高校行政管理有效性要素识别及提高路径*

2022-12-05柏育红

大众文艺 2022年21期

柏育红

（广州华立学院,广东广州 511325）

*资助项目：广东省教育厅课题“提升高校行政管理有效性研究——以岗位说明书扩展深化为切入”（2019WTSCX141）。

我国高校在“双一流”建设过程中都在筹划着快速发展的蓝图，许多大学的抢夺资源大战（特别是争夺人才）如火如荼。但对最大数量的地方普通高校来说，离“双一流”还比较远，该选择怎样的战略，如何发展？这是高校都在思考着的一大主题。依靠资源投入模式的发展对地方普通高校是不合适的。应该从强化管理，提高管理有效性这个方面突破，进而带动学校的快速持续发展和提高，这是一个资源投入少，效果显著持久的可行之路。本文就高校行政管理有效性这一主题做些粗浅探讨。

一、高校行政管理概念界定

对我国高校来说，在管理方面还是有许多应该改进的地方，比如管理效率较低，师生对管理工作的满意度不高，机关管理人员服务意识不强、政策水平和管理能力还有待提高、行政权力泛化等等，改进管理是高校的普遍需求。只要抓好管理不用投入其他资源，学校的绩效和成果一定会大幅度提高。基于此思路本文选择高校管理中的行政管理有效性作为主题来进行研究。本研究采取了文献研究、大样本访谈（访谈了超过500人次的专职教师）和多年高校实际工作经验相结合的方法，进行逻辑分析和推理来得出结论。

所谓高校行政管理，准确地讲是指高校行政事务管理，不是政治学、社会学意义上的行政管理，它是按照管理对象的属性来进行的概念界定。一般认为的行政事务主要指：活动和会议组织、物品管理、楼宇设施管理、卫生与环境管理、安全保卫管理等等（大部分是对物的管理）。这些都具有行政事务的属性，所以我们简称为行政管理。高校的管理对象一般可分为教学类、科研类、党务类、学生类和行政类等，高校的管理也就分成了教学管理、科研管理、党务管理、学生管理和行政管理[1]。行政管理主要包括会议活动组织、仪器设备管理、总务后勤管理、安全保卫管理、财务管理及人力资源管理等等。按照这一内涵，学校的办公室、设备处、总务处、保卫处、财务处及人事处等可以划归为行政管理的职能部门。

由于高校的特点，行政管理与学术管理具有交叉重叠的特点。行政管理的对象虽然是行政事务，但事务背后关联的人都是老师和学生，关联的工作大多是教学科研等学术性事物，这就造成了行政事务和学术事物的交叉融合，有些事物甚至难以辨别其到底是不是行政属性，这其中人事处，设备处的工作尤其如此。此文尽管把人事处、设备处划入行政管理部门，但其工作中包含着大量的学术性内容。教学管理、科研管理甚至党务管理虽不属于行政管理范畴，但在涉及教师个人态度及工作积极性方面的管理工作，其作用和效应与本文分析的行政管理效应具有相似性，可以移植和借鉴。

二、高校行政管理有效性内涵界定及要素识别

管理好坏的识别是非常重要的问题，为此首先要科学界定其内涵。这里我们用管理有效性的程度来判断行政管理的好坏。我们给出高校行政管理有效性的确切含义及相关要素，为提高高校行政管理有效性实践奠定理论基础。管理有效性内涵包含三方面的内容：即组织目标的达成度、工作的效率和成果的效益，目标达成度高、效率高、效益好则管理的有效性就好。

行政管理有效性第一个维度是目标达成度，也是最重要的因素。组织目标的达成度是指一个组织最终目标的实现程度。当然这个目标是组织存在的宗旨和定位所赋予的最终目标，达成度是指这个最终目标的实现程度，而不是组织中某一部门工作的具体目标。这里有必要把组织的目标体系做以分析，一般职能部门的具体目标可称为分目标，可分为3类：第一类是和最终目标一致的分目标，第二类是对最终目标起中介作用的分目标，第三类是和最终目标不一致的分目标（比如质量管理部门的分目标是提高质量，但高质量就要加大成本，质量管理的分目标就会和组织获得高利润的最终目标不一致），所以最终目标达成度不能简单地下移到用职能部门的分目标达成度来替代。

