事业单位人事档案规范化管理的重要性分析

葛 楠 刘 娜 韩星波

（1.潍坊市疾病预防控制中心，山东 潍坊 261061；2.潍坊市人民医院，山东 潍坊 261000）

人事档案管理一直都是我国事业单位管理体系重要组成部分，直接关系到事业单位管理水平提升及发展。事业单位人事档案管理中还存在各种各样的问题，均在不同程度上给事业单位管理水平提升及发展造成了不利影响。而加强事业单位人事档案规范化管理，除了能够减少各种因为不规范操作导致的管理问题发生以外，还能够完善事业单位人事档案管理体系，并提高人事档案规范化水平，这对我国事业单位核心竞争力提升、健康可持续发展等都起到了不可代替的促进作用，由此可见规范化管理对人事档案管理的重要性及必要性，理应得到重视及关注。所以下文先简单分析了事业单位人事档案管理存在的问题，然后分析了人事档案规范化管理的重要性，最后分析了人事档案规范化管理的措施及方法，希望对实际的事业单位人事档案规范化管理工作起到积极的作用。

一、事业单位人事档案管理问题

1.对档案规范化管理工作重视度不高

现如今，我国部分事业单位对于人事档案管理的认识不足，对于档案规范化管理的理解仅仅局限于收集资料、整理资料的浅层理解，这也导致部分事业单位不仅缺乏专门的档案管理部门，甚至部分事业单位都没有档案室[1]。除此之外，一些事业单位没有专门负责档案管理的工作人员，对于事业单位的档案管理工作通常通过聘用第三方劳务人员的方式。事业单位对于档案管理工作的认识不足，不了解档案管理的重要性，部分单位领导对于档案管理工作的态度秉持不了解、不过问、不改变的态度，进而导致我国大多数事业单位的档案管理工作无法正常开展、进行。

2.基础设施不完善且缺乏专业的档案管理人员

我国大部分事业单位的档案管理水平不足，根据相关研究和分析，其主要问题大致可以分为两类。一是缺乏相应的基础设施，二是档案管理人员缺乏专业水平和能力。首先是档案管理基础设施的缺乏，随着现代信息技术的不断发展，纸质档案逐渐被电子档案所取代，但部分事业单位没有相应的档案管理基础设施[2]。例如，档案管理系统和软件、档案室，甚至没有专门的档案管理计算机。其次是档案管理人员问题，对于档案管理人员通常采用招聘第三方劳务人员的方式，甚至部分事业单位会安排其他工作人员兼任人事档案管理工作。这些档案管理人员缺乏足够的专业水平和能力，缺乏相应的档案管理技能，甚至无法正常使用档案管理系统和软件填录档案，基于此，对于档案管理基础设施的建设越来越不重视。进而影响档案管理工作的正常开展。这也是影响我国大部分事业单位档案管理呈恶性循环的重要因素，进而造成档案管理水平不足，最终导致档案管理工作形同虚设。

3.档案管理制度不完善且规范化水平不高

部分事业单位领导对于档案管理工作的不了解、不过问、不改变的态度导致档案管理工作基础设施得不到完善，进而影响事业单位人事档案管理工作的规范化。同时，档案管理制度的统一性、规范性不足也是导致档案管理水平无法得以发展的重要问题。在档案管理工作中，部分管理人员专业性不足，一些档案的调取难度相对较小，甚至可以随意调取、借阅员工的档案信息，没有强调对员工隐私的安全性和重要性。除此之外，档案管理制度统一性、规范性的缺失导致档案管理部门工作人员的工作职责不明确，对于自身所负责的职责范围认知不够清晰，一些档案借阅者在阅读档案时，其档案管理人员没有认识到其自身的监督职责，做好相应的监督工作，进而加大了档案内容被调换的风险，为一些不法分子修改档案提供了一定的有利条件[3]。缺乏统一性、规范性的档案管理制度，不仅会影响档案管理工作人员对于工作的积极主动性，更是无法保证档案管理工作的安全性，最终影响档案管理工作的正常发展。

