学校档案管理中服务意识的有效强化方法

张 岩

（朝阳师范高等专科学校，辽宁 朝阳 122000）

学校档案是保存学校各类文件资料的总称，档案管理工作也是学校运营管理中重要的工作环节之一，档案管理工作的质量对于维护学校的基础建设有着关键性的意义。在学校的经营过程中会留下许多宝贵的信息资源，这些信息对于学校未来的文明建设而言十分关键，因此，学校的档案管理工作也成了学校发展建设中的重要工作环节。学校内储存的档案种类有很多，档案管理人员应当深刻认识到档案中的不同种类，对于档案信息要及时进行更新处理，如果档案内存在着许多无用的信息，要及时进行分析清理，这样才能更好地留存住关键的信息，为学校的整体服务建设提供更好的条件，创建一个学校发展的良好的局面。对于当前的档案管理工作而言，最重要的是深化档案管理工作，强化学校管理人员的工作意识，设置好全面的硬件设施，将信息化技术应用在档案管理工作中，提升整体的管理效率，强化管理人员的专业素养，让他们用更加优质的品格与专业能力提升档案的管理效果，让更多信息资源能够服务于学校的建设，开创档案管理工作的新局面。

一、学校档案管理工作的重要性

随着人口数量的增多，我国整体的教育水平也得到了大幅度的提升，各个学校的规模也在不断扩大。学校在发展过程中留下了许多珍贵的发展资料与历史文字，人类的记忆是非常有限的，它只能记住时间较短的事件，而学校的发展过程往往不是通过人类的记忆便能全部记住的，需要利用文字来记录下学校在发展过程中遇到的各类事件，这样才能真正地体现学校的历史底蕴。除此之外，学校中还记录了各项教学工作留下的宝贵资料，这些资料与教学活动息息相关。为了保证整体的教学质量，为未来的教育工作明确方向，应当做好资料的保存工作，这样才能够让学校的教学资源更加丰富，为未来的教学课程开展提供更多的参考资料。在此背景下，学校档案的管理工作承担了记录学校各类信息的重要职责，不仅需要记载着学校建校以来发展过程中所面临的各大事件，还需要记录学校中各项教学成果。学生档案、教师履历等信息的数量正在逐年增加，而面对日渐复杂的档案管理工作，也有了新的管理方法进行应用。现代科学技术的发展让各项资料处理工作变得更加完善，提升了整体的工作效率。档案管理工作作为一项信息处理类工作，利用信息技术能够进一步强化管理效率，让更多信息资源能够实现快速整理、完整记录。传统的学校档案大多数是通过纸质记录的，不仅占用的空间较多，而且在教学的过程中非常容易发生损坏，当前利用信息技术完善的档案管理工作流程则避免了这些问题的发生，让档案工作打下了稳固的根基，即使面对更多的信息资源也能实现有序记录、有效储存。在这种管理工作逐渐完善的过程中，学校的发展历史也能通过档案得到更加久远的流传，很多学校所经历过的大型事件可以通过学校的档案管理系统进行查询，重展当年风貌[1]。

二、当前我国学校档案管理中存在的问题

1.学校对档案管理工作重视度不足

部分学校的领导受到传统观念的影响，尚未意识到档案管理工作对于学校发展的重要性，这导致档案管理工作很难真正地提升整体的工作质量。由于重视度不足，部分学校的档案管理工作并未安排专人进行管理，一些档案管理人员是兼职的，受到学校工作风气的影响，他们对于档案管理的整体效率也有所不足，很难认真地秉持原则进行工作，在学校要求上交档案信息时，也很可能因工作的疏失导致上交信息不足，材料整体并不健全，让学校的各项工作难以开展。管理人员对于档案管理工作的认识度不足，也无法及时意识到档案管理工作的重要性，在日常工作过程中无法对档案的安全进行有效监管，这导致学校档案面临着泄漏的风险，一旦因疏忽丢失档案信息，学校将会面临着较大的损失。学校的档案部门储存着许多珍贵的信息资源，如果管理人员并不对这些档案资源进行重视，很可能让学校面临经济损失，对学校的发展产生较大影响。由于部分学校对于档案管理工作的忽视，不会为档案管理工作投入更多的资源，档案管理工作的资金不足，设备普遍比较老旧，这导致档案管理工作无法跟随社会经济的发展迎来变革。随着学校的不断发展，档案管理工作的任务量也越来越大，如果无法及时变更工作形式，利用新型的技术强化管理工作的水平，很难保证档案管理工作能够跟随上学校的发展，很可能因资源的不足导致档案管理工作发生重大的失误，为学校的整体基础建设带来极大的不便[2]。

