“互联网+”时代下的规划档案管理的发展探讨

刘 晶

（中国商飞北京民用飞机技术研究中心，北京 102211）

引言

“互联网+”是互联网发展的新业态，也是互联网思维不断实践的成果，不仅为改革创新提供了网络平台，也进一步推动了社会经济形态的发展变化。在“互联网+”时代下，给规划档案管理提供了有效的技术支撑，促使其向信息化和网络化的方向发展。传统的档案管理方法已经不符合时代的需求，所以应从互联网技术着手，加强对规划档案管理工作的创新，提高管理效率，保障管理质量，确保规划档案信息资料的真实性和可靠性，以充分发挥其利用价值。

一、“互联网+”时代下的档案管理概述

在“互联网+”时代背景下，档案行业要加强对互联网技术的应用，并将互联网思维融入相应工作当中。档案管理工作的本质，其实就是信息管理，而互联网时代是一个信息爆炸的时代，这更有利于档案事业的发展。对于档案管理和行业发展中存在的问题，通过云计算和大数据等技术的应用，创新传统管理方法，促进整体行业朝着网络化、信息化等方向发展。通过互联网思维在档案管理工作中的融入，创新管理手段，提供更好的档案服务，满足人们对档案资料的需求。在实际开展档案管理工作的过程中，通过有效的方法对复杂繁琐的档案资料进行采集和处理，这样才能真正发挥档案资料的作用。而在“互联网+”时代背景下开展档案管理工作时，需要使用先进的技术手段，开展针对性、高效化的档案管理工作，对档案管理整体流程进行优化，提供优质的档案服务，确保档案信息能够充分发挥自身的价值，呈现新时期的档案管理特色[1]。

二、“互联网+”时代为规划档案管理工作带来的发展机遇

1.增强管理模式的丰富性

随着“互联网+”时代的到来，为档案管理工作带来了新的发展机遇，相较于传统的纸质档案管理模式，更具有丰富性。通过对先进技术手段的使用，可以实现对档案资源的整合，实现信息化的档案管理模式，大幅提升了管理效率，并且能够有效保障管理质量。在传统的档案管理工作中，相关管理人员是决定管理效果的主要因素，由于档案信息资源数量庞大，并且比较繁杂，工作人员很容易出现失误，影响整体规划档案管理质量。而在当前的档案管理工作中，可以通过检索功能实现档案的快速查找，并且储存形式也更加丰富，不再只是纸质形式，也包括视频和图片等形式，增强了档案管理的安全性。另外，相关档案管理机构可以与其他企业进行合作，加强对相关技术的研发，进一步提高档案管理的时效性。此外，传统的管理模式，不仅占用大量的空间，也需要消耗较多的管理成本，而信息化的管理方式，减少了档案资源对空间的占用率，大大节省了管理成本[2]。并且通过档案管理系统的建立，可以打破时空的局限，提供远程服务，也是对服务空间的进一步延伸。

2.促进管理效率的提升

近年来，随着我国社会经济的不断深入发展，信息增长速度也在加快，传统的档案管理模式已经不能满足时代发展的需求。而通过利用互联网信息技术，建立规划档案管理系统，实现档案资源的数字信息形式储存，不仅大幅节省管理空间，也能够实现更低的存储成本。同时，由于所有档案信息都储存在计算机系统中，便于相关档案管理人员资源的利用，有效提升了管理效率。并且还能实现对档案资源的离线管理，最大程度上降低不利因素对管理工作的影响。另外，通过信息化技术的利用，能够实现对档案信息的快速查找，在相应权限内，使用者可以阅览相应资源，不仅提升了查找效率，也能够快速实现规划档案资料的价值[3]。同时，通过电子信息技术的使用，可以实现电子化的档案采集，并能够将所有档案资料链接为一个整体，保障了规划档案信息采集的全面性和时效性。在“互联网+”时代背景下，通过对档案资料的网络化管理，可以为更多的档案信息使用者提供服务，促进服务效能的提升，并且能够促进信息之间的融合，进而找出其中隐藏的价值。

