解析大数据时代公立医院档案管理工作创新思路

2022-12-07黎彦

中文信息 2022年6期

黎彦

（萍乡市人民医院，江西萍乡 337000）

引言

传统公立医院的档案保管工作发生了极大程度的改变，而传统的档案保管工作也已经很难适应现阶段公立医院工作人员对档案保管工作的真正需要。如何把传统的档案保管工作真正地和现代互联网信息技术有机的融合起来，促进互联网背景下公立医院档案保管工作的现代化进展，成了目前互联网时代公立医院档案保管工作发展的必然走向。

一、大数据时代公立医院档案管理工作的特点

大数据管理技术的运用，为填补新时代发展背景下公立医院档案保管工作中出现的缺陷而创造了机会，不过，就目前国内的大数据管理技术在档案保管管理工作中的运用而言，这一技术手段对档案保管管理工作的影响却具有相当明显的“双刃性”。大数据管理技术在档案保管工作中的运用，可以有效增加原有公立医院档案保管工作的信息容量，同时提高与原有档案管理环节信息系统的交互性水平。

大数据管理技术在档案管理工作中的运用，可以在一定程度上发现档案蕴藏的巨大资源价值，从而促进档案的有效利用与资源共享。在大数据管理时代下，通过大数据管理资源库的有效运用可以实现在一定区域内资料的交换与资源共享，这一模式既能提高档案的利用效果，也可以进一步发现有限档案中蕴含的无穷力量，从而带动中国医疗产业的蓬勃发展，并给中国广大的患者带去更多的福祉。在大数据管理技术为传统档案保管工作发展提供便利的今天，在这一技术使用过程中所蕴藏的安全风险也就日益地凸显了出来，一些公共医疗机构档案管理工作中出现大数据泄漏，从而导致了公立医院档案内容的泄漏，也同时限制了这一技术的进一步发展[1]。

二、公立医院档案管理工作的问题

1．对档案管理工作重视程度不足

自改革开放之前，中国公共医院内部便有档案管理的传统，现在这一管理工作已经开展了几十年的时间。在过去数十年档案保管事业蓬勃发展的历程中，由于时间的变迁公立医院现实的档案保管方式观念也在潜移默化地进行着改变。不过，也就是由于这一固有档案保管方式观念的影响，使得在实践公立医院开展活动中档案保管业务的社会关注度一直保持着不足的局面，影响了现实档案保管业务的实施成效，同时出现了数据资料浪费问题。

2．专业人才不足

从全国公立医院档案管理岗位人员构成来看，总体人才水平参差不齐，特别是一些三四线城市的公立医院人员。同时，由于档案保管工作属于公立医院的非一线部门，档案保管部门在公立医院发展中可以共享的资源和利益相对较少，降低了医院档案保管成本，档案工作对专业档案管理人才的吸纳也影响了这部分管理工作的改革与创新。

3．医院档案管理思想落后

受公立医院固有的档案管理思想的影响，一些公立医院的档案管理仍处于相对简单的管理状态，忽视了档案自身的科学性和指导价值，同时影响了档案在现实医学发展中的有效利用，这不仅削弱了档案保存的实用价值，也制约了档案工作的蓬勃发展[2]。

三、大数据时代公立医院档案管理工作的创新思路

1．切实提高档案管理人员的整体素质

在新医疗改革背景下，现代性、科学性、规范性的档案管理实际工作，必须由一个具备专业化的档案人员管理队伍来承担组织与推动。所以，公立医院可根据院方实际状况制订相应的档案管理培养方案，通过对档案保管工作人员开展知识和技术的教学和训练，提高档案保管工作人员的素质。

公立医院可在内部举办一些关于文件保管理论和档案管理技术的专题讲座，培训院内人员的归档意识和保管技术；对外，公立医院还可以采取“走出去”的理念，与第三方咨询服务企业进一步进行行业协作，认真学习国内企业和海外领先完善的医院档案管理服务模式，让医院档案管理人员在中国沿海最优秀的公立医院学习领先的科学管理技能、规范化的业务管理知识，并把所学的理论内容和实践操作融会贯通，进而带动公立医院档案保存管理工作的不断创新发展与优化提升。