2.学校档案管理的硬件设施较差

由于部分学校的相关领导对于档案管理工作的重视度欠缺，这导致许多档案管理人员仍然采用传统的档案管理方式进行档案服务管理。而当前的人口数量不断增加，学校的发展速度也得到了提升，面对剧增的信息资源，档案管理工作也处在了一个十分关键的位置，档案管理人员的工作量进一步加大。传统的档案管理模式已经无法满足学校剧增的信息流量，因此，档案管理工作迫切需要形式上与硬件设施的改革，这样才能强化整体的工作效率，让更多信息资源得到及时的处理，然而当前许多学校的档案管理硬件设施较差，无法满足现代档案管理工作的需求，这导致档案管理工作存在着许多不确定因素。陈旧的档案管理方式已经不能满足现有的档案资源管理，学校应当调取更多的资源配备相应的硬件设施，这样才能强化整体的档案管理效率。这些学校的档案管理工作迫切需要更多资源的投入，需要进行技术上的革新对档案进行集中管理，让档案能够更加长期地储存在学校的档案系统中[3]。

3.学校档案管理人员的专业素养不足

由于很多学校的领导对于档案管理工作不够重视，导致学校的档案管理工作人才紧缺，一些学校的档案管理工作是通过教师与学生进行兼职完成的，在这种情况下，档案管理人员无法承担起档案信息资源处理的责任，也无法真正寻找到档案管理工作中存在的问题，导致部分档案管理工作会出现比较大的失误，影响了学校的整体发展进度。在目前学校档案管理工作中，管理人员的专业素养不足已经成为了影响档案工作改革的主要问题之一，即使部分院校重视档案管理工作，不再让教师进行档案管理，在学校的档案管理部门安排专门的管理人员进行操作，但是这些档案管理人员有一些是并不具有专业素养的，甚至部分人员尚未经过专业能力的培训便要上岗，这种情况下，依旧无法提升档案管理工作的工作效率。随着学校发展速度的加快，学校档案管理工作量也逐渐增多，学校的档案管理部门迫切地需要引进新技术来变革工作形式，而档案管理工作人员的素质不足，成了影响档案部门改革的重要因素之一。一些档案管理人员习惯了过去的档案管理方式，对于新型技术的引用很难接受，依旧采用传统的档案管理流程进行操作，这种方法的效率低下，很难满足现有档案的信息量处理。只有采用新型的管理方式，才能真正地提升管理工作效率，然而这些专业素养不足的档案管理人员，无法熟练地应用新型的档案管理设备，这导致档案管理效率始终无法提升[4]。

三、学校档案管理中服务意识的有效强化方法

1.强化学校对档案管理工作的重视程度

为了进一步提升档案管理工作质量，校方领导应该重视档案管理工作，因此，档案管理中的服务意识有效强化方法，首先应该让校方领导与管理人员从根本上转变自身的传统观念，将更加完善的管理策略落实在行动当中。只有这样才能调配更多资源完善档案管理服务，让档案部门与档案管理人员充分配合，展现工作的有效性，同时也要求学校的其他工作人员强化自身档案服务意识，这样才能做到全民监管，保证档案信息的安全。学校应当加强档案管理服务意识的宣传，让更多人了解到档案管理的对于学校发展的重要性，相关管理人员更应当以身作则发挥自身工作职能，用自己的实际行动强化整体管理质量，让学校能够拥有更加全面的信息资料。严格立下绩效考核制度，让更多人能够受到制度的监管，明确自身的工作责任，强化自身的工作能力。学校也应当定期组织档案宣传管理会议，利用会议加强各个部门对于档案管理信息的认知。利用档案中的各类信息为学校的管理提供明确的支持，明确自身职责，提高学校整体工作效率[5]。