三、“互联网+”时代下规划档案管理的现状

在实际开展规划档案管理工作的过程中，一些领导人员由于缺乏对规划档案管理重要性的认识，没有重视相关工作的开展，使得规划档案管理工作不到位，相关档案管理人员也不能正确认识到自身工作的价值，仍然使用传统的档案管理方式，管理理念缺少创新，不具备先进的规划档案管理意识，思想观念落后，脱离“互联网+”时代的发展需求。正因为不重视规划档案管理工作的开展，所以对相关工作的资金投入不足，限制了该项工作的信息化建设，不能有效整合规划档案信息管理平台，难以实现规划档案信息的共享，严重影响了规划档案信息化管理效能的提升[4]。另外，在规划档案管理过程中，档案管理人员是重要的影响因素，但部分管理人员思想存在一定的滞后性，不能主动学习先进的规划档案管理内容，将其简单地认为是信息资源的保管工作，没有认识到规划档案的重要性，并缺乏相应的信息化操作技能，不能很好地胜任规划档案信息化管理工作。并且部分档案管理人员管理模式僵化，缺少创新意识，导致规划档案管理工作难以进一步提升其成效。

四、“互联网+”时代下的规划档案管理的发展

1.加强对规划档案管理的重视，创新档案管理理念

在“互联网+”时代背景下，对规划档案管理工作提出了新的要求，要想提高整体工作效率和质量，必须对传统的管理方法进行创新，拓宽规划档案管理的深度，满足信息化时代对该项工作的要求。这就要求相应规划档案管理人员加强对自身工作的重视，在新的时代背景下，运用前瞻性的目光对规划档案管理工作进行审视，科学看待发展中存在的问题，深化对该项工作的客观认识，准确把握规划档案管理工作的开展方向。同时，在实际开展管理工作的过程中，融入互联网思维，创新管理理念[5]。对于相关档案管理人员来说，必须具备互联网思维，加强对互联网知识的学习，更新传统的档案管理理念，形成信息化档案管理理念，优化规划档案管理工作各个环节，进而增强管理的有效性。

2.建立规划档案网络平台，实现线上线下的良好衔接

在新的发展时期，要想增强规划档案管理的有效性，必须加大对硬软件基础设施建设的投入，积极引进现代化档案管理设备，并结合云计算和互联网等技术的使用，构建规划档案管理网络平台。通过该平台的建设，不仅提高规划档案管理工作效率，也能够促进整体工作朝着信息化和规范化的方向发展。在平台构建的过程中，要充分考虑到“互联网+”技术对规划档案管理的影响，合理设置平台各部分模块，增强规划档案各环节工作的协调性，并设置监督和评价等模块，实现对平台的优化改进，以不断提高其整体性能。同时，还要保障该平台具有一定的开放性，便于操作使用，并能够有效保障档案信息资料的安全性。在做好线上建设的基础上，也要使其与线下工作实现深度衔接，建立完整的档案服务体系，设置规划档案客户端软件，开设相应的微信公众号，统一进行信息宣传和规划设计，通过信息技术手段的使用，实现线上与线下的有效联动，推动立体化规划档案服务工作的开展，进而不断促进服务水平和质量的提升[6]。

3.激发管理人员的积极性，建设优质的档案管理团队

为了保障规划管理工作能够取得理想的成效，关键要从档案管理人员方面着手，改变工作人员的思想认知，激发其对自身工作的热情。所以规划档案管理部门应积极开展相关工作，组织思想教育活动，引导档案管理人员正确认识自身的工作，帮助其具备互联网思维，形成正确的工作观。只有构建一支优质的档案管理团队，才能有效保障规划档案管理的成效。在“互联网+”时代背景下，应积极鼓励规划档案管理人员提升自我，主动学习先进的管理方法，拓宽自身的管理视野，加强与其他相关单位的沟通交流，学习优秀的管理经验，提升综合档案管理能力[7]。另外，可以加强对互联网技术的利用，进行在线学习，并且通过相关学习平台，可以实现与其他档案管理人员的交流，共同学习，互相促进，全面提升规划档案管理素养，进一步推动优质规划档案管理团队的建设。另外，还需对传统的评价模式进行创新，建立完善的考核评价体系，融入“互联网+”时代对规划档案管理的要求，通过该体系的建立，实现对所有档案管理人员的客观性评价，主要包含管理思维、职能认识、互联网思维等内容，并将其与管理人员的职称待遇联系到一起，促进整体管理工作的有序开展，进而推动规划档案管理工作成效的提升。

