆市渝中区上清寺城市综合管理所

事业单位财务档案管理工作，其主要是指事业单位在正常运转过程中所有的经济活动记录，通过对这些原始记录的有效保存管理，能够将事业单位历史资金动向、业务往来以及所有经济活动轨迹完整留存，为事业单位未来的发展提供重要的数据支撑。随着现代信息化技术手段在各个领域的逐渐渗透，已然成为当前各个领域开展信息数据管理工作的核心技术，信息技术凭借其强大的信息整合能力与数据计算分析能力，能够大幅度提升信息数据处理工作质效，借助计算机技术实现对相关信息数据的永久保存。因此，事业单位应当以财务档案为基点，将其作为事业单位发展的原动力，通过财务档案管理维持事业财务运转，并通过探索历史财务档案总结经验，从而为事业单位更好的规避风险。

一、事业单位财务档案管理信息化特点

(一)精细化特点

新时代背景下，事业单位作为社会服务单位，肩负着重要的社会责任与义务，时代的发展与变迁，对其财务档案管理工作提出了更高的要求。推进财务档案信息化发展，不仅能够全面实现对事业单位的所有财务相关信息细节进行准确、详细记录。能够实现各项财务款项使用的透明化，充分体现当前事业单位的财务状况，在事业单位在进行财务预算时，通过财务档案信息化管理平台，对相关财务档案进行检索分析，能够为其财务预算提供有效的数据支撑。因此，财务档案管理信息化建设，借助现代化信息技术手段，能够有效实现对事业单位财务档案的精细化、透明化管理，同时，其强大的数据信息分析处理能力，为事业单位相关审计部门审计工作的开展提供有利条件，进而实现事业单位财务规范化发展。

(二)长期保存特点

在传统的财务档案管理主要以纸质档案为主，档案管理工作同样是以人工管理为主，优质纸质档案无论是管理难度上还是保存难度上都具有较大的难度，首先纸张如果对保存条件的限制相对较高，比较容易受潮或者氧化导致其出现破损。其实财务档案是事业单位开展财务预算、财务核对等工作的重要数据依据，长时间的翻阅会加剧纸张的磨损，影响财务档案保存的寿命，且容易造成档案丢失或者内容无法辨别等问题的出现，进而无法充分发挥财务档案应有的价值。而随着事业单位财务档案管理信息化发展，采用传统纸质档案与电子档案结合的形式进行档案管理。同时，通过线上档案管理平台，能够直接通过平台对相关的电子档案进行调阅，不仅更有利于纸质财务档案的长期保存。同时，线上调阅电子档案能够有效保障其财务档案信息的安全性，有效避免传统财务档案由于调阅人员管理不善而造成档案信息泄露或丢失的风险。

二、事业单位财务档案管理信息化建设的重要性

(一)有利于实现资源合理配置

随着现代化信息技术手段的应用与普及，事业单位在自身管理体系建设过程中，加强财务档案管理信息化建设，已然成为推进财务档案管理工作模式转型的必然态势，更是事业单位顺应时代发展的重要体现[1]。财务档案管理信息化建设，不仅能够在一定程度上提高财务档案管理工作精准化与高效化，还能够有效缓解相关工作人员的工作压力，充分发挥财务档案在事业单位发展过程中的推进作用，实现对各项资源的合理配置。

(二)有利于提升档案管理水平

事业单位的财务档案是记录其财政收支与资金动向的重要文件，其不仅能够充分体现当前事业单位的财务状况以及发展情况，也是事业单位在发展过程中积累的宝贵经验和财富，能够有效为事业单位未来制定各种决策提供有力的数据支撑[2]。财务档案管理信息化建设，能够有效实现对财务档案进行系统化管理，并能够根据档案类型对其进行整合区分，实现对各种类型财务档案的精细化管理。因此，借助现代信息技术手段，构建完善的财务档案信息化管理体系，能够有效提升事业单位财务档案管理水平。

(三)有利于促进事业单位发展

加强推进事业单位财务档案信息化管理，对其自身的发展具有深远的现实意义。随着全新网络时代的到来，信息化建设已然成为当前事业单位满足社会需求的必然发展趋势[3]。财务档案管理的信息化发展，能够全面提升事业单位财务档案管理工作质效，为事业单位制定重大决策提供有力的数据支撑，同时利用现代信息技术的优势特点，能够有效实现对事业单位财务信息的精准校对，以此来查缺补漏，有效规避事业单位在发展过程中存在的潜在风险，为事业单位实现长远发展目标起到积极的促进作用。

三、当前事业单位财务档案管理信息化建设面临的困境

(一)缺乏对财务档案管理信息化的正确认知

在当前，虽然我国大部分事业单位已经逐渐意识到财务档案管理信息化发展的重要性，然而由于部分事业单位管理人员对现代信息化技术的认知能力弱，将财务档案管理信息化建设主要集中在对一些先进的信息化管理设备的引进上，而忽视对工作人员自身的能力素质水平以及对信息化管理设备的操作技能水平。进而导致事业单位档案财务管理人员目前对信息化建设的认识还不够充分，认为传统的档案管理并没有过多的弊病，思想上已经习惯了传统的人工手法、整理和档案查询，对财务档案管理的信息化建设缺乏正确的认知，严重影响财务档案管理信息化建设的落实。信息化是时代发展的趋势，事业单位只有确保信息化的普及，才能够为自身可持续发展奠定良好的基础。

