基于动态协同的志愿者任务管理平台设计与实现

◆段涛 曾丽娟 何亮 赵娅 唐晓龙

基于动态协同的志愿者任务管理平台设计与实现

◆段涛 曾丽娟 何亮 赵娅 唐晓龙

（川北医学院附属医院 四川 637000）

志愿者活动的有效开展对于社会发展和志愿者本人的专业能力和专业素养提升都可以起到较大的帮助和影响，而在志愿者活动开展的过程当中，任务管理平台的有效设计可以保障志愿者活动有序开展，提高志愿者活动的科学性和有效性，但是就现阶段实践情况来看在志愿者活动展开的过程当中所采取的管理手段较为落后，管理质量和管理效益相对较低，主要存在的问题包括缺乏相应的管理机制，任务分配不合理，志愿者之间缺乏交流和沟通等相关问题，本文以此为中心分析了如何基于动态协同理论构建志愿者任务管理平台，提高志愿者活动管理的效率和质量。

志愿者活动；管理平台；设计方案；问题分析

志愿者活动的有效开展对于社会发展以及志愿者自身技能成长和志愿者社会责任感提升都可以起到较高的帮助和影响，尤其是高校志愿者活动展开还可以让学生更快更好融入到社会当中，而志愿者活动开展过程中任务管理平台的有效设计和研发可以让志愿者活动有条不紊地展开，提高对于志愿者活动管理的效率和质量，发挥志愿者活动的实践效益和影响，但是就阶段实现情况来看在志愿者活动过程中所采用的志愿者管理手段落后，管理效率和管理质量相对较低，需要做出进一步的优化和改良，而想要明确相应的优化途径和改良方案，对志愿者任务管理平台作出有效的优化和升级，首先需要明确志愿者任务管理工作落实过程当中存在的问题和缺陷。

1 志愿者任务管理现存问题分析

1.1 缺乏相应的管理机制

现阶段志愿者活动任务管理平台所设置的管理机制仍旧不够完善，一般情况下志愿者参与活动的主要途径和选择方法主要依据一是志愿者根据自身的能力素养，选择相应的活动类型，利用自身的专业素养和专业能力在活动中发挥其应有的作用，提供服务，另外一种是因为某些志愿者活动对于人力要求相对较大，需要大量志愿者，这种活动往往对于志愿者的专业要求相对较低，因此并不关注志愿者本身的专业能力和素养，在招收志愿者之后展开相应的培训活动即可，从而保障志愿者活动的效益和影响，事实上，志愿者活动的有效开展任务管理工作的有效落实，不仅可以带来较大的社会效益，提高活动的质量和任务完成的效益。同时，对于志愿者本身也可以带来较多的塑造和影响作用，但是就现阶段实践情况来看，大多数志愿者活动任务管理的过程当中都采用第二种方法，对于志愿者并没有确立其相应的信息收集系统，进而导致在实践任务管理的过程当中无法根据志愿者本身的能力特点针对性地做出部署和安排，导致了志愿者活动在落实的过程当中存在着较高的盲目性和主观性，

1.2 任务分配不合理

想要发挥人力资源的最大效益和优势，保证志愿者活动有效落实实践当中，就需要合理划分志愿者，人尽其才物尽其用，但是现阶段在志愿者活动中人才选择模式较为简单粗暴，往往都是志愿者提出申请，然后展开培训，最后进行执行任务，这样志愿者活动在实践开展的过程中问题相对较多，降低志愿者活动所能带来的经济效益和社会效应，常常会出现培训时间过长、任务复杂或安排不合理等情况，致使志愿者活动在实践开展的过程当中效益相对较低，所能起到的作用和影响也相对较弱。

1.3 志愿者之间缺乏交流和沟通

一般情况下，志愿者活动的规模相对较大，志愿者活动本身的影响也相对较大，在这样的背景下想要保障志愿者活动的效益和影响，就需要保证志愿者活动开展的过程中通力合作，加强配合，进而保证志愿者活动科学有序地展开，但是就现阶段的实践情况来看，志愿者活动在展开的过程当中缺乏相应的沟通交流平台，执行者、管理者、活动组织者之间并没有确立完备的沟通机制，致使志愿者活动实践开展的效益受到影响，也会面临着较多的问题，尤其是在志愿者任务的部署、审批、执行、监督、评定等相关环节面临的问题和困境更多，进一步降低了志愿者活动开展所能带来的效益需要作出进一步的优化和改良。

