基于HIS背景下的医院财务收费管理的内部控制研究

2022-12-08孙善志

数字通信世界 2022年11期

孙善志

（连云港市第二人民医院，江苏连云港 222000）

进入21世纪以来，信息化技术发生翻天覆地的变化。信息化技术帮助医院实现了无纸化管理，提高了医院管理方面的办公效率和办公水平，尤其在医院收费管理方面，更是解决了财务管理核算存在的一些问题。HIS的出现，让医院在财务管理方面愈发地先进化、科学化，其优化了医院收费管理流程，提高了医院的财务管理工作效率，为医院发展带来了极大的帮助。为了促进医院财务工作的有序开展，医院收费管理内部控制需要一定程度的加强，包括但不限于收费、退费、发票、收据等业务管理和业务人员综合素质的提高等，因此本文针对HIS系统背景下医院财务收费管理的内部控制提出了一些研究看法[1]。

1 HIS介绍

1.1 HIS简介

HIS（医院信息系统）是医院信息化管理的主要系统，主要利用电子计算机和通信设备，帮助医院所属各部门提供医疗信息、药物信息和行政管理信息的收集、存储、处理、提取和数据交换的能力，并满足所有授权用户的功能需求。

HIS主要覆盖门诊和住院两类业务，除了各自负责的医疗信息和药物信息管理外，这两类业务在财务管理方面有着共同的特性，又因为财务管理在医院发展方面有着非常重要的占比，因此，HIS中的财务管理系统需要建设非常严谨，同时需要专业人才管理。在使用HIS时，每个工作人员需要规范自己的操作，提高安全意识，防止不法分子侵入损害系统安全；另外，工作人员需要合理使用系统功能，登录及退出操作需要依照系统提供的标准流程，避免因操作失误导致系统功能出现紊乱[1]。

1.2 HIS在医院财务收费管理方面的重要性

1.2.1 促进工作流程的规范性

部分医院收费处的工作流程存在一定程度的混乱状况，如药物没有统一管理、药品编码记录混乱、信息录入人员出现工作失误等，这些问题和风险一旦出现，将会导致医院财务管理出现纰漏，而又因为没有二次检查机制，导致问题的追责和处理也会面临巨大的麻烦。HIS的出现能够有效促进工作流程的规范化，HIS能够为存储在其中的药物信息提供全面的管理，无论是编号的变动还是数量的变动，HIS都会按照时间顺序清楚地梳理出信息更改情况，为工作人员提供清晰的数据；另外，HIS有审核机制，每一个信息录入操作，HIS都会对其做核查，以保证信息不出现纰漏，工作人员只要按照系统提供的操作流程工作即可，既方便又快捷。

1.2.2 加强财务账目的管理

随着每年看病人数的提高，医院为提高医疗服务质量，开设了多个收费窗口，在没有进行信息化系统改革前，不同科室、不同楼层的收费处均独立工作，忽视了对资金的管控，容易造成收入的流失，尤其是在排班工作人员的交接时，更容易出现资金的交接疏漏。HIS的出现能够加强财务账目的管理，通过采用多线程技术，各个收费处工作人员能够对同一个资金账单进行操作，将不同的收费处统一起来能够对门诊收入、医疗预收款、退费、票据等账目实现科学管理，必要的账目可以通过专业人员展开操作，并实施审核工作，保证了账目明细的万无一失[2]。

1.2.3 避免了情绪化工作的风险

HIS的出现能够有效避免工作人员情绪化工作的风险。首先，HIS将大部分工作内容从线下转移到线上，一些基础内容的填写，可以交给患者本人通过扫描二维码或使用医院小程序的方式在线上填写；其次，HIS增加了工作人员投诉功能，患者可以针对工作人员的服务情况进行打分，打分情况与绩效挂钩；最后，HIS优化了收费流程，提高了工作效率，同时安排了合理的排班制度，有效减少了工作人员的工作时长和工作量，避免其出现疲惫工作的现象。以上几点都能够改善工作人员的工作情绪，使其更好地为患者服务。

2 HIS背景下医院财务收费管理内部控制机制研究措施

想要优质完成财务管理工作，信息技术的使用仅仅是其中一方面，更重要的是医院需要合理利用信息技术、设计优秀的财务管理制度、更新必要的硬件设施、提升工作人员的业务水平，如图1所示，只有在各方面都达到了良好乃至优秀的程度，医院财务收费管理水平才能够在HIS的帮助下得到更大的提高。

图1 医院财务收费管理的内部控制建设

2.1 促进账目管理水平

首先，由于HIS对各个药物进行了分类与标价，收费人员需要根据医生开具的处方进行收费，不得随意增加或减少收费项目；其次，由于系统可以对数据进行实时跟踪，所以每个科室的收费信息都能展示给医务相关的科室，这样就间接的实现了收费监督，保证了收费的合理性；最后，如果医院对某项收费标准做出了调整，要在HIS中及时更新，必要时对工作人员增加培训，保证收费与盖章同时进行，如果患者对某项账单标准提出异议，需要由医生、患者和收费人员三方共同确认，才可以进行下面的流程[3]。

