基于PDCA循环的人事档案管理工作探究

刘 静

（山东省枣庄市市中区北郊矿区社区服务中心，山东 枣庄 277100）

人事档案包含了个人履历、政治面貌、职务晋升等多个方面的信息，是各个企事业单位了解、考察人才的重要参考依据，不仅关系到人才培养和储备，还关系到个人的利益和前途。随着时代的不断发展，人事档案的利用价值不断提高，传统的管理模式已经无法满足现实需求。尤其是《干部人事档案工作条例》的深入推进，将人事档案管理工作提到了一个新高度。为此，本文将PDCA循环管理法应用于人事档案管理中，能够规范、优化档案管理流程。

一、PDCA理论

1.PDCA理论概述

PDCA循环是美国质量管理专家Walter A. Shewhart提出的，是全面质量管理的理论基础。PDCA循环的含义是将质量管理细化为四个阶段，即Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Act（处理）[1]。在具体的管理流程中，需要工作人员将各项工作按照计划、实施、检查等步骤，把正确高效的做法纳入到标准中，剔除不合格的做法，进而形成良性循环，满足管理工作的运行规律。

2.PDCA理论内容

PDCA循环的具体步骤如上所述，通过计划、执行、检查和处理，将合格的内容予以标准化，将没有解决的问题提交到下一个循环中。这四个过程并不是运行一次就结束了，而是周而复始的运行，呈现阶梯式上升，进而全面提高质量管理水平。

具体来说，在P阶段的时候，工作人员需要结合管理流程、客户需求、组织方案等，全面考虑影响因素，并构建对应的管理目标和流程。在这个步骤中，工作人员需要具备发现问题、把握相关因素的意识和能力，分析质量管理现状，找到其中的决定性条件。依据企事业单位的资源、能力等来确定管理方向，最终帮助企事业单位减少不必要的风险隐患。与此同时，在目标的设定中，可以将定量和定性相结合，明确能用数量表示和不能用数量表示的各项指标，以此方便后期检验开展结果，作为具体的参考依据。在多种方案中选择确定最佳方案，并区分出主因和次因。针对计划的内容逐一细化各个条例，完善细节，确保具体实施步骤能够得到分解。

在D阶段的时候，工作人员需要结合内外部影响因素，按照预定的计划和目标，设计出具体的行动方案，合理配置各项资源，规划布局，结合设计方案展开具体的执行操作。在实验阶段中，需要对过程进行测量，并建立数据采集，动态化的收集相关信息资料，保证计划进度的顺利实施，并最终形成专门的数据记录等项目文档。

在C阶段的时候，为了能够确认前面的执行操作是否达到了目标，该阶段主要是检查验证并评估实施效果。通过合理的评估方式，将结果和目标进行对比，若没有达到预期的目标，则需要从中发现问题，并将问题推到下一个环节中。若达到了预期目标，就意味着效果显著。

在A阶段的时候，主要是对不同的结果进行处理，对已经证明有效的相关措施，需要对其进行标准化，纳入到规章制度中，以便于工作人员日后参考其执行相关任务，提高企事业单位的质量管理水平。同时，针对遗留下来的问题，将其转到下一个循环模式中，在下个阶段对其进行解决，周而复始。该阶段的重点还有修订标准，涵盖了修订技术标准、修订管理制度等，确保一系列操作朝着更加优质的方向前进。

PDCA循环使得质量管理工作更加科学化、条理化，其具有如下几个特点。其一，大环套小环、小环保大环、推动大循环。这个循环模式适用于各个领域的质量管理中，也适用于不同科室、班组及个人。不同的主体依据实际情况和需求，制定对应的PDCA循环，形成大环套小环，小环里面套更小的环。这样将不同的目标细化为各个小点，形成分解和保障。从上到下都是朝着统一的目标前进的，彼此之间互相促进、相辅相成[2]。其二，动态化提高。PDCA循环模式是循序渐进的，就像是爬楼梯一样，属于动态化上升的过程。每经历一个循环，管理质量就会提高一截，而后循环往复，不断提高。其三，门路式上升。PDCA循环模式每循环一次，就会解决一部分的问题，然后工作质量就会前进一步。