做好档案管理工作是公立医院日常管理的一个关键工作，因为医疗档案承载着全院的各种记录信息，如已归档的病历则承担着前来就医的人员详细记载、人事档案则记录了与院内往来的人员情况以及调度记录等，因此它能够为公立医院的决策者提供合理的信息基础和保证。具体而言，档案保存各项工作的效果直接关联着公立医院的各项工作水平和质量，是公立医院日常各项工作的基础。公立医院资料保管人员能够利用业务端采集、整理、分类医疗卫生、人事管理领域的档案资料，对全院的各项操作情况进行规范、考核、监控、检验，从而达到医院信息化的档案保存方式。

纵观以往的档案保管管理工作经验来看，如果管理者与员工们对档案保管管理工作的关注程度是保证今后相关思路实施的关键保证，那么为了实现在大数据管理时代下公共诊所档案保管管理工作的蓬勃发展，就必须从提高各从业人员、管理者们对这一管理工作的关注程度开始，让其可以更为积极地投入到实际档案保管管理工作当中，并以此提高自身这一管理工作的有效性与准确度的同时，也促进公共诊所实际档案保管管理工作得到更良好的发挥。

2．转变原有档案管理工作模式

在大数据分析时代发展的背景下，全面改革公立医院传统的档案管理，将是推动公立医院未来全面发展的必然趋势。例如，在这一环节中，现在提出管理者可以逐步从原来的“数字化为主体”模式转变为“统计为主体”模式，优化原始档案中以数字化方式呈现的信息内容，赋予这一部分统计方法，信息内容更加现代，从而帮助管理者更好地管理这种高度数字化的文件内容，从而按照可追溯的工作目标逐步实现文件管理工作流程中的文件数量，确保归档数据的准确性和真实性[3]。

3．挖掘档案管理蕴藏自身价值

就公立医院档案管理的工作内容而言，往往包含着更有价值的自我价值。因此，在档案管理的实际实施中，管理者应着眼于档案所蕴含的价值，使未来的使用者能够根据自己的需要，更方便、更有效地利用档案，从而在未来经济发展的背景下，实现档案保管管理的进一步创新和发展，为进一步优化我国公立医院档案保管管理工作奠定了基础。例如，在这一环节，管理者应改革原有的封闭式管理模式，将传统的封闭式管理理念一步一步地纳入信息公开、服务社会的管理方向，让更多的人能够自由使用档案数据，以促进中国医疗业未来的蓬勃发展[3]。

4．构建现代档案管理工作平台

在大数据管理时代下，为了达到良好的档案保管管理工作成效，管理者们应该贴合公共医院管理的发展需要，有针对性地构建可以进行数据分析、文档等多方面融通的信息化建设管理平台，利用这一网络平台的功能可以很大程度上提升档案保管管理工作效率，在减少了档案管理人员归档整理强度的基础上，进一步促进公共院内档案保管管理工作的健康发展。例如，管理人员们可以根据自身公立医院档案保管管理工作的发展需要，建立集约化的信息管理网络平台，从记录环节便开始需要记录者们根据相应的文档记录规范加以录入，并以此保证日后归档整理、使用的效率。

5．全面提高医院管理者与各级管理人员的管理理念

现代化、科学化、规范化的管理理念，是做好全院归档管理工作的重要基石。所以，首先要提高院内管理人员和档案管理工作人员的规范化管理工作意识。同时，医院在平时的管理工作中，要做好院内各机关的归档宣讲管理工作，提高各部门、各环节有关工作人员的归档意识，让使每一个有关工作人员都能主动地为做好院内的档案管理工作而献计献策。使大家都意识到，做好档案管理工作关乎医院的进步和发展。人力资源档案是公立医院人力资源的基本数据库，为公立医院科学合理利用、配置人力资源提供了基础，所以在宣传的过程中，要让医务人员深刻意识到人力资源档案和本人健康有着密不可分的联系，直接关系到自己在医院事业上的发展前途，争取全院干部职工对档案保管现代化、科学化、规范化发展的大力支持。要充分运用各种时机，通过开展有关档案保管的专题讲座、创新性专题会、学术论文撰写等各种方式和活动多种形式，来加强人才意识的培育，为今后开展有关档案保管的现代化、科学化、规范化发展和创新活动奠定了扎实的基础[4]。

