协同办公自动化优化升级应用研究

范建勇

中国地质科学院水文地质环境地质研究所 河北 石家庄 050061

引言

随着业务的不断发展，建设一套协同管理系统，实现信息沟通、授权、请示、汇报、审批、智能表单、公文管理、知识管理、移动应用等多种应用功能及技术势在必行。在办公系统整体规划上，协同办公系统通过独立部署，建设目标主要分为办公基础应用的管理应用、系统基础管理平台，移动审批管理系统。这3个部分技术成熟、插件规范、二次开发接口等与外部各种信息系统可实现多种层次的信息集成和应用整合，同时3个层次之间在功能上也是相辅相成、互为补充，消息安全等机制贯穿始终。

1 协同办公系统需求分析

通过协同办公系统建设，全面改造原有的公文处理功能，实现公文电子化和研究所内公文全面流转。从公文流程的起草、审核、会签、签发、登记、批阅、传阅等，可实现对公文流程的自行配置，公文管理建成以后主要实现发文管理、收文管理、公文档案3个模块，并提供公文管理的相关辅助功能。通过对制度的梳理并与原有管理审批的整合，实现研究所内审批流程电子化，可实现多种职能的垂直管控、跨地域的横向业务快速协作和审批，实现日常办公中领导下达和交办的各项工作任务的计划、创建下达、跟踪督办和统计查询管理，加强日常工作任务完成的计划性和协调性，从而明确责任、提高效率，促进各项工作的高效完成[1]。协同办公系统建成以后，通过组织模型建立、用户基本信息建立、权限配置、配置信息、日志信息、维护系统信息模型，可为协同办公系统的核心应用，如公文、协同、表单、知识管理系统等进行信息类别和使用者权限的科学分类，构建全新的信息资源管控平台，全面支撑研究所长期发展的知识体系和决策体系建设。移动审批管理系统建成后，将解决公务出差及野外作业工作沟通效率的及时性和高效性。移动审批管理系统的建立，可实现主管领导及职工可随时随地利用移动终端设备与研究所办公系统进行互联，及时地了解研究所内部信息及查询，实现对待办事项的审阅、审批。

2 协同办公系统框架结构

协同办公系统需在满足部门的通用办公需求基础上实现办公、办文、办会管理和相关业务，处理好任务流程的同时，协同办公管理平台应采用不同的方式在不同的层面进行应用整合，满足日常工作的业务应用需求，建立功能齐备、应用完整的办公管理工作平台。

协同办公系统平台。所有在职职工都可以通过协同平台及时了解相应于个人权限的信息，查询政务文件等信息，能够满足请示报告、公文流转、会议管理、表单统计、所务公开、个人办公、知识管理、移动应用等需要。办公管理是通过信息电子数字化的技术，完成各处室的日常工作，实现领导布置的工作、指示批示及时响应和完成，重点要事的跟踪、督办督查，常规工作快速办理。在整个办公的过程中具有可督办、可监察、可控制、可交互、可异地工作的方式，让研究所协同办公更方便、更透明，达到实用、管用、耐用、易用的效果。完成各项办公事务的发起、处理和管理，并记录办公的过程和结果，由人通过流程驱动来完成事项的办理、执行研究所的各种制度，完成各项沟通、审批、汇报等工作。领导用于完成各项办公事务的审批，完成各项沟通、审批、汇报等工作，对于经常出差的领导及职工，办公系统提供全面的移动办公，通过手机等可以直接完成各项办公事务的审批，完成各项沟通、审批、汇报[2]。工作任务管理是组织日常工作很重要的手段，以任务过程化管理为核心，通过对组织目标的任务指定、分解、落实、跟踪更好地关注工作效率、团队协作、风险控制，从而确保组织目标的执行效果和结果，迅速提升组织执行力。完成下级对上级的工作请示，以及重要事件的请示，完成关键事件请示、汇报、批示等工作。督办督查管理主要任务是紧紧围绕研究所各项中心工作，督办督查，狠抓落实，进行督促、检查、催办、协调和综合反馈，要事专项督办、事中协调、督查、催办，事后总结、反馈。通过数字协同办公系统，建立实现研究所全面办公审批、业务审批，实现制度落地，规范流程审批，提升流程审批效率和质量，实现日常办公业务管理、制度流程审批管理，达到从上下级之间的审批运转、协作沟通。实现发文管理，涉及各种发文稿纸，公文的形成、网上流转的流程可自定义，并可自动生成规范格式的公文。

