财务会计档案管理中存在的问题和对策关键探索

2022-12-07郑然

中文信息 2022年3期

郑然

（长春市市场监管综合行政执法支队，吉林长春 130000）

如今全面深化改革取得一定成绩，我国正式迈入了新阶段，站在新历史方位上，对各行业发展提出了新的管理要求，财务会计档案管理的重要性愈发凸显。想要实现效益最大化目标，保证各部门持续、健康的发展，要求推动财务会计档案管理朝着科学性、信息化方向发展。通过分析财务会计档案，能掌握各部门的运行状况，并且还能在国家相关部门分析统计经济时，提供精准、真实的财务会计资料，帮助企业、各单位决策，为国家制定配套的经济政策奠定坚实基础。

一、财务会计档案管理概述

1.财务会计档案的概念

在专门档案中，财务会计档案非常重要。财务会计档案保留了传统文件档案形式，以文本模式为主，主要有会计凭证、会计账簿以及财务核算资料等，能直接反映出企事业单位的经营状况以及经济情况，非常核心[1]。从档案工作特性分析，财务会计档案是非常重要的信息资源，进行事实记录。通过财务会计档案管理，能进一步整合、分析经济活动，掌握经济规律、总结经济经验，从而为预测经济形势、开展经济业务提供充足、精准的数据支持，节约内部资源。

2.财务会计档案管理的特征

首先是具有专业性，相比于普通的档案资料，财务会计档案具有特殊的业务性质，通过各项信息数据来反映各部门经营、收支以及盈利情况。从凭证、账簿到报表力都拥有统一的格式和填制项目，符合表格特征。其次是普遍性，社会上各主体，例如企业、社会团体等都能进行独立的会计核算，从而产生财务会计档案。同时，拥有稳定收支的事业单位也像企业一样，设立专门的管理部门管控财务会计档案。最后是严格形成，在运行过程中，企业、事业单位以及各主体会产生大量的财务会计资料，这些资料的产生与处理过程环环相扣，拥有独特的管理流程，内部规律性非常强。一项业务事项，从开始到结束都会被持续记录，帮助后续决策与分析。

二、财务会计档案管理的现存问题

1.认识水平不高，责任落实不足

根据上文可知，如今财务会计档案管理的重要性愈发凸显，主要指的是，通过分析现有财务会计资料，探寻内部运行与发展规律最终整合为精准、有效的档案信息，帮助领导层决策。财务会计工作涉及多领域，其内容丰富、任务量大，包含会计凭证、账簿等。为了提高档案管理质量，会选择细化档案管理环节与内容，不同项目采用不同管理方法。但是此种管理模式具有两面性，一方面，能让管理更加方便；另一方面，受传统意识影响，未能落实管理职责。财务部门与档案管理部门之间分工不够明确，让分类管理更加混乱，甚至会出现推诿责任等情况，降低了财务会计档案管理效率[2]。

2.缺乏完善的管理制度

虽然各主体积极建设财务会计档案制度并且形成了良好的管理助力，但是仍要正视各主体之间发展不平衡的现实，部分主体制度建设非常完善，部分企事业单位缺乏健全的管理制度。特别是在信息时代，经营机制持续更新、经营模式持续改进，新问题层出不穷，如果缺乏完善的财务会计管理制度，就不能顺利开展监管工作，导致管理工作无规章、制度可遵循[3]。

3.立卷、归档、销毁等环节不够规范

同时，管理环节不够规范也会降低管理质量。一是立卷环节，在搜集与整合过程中存在填制不符合要求、装订马虎等问题。通常，档案管理时限会超过十年，甚至一些档案需要永久保存，若是立卷环节不到位，则会提高后续应用与维护的成本。二是归档环节，要将内部文件与各级沟通文件整合并归档。但现实中会出现漏归、错归等问题，不能提高档案的整体性。同时部分主体忽视了电算化归档的作用，单纯应用纸质档案。三是销毁环节，如果库存容量充足，很多企事业单位就会长期保留档案，没有定期开展销毁工作。此种做法违背了管理宗旨，提高了管理压力，不仅需要耗费大量人力资源，还难以开展系统化、规范化的管理工作。随着以企事业为代表的各主体发展，档案数量逐渐增多，难以开展检定和搜查工作，阻碍了后续工作[4]。