6．多举措并施，实现档案规范化管理

公立医院的存档信息管理资源众多，涵盖了人力、财会以及医疗等多种业务部门。要想有效地开展存档标准化的管理，公立医院就必须建立健全归档整理与保存制度，并做好管理知识储备和专业技能训练，多种举措必须共同实施。同时，档案管理人员也要根据当前的医疗行业情况与档案管理实际状况，建立一个适合于本单位的企业档案管理机制，以促进医疗人力、财会、医疗设备等的档案管理、发展和使用。如首先在规范人事档案管理制度时，规范从制定到实施都必须遵循有关规范和法规执行。其次，在开展党员干部人事档案材料采集工作时，也可参照《党员干部人事档案材料收集归档规范》，通过经常性、定时、集中查阅等相结合方法，及时更新干部人事档案资料，以满足党员干部最新的工作需求。

7．加大对医院档案硬件设施的投入

传统的档案保管模式，已无法满足现代经济社会的发展条件与需要，不但对人力投资过大，而且工作效率低下，对每年的归档统计管理工作造成了较大困难，费时费力，准确率也不高。因此，档案工作者必须要打破旧的传统管理思路，积极选择有利于归档保管的新式办公软件，切实达到文档与资源数据共享，从而让人们足不出户就能够在网络上找到自己所需要的资源，简便快速，准确率较高。这就要求我们必须在归档保管流程中加强软硬件投入，以提高电子互联网信息化管理水平，从而建立系统化、信息化的归档保管流程，完善实体文档和电子信息类文档的保管工作。至于档案资料的利用与借阅，也需要有信息化的资源管理系统平台，可以做好外借与归还的电子记载，这样缩短了档案资料的流转时限与统计流程，还可以更及时正确地保管好档案资料，从而大幅度地提高档案的利用效果。

8．加强档案信息化管理，提升档案利用率

公立医院的档案囊括了整个医院存在与发展过程的每一阶段，以及日常管理工作的重要病案材料，还包含了基本设备建设档案、财务办公档案、人力资源档案等，这些重要病案材料与信息可以更加真实地反映整个医院存在与发展过程，是医疗发展、学科建设、日常管理等工作的重要材料，也能够为公立医院的宣教工作提供更多的信息和数据支持。

在新时代背景下，加强档案信息化管理工作依然是包括医院内部的各企事业单位档案管理工作发展和革新的重点。常规的档案信息化管理方法，除改变了传统的纸质文档的保存、录入和管理方法以外，还间接地增加了文档的效率，从而突破时限和空间约束。同时，医院管理层在开展档案信息化变革工作的同时，还可把各职能部门和业务单位之间的文档信息系统连接起来，从而使得文档主管单位能够有效使用与信息系统同步的信息资源，开展文档的管理。比如，通过建设人事档案资料管理系统，利用网络技术和电脑硬件等手段完成对人事管理统计的收集、分类、管理等各种功能，快速地为医院管理层提供符合要求的员工信息，为医疗人才队伍的建设提供预测依据。

9．优化教学研究工作

医疗科研始终是医院事业的重要部分，特别是在新医学变革的大历史背景下，医院要想进一步提高自身的科研水平和服务质量，并取得更多的新医学科研成果，就必须参照与利用众多的医疗案例与资源。而医院在开展临床护理以及日常的人事管理、行政等管理工作中也会形成一些信息与文书的资源，而这些文书经过分类存档后，将形成医院新的标准文档。公立医院的档案既展现了公立医院发展历史，也可以作为公立医院平时的教学管理工作、人员调配等基础工作资料，为公立医院的业务发展、教学科研工作奠定良好的信息基础。同时，通过加强档案管理，可以进一步了解档案内涵，从而提高档案利用率[5]。