政务信息报送系统。通过先进的技术、稳定的运行环境、美观简洁的界面、简便的操作实现各级单位之间政务信息的报送、采集、处理、共享等功能。传统的信息上报方式费事费力，信息沟通和共享困难，研究所亟须一套通过电子信息化的手段来实现信息报送、信息采编、发布审批、信息管理等功能的政务信息管理与服务，各处室通过应用实时报送各类政务信息，信息采编人员通过此系统进行政务信息采集、政务信息处理、编辑等工作，并自动对政务信息的采用情况进行汇总并通报发布。信息报送系统需要提供这样一套信息报送、信息共享、信息公开、信息考核工具[3]。在以信息化为特征的当今社会，政务信息已成为领导决策、工作部署的重要基础和科学依据。根据实际情况制定相关规定，健全信息工作机构，配备事业心、责任心强的专兼职政务信息工作人员，多渠道、多层次、多方位搜集、整理、撰写和上报信息。信息报送应用强大的用户自定义功能，为不同单位的不同需求、不同的应用场景在同一套系统上得以实现提供了强力的后盾，并且充分适应不断变化的需求，使系统管理工作更加简便，得心应手。根据报送流程繁简程度，自行定义报送流程。该应用使得传统的信息报送方式完全实现了电子信息化，从信息的上报到审核到发布、考核及统计整个过程完全在平台上完成，把信息报送人员从烦琐的考核统计工作中解放出来。办公系统为信息的考核提供了一套完整的考评流程，从考核标准的设置到对发布的信息评分进而进行各部门总分的统计，各单位各部门信息报送排名情况，每一步骤都有理有据，相比传统信息考核的一边翻考核标准一边计算总分更具科学性。支持用户自定义评分标准，对信息可以进行评分，考核每个部门的信息报送情况，系统记录每个部门的总分情况，为年度、季度信息报送考核提供高效灵活的管理服务。

公职人员办公时间不固定，经常出野外，会议较多，不在办公室就没有办法处理公务。为扩展协同办公应用场景，满足非固定办公人员协同需要，在智能手机上安装协同办公终端，只要有手机信号或有Wi-Fi的地方，就可连上研究所协同系统，处理待办事项、查看文档资料等。综合办公系统领导决策解决方案面向领导决策需求分析，整合政府各业务系统等各项业务信息化数据，建立多维度一体化分析模型，集图形化展现与数据挖掘为一体，为领导提供决策数据支撑，量身定制不同业务主题，形成领导统管全局的决策支持平台。实现统一入口、集成应用，即完成日常协同审批，又能监控分析研究所管理状况，为领导提供一体化的领导桌面。针对各管理视角进行不同主题定制，匹配相关角色、应用场景，为不同的领导推送所管部门的运作情况。