4.管理模式滞后

根据前文可知，部分主体的管理意识淡薄，因此常年沿用传统的财务会计管理模式，主要任务是将运行、经营以及日常工作中产生的各类财务资料、会计凭证等移交到资料室中，进行保存与管理，以人工为主，为企事业内部人员提供借阅、搜查以及销毁等功能。一般情况下，纸质文件仍是管理主体，特别是会计原始凭证。此种模式非常滞后，首先，不能形成高效、方便的资料数据库，让纸质文件与电子文件分离，难以整合财务会计信息数据，需要先用计算机搜索随后人工查找，难度高、耗费时间长。其次，纸质文件易受多种因素影响，例如人工管理水平、保管环境等，非常容易毁损。庞大数量的纸质文件堆积在资料库中，不仅浪费了大量空间，还提高了管理费用[5]。最后，纸质文件难以满足共享要求，如今我国正式迈入了信息时代，电子商务迅速发展并且提高了对文件应用的要求，要求传输速度快、查阅方便、易于保存，纸质文件难以满足此类要求，阻碍了财务会计管理工作朝着信息化方向发展[6]。

5.过于重视保密

财务会计信息影响着主体决策与运行，如果发生泄漏会造成非常严重的经济损失，所以开展保密工作非常重要。为了提高财务会计信息的保密程度，各主体做了较多努力。例如，要求管理人员持证上岗，需要使用财会资料时需经领导批准；复制与传输财会资料时，需要管理人员到场，甚至还配置监控等电子设备。虽然此类措施非常有效，但是在一定程度上也降低了财会资料的利用率与效果。电算化财会资料更是如此，需要专业的技术人员处理，避免不法分子获得财会机密、篡改财会内容。但是严格限制使用人员的资格，也会将很多真正需要使用资料的人，拒之门外[7]。

6.管理人员素质低

如今，市场竞争也是人才竞争，人才质量直接决定着未来发展趋势。由此可知，管理人员在财会档案管理中处于核心地位，此工作看似简单，其实涉及多方面内容，操作难度非常高。受主观意识影响，一些企事业单位没能定期开展培训与教育活动，拉大了实际管理与预期效应之间的差距，人员适配性低。结束会计业务事项后会产生很多档案资料，财务人员需要搜集、装订并整合此资料，将其留在本部门保管一年，随后再进入档案库。需要财务人员拥有档案管理知识，不断提高管理技能。同时，部分档案管理人员缺乏专业的财会知识，对财务会计档案与普通档案一视同仁，专业性低。虽然拥有丰富经验，但是财务会计专业水平较低，经常在此领域出现错误。如今企业、各单位的经济活动比较复杂，而财务会计档案管理部门与财务部门之间缺少沟通与交流，业务来往较少，人员接触不多，降低管理效率。

三、财务会计档案管理的优化对策

1.强化管理意识

财务会计管理负责人应该树立正确的管理意识，带领基层人员积极学习法律法规与行业标准、知识，深入把握管理要求。既要意识到财务会计管理的重要性，也要管理理念上升到法律层面，推动法治化发展，正确的管理意识能提高财务会计档案管理质量。基层员工也要积极参与宣传、参加培训活动，用管理实效证实管理工作的价值，在企业、单位内部形成良好的管理氛围，切实落实财务会计档案管理工作。同时，还要定期开展检查工作，根据现存问题提出整改对策。财务会计档案能直观反映企业的经济情况与运行状况，帮助企业挖掘发展潜力，强化企业生存与竞争优势。加大投入力度，配置软硬件以及相关设施。

