融媒体文档管理工作中存在的问题与对策

胡玉艳

（本溪满族自治县干部人事档案管理中心，辽宁 本溪 117100）

随着网络、智能移动终端的迅速普及，更多的人通过网络获取信息，而网络信息的冗杂与庞大，也造成了网络用户的信息需求差异。在这种情况下，单纯的数字信息提供已经不能为档案部门吸引到更多的新用户了。档案部门要实现自己的社会价值，就必须主动地深入社会，进入人们的视野，一方面，要继续有针对性地开发档案信息资源，丰富档案部门的数字信息储备；另一方面，要顺应时代的潮流，在复杂的信息环境下，促进档案信息服务的转型，从而为档案信息服务的发展开辟广阔的社会空间。

一、融媒体文档适应了通信技术发展的需要

信息技术突飞猛进地向前发展，广播电视台各类消息的传播方式也在不断推陈出新。融媒体文档的受众可以通过各种信息传播媒介直接获取，免去了经过“档案室”获取文档的环节。这样一来，在融媒体文档收集到利用的整个流程中，形成了一个大的文档管理系统。

在新媒体环境下，融媒体不是一个独立的实体媒体，而是把广播、电视、互联网整合在一起，使各自的功能、手法、价值相互作用，提高现有的档案信息服务的精准度。融媒体文档是媒体融合后在新闻工作中形成的各类文档统称。媒体融合后的新闻单位，整体人员增加，广播中心、电视中心、新闻中心、技术中心及新媒体中心等多个中心合为整体。广义的包括传统纸媒工作中形成的报纸类文档，也包括新媒体文档。狭义的“融媒体文档”主要针对新闻机构内部形成的文档[1]。

融媒体文档管理形式以“云”为主。融媒体文档管理更加贴合时代特征，通过网络“云”传播、保管与再利用。以“云”为主的融媒体文档管理形式能够对检索结果进行自我加工和编辑，自定义所选信息的模式和结构。实现档案信息服务的交互式转型，档案部门可以通过后台赋予档案用户不同的权限，为信息用户提供组织和选择信息的操作门户。但从目前融媒体文档的再利用情况上看，融媒体文档的“再利用”与严格意义上的档案利用存在差异。融媒体文档的再利用过程受技术与传播媒介的影响较大[2]。

二、融媒体文档管理过程中出现的问题

1.融媒体文档类型多使得归档范围界定困难

新闻消息的首要特征是真实性，在保证真实的情况下，时效性的作用更为突出。融媒体文档不仅包含了传统消息的形式，由于信息技术升级，广播电视媒体新的报道形式不断涌现，新的融媒体文档的出现，增加了归档难度，现有的文档管理办法不能保证适用所有的融媒体文档的管理，不同类型的融媒体文档管理办法需要重新拟定。融媒体文档数据库建设难度大、原始文档再利用程度低。

新闻单位形成的融媒体文档类型多样，给归档带来难度的同时，也加大了单位内部数据库建设的难度。新媒体文档的形成、发布与传播的形式有别于传统媒体，新媒体文档的发布平台本身就自带一定的保存功能，如新闻消息在微信公众号上进行发布时，会自动将文档信息上传至网络，受众可以随时随地浏览自己需要的稿件。这里的“稿件”是指定稿，定稿形成之前经历过多次修改，被历次修改的文档被利用的程度没有定稿的利用程度高。

2.管理融媒体文档需要进一步规范

目前，新闻单位文档管理部门建设不完善，保管措施不到位，尤其是对新闻类各种文档的保管存在严重欠缺。媒体融合后，个别单位还存在档案部门缺乏单独的管理人员的情况，加上要将日后融媒体文档的利用工作也考虑在管理的范畴之内，更重视提升融媒体文档的检索功能，根据不同类型文档的特点，设立关键词、主题词检索，为文档的再利用做好充分准备，这会影响到融媒体文档的管理。此外，传统媒体普遍缺乏具有专业素养的文档管理人员，在融媒体时代这种现象更是严重，难以应对目前日新月异的新媒体时代的发展需要。融媒体时代下更加需要懂得档案专业知识和掌握新媒体网络技术的复合型人才，因为新闻单位内部融媒体文档收集环节难度增大，每一篇新媒体文档都是由碎片化的“资料”组成，对后期融媒体文档的收集环节加大了难度。

