新形势下基层单位档案管理标准化建设的思考

孟伟丽

（夏津县人民政府办公室，山东 德州 253200）

在基层单位之中档案管理人员可以根据单位中存放的档案材料，进行对单位发展情况的合理分析，结合当前的新形势发展情况，制定出符合单位现代化发展对策，以保障基层单位能在快速发展社会经济市场中得到健康稳定的发展。而如若基层单位无法对档案进行规范化管理，就会使得档案管理工作的过程之中，出现各种各样的问题，也会严重影响到基层单位的健康发展[2]。对此，相关的基层单位都应认识到在形势下做好档案管理标准化建设的重要性，通过建设信息化与标准化的档案管理系统，促使基层单位档案管理效果的不断提升，为其健康发展提供有力的档案数据分析保障。

一、基层单位档案管理标准化中存在的问题

1.对档案管理标准化工作重视度不高

1.1 制度建设缺乏

从当前基层单位档案管理标准化建设的实际情况可见，由于对于档案管理制度的建设重视度欠缺，使得基层单位的档案管理工作出现混乱状况，不仅会出现应入档案室的档案没有及时归档，也会出现存放到档案室的档案随意堆放，基层单位档案材料无法及时有效收集归档，影响档案的整理利用，如若档案主管部门与基层单位，不对档案制度建设缺乏问题进行有效处理，就会使得档案管理工作失去意义，也无法为基层单位进行管理工作提供相应的档案数据分析使用，这会严重影响到基层单位的健康发展。

1.2 未设立档案管理专职人员

在基层单位之中开展档案管理工作的时候，是由办公人员兼任档案管理工作，由于基层单位并未设立档案管理专职人员，自然使得办公人员的档案管理能力不足，也使其并不注重档案管理工作，自然使得档案管理工作出现了各种问题，无法做好对档案的标准化管理。当基层单位需要档案进行工作总结或是发展分析的时候，就会出现相关档案材料无法及时有效地查找利用的问题，这会严重阻碍基层单位的健康发展[3-4]。对此，相关的基层单位应积极地改善这一错误的档案管理工作认识，认识到档案管理工作对于基层单位发展的重要性，设立档案管理专职人员，使其能真正实现对档案的标准化管理，使档案能在基层单位中得到更加倍高效的运用。

1.3 投入不足

部分基层单位在开展档案管理标准化建设工作的时候，并未加大对于档案管理的资金投入，这就使得基层单位中并没有专门的档案室，这就使得档案管理的信息化设施设备，以及大量的档案都没有安全的地方可以得到有效的存放，不仅影响了档案管理标准化建设的效果，也影响到了档案信息化的有序推进，非常不利于新形势下基层单位的健康发展，这也是当前基层单位急需解决的重要问题。

1.4 分类建档不足

从当前部分基层单位档案管理的实际情况可见，一些基层单位并未对档案进行分类建档，这就使得哪些材料需要进入档案室，哪些材料需重点管理都不明确，使得档案管理工作难以取得实效，也影响了基层单位对于档案的管理和使用效果。甚至出现了辖区群众的个人档案，以及财务档案等都被随意地存放在财务和人事各处，使得档案出现各种遗漏管理和丢失的问题，严重影响了社会的健康发展，以及基层单位的健康，相关的基层单位应积极加强档案管理标准化建设意识，对这一问题进行有效处理。

1.5 档案交接制度不够完善

由于基层单位人员变动的频繁，这也使得基层单位对档案交接情况重视不够，这就使得档案管理岗位人员变动的时候，并没有正式的档案管理交接手续，这样一旦档案管理出现了问题，无法找到负责人，也使得档案室中的重要档案材料，没有长期有效的负责人进行管理。加上在档案交接的过程之中，基层单位并没有对其进行有效的监督，使得档案遗失和丢失的问题十分严重，所以，相关的基层单位应树立正确的档案监督管理意识，对档案管理岗位工作人员及其档案交接进行有效的监督管理，以加强对档案管理效果的保证。