(二)财务档案管理信息化建设水平有待提升

财务档案管理信息化建设，先进的科学设备是首要前提，信息化设备的完善、先进，方能够为财务档案管理信息化发展提供保障[4]。因此，在购置所需信息化设备时，相关部门应当提前做好采购前的准备工作，结合自身的发展需求制定相应的采购计划，确保采购的设备符合实际需求。从目前大部分事业单位的财务档案管理信息化建设水平来看，其还存在很大的提升空间。而导致这些单位信息化基础设备建设不足的主要因素是：其一，在进行信息化设备采购过程中存在一定的问题，部分负责设备采购人员对信息化设备不够了解，进而导致所购置的信息化设备与事业单位财务档案管理信息化建设不匹配，影响了信息化设备质量[5]。其二，大部分先进信息化设备的费用过高，远远超出了事业单位的采购预算，进而在一定程度上制约事业单位财务档案管理信息化建设发展。与此同时，部分事业单位为了节约开支，导致其设备不够先进，无法充分满足当前事业单位开展财务档案管理信息化建设的实际发展需求。

四、事业单位财务档案管理信息化建设的发展趋势

(一)强化对财务档案管理信息化的正确认知

事业单位财务档案管理的信息化建设是对财物管理工作的重大改革，不仅应当转变财务档案管理理念、方式，同时还需要投入大量的资金。由于财务档案管理在事业单位中一直处于辅助的地位上，进而导致无论是事业单位领导阶层还是财务档案管理工作人员均缺乏对财务档案信息化建设的正确认知[6]。针对这一问题，作为事业单位领导阶层首先应当提高档案管理的信息化建设工作的重视，在注重先进信息化设备引进的同时，还应当注重与其相关财务档案管理人员达成共识，全面提高财务档案管理工作人员对档案管理信息化建设的自觉性、积极性。与此同时，财务档案管理工作队伍对信息化设备的操作水平与专业素养同样在财务档案管理信息化建设中占据着举足轻重的地位。工作人员自身的专业素质不足、认知有限等都严重影响了信息化建设的落实[7]。因此，事业单位应当采取行之有效的措施提升管理队伍综合素质，构建完善的培训机制，加强内部职工的培养，确保其具备良好的信息专业素养、先进管理理念，并能够熟练应用相关的计算机技术、信息采集技术，整体提高管理队伍综合素质。

(二)加强财务档案管理信息化基础设施建设

事业单位想要全面加强信息化基础设施建设，首先应当加大资金投入力度，构建符合财务档案管理工作需求的信息化管理体系[8]。同时加强对相关配套设施建设，结合财务档案信息化管理特点，提高对网络系统安全的重视，设立专业的财务档案信息化管理系统的技术维护部门。一方面保障信息化系统的稳定运用，同时定期做好软件维护与网络安全防护，避免由于病毒、木马等对信息化系统的恶意入侵，对财务档案信息的安全性造成威胁。另一方面，企业在注重财务档案信息化管理的同时，应当注重对相关档案信息的备份管理，避免由于相关档案存储设备的损毁而造成财务档案的丢失。

(三)优化事业单位财务档案信息化管理流程

事业单位财务档案管理信息化建设的根本目的就是提升档案管理效率、促进档案管理的规范化。因此，在财务档案管理信息化建设过程中，应秉持统一化、规范化原则，全面优化事业单位财务档案信息化管理流程，从而更好的发挥财务档案管理的价值[9]。在实际信息化建设阶段，应参照国家相关的信息化建设标准、地区相关的信息化管理规范，通过科学分析事业单位实际情况，制定出切实可行的管理体系与管理制度，确保财务档案管理信息化建设的规范性、标准性。在技术规范方面，应当确保数据库结构、格式的一致性，对档案数据库的软件、硬件文档格式、数据指标等进行规范性的制定，从而确保档案信息在网络解码中做到统一格式，为后续的数据共享奠定基础，避免因格式不同、软硬件不同而影响数据共享的效率，提升事业单位财务档案管理的实效性[10]。与此同时，事业单位财务档案管理作为机密文件，在进行信息化建设过程中，应当根据不同部门、不同岗位等设立严格的财务档案调阅、修改、共享权限，同时在进行财务档案信息录入与修改时，应当经由上级主管部门进行层层审批授权，方可对其进行相关操作，并在信息录入或修改完成后，由相关主管部门对其进行审核，确保其准确无误，方能进行分类存档。通过这样的形式，不仅能够有效避免不法人员私自进入财务档案信息化管理平台恶意篡改和删除财务档案信息，同时能够有效保障财务档案的精准性。

五、结语

总而言之，事业单位作为我国重要的社会服务性机构，其发挥着较强的社会效益，财务档案管理的信息化建设已成为时代发展的必然趋势，事业单位应当紧抓这一发展契机，给予信息化建设十足的重视，并积极投入人力、物力与资金，使信息化建设得到有力的支持，确保财务档案管理具备合理的规划、完善的体系、充足的设备、高素质的人才，才能够保障信息化建设的步伐，实现事业单位的现代化发展。