3.融媒体文档管理系统建设需要完善

广播电视台的新闻系统是以新闻采编、广告管理、稿件远程传输、资料收集和检索、办公以及管理自动化于一体的综合业务网，这是一个很大的工程系统。在媒体融合趋势的推动之下，这个新闻系统的每个子系统如新闻稿件管理系统、广告管理系统以及数字资源管理系统都在拓展、延伸至更多的领域。这就意味着每个子系统下管理的内容将逐渐增加。这就要求各部门要在完善现有文档管理系统的基础上，还要求各部门管理人员具备文档共享意识。

新媒体时代更加依赖网络和现代化管理方式，由于目前通道管理设计不够合理，部分管理内容存在欠缺，融媒体文档管理人员从管理从业资质、收集整理流程、信息安全等方面，随意性较大，规范性不足，无法满足不断更新的融媒体文档管理的需要。

三、解决融媒体文档管理工作中问题的对策

1.增强融媒体文档的管理意识

媒体融合强调的是“高效整合”，同时不能忽视“内容为王”，这一理念同样贯穿在融媒体文档的管理过程中。随着媒体融合的飞速发展，媒体中信息用户角色逐渐多元，信息用户除了信息受众角色之外，同时还兼顾信息的使用者和信息的创造者双重身份，角色切换频繁且自如，所以这就要求融媒体文档管理人员具有文档收集与整理的工作意识。第一，不断提高业务水平。融媒体文档管理人员要具有较高的融媒体文档管理系统的操作水平和技术监管水平，掌握文档管理的基本知识，具备现代化管理意识和熟练运用现代设备的能力，了解新闻工作，掌握一定的业务知识，涉猎知识面广。第二，文档管理人员要转变管理观念，提高服务意识和创新意识，热爱文档管理工作，增强文档管理工作的责任感和使命感。一是加强政治学习，树立正确的人生观，把自己平凡的工作融入新闻事业中努力为新闻工作服务。二是媒体文档的管理人员作为信息的管理者，要具有信息素质，对信息的一般认识应该是全面深刻的，而对信息的个别认识则是具有专业敏感性的。信息技能的发挥表现了信息素质的水平，对于文档工作者信息技能的好坏将会影响文档工作的质量和效果。

2.重视融媒体文档的收集与管理

融媒体时代下更应重视信息资源的收集，但不只是对文档本身内容的收集，还涉及包括新闻内容的数据信息，这些都是做好新闻工作的前提，也是后续新闻工作顺利开展的基本保障。当前网络信息质量参差不齐，新闻题材和内容也是五花八门，对新闻文档进行归档时要注意加强对原始文档新闻内容的鉴定，应当选择新闻价值高且档案保存价值较高的文档进行归档处理。鉴定新闻内容的再次验证，相当于新闻内容的事实进行一次大体上的收集和整理，从而为以后新闻内容的汇编和重新利用做好基础性工作。

完善融媒体文档管理系统。广义的新闻稿件管理系统应该包含记者在进行新闻工作的全部活动中形成的实践记录。狭义的新闻稿件管理系统更偏重管理层面，是把新闻稿件管理系统作为一个数据库。建设融媒体文档室，以便于更加智能化、信息化、有效化地落实广播电视台档案工作，让各类信息能够作为原始记录被收集和保存下来。融媒体文档室的建立能够使新闻单位内档案工作持续健康发展，不仅要建立融媒体文档室，还需要加大对融媒体文档室的硬件与软件投入。在对融媒体文档管理中，实现“数字化”“信息化”“个性化”管理。

3.融媒体环境下实现档案信息服务的交互式转型

3.1 实现人机交互。人机交互是用户通过计算机的用户接口与系统交流，并进行操作。对档案工作来说，良好的人机交互是实现档案信息资源数据库与档案工作人员、档案信息用户深入沟通的必要条件，在人机交互中，用户首先访问系统或网站，然后根据系统的用户接口给出的指示选择相应的服务模块，提交自己的检索命令，系统按照用户命令进行检索，并将检索结果呈现给用户。接着，用户与网站呈现的检索结果进行交互，用户根据自己的需求查阅给定信息，并且判断网站反馈的内容是否符合自己的需要。如果系统给出的资源可以满足用户的需求，则用户便获取信息，结束检索行为。反馈是交互的核心。档案信息服务系统应该频繁地向用户索取使用反馈，这样不仅可以了解用户的需求动向，还可以发现自身服务的不足。