2.基层档案管理人员专业化水平不高

部分基层单位中档案管理人员专业化水平不高，这也是存在于新形势下基层单位档案管理中的重要问题。由于基层单位中都是办公人员兼职档案管理工作，这就使得其综合素质和能力，都没有达到国家对于档案人才的要求，加上一些档案管理人员对计算机缺乏足够的认知，无法有效地运用信息化的系统开展档案管理工作，这就使得基层档案管理工作的效果越来越低下。而且一些基层单位也没有将档案管理工作纳入年度目标考核工作之中，使得档案管理人员也不注重档案管理工作，使得基层单位中档案管理工作信息化与标准化建设的目标难以实现，使得当前基层档案管理工作十分混乱，不利于基层单位的健康发展，所以，基层单位应积极地加强对于档案管理人员的选拔、培训和考核，以保障其能真正肩负起做好档案管理标准化与信息化建设的责任，保障档案管理的标准化建设效果[5]。

3.档案电子化处理率低，查询使用率低

在新形势下以往传统的人工档案管理的方式，已经不符合基层单位对于档案管理工作的需求，因为传统的人工档案管理的工作方式，其档案电子化处理率低，档案管理工作人员需消耗大量的精力和时间进行档案查询利用，使得档案归档后查询使用率低，非常不利于基层单位中对于档案的运用要求，会严重限制基层单位的发展。但是运用信息化的档案管理系统，即可通过系统代替人工的方式，有效地提高档案管理、存储和利用的效果，这才符合当前基层单位对于档案管理的实际工作需要。

二、做好基层单位档案标准化管理的对策建议

1.加强基层档案法规制度建设

对于基层单位没有标准化管理制度问题，档案主管部门应要求基层单位依据《中华人民共和国档案法》，制定出基层单位所需遵守的档案管理制度，使得基层单位能不断地增强档案管理的工作意识，对基层档案法律法规制度进行有效的学习，提高自身的档案管理意识和能力，并使其能严格地按照档案主管部门对于档案管理的要求、基层单位的实际档案管理情况，以及新形势下基层单位的档案管理所需，制定出科学合理的基层单位标准化档案管理制度，明确制定出档案管理部门的工作职责和要求，根据国家对于档案管理法规的要求，进行对档案管理制度的及时更新，以加强对档案管理制度的落实效果。同时，相关的基层单位还需加强对于档案管理工作人员的监督和考核，保障档案管理人员能严格地按照标准化的档案管理要求执行档案管理工作，随之不断地提高档案管理的工作效果，使得基层单位能获得更好的经济发展。

2.加强基层档案基础设施建设

对于基层单位未设立档案管理专职人员、投入不足、分类建档不足、移交保管不足的问题，相关的基层单位应正确地认识到，在新形势下对信息化与标准化档案管理系统的建设，对于基层单位的健康发展至关重要，应及时地改善传统的档案管理思想，应重视档案管理工作，加大对于档案管理工作的资金投入，加强基层档案基础设施建设，健全相应的档案标准化管理制度，设置专职的档案部门，以及档案管理人员，使其能进行档案管理工作，并配套好档案管理所需的设备、光盘、磁盘等，做好档案馆库的新建或改扩建，使得相关的档案管理专职人员，能够在档案管理的岗位上，运用这些基础设施做好标准化的档案管理工作，并严格地按照国家对于防盗、防光、防高温、防火等“十防”措施的档案安全管理要求，对相应的档案室基础设施进行建设，以加强对于新形势下基层单位档案管理标准化建设的效果，使得基层单位的档案管理工作能真正得到安全和标准化的开展。

3.加强基层档案信息化建设

为有效地解决档案电子化处理率低、查询使用率低的问题，相关的基层单位部门应积极地引进现代化的信息技术和计算机技术，制作符合基层单位档案管理标准化建设所需的，信息化的档案管理系统，以信息化档案管理系统取代人工，最大程度地降低档案管理所需的人力、物力和财力，并通过加强基层档案信息化建设，使得档案管理工作能更加符合新形势下基层单位对于档案管理工作的需要，促使档案电子化处理效率和查询使用率的不断提升。

