大数据背景下高校档案管理信息化建设思考

贾喜华

信息技术、云计算、大数据等科学技术的突发猛进，给人们的工作生活带来了翻天覆地的变化，这些高新技术的应用，令各行各业均迎来了新的发展机遇，高校档案管理工作也不例外。在大数据背景下，传统档案管理模式已无法适应时代发展需求，档案信息化管理已成为时代发展的必然趋势，它不仅突破了传统管理模式，而且迈向了科学化、信息化、数字化管理领域，实现了档案管理的高效便利。

一、大数据背景下高校档案管理信息化建设的意义

(一) 顺应时代发展趋势

科学技术的日新月异及广泛应用，在推动高新技术发展的同时也令各行各业进入了新的发展时代。在大数据背景下，高校档案管理工作通过信息化建设模式的构建以及数字化技术手段的应用，取代了以往传统手工管理档案的方式，不仅大幅提高了工作效率，还很大程度地减轻了管理人员的工作量，而且纸质档案经扫描后可以图片形式永久保存于电脑中，避免了传统存储方式下纸张风化造成档案信息不全的不足。此外，档案资料的查找搜索也无需花费大量时间，只需在相关数据库中输入相应的关键词即可快速搜寻到，为高校档案管理工作提供了极大的便利。因此，高校档案管理信息化建设是顺应时代发展的必然趋势，有利于档案管理效率及管理质量的双重提升。

(二)拓宽档案服务功能，实现档案资源共享

传统档案管理模式下纸质档案通常仅有一份或几份，由于存储的各类档案资料数量庞大，查找过程中需耗费大量时间及人力，而且无法实现远距离传输及随时随地调阅[1]。档案管理信息化建设的实施，能有效利用各种技术软件来进行档案资料的管理，用户经授权后登录并输入密码就可快速访问到自己所需的档案资料，如教师远程备课采取这种调阅方式就可实现档案资源的共享，真正突破时间和空间上的限制。

(三) 降低档案管理差错率，实现档案资料的永久保存

传统档案管理模式，易出现档案资料分档不明确、归档错误、档案混乱、档案存放不慎遗失等问题[2]。档案管理信息化建设的实施，能将纸质档案转化成电子档案后实现永久保存，从而避免档案管理因人工失误造成的各种差错。此外，档案管理人员通过相关管理软件及信息处理技术的应用，其数据处理能力、数据分析能力、计算机应用能力也得到了有效锻炼，有助于其业务技能的提升，从而提升高校档案管理水平。

二、高校档案管理信息化建设的内涵和现状

(一)高校档案管理信息化建设的内涵

时代的发展伴随着经济的飞速前进，随着二十一世纪的到来，互联网信息技术得到了前所未有的飞跃发展，全球也由此进入了大数据时代。目前，各行各业都开始投入大量的时间和金钱加强对网络大数据的研究，对信息技术的研究领域也越来越深入。研究显示，大数据的信息处理技术具有四项显著特点，那就是数据的收集与生成速度极快、数据的容量非常庞大、信息收集的方式多种多样、生成的数据具有极大的利用价值。在这个信息数据处理技术的过程中，对于数据信息的统计、保存和整理都是其核心要点，因此对于当前的信息建设来说，其重心就在于提升信息收集效率、增强信息档案的安全管理水平。对于高校的档案管理信息化来说，摆脱了传统的纸质化管理模式，不仅减少了纸质档案容易丢失和破损的问题，也为减少纸质污染作出了贡献，同时还大大地节省了纸质档案管理的人力财力投入，让信息档案管理的工作效率得到大幅度提升，将高校档案管理的价值提升到一个新的高度。基于大数据的信息化档案管理建设是高校档案管理必须重视和关注的，做好高校档案的数字化管理，能够最大程度实现信息数据之间的共享，加强各大高校间的信息共享和交流合作。

(二)高校档案管理信息化建设的现状

高校档案管理信息化建设进程中，许多高校积极尝试，实现了档案管理的部分信息化，但信息化建设程度仍然不高，存着各种问题，主要表现在以下几方面：一是高校领导者思想观念守旧，对档案管理信息化建设不重视，受经费紧张影响，将大部分资金用于教学设备上，对于档案管理信息化建设的投入不足，以致难以高效地开展档案的信息化管理。二是档案管理人员觉得档案管理就是保存档案资料的完整齐全，对于档案的利用率不高，未能真正发挥出其在其他方面的作用及价值，缺乏学习新技术新方法的上进心，制约档案管理信息化建设的进程。三是档案管理信息化建设手段落后[3]。由于领导者的不重视，资金投入不足，档案管理信息化建设基础设施及专业设备落后，新软件新技术也未能引进，让高校档案管理信息化建设停滞不前。