据此，行政事务工作的分目标绝大部分都不是高校的最终目标（培养人才、产出科研成果、服务社会和文化传承）[2]，他们大多数是对高校最终目标起辅助、支持等中介作用的，属于分目标的第二种类型，比如开一次会议布置教学等工作，而教学工作才是对最终目标起作用的行为，会议仅仅是媒介活动。少部分行政工作也具有促进实现最终目标（第一类分目标）的性质，人事处和设备处的有些工作可能会如此，如设备处对某一教学科研仪器设备进行管理的时候，就是对教学科研工作本身的促进，他们起到的是第一类分目标的作用。所以，行政管理工作目标达成度如何科学衡量，是要处理好的首要问题。

我们的思路是：把最终目标作为结果，从结果出发来反推，得到行政管理工作分目标达成度与最终目标达成度的关系（学校最终目标——教师们的学术性工作——实现最终目标的中介工作——行政管理工作分目标），进而解决组织目标达成度如何衡量的问题。可以看出行政管理工作分目标的达成度是不等于学校最终目标达成度的，因此就不能简单地用考核行政工作分目标达成度来判断行政管理有效性，同时有些行政管理分目标的达成度也是无法度量的，只着眼衡量行政管理分目标就会使问题无解。按照前边分析的逻辑，衡量管理有效性可以用高校最终目标——人才培养目标达成度（科研成果目标达成度、社会服务目标达成度、文化传承目标达成度）来表征，这些工作都是由教师通过智力（学术）性劳动来完成的，行政工作是为教师的智力（学术）性劳动提供支持和保障，起到辅助性、支持性、中介性作用。支持保障作用发挥得好，教师的智力性工作绩效就好，对学校最终目标的贡献就大。在学校这些学术性工作中起根本作用的是人，是人的学术能力和工作积极性，所以，通过教师教学科研工作积极性的状况（当然，影响教师积极性高低有许多因素，但行政工作的影响是明显的），来间接表征高校行政工作分目标达成度的情况，进而替代来衡量学校最终目标的达成度在逻辑上是说得通的，这就解决了科学衡量行政管理分目标达成度度量的难题。

首先，教师的智力（学术）性工作行为的特点是其属于软性行为（即行为的外在表现无法看出其内在质量或水平的行为），因此其质量或水平是强烈地受到个人的工作积极性影响的。其次教师的工作积极性和学校最终目标达成度也是正相关的。第三，行政工作的好坏会显著影响教师的工作积极性。这样看来问题都聚焦在教师工作积极性上，既能解释智力（学术）性工作的质量和水平，又把行政工作分目标和学校最终目标建立起了相关关系。抓住教师工作积极性这个关键指标，衡量学校最终目标达成度（行政管理分目标达成度）就都有了可能。因此我们就用教师的工作积极性来衡量行政管理分目标的达成度。根据文献教师的工作积极性和教师的工作满意度正相关、和教师的组织承诺正相关[3]，而这两者都有较成熟的测量量表，所以我们就可以用教师的工作满意度和组织承诺的情况来度量行政管理工作的目标达成度。

管理有效性的第二个维度是管理的效率，也就是用最短的时间干更多的事。尽管行政工作对高校发展大多是辅助性、支持性、工具性、中介性的，但他对最终目标的影响是很大的，事情久拖绝不会严重影响最终目标，同时也会严重影响教师智力（学术）性工作的进展和效果，特别是使教师的工作积极性受挫。所以，效率的状态可以表征最终目标的实现效率状况，行政工作的效率可以直接用来衡量行政管理的有效性。

管理有效性的第三个维度是效益，就是以最小的成本取得最大的成果。企业非常重视效益，但高校也是不可忽视的，遗憾的是公办高校效益观念比较淡漠。所以高校必须树立起效益观念，工作中给以必要的关注，行政工作尤其如此。效益一般指取得的工作成果（绩效）与为此成果投入的资源（经费）的比值，这就要求我们不能单独考虑投入资源（经费）的绝对量，而应该把工作成果（绩效）与投入资源（经费）的比值一并考虑。这种工作思路确立比较容易，可是具体操作时还是比较复杂的，必须时时都绷紧效益这根弦。所以，行政管理工作效益考核要确立两条基本原则：第一，没有资源（经费）投入的行政管理工作（比如开一次会议等）可以不考虑效益指标；第二，凡是有资源（经费）投入的行政管理工作，都不单独考虑投入的绝对值，而是把工作结果和资源投入的比值一并考虑，这要作为工作规范和人人都养成的工作习惯。

衡量高校行政管理有效性可操作性内涵可以表述如下三个因素：老师们的工作积极性，用教师的工作满意度和组织承诺感来表征；行政管理工作的效率；工作结果和工作投入资源（经费）比值。三者综合体现了行政管理工作的有效性，在三个因素中，老师们的工作满意度和组织承诺感是最重要的、最关键的因素，我们必须给以最大的关注。