2.健全管理制度

虽然建设财务会计档案管理制度已经被提上日程，但是仍存在规章制度不全或者难以符合管理要求等问题。要立足于企业、事业单位发展目标、运行实际，制定特色制度，弥补管理漏洞，落实管理职责。想要保证档案不泄露、不损坏，应该通过管理制度细化管理职责，做到有任务可分配，有责任可承担，规范管理对象、方法以及模式，满足保密要求。在日常工作中，要定期谈论财务会计档案管理工作，分阶段制定目标、优化方法、分配责任、检查审核，调动员工的积极性，不断完善制度内容。

3.科学化、规范化立卷、归档、销毁工作

首先，要根据相关规范，对会计凭证、报表等进行立卷。对于会计凭证，要在装订时写明各项内容，保证信息准确。对于会计账簿，年度工作结束后进行封账，保存已经立科但是无业务往来的账页，将活页中的空白部分拿出。在填制目录、表格时，要根据账页编号填制，随后共同装订。其次，归档时，要在设定范围搜集、整合、装订相应资料，质量符合要求后递送给档案部门。完成交接后，做好入库质量控制工作，若是资料、案卷不符合质量标准，及时退回并改正。最后，要科学设定管理期限，定期销毁，销毁前仔细检查与鉴定，避免重要文件毁损，例如能够成为会计凭证重要法律依据的原始票据。

4.推动信息化建设

新时期，要加强财务会计档案管理与信息技术的融合性，采用数字管理方法，通过先进的计算机技术、数字成像技术、多媒体技术等，将纸质版的档案资源转为电子版档案资源，进行数字储存与转化，建设计算机管理系统与档案信息库，及时整合、高效利用财务会计信息，满足共享要求。此种模式既能降低管理费用、减少管理空间，还能提高管理效率，提升经济效益。在管理过程中，提高了立卷、归档、销毁等环节的效率，为办公提供相应助力。其具体措施如下。首先，通过计算机识别、处理技术，将原有的纸质凭证以及相应文档转为电子信息，将其输入到信息资源库中。其次，以数据库为基础，以通信线路为连接，以四通八达的网络为通道，让财务会计档案信息在各个主体之间传输，或者也可以将其传输到共享平台上。此种方式不仅扩大了档案信息的利用范围，还提高了沟通、反馈的速度。最后，在资源库中设立目录，将档案信息输入为各类表格、图像或者是文字，设计多种检索方法，既能搜索会计凭证，还能根据原始附件的不同特性与用途进行整合，提高使用效果。

5.坚持人本思维，创新服务模式

当前，我国积极推进法治建设，法治理念深入人心，所以要改变财务会计档案管理理念，既要服务于企业、事业单位发展，帮助其取得更高的经济效益，又要将重点放在普通大众上，坚持人本思维，尤其是关系着大众利益的档案资源，更要科学管理。财务会计档案管理工作要具有宏观意识，立足于实际，不断扩宽服务空间、优化服务内容，根据企事业单位发展战略目标与要求提供相应服务。一般情况下，管理人员通过口头询问、书面询问等方式获取档案资源，但是在互联网时代，要通过信息技术改善服务方式，引入多种检索工具，让管理人员可以在互联网平台上搜索所需的信息资源。

6.树立职业道德，提高管理素质

财务会计档案管理人员要树立正确职业道德，强化管理意识，用更加专业、认证的态度对待工作。并且还要增强法律意识，遵循法律法规与相关政策，让财务会计档案管理工作符合国家、行业的标准与要求，保证档案信息资源准确可靠。同时，还要根据内外环境与企事业单位发展要求，提高管理人员素质，加强专业理论学习，把握每个环节、正当应用信息管理系统。加强实践训练，一些企业、事业单位会将此工作外包给专业团队，虽然能保证管理效率，但是也增加了管理成本。所以要在内部开设培训、教育活动，其内容既包括以计算机技术为主的信息计算、专业的管理知识与理论、软件应用，也包括财务会计、法律方面的知识。