二、事业单位人事档案规范化管理的重要性

1.能够直观体现人事档案管理问题

人事档案管理体系的规范化，可以使工作人员的技能信息、基本信息更加直观明了的体现，并且明确事业单位各个部门对工作人员的实际需求，以此体现部门在人力资源调配中的不足，帮助管理者能够更加清晰地知道各个部门存在的人力资源短缺、过剩等问题；并且还能帮助人事管理人员对工作人员各方面能力的全面了解，以此通过人力资源调配将这些工作人员更好地安排到适合的部门岗位中。除此之外，在档案管理工作中保证其规范化，还能为人事管理人员提供相对全面、准确的信息和资料，以此保证人事管理人员在工作人员的绩效、能力评定工作的准确性和全面性[4]。

2.确保人事档案信息完整、真实

人事档案对于工作人员非常重要，包括了工作人员的工作能力、经历，只有确保完整、真实的档案信息，才能更好地根据人事档案对工作人员进行人事任命和人事调动。部分事业单位领导对于档案管理制度的重要性缺乏一定的认识，其档案管理制度不够全面。进而造成在人事调动、人事任命等工作中发生各种各样的问题；工作人员缺乏档案信息完整性和真实性的意识，也是造成档案填报以及存档中出现问题的主要原因。除此之外，在档案收集、整理、保管以及编制中的操作不当，也是造成档案信息缺乏真实性的重要原因。其档案缺乏真实性，对于工作人员的工作调动、缴纳养老保险以及职称评定都会产生一定的负面影响。

3.提高人事档案管理工作规范化水平

人事管理制度的规范化通常需要保证绩效评定体系的规范性。因此，在对工作人员绩效的评定过程中，首先要确定工作人员对于工作任务的完成度，以此保证规范化地开展事业单位日常工作。人事档案管理的日常工作与人事档案管理制度的完善和健全有着相互交叉、相互影响的联系，因此，不仅要保证规范符合的进行人事档案管理制度的制定、完善和健全，更要着眼于其他工作制度的调整和反思，二者之间相互联系、相互影响，只有保证其工作中的规范性，才能更好地开展事业单位日常工作[5]。

三、事业单位人事档案规范化管理的策略和方法

1.提高重视度

第一，事业单位领导层及管理层要起到带头作用，高度重视人事档案规范化管理，并积极参与到人事档案规范化管理工作中，以引导其他基层职工也参与到人事档案规范化管理中。第二，要积极邀请人事档案管理方面的专家或者教授来为单位进行专题讲座，以加大对“人事档案管理”宣传力度的同时，加深全体职工对人事档案管理专业知识及技能的认知程度，并让他们意识到人事档案规范化管理的重要性，然后不断优化人事档案规范化管理方法，最终提高人事档案管理规范化水平[6]。第三，事业单位要加大对人事档案规范化管理在资金及技术上的投入，例如完善档案管理相关配套设施、引进网络信息技术、自动识别技术等，为人事档案规范化管理营造良好的硬件环境。

2.完善人事档案规范化管理制度

第一，必须深入研究现有人事档案管理制度，以快速发现现有制度存在的问题，然后在该基础上确定规范化管理要求。第二，根据规范化管理要求及现有管理问题，制定规范化人事档案管理的标准及规章，并结合事业单位全体职工的实际情况，制定较为完善的人事档案规范化管理制度，包括档案信息规范、档案录入规范、档案分类规范、档案查阅规范等相关制度。第三，规范化管理制度制定后，还需要结合现有的管理问题、事业单位发展要求等，配套相应的管理工作监督机制，以实现对档案管理人员的有效监督，提高他们的管理工作规范性，减少因为违规操作导致的管理问题发生，从而提高人事档案规范化管理工作质量及效率，最终促进事业单位良性发展[7]。