4.健全规划档案管理制度，提升档案服务质量

对于规划档案管理工作的优化，必须要以统一标准的制定为基础，准确把握工作中存在的问题，采取有效措施进行改进。在制定统一标准时，要根据“互联网+”背景下对档案管理工作的要求，结合其未来的发展方向，并保障其能够有效落实。同时，在这个过程中，还需不断对相应标准进行优化，才能真正发挥对规划档案信息管理工作的指导作用，以免档案管理工程出现失误，影响档案信息资源的准确性。要想真正实现这一目标，还需健全规划档案管理制度，根据规划档案管理标准，结合实际开展工作中出现的各种问题，健全各项监督、改进和问责等制度，对其中的不足进行改进，保障制定的合理性和科学性。在制度落实的过程中，需要增强收集、分析和查阅等各个环节的规范性。这就需要规划档案管理人员从实际工作出发，结合“互联网+”技术需求，提升自身职业素养，具备主动服务意识，能够将信息化理念融入工作当中，创新服务手段，扩大服务范围。同时，充分发挥互联网平台的优势，实现规划档案信息资源的共享，提高资源利用率。另外，为了提高规划档案服务质量和效率，应通过网络和数字化等技术的应用，加强对传统档案服务方法的创新，实现规划档案服务与管理的深度衔接。

5.创新规划档案管理模式，做好安全管理工作

在“互联网+”时代背景下，需制定统一的档案信息编码体系，实现对电子文件和纸质资料的分类管理，提升规划档案管理服务利用的效率。同时，通过规划档案管理系统平台的建立，实现对档案资源的精准查询，并能够利用该平台对档案资源进行修改和保存等操作，降低规划档案管理人员的工作难度，促进服务效能的提升。另外，为了有效保障档案信息资源的安全性，应制定相应的安全管理机制，实现对规划档案信息的价值鉴定，在此基础上，评估规划档案开放服务的具体范围[8]。另外，要加强对涉密档案的管理，严格管控档案的开放范围，对于所有档案信息的利用，要有效掌控。对于涉密档案，可以进行互联网隔离处理，有效保障档案信息安全。

6.构建规划档案数据中心，实现动态监控管理

在“互联网+”时代背景下，为了促进规划档案管理工作的进一步发展，需要加强信息资源整合，实现档案资源共享。要想实现这一目标，应积极构建规划档案数据中心，可以有效解决实际开展管理工作中存在的相应问题。规划档案数据中心的构建，应基于规划档案管理的实际情况，结合各种先进的信息技术手段，不断对实践工作进行反思，找出其中存在的问题，并对其进行系统的总结整理，构建相应的数据中心。通过这样的操作流程，不仅能够对规划档案信息各环节的工作进行改进，还能实现对其全过程的动态监控，一旦发现规划档案信息管理工作中出现任何问题，第一时间进行处理，进而大幅提升规划档案信息管理效率。在这个过程中，还需相关规划管理人员具备较高的业务能力，不仅掌握专业理论知识，也能熟练应用信息化技术，能够真正发挥动态监控的效能，防止出现由于管理人员能力不足影响规划档案管理效率的现象。

结语

综上所述，在“互联网+”时代背景下，规划档案管理工作要与时俱进，加强对规划档案管理的重视，创新档案管理理念，建立规划档案网络平台，实现线上线下的良好衔接，激发管理人员的积极性，建设优质的档案管理团队，健全规划档案管理制度，提升档案服务质量，创新规划档案管理模式，做好安全管理工作，构建规划档案数据中心，实现动态监控管理，从而充分发挥规划档案信息的价值，为档案使用者提供高效、精准的服务，更好地推动规划档案管理的信息化、电子化发展。