2.提升学校档案管理工作的信息化服务水平

随着我国科学技术的不断发展，信息化技术已经被广泛应用在各行各业之中。教育事业也在信息技术的推动下迎来了全新的发展机遇，在学校的各项工作中都少不了信息技术设备的身影，而管理工作作为学校记录信息的主要部门，也应当利用信息化技术强化自身的服务效率，让管理工作迎来新的突破，传统的档案管理模式，大多数是用纸质文件记录各类信息，这种方法效率较低，而且储存不变会占用较多的空间，而利用信息化技术进行档案储存工作，不仅能够简化档案记录流程，还能够实现永久性储存，只要利用计算机设备便可以将档案信息进行储存和调用。但是由于部分院校对于档案管理工作的忽视，很多时候不能全部购入档案管理工作所需要的硬件设备，这给档案管理工作的服务与发展带来了阻碍。因此，应当加强领导对于档案管理工作的重视，投入更多的资源完善学校档案管理工作的各项设备，购入计算机设备，聘请专业人才创建属于学校档案的管理网络，使更多档案信息资源能够实现高效储存，使更多储存在档案内的信息能够高效地利用起来。只有这样才能真正地提升学校档案管理质量，让档案管理的工作更符合现代社会的发展，提升整体的工作效率[6]。

3.提升档案管理人员的专业素养

由于部分学校对于管理工作的忽视，大多数并没有配备专业的档案管理人才，一些学校的档案管理工作都是由教师或者学生带兼任的，在这种情况下，档案管理工作的职责划分并不明确，而且兼任的教师与学生也不能完全承担起档案管理的职责，更无法对档案的信息进行严格监管，这导致档案管理过程中可能会出现许多问题。为了避免这种问题的出现，应当提升档案管理人员的专业素养。首先，学校应当聘用具有档案管理专业能力的人才，让他们进行档案管理部门的统一规划，设立完整的管理制度。其次，要组织学校内的档案管理人员进行系统性培训，通过培训强化他们的工作职能，让他们能够了解到自身的工作职责，强化自身的工作能力。除此之外，还应当进行信息技术培训，信息化技术的广泛应用已经成了档案部门的必然趋势，档案管理人员有必要学习信息技术能力，利用自身的工作能力提高整体的工作效率。除此之外，学校也可以建立科学的奖惩制度，对于表现突出的档案管理人员进行奖励，让更多人拥有竞争意识，提高自身的工作能力[7]。

结语

综上所述，随着社会文化建设的逐渐深入，各类信息资源的储存工作会更加繁琐，在当前的档案管理工作环境中，因为信息技术的广泛应用，整体的工作效率迎来了突飞猛进的发展。学校为了更好地适应社会发展的速度，也应当加强学校档案管理工作质量，针对学校内遗留的各项信息资源进行全面整理，采用更加有效的措施解决档案管理中存在的问题，让档案管理工作迎来全新的发展机遇。无论是加强档案管理工作的重视程度，还是注重档案管理人员的专业素养提升，都能对学校的档案管理工作有着积极的推动作用。在档案管理工作中，专业素质是管理人员需要的服务意识，也是档案管理工作必须据需具备的品质，档案管理工作包含着学校各类信息资源的整合工作，如果管理人员重视度不足很难让学校的各项决策工作能够得到信息的支持，因此，应当强化学校档案管理效率，提升整体的档案管理服务化水平，利用信息技术让档案管理工作迎来新的发展[8-10]。