计算机技术在医院档案管理中的应用探讨

陈 蔚

（济宁市兖州区人民医院，山东 济宁 272000）

在医院发展过程中医院档案是一种极其重要的资料，记录了医院各项医疗活动的开展情况，包括科研、教学以及管理工作所产生的信息，展示了医院的发展历史，是医院不可缺少的重要财富和资源。随着我国医疗服务质量的不断提高，医院每日所需要接收的患者数量持续增加，所产生的档案信息规模也有所扩大，增加了档案管理工作的压力。通过信息化的档案管理手段能够将线下管理工作转移到线上，优化档案管理流程，扩大档案信息的存储容量能够保证档案数据的完整性以及真实性，后续档案信息的应用有着重要的影响。医院应当对计算机技术进行合理开发，在档案管理系统中融入不同类型的计算机技术，不断优化管理工作。

一、计算机技术在医院档案管理中的应用意义

1．加快资料数据的查阅速度

在利用计算机技术后可以更加快速地查找到电子化档案资源，提升数据的查找速度，避免出现档案资料查找时间过长的现象，对于档案信息服务效率的提高有着重要的促进作用。以往纸质档案虽然对其进行了分类，但是由于所涉及的档案资料信息过多，在查找过程中需要进行长时间的人工查找，这会影响档案应用效果。特别是现阶段对于档案管理工作效率的要求有所提升，各个部门对于档案信息的需求量增加，传统的管理模式已经难以满足档案应用需求。利用计算机技术可以针对档案信息检索系统进行优化和调整，相关人员只需要进入档案系统中输入相应的关键词即可查找到自己所需要的信息内容[1]。不同部门对于档案信息均有一定的使用需求，计算机技术可以改变以往由档案管理人员进行统一查找的问题，其他科室人员均可在获得系统权限后完成信息的查找。通过该种模式可以方便医院内部不同科室部门的信息传递，有利于提升医疗服务效果和质量，加强档案信息管理效果。

2．保证档案信息完整性

纸质档案在管理过程中会对其管理环境进行控制，如定期通风、清扫，保持存储环境的干燥性。但是纸质档案资料的保存时间仍然有一定限制，会出现受潮或者纸张老化的现象，这会给档案信息的完整性造成影响，容易出现信息损失的问题。在医院内部包含较多珍贵的档案资料，对于医疗研究活动的开展有重要意义和影响，必须要确保档案信息的完整性，才能够为各项活动提供基础保障。通过计算机技术的使用能够将纸质档案信息进行数字化转化，将其以电子的形式转移到云计算平台上，可以有效避免电子信息在存储过程中出现丢失的现象。

3．提高档案管理效率

计算机技术的应用优化了档案管理手段，提升了管理效率，减轻了档案管理人员的工作压力。在进行信息传递和共享时不需要档案管理人员将纸质资料转交给其他人员，可以选择硬盘、光盘、云盘或者线上平台等方式进行信息共享，并且提高了信息共享速度，可以让其他人员在第一时间获取档案资料。医院档案资料涉及到的类型较多，如患者诊疗资料、医院科研资料等，在档案信息收集过程中难免会出现信息丢失的现象，可以利用线上填写的方式对档案信息进行修改和补充，保证后续档案管理活动的有序推进，提高了管理效率[2]。

二、计算机技术在医院档案管理中的应用问题

1．档案管理队伍素质有待提高

在进行档案管理过程中医院内部的管理人员存在素质有待提升的问题。以往在医疗改革过程中更加重视对医务人员的综合素质，强化医疗队伍的综合能力，忽略了对档案管理人员进行培养，管理人员综合能力、职业素养均有待提高。一些管理人员普遍缺少计算机技术应用意识以及应用能力，无法对计算机技术进行合理应用，影响了档案管理系统的改革进程。目前，部分管理人员只是会将档案信息在电脑上进行登记，没有重视对档案信息的内部价值进行挖掘和开发，难以充分发挥档案信息的价值。作为档案管理人员也没有形成良好的服务意识，只是认为自身的工作是对档案信息进行存储和分类，未认识到自身的工作价值，会影响到档案管理工作的服务效果。