二、人事档案管理工作中存在的问题

1.重要价值认识不足

个别领导层对于人事档案管理的重要性认识不足，认为单纯的管理人事档案，对于经济效益等方面并不能产生较为明显的效果，所以在工作中没有引起重视，在资金、资源配置等方面水平较低，存在制度体系不健全等问题，进而形成恶性循环，造成人事档案管理杂乱无序，相关的利用价值得不到发挥。与此同时，由于领导层思想观念陈旧，导致在档案管理方面的投入资金有限，仅仅是由其他部门的人员兼职档案管理工作，对于人员的技术培训不足，进而影响到人事档案管理质量。此外，部分工作人员对于人事档案管理的认知不足，重藏轻用，若管理过程中出现不同程度的问题，更加限制了人事档案的应用价值。

2.管理人员专业素养不高

对于一部分企事业单位来说，人事档案管理人员的专业素养呈现参差不齐的现象。一方面，人事档案管理人员由其他部门的员工兼任，他们档案管理专业知识性不强，工作能力不高，对于人事档案管理的价值认识不充分，以至于在工作中存在应付了事的现象。兼职者若本身的工作事务繁忙，对于档案材料的整理和归档操作不够规范，缺乏充足的时间和精力，若上级临时发出检查任务，也会加重人事档案管理的质量影响。另外，少部分管理人员的理论知识较为陈旧，工作业务不够熟练，对于计算机的使用熟练度不高，以至于工作中频频出现错误。尤其是面对一些问题的时候，缺乏专业知识和判断力，在实际的工作中耗费了大量的时间和精力，但是对应的工作质量很难保障。此外，还有个别员工的职业道德意识不强，保密意识不强，随意泄露人事档案资料，导致人事档案资料失真、不完整，严重阻碍档案管理工作的顺利开展[3]。

3.档案质量参差不齐

由于个别企事业单位在档案部门的投入资金较少，相关设备仪器较为陈旧，有限的管理人员面对冗杂的人事档案管理工作，可能会出现力不从心的现象，进而影响到工作质量，导致人事档案质量参差不齐。具体体验在，其一，人事档案资料内容的完整性不足。由于不同企事业单位的档案管理要求不一样，现实需求也不同，所以档案管理人员必须要在规章制度的参考下完善相关工作，人事档案资料中缺乏一些关键性材料，后面再对其进行补齐便较为困难。与此同时，如果各个部门对于人事档案资料的上交不及时，管理人员行为怠慢，就会导致一些重要材料没有及时归档，人事档案存在不完整的情况。其二，信息记载准确性不足。由于个别企事业单位缺乏专门的档案审核机制，管理人员只需要将资料上传之后即可，所以存在个别档案中的“三龄二历”等信息会存在自相矛盾的情况，甚至个别档案还有他人随意涂改的痕迹，存在填写随意、字迹不清等问题，严重降低人事档案信息的准确性，后期利用价值也不高[4]。

4.档案管理机制不完善

一些企事业单位依然沿用以往的档案管理机制，没有紧随时代发展的步伐，对档案管理机制进行创新完善。同时，针对档案管理人员也没有构建完善的晋升机制、考核机制等，导致档案管理人员的能力水平停滞不前。由于人事档案管理工作涉及各个部门，包含了每个员工的基础信息，所以档案管理部门必须要积极和其他各个部门之间交流互动，及时更新完善具体的信息数据，才能共同发挥档案应用的价值。但是，由于人事档案管理制度的不完善，使得各个部门之间形成了信息壁垒，互动性不强，进而影响到人事档案资料的完整性，降低了档案管理的效率和质量。此外，在实际的档案管理工作中，机制设计不合理也是造成档案管理水平低下的原因。若领导层没有统筹优化，明确各个岗位的工作职责，严格要求工作人员按流程操作，那么就会使得档案管理工作存在很多的重复性，出现问题之后员工之间互相推诿，极大程度地拖慢了工作进度。在档案管理工作中，没有设置有效的预防和纠错机制，仅仅凭借员工自身的能力完善归档，后续的监督力度不强，使得人事档案资料质量参差不齐。