三、大数据背景下高校档案管理信息化建设的思路和策略

(一)改变传统观念，树立正确的信息化建设观念

高校档案管理信息化建设要想取得突破性的成效，无论是学校的领导层还是从事档案管理工作的基层管理人员，均应解放思想，改变传统固化的观念，树立信息化建设的管理理念，推动高校档案管理信息化建设的不断推进。一方面学校领导要重视档案管理信息化建设工作，争取资金投入，以更新老旧落后的设备，完善信息化建设的基本设施，引进当前先进的新设备新技术，如一体化扫描仪，为高校档案的信息化管理创造有利条件。另一方面，基层档案管理人员也应转变以往传统管理理念，不仅要对档案资料进行妥善保管，以电子文档形式储存于电脑中，还要积极学习其他院校信息化管理档案的先进经验及科学方法，以充分挖掘和发挥档案的其他功能，使其在教研、科研等多个方面均发挥其作用及真正价值。

(二)创建完善的档案管理数据库

档案信息化建设离不开信息管理系统的创建，而且该系统不能仅是单个高校，而应是一个涉及全国高校的庞大而完善的档案数据库，方可让高校间实现档案信息资源的共享。数据库的研发需要重视用户的个人体验，教师和学生均拥有自己的私人账号，并且师生的权限也应有所不同和区别。同时，创建的数据库必须保证档案信息资源的丰富及齐全完善，数据处理的高效。借助数据库的应用以实现信息资源的整合，确保储存保存的优质，搜索查询的高效，用户通过关键词的输入即可快速查找到自己所需信息。

(三) 加强电子档案管控力度

近年来，电子档案在高校档案信息化管理中得到大范围普及，这也是高校管理的趋势。高校档案信息化建设要想成功实现，就必须对电子档案及其相关资源加 大管控力度[4]。高校档案资料包括师生资料、学校发展历程、教学成果等一系列资源信息。以学生档案资料为例，就包括学生的学籍、姓名、性别、年龄等基本信息及学习情况等。因此，高校在制作电子档案时，需严格监督和管控，确保信息的真实性、有效性。完成电子档案的制作后，还需应用有效的技术检测手段对电子档案的安全性、有效性进行测试[5]。此外，针对高校档案管理内容及流程，为保证信息化档案管理的安全性，需安装安全预警系统，如防火墙、木马病毒识别、重要档案加密、用户权限管理等网络安全体系的安装，以将风险降至最低程度。

(四)强化网络安全管理

信息技术的应用让高校档案管理迈向了科学化、信息化管理之路，但该技术犹如一把双刃剑，给工作生活带来方便和提高工作效率的同时，网络安全问题也时有发生，如信息泄露、黑客入侵等，不仅个人隐私及有价值的信息被不法分子窃取，还造成网站资源的流失，甚至危及人身财产安全，后果难以想象[6]。这对大数据背景下高校档案信息管理建设提出了更高要求[7]。因此，网络安全管理不容忽视，对于档案信息的安全保存及信息的防护极为关键。这就需要政府及相关部门完善高校档案信息管理相关的法律法规，使高校通过法律法规对档案信息管理标准进行统一和规范，让档案信息化管理受到法律法规的约束，确保信息安全。同时，及时备份用户上传至客户端的信息，若出现信息被盗、丢失，调取网络监控以迅速查明数据丢失的源头，情节严重的，报警处置[8]。此外，网络安全的强化，除安全防护软件的应用外，还应提高安全防范意识。高校应定期组织信息管理人员参与网络安全防护的专题会，认真学习有关网络安全信息管理的规章制度，强化自身安全防范意识，听取和分析近期发生的网络安全案例，了解不法分子的违法手段，强化网络安全意识，做到警钟长鸣，时刻保持警惕心，让高校档案管理信息建设水平再上新台阶[9]。

(五)加强档案信息化管理队伍建设

高校档案管理信息化建设需要一支档案管理专业知识丰富、信息技术应用娴熟、职业道德高尚的信息化档案管理队伍。因此，高校应重视信息管理队伍的建设，一是对信息管理人员进行职业道德、计算机操作技术、信息技术等知识及技能的培训，以帮助他们不断提升操作技能，熟练应用各种计算机软件及其操作方法，爱岗敬业，坚守职业道德[10]。二是加强与其他部门的合作，通过部门间的互帮互助、联动，推动档案信息化管理方向的多元化、整合化发展。三是组织档案管理人员积极参与各种社会实践活动，以传递正能量，增强其社会责任感，并将积极乐观的工作态度贯穿档案信息化管理的始终，成为有责任有担当的档案管理专业人才[11]。四是对其他高校档案管理信息化建设的前沿信息要积极了解，懂得档案信息化管理相关的法律法规，积极维护档案信息资料的安全，成为一支有组织、守纪律、负责任的高素质信息管理队伍[12]。

综上所述，大数据背景下，既为高校档案管理信息化建设带来了新机遇，又令其面临新挑战。高校档案信息化管理是一项长期的任务，需要高校抓住机遇，积极迎接挑战，对当前档案管理信息化建设中的不足之处努力改进，应用有效的管理思路和策略让高校档案管理信息化建设向数字化、现代化、智能化方向发展，最大限度地发挥档案资源的利用价值，推动高校档案管理工作的良好发展。