由此可见新阶段，志愿者活动在实践中面临的问题和困境仍旧相对较多，导致了志愿者活动实践效益大受影响，和预期的活动目标效益也存在着较大的差距，需要弥补和优化，志愿者任务管理平台的构建可以让志愿者相互协调能力进一步提高，同时也可以进一步提高志愿者活动的管理效率和水平，优化志愿者活动的管理机制，具有着重要的意义和影响，需要引起关注和重视。

2 基于动态协同的志愿者任务管理平台设计关键技术分析

2.1 协同任务管理技术

协同任务管理基础的应用特点鲜明，通过该项技术的应用和落实，可以有效地保障多个用户之间的黏度提升，进而提高协助性能，在志愿者活动开展的过程当中，志愿者数量是相对较多的，而每一个志愿者的专业能力、专业素养以及个人的擅长领域往往都是不一样的，根据不同志愿者的专业能力、专业素养以及自身特点合理分配工作任务可以达到物尽其用人尽其才的目的，减少不必要的资源损耗，而协同任务管理技术的应用则是为了保障实践过程当中达成这一效益目标，通过协同任务管理技术的应用实现信息交换、任务管理、总结评估等多方位工作的有效落实，传统的任务发放形式较为单一，大多数都是由上级部门传达工作任务，然后有某一个成员者或者多个志愿者领受任务并完成任务，如果有一名志愿者领受工作任务，则无法保障工作任务完成的过程当中质量，同时上级部门也无法有效了解工作任务的完成进度和在实践工作开展的过程当中相关人员所面临的困境和问题，更无法保障任务完成的质量，造成管理层的脱节，而如果由多个人员共同协作的话则会导致在实践任务执行的过程当中因为交流不畅或者资源共享不便大大降低了工作开展的效率和质量，甚至会从很大程度上导致工作无法有效完成，任务协同任务管理技术的应用目的就是为了在任务下发之后可以通过信息分析，根据不同人员的专业素养和专业能力合理的规划任务环节，明确工作计划中的同步点，通过任务同步的方式高质量完成任务，并且通过周末、月末进行阶段性总结，然后作出有效的绩效评估，为后续工作有序落实提供保障，并且将任务展开过程当中所应用的资料遇到问题进行储存和共享，为下一次任务布置和任务开展提供更多的借鉴和参考，这样做的方式可以有效地避免传统任务布置理念中不会做就去学的思想，减少人力资源的浪费，保障人力资源的最大效益和影响，进而保质保量完成任务。

2.2 工作流技术

工作流技术应用主要集中于三个，首先在建模阶段可以通过定义流程构建流程模型等方式对工作流程做出优化，明确工作顺序，其次，在实践工作开展的过程当中工作流技术可以完成运转控制，对各个环节做出有效的处理和优化。最后在交互上，工作流技术可以有效地接受并处理信息，反馈相应的处理结果工作流技术在志愿者活动任务管理平台构建的过程当中可以起到定义，建模，执行控制等相关的作用，实现数据信息的有效处理。工作流技术在现阶段广泛应用，尤其是在办公自动化系统构建的过程当中，工作流技术的应用所能起到的影响和帮助是不容忽视的，需要引起关注和重视。一般情况下工作流标准体系结构包含五个接口，分别为工作流机、工作流管理工具、过程定义工具、工作流客户应用、工作流直接调用的应用，通过五个接口与工作流API交换格式执行即工作流机链接，实现工作流服务联络工作，以此中心发挥工作流技术的效益会影响。

2.3 面向服务的软件架构

面向服务的软件架构可以在实践应用的过程当中通过与分层架构模式相融合的方法，让软件系统架构的灵活性进一步提高，同时也进一步保障软件系统架构的可扩展性和可维护性，通过服务地址的访问和调用获取相应的处理结果，面向服务的软件架构优势主要集中于三方面，首先面向服务软件架构在实践应用的过程当中可以有效地避免重复开发，通过SOA对业务逻辑模块进行有效的开发和部署做出相应的分析，其次面向服务的软件架构升级优化上较为容易，在引入新功能上便捷性相对较高，可以更好地适应不同志愿者活动任务管理的需求，最后，面向服务的软件架构灵活性更强，可以实现系统定制，在系统流程调用和消息协同任务分配上可以起到较高的帮助和影响，提高工作效率和工作质量。

3 志愿者任务管理平台设计与实现

3.1 志愿者任务管理平台设计的功能分析

根据志愿者活动的实际需求和现阶段志愿者活动任务管理存在的问题和缺陷，志愿者任务管理平台在构建的过程当中需要满足任务协同功能、基于网络的流传审批功能、志愿者任务分配功能、信息发布功能、绩效评价功能、系统管理功能六项功能需求，以此来保障志愿者任务活动开展更加高效。