三、基于PDCA循环的人事档案管理工作

1.Plan（计划）阶段

在该阶段中，首先，人事档案管理人员应提高思想认识，从根本上意识到档案资料的重要性，而后开展具体的宣传工作，让企事业单位内的每一位员工都能了解档案管理的重要性，并能在后续的工作中积极配合提交相关资料。针对日常产生的奖励、人事变化等和档案紧密相关的材料，应及时整合并移交到档案部门，以便同事做好规范处理和归档工作。其次，要积极应用信息技术，推动档案管理朝着数字化的方向发展。在现有的基础上完善规章制度，明确岗位职责，梳理每一次档案资料从收集到归档流程中的步骤，标注重难点，避免出现工作混乱的情况。领导层要制定明确的工作标准，将档案管理人员的薪资待遇和工作情况挂钩，要求档案管理人员严格按照标准操作，一旦发生问题要追究到人头，做出适当的惩处。人事档案管理不仅要用纸质版，还要用电子版，将档案资料及时上传到计算机和云平台中，提高档案资料的保密性，避免他人从中篡改造假。最后，要对档案管理人员展开定期的培训教育工作，更新档案管理人员的工作观念，提高其专业操作水平，以此更好地为档案管理工作服务[5]。

2.Do（实施）阶段

首先，档案管理部门应将每一项工作细化，落实到不同的人头上，要求员工进行一对一的负责。针对人事档案管理工作，要委派专门的人员对其进行采集、装订、验收，在处理完成之后，还要进行二次审核，确保准确无误之后归档，从根本上减少信息错误等问题的发生。其次，为了进一步提高档案管理工作效率，提高档案资料的利用率，在改版审核的工作中，需要及时将各个人事资料形成电子档案。对于档案的扫描工作、目录编辑工作，要一一仔细核对，若目录编辑不准确，工作人员需要及时反馈错误信息，并修改，推进档案数字化建设。最后，依据《干部人事档案工作条例》相关条例，确保各项资料的完整性、真实性，对于呈递上来的人事档案资料要进行真伪辨别，剔除不合理的材料，保证材料的权威性，对于信息失真的材料严禁入档。

3.Check（检查）阶段

该阶段在前期的执行操作之后，重点对操作环节进行查错，在增加容错率的基础上，对前面两个阶段的内容形成总结。具体来说，档案管理人员针对实际的操作结果，结合前期制定的管理目标，核查不同阶段人事档案管理的任务完成情况。尤其是要关注工作和目标之间的偏差，并从中找到关键问题点，试图挖掘引发该问题的原因，展开总结和归纳。同时，档案管理人员在分析原因的时候，还要明确地记录下来，保留步骤痕迹，以便后续参考。上级领导可以组建专门的检查小组，通过工作量抽查、人事信息质量、小组成员及归档人员的实际评价，验证人事档案管理工作开展的有效性，为后面的处置阶段做好铺垫。

4.Action（处置）阶段

在最后这个步骤中，需要对前面操作中发生的问题进行汇总，结合现实需求调整管理方案，并展开进一步的推广，以能在下一个循环中解决上个循环发生的问题。档案管理部门可以组织召开相关会议，围绕人事档案管理工作的结果进行讨论和分析，吸取档案管理工作的经验，并制定出优化措施。对于讨论出来的最终结果，要及时上报告知领导，让领导充分全面了解档案管理的实施成果和存在的不足，同意之后开始下一轮的循环计划。在该阶段中，档案管理人员可以以人事档案专项审核工作为例进行说明，如对于人事档案中的信息记录是否准确，是否存在涂改造假的情况，重要的原始依据材料是否存在灯光。如果在某个人事档案资料中，存在某项信息被涂改或前后记录不一致的情况，要尽快核实并修改验证。只有做到逐条梳理、查漏补缺，才能够进一步提高人事档案管理工作的严肃性和权威性。此外，针对人事档案资料要采取初审和复审交叉进行的方式审核，仔细鉴别其中存在的偏差，并要求档案整理的格式规范化。确保一系列操作严格按照上级要求保质保量完成工作任务，达到预期的目的[6]。

结语

基于新时代的背景之下，传统的档案管理模式已经无法满足现实需求。人事档案资料作为企事业单位人力资源管理中的重要资料内容，将PDCA循环模式应用于其中，能够在原有的基础上完善管理机制，联动各个部门通力合作。以明确的目标为指向，从计划、执行、检查和处理四个步骤切入，查漏补缺、循序渐进，一步步地提高人事档案管理工作的质量。