3.加强数字化及信息化建设

现如今，我国已经提前迎来了信息化及数字化时代，很多信息技术及数字技术都被应用到各大领域，促进各大领域发展。该形势影响下，事业单位也同样需要引进、应用各种信息化及数字化技术。所以在事业单位人事档案规范化管理过程中中必须加强数字化及信息化建设，具体措施如下。第一，借助信息化技术构建人事档案信息管理系统，该系统要设置信息查询功能、信息自动识别功能、信息分类及管理功能、信息规范功能及信息保密功能等，以满足各种人事档案规范化管理需求。第二，借助数字化技术构建人事档案数据库，将关于职工的相关数据信息（如年龄、身高、体重、工作年限、工资数额等）进行集中存储和管理，为后期的人事档案规范化管理、人力资源管理、企业经营管理等提供可靠的数据依据[8]。第三，要引进各种档案信息安全技术，如人工智能技术、密钥技术、网络安全诊断技术等，其中人工智能技术可用来构建安全自动识别系统及智能分析监测系统，其目的是自动化、智能化及快速化识别档案存在的问题；秘钥技术可用来对人事档案信息进行加密处理，避免和减少档案信息泄露、被盗等信息安全问题发生；而网络安全诊断技术则用来实时监测人事档案信息系统的运行稳定性，保证档案信息系统能够高效服务于人事档案规范化管理工作[9]。

4.打造高素质及高专业水平人事档案规范化管理队伍

第一，事业单位领导层及管理层要高度重视规范化人事档案管理队建设工作，并积极了解在岗人事档案管理工作者的地位、工资待遇、工作内容及工作状态等，以发现他们日常管理工作中的问题，然后结合这些问题制定高素质高专业水平规范化管理队伍建设方案。第二，组间培训小组。小组由人事档案管理方面的专家或者教授组成，并根据提前制定的规范化管理队伍建设方案制定一系列的培训措施及方法，然后定期对在职的档案管理工作者进行规范化档案管理技能培训、档案管理专业知识教育及档案管理经验交流，以提高档案管理人员规范化管理工作质量及效率的同时，丰富他们的规范化管理经验，从而提高他们的规范化管理水平[10]。第三，搭建人才舞台，盘活人才资源。除了在高校引进专业技术人才以外，还可以向国外或者国内更优秀的事业单位引进人才，以此来丰富人才资源，从而搭建人才舞台，营造良好的档案规范化管理工作环境。与此同时，要树立“以人为本”规范化管理观念，鼓励、支持、帮助人事档案管理人员做好各项档案规范化管理工作，并定期组织他们参加各种专业技能培训活动及经验交流会议，以促进档案管理人才健康成长、稳定性发展。第四，注重素质培养[11]。培养内容包括法律和法规、重要政策、正确政治观念、档案工作纪律、创新能力、业务素质、市场意识、现代化意识等，以此来打造出综合素质高、专业技术水平高的人事档案规范化管理队伍，提高档案规范化管理工作质量及效率。

结语

规范化管理已经成为最具有影响力的企业管理模式之一，已经在我国企事业单位管理各环节得到了应用，人事档案管理作为事业单位管理体系组成部分，也同样应用到了规范化管理模式，并取得了良好的应用效果，不仅提高了人事档案管理规范化水平及管理工作质量，还在很大程度上完善了事业单位管理体系，从而促进事业单位良性发展，进一步证实了在事业单位人事档案管理中高效应用规范化管理模式是非常重要和必要的。因此，上文给予对事业单位人事档案管理问题（包括没有意识到档案管理重要性、档案管理水平较低、档案管理规范化制度不完善、档案安全性无法得到保证等）、规范化管理重要性的了解，从提高重视度、完善人事档案规范化管理制度、加强数字化及信息化建设、打造高素质及高专业水平管理队伍等方面分析了人事档案规范化管理的有效措施及方法，以提高事业单位人事档案管理规范化水平。