三、行政管理有效性的影响因素及提高路径分析

现把对三个因素有相关作用的要素及作用机制做个初步分析，从而找出提高行政管理有效性的路径和抓手。结合有关文献和理论以及访谈意见的汇总并归纳如下。

1.教师工作满意度、组织承诺的影响因素：工作满意度是指对工作进行评估而产生的对工作的积极感觉[4]，是对所从事工作的一种态度，这种态度影响工作行为和工作积极性。员工工作满意度差时不仅没有工作干劲、工作绩效也差，而且会增加离职倾向。工作满意度一般是对如下五个方面的情感反应：工作本身、升职机会、报酬、上司、同事。有的学者提出有四个因素影响工作满意度：组织规模、工作性质、工作环境和领导风格。根据访谈总结我们认为对行政管理工作有效性提高最有价值的因素是领导风格和工作环境两个方面。

组织承诺感是指人对组织及其目标的认同，并希望保持组织成员身份的一种心态，它表明了员工对组织的归属感，也代表了员工对组织的忠诚度。低组织承诺感的员工有较高离职倾向，高组织承诺感的员工可以提升工作绩效，更可以促使员工产生组织公民行为，这点对教师的工作积极性提高具有特殊的意义。一般认为影响员工组织承诺感的因素有组织文化、发展前景、管理运行机制、领导能力和素质、薪酬福利和公平情况、公平感和支持性等。为了提高员工的组织承诺，一般采取的措施有：建设能凝聚员工的组织文化，调整领导风格以有利于适应员工，增加员工工作的支持性、自主性和工作反馈，对表现好的员工给予及时认可和表彰等[5]。

2.提高教师工作满意度和组织承诺感。通过理论归纳和教师访谈，我们得到如下看法：能提高教师工作满意度和组织承诺感的措施都能够提高教师的工作积极性。归纳为如下5个方面：第一是领导因素，包括领导的理念、为人和能力及领导风格，其最主要的是领导以人为本和与人为善的理念和行为；第二是激励导向和考核评价的公平性，老师们不能接受的是不实干而只会说嘴的人得到好处，而默默无闻踏实肯干的人领导看不见；第三是工作的支持性、自主性和反馈及时性，遇到困难时能及时得到组织和领导的支持和帮助，取得了成绩能及时得到反馈和表彰；第四是机关干部对教师的尊重和重视、服务态度、服务质量，特别对年轻的、地位比较低的老师的尊重由其重要；第五是以人为本的组织文化和氛围，到处弥漫着让每一位普通老师都得到尊重、天天快乐工作的氛围是非常关键的。

3.提高行政管理工作的效率。通过访谈我们总结了影响工作效率的五方面原因。第一是决策机制问题，如果太过集权或太过分权，决策效率必然低下，所以合适的集、分权是提高效率的关键；第二是制度建设的系统性和完善性，除非是新的事务和创新性、重大性事务，一般性、例行性事务都应该依据完善的制度和规范进行常规性的解决和处理，工作效率必然会高；第三是有完善的处理事务细节的工作指南，制度只规定了处理某一类事务的规范和原则，而一些具体的、细节性的工作是无法完全依靠制度来解决的，工作指南就是把具体的、细节性工作操作性程序和路径等做出了规定，这些规定越完善、越全面操作起来越方便、越快捷、越高效；第四是机关工作人员的服务意识和工作态度，有时服务意识和工作态度的作用是关键性的。第五是机关工作人员的素质和经验，人的责任心、知识、能力及工作经验等会有效提高工作效率。当然，这5个因素既会直接影响行政管理工作的效率，同时也会对教师的工作满意度带来影响，所以这些因素是有双重效应的。

4.提高行政管理工作的效益。行政工作如果资源投入的话，就要考虑效益，而必须把工作结果和投入资源的比值一并考虑。首先，应该有几个结果和投入资源比值的方案，来用于比较，选出效益最好的方案；第二，学校领导及管理人员、广大教师，都要树立起效益观念，养成把结果和资源（经费）投入比值作为一个整体来思考、判断、管理和考核的习惯，并把此要求作为规范纳入学校的制度体系。

总之，高校行政管理工作的有效性会受到以上三个方面12个要素的影响，其中关键的因素是领导、激励机制、机关干部的服务意识和能力、集分权决策机制和制度的系统性完善性等5个，集中力量抓好这五点，是高校快速持久发展的基础性工作。