同时，通过全面地开展档案数字化管理工作，对基层单位中档案的电子文件与纸质文件同步管理，有效地防止因纸质档案文件受到破坏，所产生的档案无法得到有效运用的不良现象，而是以纸质与电子的方式，双重地保障档案存储效果和利用效果[6]。而且相关的基层单位还可以加强电子文件的归档和管理，使得档案都能够得到标准化与规范化的存放，使得相关的档案管理人员能更加倍高效地查询和利用档案材料，并通过建立规范的管理制度和技术保障措施，有效地保护好信息化的档案管理系统，使得相关的档案管理人员能合理地运用这一系统开展档案收集、分析、管理和利用，高效地提高新形势下基层单位档案管理标准化建设和运用的效果。

4.加强基层档案人才队伍建设

针对基层单位中档案管理人员专业化水平低下的问题，相关的基层单位应积极地加强对于基层档案人才队伍建设，选拔档案管理专业的优秀人才，并通过开展上岗培训、远程培训和专题培训等方式，不断地提高档案管理人员的综合素质与工作能力，使其能够树立正确的档案管理标准化建设和工作认识，使其能高效地执行档案管理工作，为基层单位提供有力的档案管理服务。同时，基层单位还可以通过加强与高校的合作，使高校能为基层单位补充优秀的档案管理人才，如档案资政服务产品开发、档案抢救保护等方面的人才，通过与技术企业进行有效的合作，使其能对档案管理系统和信息化管理技术进行深度研发，供给基层单位有效的运用，在不断提高基层档案人才队伍建设效果的同时，也使得基层单位档案管理标准化建设和信息化建设的效果能得到有效的提升，使得基层单位的档案管理工作能得到更加高效的开展。

5.加强基层档案安全体系建设

在基层单位之中档案材料都是十分重要的，一旦其出现了丢失或是泄漏的问题，会严重影响到社会的健康发展和基层单位的健康发展。所以，在新形势下基层单位开展档案管理标准化建设工作的过程之中，应积极地加强基层档案安全体系建设，通过对基层单位中工作人员的档案安全宣传教育，使其都能认识到保障档案材料安全的重要性，也使得相关的档案管理工作人员能结合可能出现的档案安全问题，提前制定好相应的应急解决对策，不断地加强对于档案的安全管理效果。与此同时，基层单位还需建立与健全信息安全管理制度，根据基层单位中各个部门和各个职员的不同岗位职能，对其档案权限的合理设定，以严格地控制档案安全，以信息系统安全等级保护和分级保护的方式，使得档案电子数据能得到有效的管理，并通过详细地记录到档案室中查询档案材料运用的人员，有效地加强对于纸质档案材料的安全保护，随之不断地提高基层单位对于档案的安全管理效果，使得档案能在基层单位中真正得到安全和高效的应用[7]。

6.加强基层档案管理保障水平

为进一步保障新形势下基层单位档案管理标准化建设的效果，相关的基层单位还需加强基层档案管理保障水平，将档案管理工作纳入本单位长期发展规划中，因为只有当本地区所有单位档案管理工作有序开展时，才能为本地区的发展提供有力的数据材料支持，使得各基层单位能够制定出更加符合本地区经济发展的策略，促使本地区经济的不断发展。所以，相关的基层单位应始终秉持档案投入增长幅度与经济增长速度同步的要求，随着经济的不断发展，不断地加强对于档案馆的经费投入和建设，使得档案能有效地服务基层单位和其地区经济的发展，有效地发挥出档案管理的工作价值。

结语

综上所述，在新形势下做好基层单位档案管理标准化建设工作，对于基层单位的健康发展和社会的健康发展至关重要。基层单位应正确与深刻地认识到，档案管理工作的好坏直接决定着单位的发展，应树立正确的档案管理标准化与信息化建设意识，通过加大对于档案管理的资金投入，加强对于档案管理人员的培养，健全与完善档案标准化管理制度，制定信息化的档案管理系统，等等，全面地开展档案管理工作，从而促使基层单位档案管理效果的不断提升，使得档案能更好地服务于社会与国家[8]。