3.2 实现人媒交互。实现人媒交互，是实现档案信息用户与档案信息服务平台的循环互动的重要步骤。档案部门可以通过宣传和完善新媒体平台的功能，来实现档案信息用户与档案信息服务平台的良性交互。可以增加档案查询预约服务，这样一方面，可以让档案部门提前准备好客户需要的材料；另一方面，还可以让客户提前了解办事流程及所需材料。客户按照预约时间到档案馆业务部门扫描二维码，即可受到专门的接待人员“一对一”的服务。档案部门通过新媒体平台推送政策变动信息及服务的更新提醒；用户可在线查询本人学籍档案、工资更改记录、企业信用、离退休时间等民生档案，同时还可为信息用户提供更多可选择的音视频服务。

3.3 实现媒体交互。档案部门的新媒体信息服务平台，面对不同的信息用户，可以收集到不同类别用户的信息需求，也可以扩大档案馆藏的收集来源，整合从各类媒体的收集到的信息，并实现不同媒体之间交互式转型的重要部分。实现媒体交互，重点是统一信息用户在各信息服务平台的账号，并为用户建立绑定账号的个人数据库。档案部门可以运用QQ、手机通讯等社交平台现有的客户群体，允许用户使用QQ、手机号码或其他一个常用的账号来登录档案部门的信息服务平台，用户在登录不同的平台时，都可以看到自己收藏或分享的内容。此外，媒体平台间互相设置链接，通过在各个平台建立其他平台的超链接，可以使用户可以随时在不同的新媒体平台之间交流，发展共同的用户[3]。

4.加强融媒体文档利用工作的技术保障

4.1 融媒体为转型的准备工作提供技术咨询。融媒体对社会生活方方面面的渗透，对档案部门了解社会需求，规划交互式档案信息服务的功能模块具有很大的帮助。

手机媒体、网络媒体等因为其强大的互动性和便捷性，发展出了数量庞大的用户群体，而又因为融媒体的开放性与参与性，吸引无数用户通过融媒体参与到社会生活各方面的讨论中来。以数字电视为例，数字电视利用双向信息传播技术，吸引用户参与到节目的互动，甚至针对某一节目，给用户提供多个可选择的结局。这种对虚拟生活的选择，恰恰反映了用户的隐性爱好与需求。融媒体利用这个特性，储备了大量的信息资料和知识经验，这些数据以及数据的分析结果，可以为档案信息服务交互式转型过程中出现的以及可能出现的问题，提供综合性的数据及解决对策[4]。

4.2 融媒体为转型的实施过程提供技术保障。融媒体和传统媒体一样，都是交流、传播信息的工具和渠道，也是各类信息资源的载体。融媒体在信息即时传播、双向交流方面的独特优势，保障了档案信息服务交互式转型过程中，档案信息资源、档案工作人员和利用者的无障碍沟通。交互性是融媒体的最大优势，也是对于实现档案信息服务交互式转型最有用的特性。融媒体中的网络媒体可以轻易实现用户和档案人员之间的即时交流，提供恰当的档案信息服务，其成交的可能性极高。数字电视则采用双向信息传输技术，增加了交互能力，赋予了电视许多全新的功能，为实现档案信息服务的交互式转型提供了新的途径。数字电视技术在档案信息服务中应用，可以为用户提供更大的自由度，更多的选择权，更强的交互能力。

4.3 融媒体为交互式信息服务提供技术维护。档案信息服务实现交互式转型之后，档案部门会具有多个融媒体信息服务平台，例如手机APP、档案网站、档案数字电视节目等，这些信息服务平台，面对不同的信息用户，可以收集到不同类别用户的信息需求，也可以扩大档案馆藏的收集来源，如果整合从各类媒体收集到的信息，并实现不同媒体之间数据的交流，则十分有利于档案信息服务范围更加全面，是实现档案信息服务交互式转型的重要部分[5]。

手机媒体、网络媒体和数字电视，都是档案部门和档案信息用户可以实现沟通的渠道。档案信息服务的交互式转型，可以借助手机媒体以及微博、微信、QQ、网站等现有的社交平台来展开，既可以节约技术开发的经费，又可以利用微博、微信、网站已有的用户群体推广档案信息服务，改变档案信息服务的模式，提升服务质量，还可以为档案信息用户提供便利。