2．档案管理系统功能不完善

医院已经开始针对档案管理工作开始建设档案管理系统，然而现阶段档案管理系统建设过程中存在着一些问题，缺少完善的功能体系，无法满足具体的工作需求。在管理系统中只是重视设置存储系统，并且不同科室之间的档案管理系统没有得到有序整合，在信息化管理过程中仍然存在着信息孤岛的问题。医院没有重视对档案管理系统进行不断的优化和调整，在使用过程中经常容易出现卡顿或者信息上传速度慢的现象，影响了系统的应用效率[3]。

3．信息化管理存在安全隐患

医院电子档案需要存储在云端空间上，虽然能够保证档案的完整性以及存储时间，但是极其容易受到外界风险因素的影响而出现安全问题，一旦档案信息泄露很有可能会威胁到患者的隐私安全。网络有众多的木马或者病毒，会通过各种不同的方式给大家信息系统造成威胁，频繁的攻击很有可能会出现系统出现崩溃的现象，从而导致信息受到破坏。除此之外，个别人没有形成正确的工作意识，在工作过程中会将自己所接触到的档案信息散布出去，从而造成隐私泄露的现象。

三、计算机技术在医院档案管理中的应用策略

1．加强档案管理队伍综合能力

档案管理人员的自身素质对于医院档案管理活动而言有着重要的影响，应当重点针对档案管理人员进行培养。第一，对现有管理人员进行定期培训。在培训时应针对档案管理系统的应用技术进行培训，让管理人员能够了解计算机技术的应用方式，可以对档案管理系统中的各项功能以及相关技术进行有序使用，保证管理人员的专业技能符合未来医院档案信息化管理的发展趋势。电子档案在应用过程中还存在一定的法律风险，因此应当将法律知识作为重点的培训内容，保证管理人员可以依照法律要求对电子档案进行合理使用。第二，强化管理人员服务意识[4]。电子档案是为医疗活动提供服务的重要手段，因此应当让管理人员形成良好的服务认知，认识到自身所承担的责任，能够在工作中主动做好服务，形成爱岗敬业的精神理念。医院可以组织榜样宣传活动，挑选优秀的档案管理职工作为学习模范，利用榜样的作用带动其他职工不断提高自身的工作能力，在医院内部形成良好的工作风气。第三，不断吸引新的工作人员参与到档案管理队伍中，为档案管理工作提供源源不断的人力支持。新型人才具备新的理念和新的技术应用能力，能够和经验丰富的档案管理人员形成合作机制，不断提高管理队伍的工作能力。

2．对档案管理系统进行功能优化

2.1 对各项档案系统进行整合

在医院内部拥有各类不同的档案管理系统，应当重视对档案系统实施整合处理，这样才能够对各类档案信息进行连接，将信息进行综合，形成互联互通的管理模式，有利于对档案信息进行收集和应用[5]。例如文书档案、人事档案、病历档案以及电子健康档案等，其中很多档案信息都有着紧密的联系，如在人事档案中某个医师的个人工作情况和患者病历档案之间有着一定的关系。通过对系统进行整合后能够将有关某个医师的所有档案信息全部搜索出来，从而进一步对医师的工作能力进行评估，有利于为人事绩效考核工作开展提供有效数据参考。作为档案管理人员应当重点针对档案系统的功能进行挖掘和整合，进一步提升档案信息的应用价值，不断推进医疗改革活动的进程。