2.2 重视现金管理

信息技术的发展导致医院收费方式出现了多样化，有的患者习惯扫码付费、有的患者习惯刷卡付费、一些年纪较大的患者更习惯现金付费。虽然现如今扫码和刷卡付费比例逐渐加大，医院也不能根据自己的信息化情况就拒绝患者现金付费，这会给某些患者带来改变付费习惯方面的麻烦。当进行现金收费时，工作人员需要做到公私分离，确保现金与HIS账目一致，并杜绝现金交由私人保管，在现金应当妥善安置到安全位置，并加大对钱款的抽查，以保证款项与系统相同；在现金交接的过程中，收费人员应该当面点清，确认无误后再进行下面的流程，患者一旦离柜，财务安全便与患者无关，防止后期出现财务纠纷；对现金需要做好报表统计工作，每天工作结束后收费人员需要完成对账工作，可以利用HIS的智能化特点，将每笔账单的收入和支出进行核对，提高对账的工作效率和准确率。

2.3 强化票据管理

票据应该紧跟着收费或退费流程，每一笔财务的收入或支出，HIS都需要对其进行有效管理。HIS应该设置票据的启动和销号功能，当收费人员进入HIS后，系统可以根据收费人员的操作，自动扣减已领用的票据号，并保证每个票据编号与门诊发票编号相一致。值得注意的是，医院管理人员要不定期检查系统中的票据是否出现空号和跳号的问题，当门诊中出现废票时，要及时统计HIS中的废票金额和数量，然后实施清理工作。每天工作结束后，工作人员应当做好报表的登记工作，详细填写票据的起止号，与废票、退票共同上交至财务部门，避免票据的外流。

2.4 完善发票管理制度

发票是实施账务核对的重要依据，发票管理制度的优劣决定了医院收费内部控制水平和监督水平的高低。对发票的发放需要进行严格的控制，由专业人员进行监督工作。HIS可以提供发票的使用、撤销和删除功能，由于HIS具有自动化和智能化特点，当收费人员登录账号后，系统可以自动删除已经发放的票据，工作人员可以根据剩余的发票号码情况，来了解目前的发票发放合理程度，并根据财务部门做好的账册记录，开展后续的发票管理，提高票据管理质量[4]。

2.5 加强收费和退费的结算管理

收费与退费在财务方面涉及不同的结算流程，医院为了方便管理，可以单独设置窗口，将现金收费、非现金收费、现金退费和非现金退费分开放置，由患者自己决定结算方式。HIS可以提供具体的应用规范和操作流程，相比之下收费功能较为简单方便，医院要更加注重退费的服务情况，退费的项目、金额、原因都需要填写清楚，由患者和工作人员进行核实签字，患者还需出示收费发票或票据给医院回收，工作人员在HIS登记后，上交至科室负责人处签字确认，然后才可以退费，整个流程能够极大地规避违规操作可能性[4]。退费后HIS内的信息将会自动修改为退费，方便后续财务管理人员及时了解情况，一旦出现了违规行为，也可以根据HIS中的信息更改状况做出判断，从而提高了会计的审计工作质量。

2.6 优化财务审查

财务审查是医院财务管理最重要的部门，也是相对独立的部门，一般不参与具体的收费和退费工作，但是需要参与到财务管理内部构建中，负责控制医院内部的财务监督管理工作。优化财务审查指的是进行不定期的审计工作，主要对医院收费处的资金进行管理，查看业务流程是否符合医院规章要求、检查是否有白条抵用费用现象、是否有私自挪用现金问题、收费处上交的财务报表与HIS中的记录是否一致等。需要注意的是，由于HIS涉及一些计算机相关的技术知识，因此，审计部门可以聘用一些了解计算机编程相关知识的专业人员，并鼓励现有的审计人员树立终身学习的观念，逐渐转变为复合型内部审计人才，最终优化财务审查部门，促进医院收费内部控制的发展[5]。

2.7 提高收费人员的业务水平

HIS的出现，使得在医院工作的收费处工作人员的自身综合素质得到了更高的要求，为了顺应社会经济和医疗体制的改革发展，收费人员的业务水平也需要有所提高，尤其是在自身专业技能和专业知识方面，要做到熟练操控HIS系统、熟记信息化收费流程、工作认真负责、增加应用互联网的能力[5]。医院可以开展相关的培训工作，只有培训合格的人员才能够上岗，在培训的过程中，不但要培训专业技能，更要发展职业道德，让收费人员明白，作为长时间与金钱打交道的人，重视法制观念、避免徇私舞弊、杜绝挪用公款是其必备的职业修养，也是应该自觉履行的工作任务。只有具备专业技能和道德素质的人才，才能胜任这份工作，才能保证HIS系统的操作专业性，提高工作效率。

2.8 更新硬件设施

“工欲善其事必先利其器”作为承载HIS的相关计算机硬件设施，它们是保证HIS顺利运转、多线程并发的关键；另外，由于收费处每天现金交易量大，账目较为复杂，需要定期查看监控录像，所以监控设备的安装也是硬件更新工作最重要的一环。医院需要淘汰掉老旧的设备，引进先进的服务器、计算机、监控摄像头等，以保证HIS监督功能可以顺利实现。