首先从任务协同功能分析，志愿者活动需要多个志愿者共同开展。为了更好地提高志愿者与志愿者之间的协作能力，就需要构建相应的信息交流平台，以任务为中心进行协助管理，通过通信邮件论坛等多种方式实现交流沟通，其次，从基于网络的流转审批功能的角度来分析，组织者需要通过该平台来发布招募信息，而志愿者都需要提出参加申请，这些工作都有赖于流转审批功能的实现，流传审批功能的提升可以进一步提高志愿者活动的效率和质量，第三，从志愿者任务分配功能的角度来分析，为了保证人尽其才物尽其用，避免专业技术浪费，在志愿者活动实践开展的过程当中有效降低成本，就需要进行智能匹配，通过任务分配功能的落实，发挥每一个人才的优势，第五，从信息发布功能的角度来分析，在志愿者活动开展的过程当中，需要调整信息或者调整排班或者在组织志愿者活动发起招募时都需要依赖于相应的信息发布功能，第五，从绩效评价功能的角度来分析，为了更好地保证活动的展开则需要对于志愿者的实践工作情况作出客观评价，了解任务执行情况和任务开展过程当中存在的问题和缺陷，作出及时的纠正和引导，保障志愿者活动开展的质量和效益，同时也为后续工作奠定好基础和保障，为此就需要在管理平台构建的过程当中引入绩效评价功能，最后从系统管理功能的角度来分析系统，管理功能可以实现参数配置，达到信息共享的目的，实现数据匹配，提高工作效率。

3.2 功能架构

根据实践工作需求志愿者任务管理平台的功能架构主要分为四个大模块，四个模块下设三个小模块，第一个大模块为协同工作模块，下设审评审批功能、信息交互功能和信息发布功能，第二个大模块为任务协同模块，下设任务分配功能、任务进度跟踪功能和排班与考勤功能，第三个大模块为辅助功能模块，下设绩效考核功能、信息查询功能、志愿者信息维护功能，最后一个大模块为系统配置模块，下设支撑外部系统配置、系统用户配置和数据库配置三个小模块，以此为基础更好满足志愿者任务管理需求。

3.3 逻辑架构

根据功能需求，志愿者任务管理平台的逻辑架构可以分为六个层次，分别为用户接口层、系统应用层、系统服务层、业务逻辑层、技术支撑层和基础层，基础层设定数学运算基本库、SSL安全技术和网络接口，技术支撑层设置数据持久化操作、应用程序库、TCP网络通信协议、异构数据库源转换、系统安全框架，业务逻辑层设置审批处理构件、信息发布构件、任务分配算法构件、绩效考核算法构件、权限分配算法构件、数据库操作构件，系统服务层设置审评审批服务、信息交互服务、任务分配服务、进度跟踪服务、绩效考核服务、信息查询服务，系统应用层设置协同工作界面控制逻辑、任务协同界面控制逻辑、辅助功能界面控制逻辑、系统配置界面控制逻辑、用户接口层设置协同工作界面、任务协同界面、辅助功能界面、系统配置界面，上层构件功能往往由下层一个或多个构件构建，以此为基础更好满足功能需求。

3.4 物理架构

基于动态协同的高校志愿者管理流程是十分明确的，首先由活动组织者制定或志愿者需求计划向管理部门提交计划，然后由志愿者管理部门接收并审核计划，如果审核没有通过则通知组织者，如果审核通过则生成候选志愿者名单，向志愿者发送信息，由志愿者决定是否接受，然后发送信息回复，由高校志愿者管理部门生成志愿者名单，并提交到活动组织者手中，活动组织者根据志愿者名单作出合理的安排分析，展开下一步工作，引入交互平台，志愿者通过发送和接收信息，给出自我评价传递到管理部门手中，而组织者也通过发送和接收信息，给出志愿者本次活动的评价，同样发送到管理组织手中。在这个过程当中所需要应用的物理设备包括搜索应用服务器、数据库服务器、管理员端口、其他管理系统服务器、搜索功能服务器、有线网络用户、无线网络热点和无线终端设备等相关的物理设备，以此为中心，形成一个相对独立的内部网络。

4 结束语

志愿者任务管理平台的设计与实现是十分重要的，这可以保障志愿者活动有序展开，提高志愿者活动的效益和质量，需要引起关注和重视，相关的设计人员可以根据志愿者活动的实践需求对志愿者任务管理平台作出有效的设计和优化，应用协同任务管理技术、工作流技术、面向服务的软件架构，对志愿者管理平台的功能作出分析，进而设计出相应的功能架构、逻辑架构、物理架构对志愿者管理平台作出有效的优化和改良。

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川北医学院附属医院2019科技发展计划（继续研发项目），志愿服务信息管理平台开发与应用（2020 SK012）