2.2 合理利用大数据技术

第一，大数据技术的引进可以在短时间内对大量的数据进行收集和分析，提取出数据背后的价值和规律，可以将档案数据的分析结果以更加直观的方式展示给管理人员，以此来结合档案结果对医疗服务模式进行调整。例如，医院可以针对患者的档案数据实施集中分析，特别是针对慢性病患者，应根据治疗档案数据分析慢性病的发展趋势和发展规律，针对不同类型的患者制定管理计划，为患者个人身体健康提供重要保障。第二，自动整理和归纳档案数据类型。大数据技术可以对数据进行集成处理，电子档案内所包括的数据包括就诊记录、治疗数据、药物数据、病理检查、科研资料等各类数据，大数据技术会对这些数据进行分类和评估，自动完成数据整理。通过该种方式能够减轻数据整理的难度，同时也能够为之后档案信息的检索和查找提供帮助。最后，形成统一的档案数据管理平台，可以由各个医院进行联合构建统一的档案数据管理平台，针对患者的电子档案信息进行整合，落实健康中国战略，可以对患者在不同医院接受诊疗活动的数据上传到系统中，不需要患者在不同医院反复建立健康档案，提升了电子健康档案的便利性。医务人员需要提取健康档案时登录系统即可查找到，了解患者的过往病史和治疗经历，从而为患者提供更加合适、优质的医疗服务。

2.3 定期对档案管理系统进行维护

电子化档案管理系统正在各个医院内进行建设和完善，但是仍然有较多系统处于不成熟的阶段，容易出现系统崩溃的问题，影响档案管理活动以及其他医疗活动的开展[6]。面对这种问题应当定期针对档案管理系统实施维护，由专业的技术人员分析档案管理系统中是否存在安全问题，及时查找都存在的Bug或者安全隐患，做好处理措施，确保档案管理信息系统的有序运行。定期对系统进行升级和更新，结合档案管理工作需求对功能进行拓展，满足不同科室对于档案信息的使用需求，优化信息化档案管理流程和管理模式。

3．对医院档案管理系统实施安全保护

针对网络外部存在的众多安全隐患风险必须要重视采取有效的安全防护措施，避免电子档案的信息受损，防止信息化档案管理系统出现崩溃的问题。首先，使用入侵检测技术。入侵检测技术是较为常见的安全防护手段之一，其中有各种不同的功能。第一，威慑功能。针对发现的行为会提出警示的信息，使其能够主动退出计算机系统。第二，检测功能。检测不良行为的具体出现原因以及严重程度，为后续不良行为处理措施的制定提供数据支持。第三，响应功能。检测到非法行为后会及时进行预警和响应，使后台能够了解到入侵行为的基本信息，能够及时采取措施进行防范和处理。第四，损失评估功能。如果没有及时对入侵的行为进行处理出现了损失现象，则该技术也可以针对损失情况进行评估。其次，规定不同人员的使用权限。根据不同工作岗位对于档案使用的需求设定相应的权限，利用身份认证技术避免其他外界人员对档案信息系统进行调整和修改。常见的认证技术包括指纹认证以及密码认证，相关人员应当结合具体的条件选择合适的认证方式。

4．制定合理的信息化档案管理制度

在实施信息化档案管理时应当明确合适的管理制度，这样能够为管理活动的开展提供有效的引导，保证档案管理活动的有序推进。首先，针对档案信息化建设工作的要求、标准、流程和重点进行分析和明确，完善制度内容，引导信息化管理体系的有序建设。通过全面化的管理制度内容能够为管理人员工作活动的开展提供指导，避免档案管理模式突然转化而引发工作问题。其次，确定不同管理人员所承担的责任。在管理制度中应明确不同人员的所需要承担的职责，如果在档案管理过程中出现信息泄露、信息丢失或者数据存储不及时的问题，应及时进行责任追究。通过该种方式能够有效强化管理人员的责任意识，主动落实管理要求，确保信息化管理要求能够得到落实。最后，制定激励机制，针对提出创新性电子档案应用的管理人员提供适当的奖励，能够调动管理人员的创新意识，可以主动对系统的应用功能进行拓展和丰富。

结语

计算机技术在医院档案管理中具有较强的应用意义，可以加快资料数据的查阅速度，保证档案信息完整性，提高档案管理效率，充分发挥档案信息的价值，为医院医疗改革活动的开展提供重要的保障。但是在应用过程中档案管理队伍素质有待提高，没有认识到数字化管理的意义，也难以对各类计算机技术进行合理应用，也未针对档案管理系统功能进行完善，信息化管理存在安全隐患，影响了信息化管理工作的持续推进。为此，医院应加强档案管理队伍综合能力，对档案管理系统进行功能优化，对医院档案管理系统实施安全保护，充分发挥信息化档案系统的功能和作用。