3 研究所协同办公系统服务架构

协同办公实施前，各个单位的沟通主要依靠纸质化文件和当面沟通。推行协同办公系统后，大量的沟通将主要通过电子文档进行结构化沟通，需要将大量现行的表格和非正式沟通流程转化为计算机能够识别的规范化表单，协助推进项目实施的人员必须对相关部门的业务和流程十分熟悉，才能与相关管理流程责任人沟通时，提出科学的优化意见建议。各单位需要实现的协同任务很多，在资源、经历有限的情况下，哪些该上、哪些不该上显得十分重要，必须分清轻重缓急、有所为有所不为，着力实现不够迫切的需求暂缓实施，重要、紧迫的需求精准聚焦、全力实施。突出特色化协同主题，在做好各部门协同时必须做到突出本单位特色亮点，打造一流协同办公系统，真正实现异地协同与无纸化、绿色办公模式，新的协同逐步将过去繁杂的协同整合化，实现通过一次登录即可实现办公[4]。按照工作部署，先期到兄弟单位、相关公司开展调研，大量收集资料，全面把握协同办公系统在类似单位使用情况和目前发展趋势，了解相关科研单位实施主要需求，为本单位需求优化设计奠定基础。根据前期调研情况，组织项目组人员，深入钻研研究所规章制度，在此基础上，在研究所内与各职能部门人员开展一对一、一对多、多对一、多对多的访谈、交流活动，全面把握各部门管理工作中要实现的主要需求。组织管理人员代表到兄弟单位实地学习其先进经验，激发创意灵感，要求其结合研究所的实际，提出单位合理化需求。协助北京致远互联网软件股份有限公司推进实施协同办公建设与内网集成工作，在实施中收集问题，并针对发现的问题，进一步聚焦需求，优化改善流程。同时在项目实施中，着力使项目人员掌握专业软件设计管理流程的方法。协同办公系统投入实施后，项目组人员要进一步对系统试运行情况进行跟踪，做好职工合理化意见、建议的收集整理，对流程进行修改，使系统不断升级迭代。

结合研究所实际，运用致远公司搭建统一的协同办公平台，实现横向协同、纵向管控，实现协同工作沟通、协同数据分析、协同移动办公，PC端支持100个以上并发（同时在线）；提供电子签名、电子签章套件许可，能够实现全文手写批注。实现内网和协同办公整合为一体，整合多种资源，消除信息孤岛，实现统一门户、单点登录、业务集成、数据传递等；设立领导/个人/单位/部门/团队空间，领导、个人、部门、团队空间主要为协同工作过程办理事项。单位空间内容为协同工作结果展示页面，发挥内网信息发布、通知公告功能。移动App软件许可和微信全面打通，实现消息提醒、工作处理、移动审批、任务/日程/会议、考勤/签到、通知公告、文件/会议纪要等一系列协同办公常用功能。提供协同工作、表单应用、通知公告、流程审批、公文管理、目标管理、知识管理、会议管理、新闻管理、合同管理、人事管理、资产管理、文化建设、应用定制平台等模块。将单位图书资料管理、科研成果管理、资产设备管理、事务公开管理系统集成到OA。实现对目标清晰分解，计划有效执行与反馈，及时跟踪、督办。个人空间要包括但不限于新建事项、待发事项、已发事项、待办事项、已办事项、督办事项、我的消息、我的模板、我的日程、我的任务等方面内容。单位空间要包括最新消息、通知公告、事务公开、行程安排、所发文件、会议纪要、讨论、调查、事务公开模块、科研成果模块、图书资料模块、资源共享模块等方面内容，实现经审批定稿后的文件一键推送至展示页面，实现内网和协同办公系统的有机融合。搭建专题制作模板，方便用户结合实际自主快速制作专题内容，具有成熟和丰富的报表功能，能够便捷地定制和调整报表，满足各部门在业务数据调整后的对表单变化需求。具有丰富的、多层级的权限管理，能够简单便捷地进行权限调整设置。提供便捷和丰富的后台管理功能，使管理人员能够方便地进行后台系统维护，数据备份和安全管理。建立并发机制、实现数据完整保密。支持单位职工全部登录系统，系统使用流畅、无卡顿，流转快捷方便，内网操作使用安全。协助研究所建设一套能够支撑系统长期稳定运行的制度和流程，完善协同领域三级管控体系，为研究所提供协同集成接口规范、系统运维服务、推广实施规范等建议。

4 结束语

通过研究设计，协同办公系统将真正实现公文运转、工作督办、信息上报、电子化审批、目标分解、知识共享、档案归档等功能，事务公开板块公开事项实现规范化、制式化，事务公开系统成为标杆和样板，协同办公水平显著提升。同时编印协同办公系统培训手册，对全所人员进行系统培训，使全所人员学会并逐渐习惯协同办公系统使用，大幅提升管理效率。